Satın Alma Emri nedir? Satınalma Siparişlerine Genel Bakış

Satın alma siparişlerinden ve tedarikçilerinizi yönetmekten bahsedelim.
Küçük işletmenizi yürütmek için belirli bir mal veya hizmete ihtiyacınız vardır, bu nedenle tedarikçilerinizle iletişime geçip gereksinimlerinizi açıklarsınız. Teklif ediyorlar. Onları ödemek zorundasın. Hikaye sona erdi.
Ses çok basit mi? Bu. Evet, eşya edinme prosedürü daha önce açıklanandan daha zor olabilir. Ödeme sorunları, tedarik kıtlığı, yanlış gönderilerle sonuçlanan yanlış anlamalar ve zamanlama gecikmeleri meydana gelebilir.

Ancak güvenilir tedarikçilerden sorunsuz ve zamanında hizmet almak imkansız değildir - mümkündür ve satın alma siparişlerini kullanmak yardımcı olabilir.

Satın Alma Emri nedir?

Satın alma siparişleri, şirket tedariklerini yönetirken kesinlikle her gün karşılaştığınız bir şeydir. Satınalma siparişi veya PO, müşterinin bir işlemi yetkilendirmek için satıcıya teslim ettiği resmi bir belgedir. Sipariş tarihi, tutarı, fiyatı, ödeme koşulları ve teslimat tarihi gibi satın almayla ilgili önemli ayrıntıları içerir. Her PO, izleme ve gözetim için kullanılan belirli bir referans numarasına sahiptir.

Satın alma siparişleri, sarf malzemelerinizi almak, envanterinizi takip etmek ve ödeme almak için gereklidir. Bu nedenle, ticari işlemlerin temel bileşenlerinden biri bir satınalma siparişidir. Malzeme alımından bitmiş ürünlerin satışına kadar finansal işlemlerinizi takip ederler. Basitçe ifade etmek gerekirse, satın alma siparişi hem alıcı hem de satıcı için işleme ilişkin ayrıntıları içeren ve anlaşmazlık veya yanlış anlama durumunda referans olarak kullanılabilecek çok önemli bir belgedir.

PO Numarası anlamı: PO numarası, fatura numarasına benzer ve satıcıdan önce verilen belirli bir siparişi tanımlar.

Satın Alma Siparişinin Avantajları

Bir satınalma siparişi, işletmeler için çok faydalıdır çünkü:

• Ödemeleri ve siparişleri takip etmeye yardımcı olur
• Çeşitli satıcılara ödenen tutarları kaydeder.
• Denetim için kayıtları tutar
• Gelecekteki yazışmalar için referansları yönetir

Satınalma Siparişi Türleri

Tüm satın alma siparişlerinin eşit olarak yapılmadığını hatırlamak önemlidir. Bir satın alma siparişi gördüyseniz, muhtemelen bu zamana kadar hepsini görmüşsünüzdür, ancak durum böyle değil. Beş farklı türde satınalma siparişi vardır ve her biri farklı miktarda bilgi taşır.

1. Standart Satın Alma Siparişleri

En popüler ve iyi bilinen satın alma siparişleri standart siparişlerdir. Bu durumda alıcı, işlemin özelliklerinden haberdardır ve satın aldığı ürün veya hizmeti, miktarı, teslim tarihini ve ödeme koşullarını belirtebilir.
Örneğin, yazıcı kartuşları az olan bir işletme, ihtiyaç duydukları miktar ve teslim tarihinden emin oldukları için normal bir satın alma siparişi verebilir.
Gereksinimlerinize bağlı olarak, aşağıdakiler gibi çeşitli amaçlar için standart satın alma siparişleri oluşturulabilir:

• Hizmetlerle sağlanacak
• taşeronluk
• konsinye

2. Planlanan Satınalma Siparişleri

Bir alıcı önceden planlanmış bir satınalma siparişi göndererek, işinin gelecekte ne kadar mal gerektireceğini tahmin ediyor. Bu durumda ürün, fiyat ve ödeme koşulları bilinir, ancak miktar ve teslimat tarihi spekülatiftir ve eğitimli tahminlere bağlıdır.
Örneğin, yazıcı kartuşları azalan aynı şirket planlı bir satın alma siparişi vermişse, sorumlu alıcı daha esnek bir teslimat planı ile kaç yazıcı kartuşuna ihtiyaç duyduklarını belirleyecektir.

3. Kapsamlı Satın Alma Siparişleri

Kapsamlı satın alma siparişi kullanırken, bir alıcı daha düşük fiyatlar için pazarlık yapmak için aynı anda birkaç sipariş gönderir.
Örneğin, bir şirket, tek bir tedarikçiden daha ucuz bir fiyat için pazarlık yapmasına izin verecekse, yazıcı kartuşları ve kağıt satın almak için kapsamlı bir satın alma siparişi kullanmayı düşünür.

4. Sözleşme Satın Alma Siparişleri

En resmi tür, sözleşmeli satın alma siparişidir. Bu durumda, sözleşmeye atıfta bulunan bir satınalma siparişi verilmeden önce, alıcı ve satıcı tarafından satış şartlarını belirten bir sözleşme imzalanır. En kapsamlı yasal savunma seviyesi bu tür satınalma siparişi ile sağlanır.
Yazıcı sarf malzemeleri örneğini kullanırsak, bu işletmeler, tedarikçileri ile malları, miktarı, fiyatlandırmayı ve teslimat programını tanımlayan bir sözleşme imzalarlarsa ve ardından bunu düzenli bir satınalma siparişiyle takip ederlerse, bir sözleşmeli satın alma siparişi sözleşmesine tabi olacaklardır.

5. Dijital Satın Alma Siparişleri

Satınalma siparişleri için tanımlanmış bir prosedür, tedarik sürecinin sorunsuz işlemesini sağlayabilir ve hem alıcılar hem de satıcılar için avantajlı olabilir.
Microsoft Excel veya Open Office'te dijital bir satınalma siparişi hızla oluşturulabilir ve paylaşılabilir. Yeni bir elektronik tablo açtığınızda, Diğer Şablonlar'ı seçin ve arama çubuğuna "fatura" yazın, önceden var olan şablonlara erişebilirsiniz.

Faturalar ve Satınalma Siparişleri arasındaki fark

Satın alma siparişleri alıcılar tarafından yazılırken, faturalar satıcılar tarafından yazılır. Belirtilen ödeme koşulları (net 30, net 60, FOB vb.) olduğunda satıcılar ödemeyi tahsil etmek için fatura gönderebilir. Ayrıca sipariş için ödemenin alındığını belirtmek için bakiyesi sıfır olan bir fatura da gönderebilirler.

Fatura adresi ve teslimat adresi gibi benzer bilgiler hem satın alma siparişlerinde hem de faturalarda bulunabilir. Faturalar, iki belge arasındaki ilişkiyi ve yazışmayı doğrulamak için genellikle bir fatura numarasıyla birlikte satın alma siparişi numarasına bir referans içerir.

Satınalma siparişinde görülen sipariş bilgilerinin ve diğer teknik detayların genellikle faturada bulunmaması önemli bir farktır.

Satın Alma Siparişi Format Mektubu

Word'deki satın alma siparişi formatı, excel'in yanı sıra her yerde kabul edilir.

Örnek veya önceden var olan bir satın alma siparişi şablonu bile indirilmek üzere çevrimiçi olarak mevcuttur. Basit bir PO formatı oluşturmak için bir Excel sayfası veya Word belgesi kullanılabilir. Aşağıdaki alanlar genellikle standart bir satınalma siparişinde bulunur:

1. Başlık:

Belgenin başlık bölümü, PO ve işiniz hakkında önemli bilgiler içerir. Aşağıdaki ayrıntılar burada sağlanır:

• PO Numarası – Siparişi takip etmek için kullanılan özel bir numaradır.
• PO tarihi – Satınalma siparişinin düzenlendiği gündür
• Müşteri Ayrıntıları – Alıcının şirket adını, kayıtlı adresini ve GST bilgilerini içerir.
• Tedarikçi Kimliği – Alıcı tarafından belirli bir satıcıya Benzersiz bir Satıcı Kimliği atanır.

2. Satıcı bilgileri:

Bu, şirket adı, adresi, iletişim bilgileri ve GST bilgileri gibi satıcıyla ilgili bilgileri içerir. Denetimler için kayıt tutmak için belirli özellikler gereklidir.

3. Teslimat detayları:

Teslimat detayları bölümünde zaman, yer ve teslimat şekli gibi bilgiler yer almaktadır. Ürünlerin postalanmasını istiyorsanız, teslimat adresini ve diğer gerekli bilgileri eklemelisiniz.

4. Ödeme koşulları:

Vergiler, navlun, indirimler, kredi koşulları ve diğer koşullar hakkında bilgiler içerir. Bu veriler, faturaların oluşturulmasına ve gerekirse gelecekteki anlaşmazlıkların çözümüne yardımcı olduğu için PO formatının önemli bir bileşenidir.

5. Sipariş detayları:

SKU kimliği, mal veya hizmetin tanımı, ihtiyaç duyulan miktar, birim başına maliyet ve teslimat tarihi gibi siparişle ilgili bilgileri içerir.
Bu nedenle, toplam maliyet, teslimat ücretleri, indirimler ve vergiler dahil olmak üzere siparişe genel bir bakış sağlar.

Satın Alma Siparişi nasıl çalışır?

Satınalma siparişi prosedürü oldukça basittir. Bir satıcıyı veya satıcıyı kısa listeye almadan önce, gerekli öğelerin bir listesini yapmalısınız. Satın alma koşullarının ve fiyatının satıcıyla müzakere edilmesi bir sonraki aşamadır. Satın alma siparişi böyle yapılır.

Bir PO'nun nasıl çalıştığını daha iyi anlamak için, bir PO'yu baştan sona, oluşturmadan ödemeye kadar inceleyelim:

1. Alıcı bir PO oluşturur

İlk olarak, alıcı, tarih, fatura adresi, teslimat adresi, miktar, miktar, teslimat tarihi, onaylayan kişi ve diğer ilgili veriler gibi gerekli verileri girerek bir PO oluşturmalıdır. PO biçimini oluşturmak için Excel veya Word kullanılabilir. Satıcı için kısa ve anlaşılır olduğundan emin olun.

2. Alıcı, PO'yu onay için dahili ekibe sunar

Alıcı, gerekli izinleri almak için hazırlanan PO'yu dahili ekiple paylaşmalıdır. Kuruluşlar tarafından kullanılan normal PO formatı, doğru bilgi ve dahili onaylar sağlar. Ayrıca ortak bir yapıya sahip olmak, zamandan tasarruf ederken her sipariş için esneklik sağlar.

3. Satıcıya PO gönderme

PO, dahili onay alındıktan sonra satıcıya iletilmek üzere hazırlanır. PO'yu satıcıyla paylaşmak ve ona onaylamaları için makul bir süre vermek akıllıca bir fikirdir.

4. Satıcı PO'yu inceler ve onaylar

Satıcı, PO formatını aldıktan sonra bunu inceler ve yerine getirip getiremeyeceklerini belirler. Satıcı PO'yu kabul ettikten sonra bir sözleşme oluşturulur ve bu da onu uygulanabilir hale getirir. Yetkili PO'nun bir kopyası, bu sürecin bir parçası olarak satıcı tarafından alıcıya iade edilmelidir.

5. PO yerine getirildi

PO, satıcının onayıyla yerine getirilmelidir. Ürünlerin alıcıya teslimi satıcının sorumluluğundadır. Satıcı tarafından da bir fatura oluşturulur ve ürün veya hizmetlerle birlikte teslim edilir. Bu fatura, muhasebe ihtiyaçları için alıcı tarafından tutulmalı ve ele alınmalıdır.

6. PO yerleştirildi

Bu adımda mal ve hizmetler için PO'ya ödeme yapılır. Ödeme yapıldıktan sonra PO'yu kapatabilir ve gelecekte referans olması için bir kayıt saklayabilirsiniz.

Çözüm

Başlangıçta zor görünse de, satın alma siparişleri oluşturmak, şirketinizin parasını verimli bir şekilde yönetmek için gereklidir. Doğru PO formatını kullanarak ticari işlemleriniz ile ilgili gerekli bilgileri kaydettiğinizden emin olabilirsiniz. Çevrimiçi PO şablonları, PO oluşturma ve bakım sürecinizi başlatmanızı kolaylaştırır.

SSS

1. Satın alma siparişi ile ne demek istiyorsunuz?

Cevap: Satınalma siparişi veya PO, müşterinin bir işlemi yetkilendirmek için satıcıya teslim ettiği resmi bir belgedir. Sipariş tarihi, tutarı, fiyatı, ödeme koşulları ve teslimat tarihi gibi satın almayla ilgili önemli ayrıntıları içerir.

2. Kaç çeşit satınalma siparişi vardır?

Cevap: 5 tür satınalma siparişi vardır:

• Standart Satın Alma Siparişleri
• Planlanan Satınalma Siparişleri
• Battaniye Satın Alma Siparişleri
• Sözleşmeli Satın Alma Siparişleri
• Dijital Satın Alma Siparişleri

3. PO numarasının anlamı nedir?

Cevap: Sipariş takibi için kullanılan özel bir numaradır.