Che cos'è un ordine di acquisto? Una panoramica degli ordini di acquisto

Parliamo di ordini di acquisto e di gestione dei tuoi fornitori.
Per gestire la tua piccola impresa, hai bisogno di un bene o servizio specifico, quindi contatti i tuoi fornitori e spieghi le tue esigenze. Lo offrono. Devi pagarli. Storia finita.
Suona troppo semplice? È. Sì, la procedura di acquisizione degli oggetti può essere più complicata di quanto descritto in precedenza. Possono verificarsi problemi di pagamento, carenze di forniture, incomprensioni che si traducono in spedizioni improprie e ritardi nella pianificazione.

Ma non è impossibile ottenere servizi da fornitori affidabili in modo continuo e tempestivo: è possibile e l'utilizzo degli ordini di acquisto può aiutare.

Che cos'è un ordine di acquisto?

Gli ordini di acquisto sono sicuramente qualcosa che incontri ogni giorno mentre gestisci le forniture aziendali. Un ordine di acquisto, o PO, è un documento formale che un cliente consegna a un fornitore per autorizzare una transazione. Include dettagli cruciali relativi all'acquisto come la data dell'ordine, l'importo, il prezzo, i termini di pagamento e la data di consegna. Ogni PO ha un numero di riferimento specifico che viene utilizzato per il monitoraggio e la supervisione.

Gli ordini di acquisto sono essenziali per ottenere le forniture, tenere traccia del tuo inventario ed essere pagato. Pertanto, una delle componenti fondamentali delle transazioni commerciali è un ordine di acquisto. Seguono le tue transazioni finanziarie, dall'acquisto di forniture alla vendita di prodotti finiti. In parole povere, un ordine di acquisto è un documento fondamentale sia per l'acquirente che per il venditore che contiene i dettagli relativi alla transazione e può essere utilizzato come riferimento in caso di disaccordo o incomprensione.

Significato numero PO: Il numero PO è simile al numero di fattura e identifica un ordine specifico effettuato prima del venditore.

Vantaggi dell'ordine di acquisto

Un ordine di acquisto è molto vantaggioso per le aziende perché:

• Aiuta a tenere traccia di pagamenti e ordini
• Registra gli importi pagati ai vari fornitori.
• Conserva i record per l'auditing
• Gestisce i riferimenti per la corrispondenza futura

Tipi di ordini di acquisto

È fondamentale ricordare che non tutti gli ordini di acquisto vengono effettuati allo stesso modo. Se hai visto un ordine di acquisto, probabilmente li hai visti tutti a questo punto, ma non è così. Esistono cinque diversi tipi di ordini di acquisto e ognuno contiene una diversa quantità di informazioni.

1. Ordini di acquisto standard

Gli ordini di acquisto più popolari e conosciuti sono quelli standard. In questo caso, l'acquirente è a conoscenza delle specificità della transazione e può specificare il prodotto o servizio che sta acquistando, nonché la quantità, la data di consegna ei termini di pagamento.
Ad esempio, un'azienda a corto di cartucce per stampanti potrebbe inviare un normale ordine di acquisto perché è certa della quantità e della data di consegna richiesta.
A seconda delle tue esigenze, è possibile creare ordini di acquisto standard per una varietà di scopi diversi come:

• Da fornire servizi
• Subappalto
• Spedizione

2. Ordini di acquisto pianificati

Inviando in anticipo un ordine di acquisto programmato, un acquirente prevede la quantità di beni che la sua attività richiederà in futuro. L'articolo, il prezzo e i termini di pagamento sono noti in questo caso, ma la quantità e la data di consegna sono speculative e dipendono da ipotesi plausibili.
Ad esempio, l'acquirente incaricato determinerebbe quante cartucce per stampanti richiedono con un programma di consegna più flessibile se la stessa azienda che sta esaurendo le cartucce per stampanti effettuasse un ordine di acquisto programmato.

3. Ordini di acquisto generali

Quando si utilizza un ordine di acquisto programmato, un acquirente invia più ordini contemporaneamente per contrattare per prezzi più bassi.
Ad esempio, una società potrebbe pensare di utilizzare un ordine di acquisto globale per acquistare cartucce e carta per stampanti se ciò le consente di negoziare un prezzo più conveniente da un unico fornitore.

4. Ordini di acquisto del contratto

Il tipo più formale è un ordine di acquisto del contratto. In questo caso, prima dell'emissione di un ordine di acquisto che fa riferimento al contratto, viene firmato tra acquirente e venditore un contratto che specifica i termini della vendita. Il livello più completo di difesa legale è fornito da questo tipo di ordine di acquisto.
Utilizzando l'esempio delle forniture per stampanti, queste aziende sarebbero vincolate da un contratto di ordine di acquisto se stipulano un contratto con il proprio fornitore che definisce le merci, la quantità, i prezzi e il programma di consegna e quindi seguono un ordine di acquisto regolare.

5. Ordini di acquisto digitali

Una procedura definita per gli ordini di acquisto può semplificare il processo di approvvigionamento ed essere vantaggiosa sia per gli acquirenti che per i venditori.
In Microsoft Excel o Open Office è possibile creare e condividere rapidamente un ordine di acquisto digitale. Quando apri un nuovo foglio di lavoro, seleziona Altri modelli e digita "fattura" nella barra di ricerca, puoi accedere a modelli preesistenti.

La differenza tra fatture e ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto sono scritti dagli acquirenti, mentre le fatture sono scritte dai venditori. Quando ci sono termini di pagamento specificati (30 netti, 60 netti, FOB, ecc.), i venditori possono inviare una fattura per riscuotere il pagamento. Possono anche inviare una fattura con saldo zero per indicare che il pagamento è stato ricevuto per l'ordine.

Informazioni simili, tra cui un indirizzo di fatturazione e un indirizzo di spedizione, possono essere trovate sia sugli ordini di acquisto che sulle fatture. Le fatture spesso includono un riferimento al numero dell'ordine di acquisto insieme a un numero di fattura per verificare la relazione e la corrispondenza tra i due documenti.

Il fatto che le informazioni sull'ordine e altri dettagli tecnici visualizzati nell'ordine di acquisto siano in genere assenti dalla fattura è una differenza sostanziale.

Lettera formato ordine di acquisto

Il formato dell'ordine di acquisto in Word, così come Excel, è accettato ovunque.

Anche un campione o un modello di ordine di acquisto preesistente è disponibile online per il download. È possibile utilizzare un foglio Excel o un documento Word per creare un semplice formato PO. I seguenti campi si trovano comunemente in un ordine di acquisto standard:

1. Intestazione:

La sezione dell'intestazione del documento contiene informazioni cruciali sull'ordine di acquisto e sulla tua attività. I seguenti dettagli sono forniti qui:

• Numero PO: è un numero speciale utilizzato per tracciare l'ordine.
• Data PO: è il giorno in cui viene emesso l'ordine di acquisto
• Dettagli cliente: include il nome dell'azienda, l'indirizzo registrato e le informazioni GST per l'acquirente.
• ID fornitore: un ID fornitore univoco viene assegnato dall'acquirente a un fornitore specifico.

2. Informazioni sul venditore:

Contiene informazioni sul fornitore, come nome dell'azienda, indirizzo, informazioni di contatto e informazioni sull'imposta GST. Per conservare i registri per gli audit, sono necessarie alcune specifiche.

3. Dettagli di consegna:

Come l'ora, il luogo e la modalità di consegna, sono inclusi nella sezione dei dettagli di consegna. Se si desidera che i prodotti vengano spediti, è necessario includere l'indirizzo di spedizione e qualsiasi altra informazione necessaria.

4. Condizioni di pagamento:

Contiene informazioni su tasse, trasporto, sconti, condizioni di credito e altre condizioni. Questi dati sono una componente cruciale del formato PO in quanto aiutano nella creazione di fatture e, se necessario, nella risoluzione di future controversie.

5. Dettagli dell'ordine:

Contiene informazioni sull'ordine, come l'ID SKU, la descrizione del bene o del servizio, la quantità necessaria, il costo per unità e la data di consegna.
Quindi, fornisce una panoramica dell'ordine, inclusi il costo totale, le spese di spedizione, gli sconti e le tasse.

Come funziona un ordine di acquisto?

La procedura dell'ordine di acquisto è piuttosto semplice. Prima di selezionare un venditore o un venditore, dovresti fare un elenco degli articoli necessari. La fase successiva è la negoziazione delle condizioni di acquisto e del prezzo con il venditore. È così che viene effettuato un ordine di acquisto.

Per capire meglio come funziona un PO, esaminiamone uno dall'inizio alla fine, dalla creazione al pagamento:

1. L'acquirente crea un ordine di acquisto

In primo luogo, l'acquirente deve creare un ordine di acquisto inserendo i dati necessari, come la data, l'indirizzo di fatturazione, l'indirizzo di spedizione, l'importo, la quantità, la data di consegna, l'approvazione di e altri dati pertinenti. Excel o Word possono essere utilizzati per creare il formato PO. Assicurati che sia conciso e di facile comprensione per il venditore.

2. L'acquirente presenta l'ordine di acquisto per l'approvazione al team interno

L'acquirente deve condividere l'ordine di acquisto preparato con il team interno per ottenere le autorizzazioni richieste. Il normale formato PO utilizzato dalle organizzazioni garantisce informazioni accurate e approvazioni interne. Inoltre, avere una struttura comune consente flessibilità per ogni ordine risparmiando tempo.

3. Invio di un PO al venditore

L'ordine di acquisto è pronto per essere inoltrato al fornitore dopo aver ricevuto l'approvazione interna. Condividere l'ordine di acquisto con il venditore e concedere loro un ragionevole lasso di tempo per approvarlo è un'idea intelligente.

4. Il venditore esamina e approva il PO

Dopo aver ricevuto il formato PO, il venditore lo esamina e determina se può soddisfarlo o meno. Un contratto viene creato dopo che il venditore ha accettato l'ordine di acquisto, rendendolo esecutivo. Una copia dell'ordine di acquisto autorizzato deve essere restituita all'acquirente dal venditore come parte di questo processo.

5. PO soddisfatto

L'ordine di acquisto deve essere adempiuto alla conferma del venditore. La spedizione degli articoli all'acquirente è a carico del venditore. Una fattura viene anche creata dal venditore e consegnata insieme ai prodotti o servizi. Questa fattura deve essere conservata e gestita dall'acquirente per esigenze contabili.

6. PO sistemò

Il pagamento viene effettuato contro l'ordine di acquisto per beni e servizi in questa fase. È possibile chiudere l'ordine di acquisto una volta che è stato pagato e conservare un record per riferimento futuro.

Conclusione

Sebbene inizialmente appaia difficile, la creazione di ordini di acquisto è essenziale per gestire in modo efficiente il denaro della tua azienda. Puoi assicurarti di registrare le informazioni necessarie sulle tue transazioni commerciali utilizzando il formato PO corretto. I modelli di PO online semplificano l'avvio del processo di creazione e manutenzione del PO.

Domande frequenti

1. Cosa intendi per ordine di acquisto?

Risposta: Un ordine di acquisto, o PO, è un documento formale che un cliente consegna a un fornitore per autorizzare una transazione. Include dettagli cruciali relativi all'acquisto come la data dell'ordine, l'importo, il prezzo, i termini di pagamento e la data di consegna.

2. Quanti tipi di ordini di acquisto esistono?

Ris: Esistono 5 tipi di ordini di acquisto:

• Ordini di acquisto standard
• Ordini di acquisto pianificati
• Ordini di acquisto generali
• Ordini di acquisto a contratto
• Ordini di acquisto digitali

3. Qual è il significato di un numero PO?

Ris: È un numero speciale che viene utilizzato per tracciare l'ordine.