Co to jest zamówienie zakupu? Przegląd zamówień zakupu

Porozmawiajmy o zamówieniach zakupu i zarządzaniu dostawcami.
Aby prowadzić małą firmę, potrzebujesz określonego towaru lub usługi, dlatego kontaktujesz się ze swoimi dostawcami i wyjaśniasz swoje wymagania. Oferują to. Musisz im zapłacić. Historia się skończyła.
Brzmi zbyt prosto? To jest. Tak, procedura zdobywania przedmiotów może być trudniejsza niż ta, którą opisano wcześniej. Mogą wystąpić problemy z płatnościami, braki w dostawach, nieporozumienia prowadzące do niewłaściwych dostaw i opóźnienia w harmonogramie.

Nie jest jednak niemożliwe uzyskanie usług od wiarygodnych dostawców w sposób płynny i terminowy — jest to możliwe, a korzystanie z zamówień zakupu może pomóc.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienia zakupu to z pewnością coś, z czym spotykasz się na co dzień, zarządzając dostawami firmy. Zamówienie zakupu (PO) to formalny dokument, który odbiorca dostarcza dostawcy w celu autoryzacji transakcji. Zawiera kluczowe informacje dotyczące zakupu, takie jak data zamówienia, kwota, cena, warunki płatności i data dostawy. Każde zamówienie zakupu ma określony numer referencyjny, który służy do śledzenia i nadzoru.

Zamówienia zakupu są niezbędne do uzyskania zapasów, śledzenia zapasów i otrzymywania płatności. Dlatego jednym z podstawowych elementów transakcji biznesowych jest zlecenie zakupu. Śledzą twoje transakcje finansowe, od zakupu materiałów eksploatacyjnych po sprzedaż gotowych produktów. Mówiąc prościej, zamówienie jest ważnym dokumentem zarówno dla kupującego, jak i sprzedającego, który zawiera szczegóły dotyczące transakcji i może służyć jako punkt odniesienia w przypadku braku porozumienia lub nieporozumienia.

Znaczenie numeru zamówienia: Numer zamówienia jest podobny do numeru faktury i identyfikuje konkretne zamówienie złożone przed sprzedawcą.

Korzyści z zamówienia zakupu

Zamówienie zakupu jest bardzo korzystne dla firm, ponieważ:

• Pomaga w śledzeniu płatności i zamówień
• Rejestruje kwoty zapłacone różnym dostawcom.
• Prowadzi ewidencję do audytu
• Zarządza referencjami do przyszłej korespondencji

Rodzaje zamówień zakupu

Należy pamiętać, że nie wszystkie zamówienia są składane jednakowo. Jeśli widziałeś jedno zamówienie, prawdopodobnie widziałeś już je wszystkie, ale tak nie jest. Istnieje pięć różnych rodzajów zamówień zakupu, a każde z nich zawiera inną ilość informacji.

1. Standardowe zamówienia zakupu

Najpopularniejszymi i najbardziej znanymi zamówieniami są zamówienia standardowe. W takim przypadku kupujący jest świadomy specyfiki transakcji i może określić kupowany produkt lub usługę, a także ilość, termin dostawy i warunki płatności.
Na przykład firma, która ma mało wkładów do drukarek, może złożyć normalne zamówienie zakupu, ponieważ ma pewność co do wymaganej ilości i daty dostawy.
W zależności od wymagań można tworzyć standardowe zamówienia zakupu do różnych celów, takich jak:

• Do świadczenia usług
• Podwykonawstwo
• Przesyłka

2. Planowane zamówienia zakupu

Przesyłając z wyprzedzeniem zaplanowane zamówienie zakupu, kupujący prognozuje, ile towarów będzie potrzebować jego firmie w przyszłości. Przedmiot, cena i warunki płatności są w tym przypadku znane, ale ilość i data dostawy są spekulacyjne i zależą od wykształconych domysłów.
Na przykład odpowiedzialny nabywca określiłby, ile wkładów do drukarek potrzebuje, z bardziej elastycznym harmonogramem dostaw, jeśli ta sama firma, której brakuje wkładów do drukarek, złożyła zaplanowane zamówienie.

3. Zamówienia zbiorcze

Korzystając ze zbiorczego zamówienia zakupu, kupujący składa kilka zamówień jednocześnie, aby wynegocjować niższe ceny.
Na przykład korporacja pomyślałaby o wykorzystaniu zbiorczego zamówienia do zakupu wkładów do drukarek i papieru, jeśli umożliwiłoby to wynegocjowanie niższej ceny od jednego dostawcy.

4. Zamówienia kontraktowe

Najbardziej formalnym typem jest zamówienie kontraktowe. W takim przypadku umowa określająca warunki sprzedaży jest podpisywana przez kupującego i sprzedającego przed wystawieniem zamówienia zakupu, które odnosi się do umowy. Ten rodzaj zamówienia zapewnia najbardziej kompleksową obronę prawną.
Korzystając z przykładu materiałów eksploatacyjnych do drukarek, firmy te będą związane umową zamówienia zakupu, jeśli zawrą umowę ze swoim dostawcą definiującą towary, ilość, ceny i harmonogram dostaw, a następnie wykonają zwykłe zamówienie zakupu.

5. Cyfrowe zamówienia zakupu

Zdefiniowana procedura zamówień zakupu może sprawić, że proces zakupowy będzie przebiegał sprawnie i będzie korzystny zarówno dla kupujących, jak i sprzedających.
W programie Microsoft Excel lub Open Office można szybko utworzyć i udostępnić cyfrowe zamówienie zakupu. Gdy otworzysz nowy arkusz kalkulacyjny, wybierz Więcej szablonów i wpisz „faktura” w pasku wyszukiwania, możesz uzyskać dostęp do istniejących szablonów.

Różnica między fakturami a zamówieniami zakupu

Zamówienia zakupu piszą kupujący, a faktury wystawiają sprzedawcy. W przypadku określonych warunków płatności (netto 30, netto 60, FOB itp.) sprzedający mogą wysłać fakturę w celu pobrania płatności. Mogą również wysłać fakturę z saldem zerowym, aby wskazać, że otrzymali płatność za zamówienie.

Podobne informacje, w tym adres rozliczeniowy i adres wysyłki, można znaleźć zarówno na zamówieniach zakupu, jak i na fakturach. Faktury często zawierają odniesienie do numeru zamówienia zakupu wraz z numerem faktury, aby zweryfikować związek i korespondencję między dwoma dokumentami.

Fakt, że informacje o zamówieniu i inne szczegóły techniczne widoczne w zamówieniu zakupu są zazwyczaj nieobecne na fakturze, jest główną różnicą.

List w formacie zamówienia zakupu

Wszędzie akceptowany jest format zamówienia w słowie i w Excelu.

Nawet przykładowy lub istniejący wcześniej szablon zamówienia zakupu jest dostępny do pobrania online. Arkusz Excela lub dokument Worda można wykorzystać do stworzenia prostego formatu PO. W standardowym zamówieniu zakupu często występują następujące pola:

1. Nagłówek:

Sekcja nagłówka dokumentu zawiera kluczowe informacje na temat zamówienia zakupu i Twojej firmy. W tym miejscu znajdują się następujące szczegóły:

• Numer PO – Jest to specjalny numer, który służy do śledzenia zamówienia.
• Data PO – jest to dzień wystawienia zamówienia
• Dane klienta — zawiera nazwę firmy, zarejestrowany adres i informacje o podatku GST dla kupującego.
• Identyfikator dostawcy — unikalny identyfikator dostawcy jest przypisywany przez kupującego do określonego dostawcy.

2. Informacje o dostawcy:

Zawiera informacje o dostawcy, takie jak nazwa firmy, adres, dane kontaktowe i informacje GST. Aby prowadzić ewidencję audytów, konieczne są pewne szczegóły.

3. Szczegóły dostawy:

Informacje takie jak czas, miejsce i sposób dostawy znajdują się w sekcji szczegółów dostawy. Jeśli chcesz, aby produkty zostały wysłane pocztą, musisz podać adres wysyłki i wszelkie inne niezbędne informacje.

4. Warunki płatności:

Zawiera informacje o podatkach, frachcie, zniżkach, warunkach kredytowych i innych warunkach. Dane te są kluczowym elementem formatu PO, ponieważ pomagają w tworzeniu faktur i, jeśli to konieczne, rozwiązywaniu przyszłych sporów.

5. Szczegóły zamówienia:

Zawiera informacje o zamówieniu, takie jak identyfikator SKU, opis towaru lub usługi, potrzebną ilość, koszt jednostkowy i datę dostawy.
Zapewnia więc przegląd zamówienia, w tym całkowity koszt, koszty dostawy, rabaty i podatki.

Jak działa Zamówienie Zakupu?

Procedura zamówienia jest dość prosta. Przed umieszczeniem sprzedawcy lub dostawcy na krótkiej liście należy sporządzić listę niezbędnych przedmiotów. Kolejnym etapem jest negocjowanie warunków zakupu i ceny ze sprzedawcą. Tak powstaje zamówienie zakupu.

Aby lepiej zrozumieć, jak działa PO, przeanalizujmy je od początku do końca, od stworzenia do płatności:

1. Kupujący tworzy PO

Po pierwsze, kupujący musi utworzyć zamówienie zakupu, wprowadzając niezbędne dane, takie jak data, adres rozliczeniowy, adres wysyłki, kwota, ilość, data dostawy, zatwierdzenie przez i inne istotne dane. Do utworzenia formatu zamówienia można użyć programu Excel lub Word. Upewnij się, że jest zwięzły i łatwy do zrozumienia dla sprzedawcy.

2. Kupujący przedstawia zamówienie do zatwierdzenia zespołowi wewnętrznemu

Kupujący musi udostępnić przygotowane zamówienie zespołowi wewnętrznemu w celu uzyskania wymaganych zezwoleń. Normalny format zamówienia używany przez organizacje zapewnia dokładne informacje i wewnętrzne zatwierdzenia. Dodatkowo posiadanie wspólnej struktury pozwala na elastyczność dla każdego zamówienia przy jednoczesnej oszczędności czasu.

3. Wysłanie sprzedawcy PO

Zamówienie zakupu jest przygotowane do przekazania dostawcy po otrzymaniu wewnętrznego zatwierdzenia. Udostępnienie zamówienia sprzedawcy i danie mu rozsądnej ilości czasu na jego zatwierdzenie to mądry pomysł.

4. Sprzedawca sprawdza i zatwierdza PO

Po otrzymaniu formatu zamówienia sprzedawca sprawdza go i określa, czy może go wypełnić. Umowa jest tworzona po zaakceptowaniu przez sprzedawcę zamówienia zakupu, dzięki czemu jest wykonalna. W ramach tego procesu sprzedający musi zwrócić kupującemu kopię autoryzowanego zamówienia zakupu.

5. PO spełnione

Zamówienie musi zostać zrealizowane po potwierdzeniu przez sprzedającego. Sprzedający odpowiada za wysyłkę towaru do kupującego. Rachunek jest również tworzony przez dostawcę i dostarczany wraz z produktami lub usługami. Ta faktura musi być przechowywana i obsługiwana przez kupującego na potrzeby księgowe.

6. PO rozliczone

Na tym etapie płatność jest dokonywana na PO za towary i usługi. Możesz zamknąć zamówienie zakupu po jego opłaceniu i zachować rekord do wglądu w przyszłości.

Wniosek

Chociaż początkowo wydaje się to trudne, tworzenie zamówień jest niezbędne do efektywnego zarządzania pieniędzmi Twojej firmy. Możesz upewnić się, że rejestrujesz niezbędne informacje o transakcjach biznesowych, używając odpowiedniego formatu zamówienia. Szablony PO online ułatwiają rozpoczęcie procesu tworzenia i konserwacji PO.

FAQ

1. Co rozumiesz przez zamówienie zakupu?

Odp.: Zamówienie zakupu lub PO to formalny dokument, który odbiorca dostarcza dostawcy w celu autoryzacji transakcji. Zawiera kluczowe informacje dotyczące zakupu, takie jak data zamówienia, kwota, cena, warunki płatności i data dostawy.

2. Ile jest rodzajów zamówień zakupu?

Odp.: Istnieje 5 rodzajów zamówień:

• Standardowe zamówienia zakupu
• Planowane zamówienia zakupu
• Zamówienia zbiorcze
• Zamówienia kontraktowe
• Cyfrowe zamówienia zakupu

3. Co oznacza numer zamówienia?

Odp: Jest to specjalny numer, który służy do śledzenia zamówienia.