Apa itu Pesanan Pembelian? Gambaran Umum Pesanan Pembelian

Mari kita bicara tentang pesanan pembelian dan mengelola pemasok Anda.
Untuk menjalankan bisnis kecil Anda, Anda memerlukan barang atau jasa tertentu, jadi Anda menghubungi pemasok Anda dan menjelaskan kebutuhan Anda. Mereka menawarkannya. Anda harus membayar mereka. Cerita berakhir.
Terdengar terlalu sederhana? Dia. Ya, prosedur memperoleh item bisa lebih rumit dari yang dijelaskan sebelumnya. Masalah pembayaran, kekurangan pasokan, kesalahpahaman yang mengakibatkan pengiriman yang tidak tepat, dan penundaan jadwal semua dapat terjadi.

Tetapi bukan tidak mungkin untuk mendapatkan layanan dari pemasok yang andal dengan lancar dan tepat waktu — itu mungkin, dan menggunakan pesanan pembelian dapat membantu.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian tentu sesuatu yang Anda temui setiap hari saat Anda mengelola persediaan perusahaan. Pesanan pembelian, atau PO, adalah dokumen formal yang dikirimkan pelanggan ke vendor untuk mengotorisasi transaksi. Ini mencakup detail penting terkait pembelian seperti tanggal pesanan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman. Setiap PO memiliki nomor referensi khusus yang digunakan untuk pelacakan dan pengawasan.

Pesanan pembelian sangat penting untuk mendapatkan persediaan Anda, melacak inventaris Anda, dan mendapatkan bayaran. Oleh karena itu, salah satu komponen mendasar dari transaksi bisnis adalah pesanan pembelian. Mereka mengikuti transaksi keuangan Anda, mulai dari pembelian persediaan hingga penjualan barang jadi. Sederhananya, pesanan pembelian adalah dokumen penting bagi pembeli dan penjual yang berisi rincian tentang transaksi dan dapat digunakan sebagai referensi jika terjadi perselisihan atau kesalahpahaman.

Arti Nomor PO: Nomor PO mirip dengan nomor faktur dan mengidentifikasi pesanan tertentu yang ditempatkan sebelum penjual.

Manfaat Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian sangat bermanfaat bagi bisnis karena:

• Membantu dalam melacak pembayaran dan pesanan
• Mencatat jumlah yang dibayarkan ke berbagai vendor.
• Menyimpan catatan untuk audit
• Mengelola referensi untuk korespondensi di masa mendatang

Jenis Pesanan Pembelian

Penting untuk diingat bahwa tidak semua pesanan pembelian dibuat sama. Jika Anda pernah melihat satu pesanan pembelian, Anda mungkin sudah melihat semuanya saat ini, tetapi bukan itu masalahnya. Ada lima jenis pesanan pembelian yang berbeda, dan masing-masing membawa jumlah informasi yang berbeda.

1. Pesanan Pembelian Standar

Pesanan pembelian yang paling populer dan terkenal adalah pesanan standar. Dalam hal ini, pembeli mengetahui spesifikasi transaksi dan dapat menentukan produk atau layanan yang mereka beli, serta jumlah, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.
Misalnya, bisnis yang kehabisan kartrid printer mungkin mengirimkan pesanan pembelian normal karena mereka yakin dengan jumlah dan tanggal pengiriman yang mereka butuhkan.
Tergantung pada kebutuhan Anda, pesanan pembelian standar dapat dibuat untuk berbagai tujuan yang berbeda seperti:

• Untuk diberikan layanan
• Subkontrak
• Konsinyasi

2. Pesanan Pembelian yang Direncanakan

Dengan mengirimkan pesanan pembelian terjadwal sebelumnya, pembeli memproyeksikan berapa banyak barang yang akan dibutuhkan bisnis mereka di masa depan. Item, harga, dan syarat pembayaran diketahui dalam contoh ini, tetapi jumlah dan tanggal pengiriman bersifat spekulatif dan bergantung pada tebakan yang terpelajar.
Misalnya, pembeli yang bertanggung jawab akan menentukan berapa banyak kartrid printer yang mereka butuhkan dengan jadwal pengiriman yang lebih fleksibel jika perusahaan yang sama yang kehabisan kartrid printer melakukan pemesanan pembelian terjadwal.

3. Pesanan Pembelian Selimut

Saat menggunakan pesanan pembelian menyeluruh, pembeli mengajukan beberapa pesanan secara bersamaan untuk menawar harga yang lebih rendah.
Misalnya, sebuah perusahaan akan berpikir untuk menggunakan pesanan pembelian menyeluruh untuk membeli kartrid printer dan kertas jika hal itu memungkinkannya untuk menegosiasikan harga yang lebih murah dari satu pemasok.

4. Pesanan Pembelian Kontrak

Jenis yang paling formal adalah pesanan pembelian kontrak. Dalam hal ini, kontrak yang menetapkan persyaratan penjualan ditandatangani oleh pembeli dan penjual sebelum penerbitan pesanan pembelian yang mengacu pada kontrak. Tingkat pembelaan hukum yang paling komprehensif disediakan oleh pesanan pembelian semacam ini.
Dengan menggunakan contoh persediaan printer, bisnis ini akan terikat oleh kontrak perjanjian pesanan pembelian jika mereka membuat kontrak dengan pemasok mereka yang menentukan barang, kuantitas, harga, dan jadwal pengiriman dan kemudian menindaklanjutinya dengan pesanan pembelian reguler.

5. Pesanan Pembelian Digital

Prosedur pesanan pembelian yang ditetapkan dapat membuat proses pengadaan berjalan dengan lancar dan menguntungkan bagi pembeli dan penjual.
Di Microsoft Excel atau Open Office, pesanan pembelian digital dapat dibuat dan dibagikan dengan cepat. Saat Anda membuka spreadsheet baru, pilih Template Lainnya, dan ketik "faktur" ke dalam bilah pencarian, Anda dapat mengakses template yang sudah ada sebelumnya.

Perbedaan antara Faktur dan Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian ditulis oleh pembeli, sedangkan faktur ditulis oleh penjual. Ketika ada syarat pembayaran yang ditentukan (net 30, net 60, FOB, dll.), penjual dapat mengirimkan faktur untuk menagih pembayaran. Mereka juga dapat mengirim faktur dengan saldo nol untuk menunjukkan bahwa pembayaran telah diterima untuk pesanan.

Informasi serupa, termasuk alamat penagihan dan alamat pengiriman, dapat ditemukan pada pesanan pembelian dan faktur. Faktur sering menyertakan referensi ke nomor pesanan pembelian bersama dengan nomor faktur untuk memverifikasi hubungan dan korespondensi antara dua dokumen.

Fakta bahwa informasi pesanan dan detail teknis lainnya yang terlihat dalam pesanan pembelian biasanya tidak ada dalam faktur adalah perbedaan besar.

Surat Format Pesanan Pembelian

Format pesanan pembelian dalam kata, serta excel, diterima di mana-mana.

Bahkan sampel atau templat pesanan pembelian yang sudah ada sebelumnya tersedia secara online untuk diunduh. Lembar Excel atau dokumen Word dapat digunakan untuk membuat format PO sederhana. Bidang berikut biasanya ditemukan dalam pesanan pembelian standar:

1. Judul:

Bagian header dokumen berisi informasi penting tentang PO dan bisnis Anda. Rincian berikut disediakan di sini:

• Nomor PO – Ini adalah nomor khusus yang digunakan untuk melacak pesanan.
• Tanggal PO – Ini adalah hari ketika pesanan pembelian dikeluarkan
• Detail Pelanggan – Ini termasuk nama perusahaan, alamat terdaftar, dan informasi GST untuk pembeli.
• ID Pemasok – ID Vendor Unik diberikan oleh pembeli ke vendor tertentu.

2. Informasi penjual:

Ini berisi informasi tentang vendor, seperti nama perusahaan, alamat, informasi kontak, dan informasi GST. Untuk menyimpan catatan untuk audit, spesifik tertentu diperlukan.

3. Rincian pengiriman:

Seperti waktu, lokasi, dan cara pengiriman, termasuk dalam bagian detail pengiriman. Jika Anda ingin produk dikirimkan, Anda harus menyertakan alamat pengiriman dan informasi lain yang diperlukan.

4. Ketentuan pembayaran:

Ini berisi informasi tentang pajak, pengiriman, diskon, persyaratan kredit, dan kondisi lainnya. Data ini merupakan komponen penting dari format PO karena membantu pembuatan faktur dan, jika perlu, penyelesaian perselisihan di masa mendatang.

5. Rincian pesanan:

Ini berisi informasi tentang pesanan, seperti ID SKU, deskripsi barang atau jasa, jumlah yang dibutuhkan, biaya per unit, dan tanggal pengiriman.
Jadi, Ini memberikan gambaran tentang pesanan, termasuk total biaya, biaya pengiriman, diskon, dan pajak.

Bagaimana cara kerja Pesanan Pembelian?

Prosedur pesanan pembelian agak sederhana. Sebelum memilih penjual atau vendor, Anda harus membuat daftar item yang diperlukan. Negosiasi kondisi pembelian dan harga dengan vendor adalah tahap selanjutnya. Begitulah cara pesanan pembelian dibuat.

Untuk lebih memahami bagaimana PO berfungsi, mari kita periksa dari awal hingga akhir, dari pembuatan hingga pembayaran:

1. Pembeli membuat PO

Pertama, pembeli harus membuat PO dengan memasukkan data yang diperlukan, seperti tanggal, alamat penagihan, alamat pengiriman, jumlah, jumlah, tanggal pengiriman, persetujuan oleh, dan data terkait lainnya. Excel atau Word dapat digunakan untuk membuat format PO. Pastikan singkat dan mudah dipahami oleh penjual.

2. Pembeli mempresentasikan PO untuk persetujuan ke tim internal

Pembeli harus membagikan PO yang telah disiapkan dengan tim internal untuk mendapatkan izin yang diperlukan. Format PO normal yang digunakan oleh organisasi memastikan informasi yang akurat dan persetujuan internal. Selain itu, memiliki struktur umum memungkinkan fleksibilitas untuk setiap pesanan sekaligus menghemat waktu.

3. Mengirimkan PO kepada vendor

PO disiapkan untuk diteruskan ke vendor setelah mendapat persetujuan internal. Berbagi PO dengan penjual dan memberi mereka waktu yang wajar untuk menyetujuinya adalah ide yang cerdas.

4. Penjual memeriksa dan menyetujui PO

Setelah menerima format PO, penjual meninjaunya dan menentukan apakah mereka dapat memenuhinya atau tidak. Kontrak dibuat setelah penjual menerima PO, membuatnya dapat dilaksanakan. Salinan PO resmi harus dikembalikan ke pembeli oleh penjual sebagai bagian dari proses ini.

5. PO terpenuhi

PO harus dipenuhi setelah konfirmasi penjual. Pengiriman barang ke pembeli menjadi tanggung jawab penjual. Tagihan juga dibuat oleh vendor dan dikirimkan bersama produk atau layanan. Faktur ini harus disimpan dan ditangani oleh pembeli untuk keperluan akuntansi.

6. PO diselesaikan

Pembayaran dilakukan terhadap PO untuk barang dan jasa pada langkah ini. Anda dapat menutup PO setelah dibayar dan menyimpan catatan untuk referensi di masa mendatang.

Kesimpulan

Meskipun awalnya tampak sulit, membuat pesanan pembelian sangat penting untuk mengelola uang perusahaan Anda secara efisien. Anda dapat memastikan bahwa Anda mencatat informasi yang diperlukan tentang transaksi bisnis Anda dengan menggunakan format PO yang tepat. Templat PO online mempermudah proses pembuatan dan pemeliharaan PO Anda.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan pesanan pembelian?

Jawab: Pesanan pembelian, atau PO, adalah dokumen formal yang dikirimkan pelanggan ke vendor untuk mengotorisasi transaksi. Ini mencakup detail penting terkait pembelian seperti tanggal pesanan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman.

2. Ada berapa jenis pesanan pembelian?

Jawab: Ada 5 jenis pesanan pembelian:

• Pesanan Pembelian Standar
• Pesanan Pembelian yang Direncanakan
• Pesanan Pembelian Selimut
• Pesanan Pembelian Kontrak
• Pesanan Pembelian Digital

3. Apa yang dimaksud dengan nomor PO?

Jawab: Ini adalah nomor khusus yang digunakan untuk melacak pesanan.