Was ist eine Bestellung? Eine Übersicht über Bestellungen

Lassen Sie uns über Bestellungen und die Verwaltung Ihrer Lieferanten sprechen.
Um Ihr kleines Unternehmen zu führen, benötigen Sie eine bestimmte Ware oder Dienstleistung, also wenden Sie sich an Ihre Lieferanten und erläutern Sie Ihre Anforderungen. Sie bieten es an. Sie müssen sie bezahlen. Geschichte beendet.
Klingt zu einfach? Es ist. Ja, das Verfahren zum Erwerb von Gegenständen kann kniffliger sein als zuvor beschrieben. Zahlungsprobleme, Lieferengpässe, Missverständnisse, die zu unsachgemäßen Lieferungen führen, und Terminverzögerungen können auftreten.

Aber es ist nicht unmöglich, Dienstleistungen von zuverlässigen Lieferanten nahtlos und zeitnah zu erhalten – es ist möglich, und die Verwendung von Bestellungen kann hilfreich sein.

Was ist eine Bestellung?

Bestellungen sind sicherlich etwas, dem Sie jeden Tag begegnen, wenn Sie Unternehmensvorräte verwalten. Eine Bestellung oder PO ist ein formelles Dokument, das ein Kunde einem Lieferanten zur Autorisierung einer Transaktion übermittelt. Es enthält wichtige kaufrelevante Details wie Bestelldatum, Menge, Preis, Zahlungsbedingungen und Liefertermin. Jede Bestellung hat eine spezifische Referenznummer, die zur Nachverfolgung und Überwachung verwendet wird.

Bestellungen sind unerlässlich, um Ihre Vorräte zu erhalten, Ihren Bestand im Auge zu behalten und bezahlt zu werden. Daher ist eine Bestellung einer der grundlegenden Bestandteile von Geschäftsvorgängen. Sie verfolgen Ihre Finanztransaktionen, vom Einkauf der Vorräte bis zum Verkauf der fertigen Waren. Einfach ausgedrückt, eine Bestellung ist sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer ein wichtiges Dokument, das Einzelheiten zur Transaktion enthält und im Falle von Meinungsverschiedenheiten oder Missverständnissen als Referenz verwendet werden kann.

Bedeutung der Bestellnummer: Die Bestellnummer ähnelt der Rechnungsnummer und identifiziert eine bestimmte Bestellung, die beim Verkäufer aufgegeben wird.

Vorteile von Bestellungen

Eine Bestellung ist für Unternehmen sehr vorteilhaft, weil sie:

• Hilft bei der Verfolgung von Zahlungen und Bestellungen
• Zeichnet die an verschiedene Lieferanten gezahlten Beträge auf.
• Bewahrt Aufzeichnungen für die Prüfung auf
• Verwaltet Referenzen für zukünftige Korrespondenz

Arten von Bestellungen

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass nicht alle Bestellungen gleich getätigt werden. Wenn Sie eine Bestellung gesehen haben, haben Sie wahrscheinlich alle zu diesem Zeitpunkt gesehen, aber das ist einfach nicht der Fall. Es gibt fünf verschiedene Arten von Bestellungen, und jede enthält eine andere Menge an Informationen.

1. Standardbestellungen

Die beliebtesten und bekanntesten Bestellungen sind Standardbestellungen. In diesem Fall kennt der Käufer die Besonderheiten der Transaktion und kann das Produkt oder die Dienstleistung, die er kauft, sowie die Menge, das Lieferdatum und die Zahlungsbedingungen angeben.
Beispielsweise kann ein Unternehmen, das nur noch wenige Druckerpatronen hat, eine normale Bestellung aufgeben, weil es sich über die benötigte Menge und das benötigte Lieferdatum sicher ist.
Abhängig von Ihren Anforderungen können Standardbestellungen für eine Vielzahl unterschiedlicher Zwecke erstellt werden, z. B.:

• Mit Dienstleistungen versorgt werden
• Unterauftragsvergabe
• Sendung

2. Geplante Bestellungen

Durch das Einreichen einer geplanten Bestellung im Voraus prognostiziert ein Käufer, wie viel der Waren sein Unternehmen in Zukunft benötigen wird. Der Artikel, der Preis und die Zahlungsbedingungen sind in diesem Fall bekannt, aber die Menge und das Lieferdatum sind spekulativ und hängen von fundierten Vermutungen ab.
Beispielsweise würde der zuständige Einkäufer bestimmen, wie viele Druckerpatronen er mit einem flexibleren Lieferplan benötigt, wenn dasselbe Unternehmen, dem die Druckerpatronen zur Neige gehen, eine geplante Bestellung aufgeben würde.

3. Rahmenbestellungen

Bei einer Rahmenbestellung gibt ein Käufer mehrere Bestellungen gleichzeitig auf, um niedrigere Preise auszuhandeln.
Beispielsweise würde ein Unternehmen darüber nachdenken, eine Rahmenbestellung zum Kauf von Druckerpatronen und Papier zu verwenden, wenn es ihm dadurch ermöglichen würde, einen günstigeren Preis von einem einzigen Lieferanten auszuhandeln.

4. Vertragsbestellungen

Die formalste Art ist eine Vertragsbestellung. In diesem Fall wird ein Vertrag, in dem die Verkaufsbedingungen festgelegt sind, vom Käufer und Verkäufer unterzeichnet, bevor eine Bestellung ausgestellt wird, die sich auf den Vertrag bezieht. Die umfassendste Rechtsverteidigung bietet diese Art der Bestellung.
Am Beispiel von Druckerzubehör wären diese Unternehmen an eine Vertragsbestellvereinbarung gebunden, wenn sie mit ihrem Lieferanten einen Vertrag abschließen, in dem Waren, Menge, Preise und Lieferplan festgelegt sind, und dann eine reguläre Bestellung aufgeben.

5. Digitale Bestellungen

Ein definiertes Verfahren für Bestellungen kann den Beschaffungsprozess reibungslos ablaufen lassen und sowohl für Käufer als auch für Verkäufer vorteilhaft sein.
In Microsoft Excel oder Open Office kann schnell eine digitale Bestellung erstellt und geteilt werden. Wenn Sie eine neue Tabelle öffnen, Weitere Vorlagen auswählen und „Rechnung“ in die Suchleiste eingeben, können Sie auf bereits vorhandene Vorlagen zugreifen.

Der Unterschied zwischen Rechnungen und Bestellungen

Bestellungen werden von Käufern geschrieben, während Rechnungen von Verkäufern geschrieben werden. Wenn es bestimmte Zahlungsbedingungen gibt (netto 30, netto 60, FOB usw.), können Verkäufer eine Rechnung senden, um die Zahlung einzuziehen. Sie können auch eine Rechnung mit Nullsaldo senden, um anzuzeigen, dass die Zahlung für die Bestellung eingegangen ist.

Ähnliche Informationen, einschließlich Rechnungsadresse und Lieferadresse, finden Sie sowohl auf Bestellungen als auch auf Rechnungen. Rechnungen enthalten häufig einen Verweis auf die Bestellnummer zusammen mit einer Rechnungsnummer, um die Beziehung und Übereinstimmung zwischen den beiden Dokumenten zu überprüfen.

Die Tatsache, dass die Bestellinformationen und andere technische Details, die in der Bestellung zu sehen sind, in der Regel auf der Rechnung fehlen, ist ein wesentlicher Unterschied.

Bestellformular Brief

Das Bestellformat in Word sowie Excel wird überall akzeptiert.

Sogar ein Muster oder eine bereits vorhandene Bestellvorlage steht online zum Download bereit. Eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument kann verwendet werden, um ein einfaches Bestellformat zu erstellen. Die folgenden Felder finden sich häufig in einer Standardbestellung:

1. Kopfzeile:

Der Kopfbereich des Dokuments enthält wichtige Informationen über die Bestellung und Ihr Unternehmen. Hier werden folgende Angaben gemacht:

• Bestellnummer – Dies ist eine spezielle Nummer, die verwendet wird, um die Bestellung zu verfolgen.
• Bestelldatum – Es ist der Tag, an dem die Bestellung ausgestellt wird
• Kundendaten – Enthält den Firmennamen, die registrierte Adresse und GST-Informationen für den Käufer.
• Lieferanten-ID – Eine eindeutige Lieferanten-ID wird vom Käufer einem bestimmten Lieferanten zugewiesen.

2. Anbieterinformationen:

Diese enthält Informationen über den Anbieter, wie z. B. Firmenname, Adresse, Kontaktinformationen und GST-Informationen. Um Aufzeichnungen für Audits zu führen, sind bestimmte Besonderheiten erforderlich.

3. Lieferdetails:

Zeit, Ort und Art der Lieferung sind im Abschnitt mit den Lieferdetails enthalten. Wenn Sie die Produkte per Post versenden möchten, müssen Sie die Lieferadresse und alle anderen erforderlichen Informationen angeben.

4. Zahlungsbedingungen:

Es enthält Informationen zu Steuern, Fracht, Rabatten, Kreditbedingungen und anderen Bedingungen. Diese Daten sind ein wesentlicher Bestandteil des PO-Formats, da sie bei der Erstellung von Rechnungen und gegebenenfalls bei der Beilegung zukünftiger Streitigkeiten helfen.

5. Bestelldaten:

Es enthält Informationen über die Bestellung, wie z. B. die SKU-ID, die Beschreibung der Ware oder Dienstleistung, die benötigte Menge, die Kosten pro Einheit und das Lieferdatum.
Es bietet also einen Überblick über die Bestellung, einschließlich der Gesamtkosten, Versandkosten, Rabatte und Steuern.

Wie funktioniert eine Bestellung?

Das Bestellverfahren ist ziemlich einfach. Bevor Sie einen Verkäufer oder Lieferanten in die engere Wahl ziehen, sollten Sie eine Liste der erforderlichen Artikel erstellen. Die Verhandlung der Einkaufskonditionen und des Preises mit dem Verkäufer ist der nächste Schritt. So kommt eine Bestellung zustande.

Um besser zu verstehen, wie eine Bestellung funktioniert, untersuchen wir sie von Anfang bis Ende, von der Erstellung bis zur Zahlung:

1. Der Käufer erstellt eine Bestellung

Zunächst muss der Käufer eine Bestellung erstellen, indem er die erforderlichen Daten wie Datum, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Betrag, Menge, Lieferdatum, Genehmigung durch und andere relevante Daten eingibt. Excel oder Word können verwendet werden, um das PO-Format zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass es prägnant und für den Verkäufer leicht verständlich ist.

2. Der Einkäufer legt die Bestellung dem internen Team zur Genehmigung vor

Der Käufer muss die vorbereitete Bestellung mit dem internen Team teilen, um die erforderlichen Berechtigungen zu erhalten. Das normale PO-Format, das von Organisationen verwendet wird, gewährleistet genaue Informationen und interne Genehmigungen. Darüber hinaus ermöglicht eine gemeinsame Struktur Flexibilität für jede Bestellung und spart Zeit.

3. Senden einer Bestellung an den Lieferanten

Die Bestellung wird für die Weiterleitung an den Lieferanten vorbereitet, sobald sie die interne Genehmigung erhalten hat. Es ist eine kluge Idee, die Bestellung mit dem Verkäufer zu teilen und ihm eine angemessene Zeit zu geben, um sie zu genehmigen.

4. Der Verkäufer prüft und genehmigt die Bestellung

Nach Erhalt des PO-Formats überprüft der Verkäufer es und bestimmt, ob er es erfüllen kann oder nicht. Ein Vertrag kommt zustande, nachdem der Verkäufer die Bestellung angenommen hat, wodurch sie durchsetzbar wird. Als Teil dieses Prozesses muss der Verkäufer eine Kopie der autorisierten Bestellung an den Käufer zurücksenden.

5. Bestellung erfüllt

Die Bestellung muss nach der Bestätigung des Verkäufers erfüllt werden. Der Versand der Artikel an den Käufer liegt in der Verantwortung des Verkäufers. Eine Rechnung wird auch vom Anbieter erstellt und zusammen mit den Produkten oder Dienstleistungen geliefert. Diese Rechnung muss vom Käufer für Buchhaltungszwecke aufbewahrt und bearbeitet werden.

6. Bestellung erledigt

Die Zahlung erfolgt in diesem Schritt gegen die Bestellung für Waren und Dienstleistungen. Sie können die Bestellung abschließen, sobald sie bezahlt wurde, und einen Datensatz als Referenz für die Zukunft aufbewahren.

Fazit

Obwohl es zunächst schwierig erscheint, ist das Erstellen von Bestellungen für die effiziente Verwaltung der Gelder Ihres Unternehmens unerlässlich. Sie können sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Informationen zu Ihren Geschäftsvorgängen erfassen, indem Sie das richtige PO-Format verwenden. Online-Bestellvorlagen machen es einfach, Ihren Bestellerstellungs- und -pflegeprozess in Gang zu bringen.

Häufig gestellte Fragen

1. Was verstehen Sie unter Bestellung?

Antwort: Eine Bestellung oder PO ist ein formelles Dokument, das ein Kunde einem Lieferanten zur Autorisierung einer Transaktion übermittelt. Es enthält wichtige kaufrelevante Details wie Bestelldatum, Menge, Preis, Zahlungsbedingungen und Liefertermin.

2. Wie viele Arten von Bestellungen gibt es?

Antwort: Es gibt 5 Arten von Bestellungen:

• Standardbestellungen
• Geplante Bestellungen
• Rahmenbestellungen
• Vertragsbestellungen
• Digitale Bestellungen

3. Was bedeutet eine Bestellnummer?

Antwort: Es ist eine spezielle Nummer, die verwendet wird, um die Bestellung zu verfolgen.