구매 주문이란 무엇입니까? 구매 발주 개요

구매 주문 및 공급업체 관리에 대해 이야기해 보겠습니다.
소규모 비즈니스를 운영하려면 특정 제품이나 서비스가 필요하므로 공급업체에 연락하여 요구 사항을 설명합니다. 그들은 그것을 제공합니다. 당신은 그들에게 지불해야합니다. 이야기가 끝났습니다.
너무 간단하게 들리나요? 그것은이다. 네, 아이템 획득 절차는 이전에 설명한 것보다 까다로울 수 있습니다. 결제 문제, 공급 부족, 잘못된 배송으로 이어지는 오해, 일정 지연이 모두 발생할 수 있습니다.

그러나 원활하고 시기 적절한 방식으로 신뢰할 수 있는 공급업체로부터 서비스를 받는 것은 불가능하지 않습니다. 가능하며 구매 주문을 사용하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

구매 주문이란 무엇입니까?

구매 주문은 회사 공급을 관리할 때 확실히 매일 접하게 되는 것입니다. 구매 주문 또는 PO는 거래를 승인하기 위해 고객이 공급업체에 전달하는 공식 문서입니다. 여기에는 주문 날짜, 금액, 가격, 지불 조건 및 배송 날짜와 같은 중요한 구매 관련 세부 정보가 포함됩니다. 각 PO에는 추적 및 감독에 사용되는 특정 참조 번호가 있습니다.

구매 주문은 공급품을 받고, 재고를 추적하고, 지불을 받는 데 필수적입니다. 따라서 비즈니스 거래의 기본 구성 요소 중 하나는 구매 주문입니다. 그들은 소모품 구매에서 완제품 판매에 이르기까지 금융 거래를 따릅니다. 간단히 말해서, 구매 주문서는 거래에 대한 세부 사항이 포함된 구매자와 판매자 모두에게 중요한 문서이며 이견이나 오해가 있을 경우 참고할 수 있습니다.

PO 번호 의미: PO 번호는 송장 번호와 유사하며 판매자보다 먼저 이루어진 특정 주문을 식별합니다.

구매 주문 혜택

구매 주문은 다음과 같은 이유로 기업에 매우 유용합니다.

• 지불 및 주문 추적에 도움
• 다양한 공급업체에 지불한 금액을 기록합니다.
• 감사를 위한 기록 유지
• 향후 통신을 위한 참조 관리

구매 주문 유형

모든 구매 주문이 동일하게 이루어지는 것은 아니라는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 하나의 구매 주문을 본 경우 이 시간까지 모두 보았을 것입니다. 그러나 그것은 사실이 아닙니다. 5가지 종류의 구매 주문이 있으며 각각 다른 양의 정보를 담고 있습니다.

1. 표준 구매 주문

가장 인기 있고 잘 알려진 구매 주문은 표준 주문입니다. 이 경우 구매자는 거래의 세부 사항을 알고 구매하는 제품 또는 서비스와 수량, 배송 날짜 및 지불 조건을 지정할 수 있습니다.
예를 들어, 프린터 카트리지가 부족한 비즈니스는 필요한 수량과 배송 날짜가 확실하기 때문에 정상적인 구매 주문을 제출할 수 있습니다.
요구 사항에 따라 다음과 같은 다양한 목적을 위해 표준 구매 주문을 생성할 수 있습니다.

• 서비스를 제공받기 위해
• 하도급
• 위탁

2. 계획된 구매 주문

예정된 구매 주문서를 미리 제출함으로써 구매자는 비즈니스에서 미래에 필요한 상품의 양을 예상하고 있습니다. 이 경우 항목, 가격 및 지불 조건이 알려져 있지만 수량 및 배송 날짜는 추측에 기반한 추측에 의존합니다.
예를 들어, 프린터 카트리지가 부족한 동일한 회사가 예약된 구매 주문을 했다면 담당 구매자는 보다 유연한 배송 일정으로 필요한 프린터 카트리지 수를 결정할 것입니다.

3. 일괄 구매 주문

일괄 구매 주문을 사용할 때 구매자는 여러 주문을 동시에 제출하여 더 낮은 가격으로 흥정합니다.
예를 들어, 기업이 단일 공급업체로부터 더 저렴한 가격을 협상할 수 있는 경우 프린터 카트리지와 용지를 구매하기 위해 일괄 구매 주문을 사용하는 것을 고려할 것입니다.

4. 계약 구매 주문

가장 공식적인 유형은 계약 구매 주문입니다. 이 경우 계약을 참조하는 구매 주문서가 발행되기 전에 구매자와 판매자가 판매 조건을 명시한 계약에 서명합니다. 이러한 종류의 구매 주문은 가장 포괄적인 수준의 법적 방어를 제공합니다.
프린터 소모품의 예를 사용하면 이러한 비즈니스는 제품, 수량, 가격 및 배송 일정을 정의하는 공급업체와 계약을 체결한 다음 일반 구매 주문으로 후속 조치를 취하는 경우 약정 구매 주문 계약에 구속됩니다.

5. 디지털 구매 주문

구매 주문에 대해 정의된 절차는 조달 프로세스를 원활하게 실행하고 구매자와 판매자 모두에게 유리하게 할 수 있습니다.
Microsoft Excel 또는 Open Office에서 디지털 구매 주문을 빠르게 생성하고 공유할 수 있습니다. 새 스프레드시트를 열고 추가 템플릿을 선택하고 검색 창에 "인보이스"를 입력하면 기존 템플릿에 액세스할 수 있습니다.

송장과 구매 주문서의 차이점

구매 주문서는 구매자가 작성하고 송장은 판매자가 작성합니다. 지정된 지불 조건(순 30, 순 60, FOB 등)이 있는 경우 판매자는 지불을 징수하기 위해 송장을 보낼 수 있습니다. 또한 주문에 대한 지불이 접수되었음을 나타내기 위해 잔액이 0인 송장을 보낼 수도 있습니다.

청구서 수신 주소 및 배송 주소를 비롯한 유사한 정보는 구매 주문서와 송장에서 모두 찾을 수 있습니다. 송장에는 종종 두 문서 간의 관계와 대응을 확인하기 위해 송장 번호와 함께 구매 주문 번호에 대한 참조가 포함됩니다.

구매 주문서에 표시된 주문 정보 및 기타 기술 세부 정보가 일반적으로 송장에 없다는 사실이 큰 차이점입니다.

구매 주문서 형식 편지

엑셀뿐만 아니라 워드로 된 구매주문서 형식은 모든 곳에서 허용됩니다.

샘플 또는 기존 구매 주문 템플릿도 온라인에서 다운로드할 수 있습니다. Excel 시트 또는 Word 문서를 사용하여 간단한 PO 형식을 만들 수 있습니다. 다음 필드는 일반적으로 표준 구매 주문서에서 찾을 수 있습니다.

1. 헤더:

문서의 헤더 섹션에는 PO 및 비즈니스에 대한 중요한 정보가 포함되어 있습니다. 여기에 제공되는 세부 정보는 다음과 같습니다.

• PO 번호 – 주문을 추적하는 데 사용되는 특수 번호입니다.
• PO 날짜 - 구매 주문이 발행된 날짜입니다.
• 고객 세부 정보 – 구매자의 회사 이름, 등록된 주소 및 GST 정보가 포함됩니다.
• 공급업체 ID – 구매자가 특정 공급업체에 할당한 고유 공급업체 ID입니다.

2. 공급업체 정보:

여기에는 회사 이름, 주소, 연락처 정보 및 GST 정보와 같은 공급업체에 대한 정보가 포함됩니다. 감사 기록을 보관하려면 특정 세부 사항이 필요합니다.

3. 배달 세부 정보:

배송 시간, 장소, 배송 방식 등은 배송 세부 정보 섹션에 포함됩니다. 제품을 우편으로 보내려면 배송 주소 및 기타 필요한 정보를 포함해야 합니다.

4. 지불 조건:

여기에는 세금, 운임, 할인, 신용 조건 및 기타 조건에 대한 정보가 포함됩니다. 이 데이터는 송장 생성 및 필요한 경우 향후 분쟁 해결에 도움이 되므로 PO 형식의 중요한 구성 요소입니다.

5. 주문 세부사항:

여기에는 SKU ID, 상품 또는 서비스 설명, 필요한 수량, 단위당 비용 및 배송 날짜와 같은 주문에 대한 정보가 포함됩니다.
따라서 총 비용, 배송료, 할인 및 세금을 포함한 주문 개요를 제공합니다.

구매 주문은 어떻게 작동합니까?

구매 주문 절차는 다소 간단합니다. 판매자 또는 공급업체를 후보 목록에 올리기 전에 필요한 항목의 목록을 작성해야 합니다. 판매자와 구매 조건 및 가격 협상은 다음 단계입니다. 그렇게 해서 구매 주문이 이루어집니다.

PO가 어떻게 작동하는지 더 잘 이해하기 위해 생성부터 결제까지 처음부터 끝까지 살펴보겠습니다.

1. 구매자가 PO를 생성합니다.

먼저 구매자는 날짜, 청구서 수신 주소, 배송 주소, 금액, 수량, 배송 날짜, 승인자 및 기타 관련 데이터와 같은 필요한 데이터를 입력하여 PO를 생성해야 합니다. Excel 또는 Word를 사용하여 PO 형식을 만들 수 있습니다. 판매자가 간결하고 이해하기 쉬운지 확인하십시오.

2. 구매자는 승인을 위해 내부 팀에 PO를 제시합니다.

구매자는 준비된 PO를 내부 팀과 공유하여 필요한 권한을 얻어야 합니다. 조직에서 사용하는 일반적인 PO 형식은 정확한 정보와 내부 승인을 보장합니다. 또한 공통 구조를 가지면 시간을 절약하면서 각 주문에 대한 유연성을 확보할 수 있습니다.

3. 판매자에게 PO 보내기

PO는 내부 승인을 받으면 공급업체에 전달할 준비가 되어 있습니다. 판매자와 PO를 공유하고 판매자에게 승인할 수 있는 합리적인 시간을 주는 것은 현명한 생각입니다.

4. 판매자가 PO를 검토하고 승인합니다.

PO 형식을 받은 후 판매자는 그것을 검토하고 충족할 수 있는지 여부를 결정합니다. 판매자가 PO를 수락한 후 계약이 생성되어 집행 가능하게 됩니다. 판매자는 이 프로세스의 일부로 승인된 PO 사본을 구매자에게 반환해야 합니다.

5. PO 이행

PO는 판매자의 확인 시 이행되어야 합니다. 구매자에게 물품을 배송하는 것은 판매자의 책임입니다. 청구서는 또한 공급업체에 의해 생성되어 제품 또는 서비스와 함께 제공됩니다. 이 송장은 회계상의 필요를 위해 구매자가 보관하고 처리해야 합니다.

6. PO 정산

이 단계에서 상품 및 서비스에 대한 PO에 대한 지불이 이루어집니다. 지불이 완료되면 PO를 닫고 나중에 참조할 수 있도록 기록을 보존할 수 있습니다.

결론

처음에는 어려워 보이지만 구매 주문을 생성하는 것은 회사의 자금을 효율적으로 관리하는 데 필수적입니다. 올바른 PO 형식을 사용하여 비즈니스 거래에 대한 필요한 정보를 기록했는지 확인할 수 있습니다. 온라인 PO 템플릿을 사용하면 PO 생성 및 유지 관리 프로세스를 간편하게 진행할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

1. 구매 주문은 무엇을 의미합니까?

답변: 구매 주문 또는 PO는 거래를 승인하기 위해 고객이 공급업체에 전달하는 공식 문서입니다. 여기에는 주문 날짜, 금액, 가격, 지불 조건 및 배송 날짜와 같은 중요한 구매 관련 세부 정보가 포함됩니다.

2. 구매 주문의 종류는 몇 가지입니까?

답변: 구매 주문에는 5가지 유형이 있습니다.

• 표준 구매 주문
• 계획된 구매 발주
• 일괄 구매 주문
• 계약 구매 주문
• 디지털 구매 주문

3. PO 번호의 의미는 무엇입니까?

답변: 주문을 추적하는 데 사용되는 특수 번호입니다.