ใบสั่งซื้อคืออะไร? ภาพรวมของใบสั่งซื้อ
เผยแพร่แล้ว: 2022-08-10มาพูดถึงคำสั่งซื้อและการจัดการซัพพลายเออร์ของคุณกัน
ในการดำเนินธุรกิจขนาดเล็กของคุณ คุณต้องมีสินค้าหรือบริการเฉพาะ ดังนั้น คุณจึงติดต่อซัพพลายเออร์ของคุณและอธิบายความต้องการของคุณ พวกเขาเสนอให้ คุณต้องจ่ายเงินให้พวกเขา เรื่องราวจบลง
ฟังดูง่ายเกินไป? มันคือ. ใช่ ขั้นตอนการรับสิ่งของอาจซับซ้อนกว่าที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ปัญหาการชำระเงิน การขาดแคลนอุปทาน ความเข้าใจผิดที่ส่งผลให้เกิดการจัดส่งที่ไม่เหมาะสม และกำหนดการล่าช้าอาจเกิดขึ้นได้ทั้งหมด
แต่ก็ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะรับบริการจากซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้อย่างราบรื่นและทันเวลา — เป็นไปได้ และการใช้ใบสั่งซื้อสามารถช่วยได้
ใบสั่งซื้อคืออะไร?
ใบสั่งซื้อเป็นสิ่งที่คุณต้องพบเจอทุกวันเมื่อคุณจัดการวัสดุสิ้นเปลืองของบริษัท ใบสั่งซื้อหรือใบสั่งซื้อเป็นเอกสารทางการที่ลูกค้าส่งไปยังผู้ขายเพื่ออนุมัติธุรกรรม รวมถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อที่สำคัญ เช่น วันที่สั่งซื้อ จำนวนเงิน ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่จัดส่ง ใบสั่งซื้อแต่ละใบมีหมายเลขอ้างอิงเฉพาะที่ใช้สำหรับการติดตามและกำกับดูแล
ใบสั่งซื้อมีความสำคัญต่อการรับพัสดุ ติดตามสินค้าคงคลัง และรับเงิน ดังนั้นหนึ่งในองค์ประกอบพื้นฐานของธุรกรรมทางธุรกิจคือใบสั่งซื้อ พวกเขาติดตามธุรกรรมทางการเงินของคุณตั้งแต่การซื้อวัสดุสิ้นเปลืองไปจนถึงการขายสินค้าสำเร็จรูป พูดง่ายๆ คือ ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารสำคัญสำหรับทั้งผู้ซื้อและผู้ขายที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับการทำธุรกรรมและสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้ในกรณีที่เกิดความขัดแย้งหรือเข้าใจผิด
หมายเลข PO ความหมาย: หมายเลข PO คล้ายกับหมายเลขใบแจ้งหนี้และระบุคำสั่งซื้อเฉพาะที่วางไว้ก่อนผู้ขาย
ประโยชน์ของการสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อเป็นประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจเนื่องจาก:
- ช่วยในการติดตามการชำระเงินและคำสั่งซื้อ
- บันทึกจำนวนเงินที่จ่ายให้กับผู้ขายต่างๆ
- เก็บรักษาบันทึกสำหรับการตรวจสอบ
- จัดการการอ้างอิงสำหรับการติดต่อในอนาคต
ประเภทของใบสั่งซื้อ
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคำสั่งซื้อบางรายการไม่ได้ทำอย่างเท่าเทียมกัน หากคุณเห็นใบสั่งซื้อหนึ่งใบ คุณอาจเห็นทั้งหมดแล้วในตอนนี้ แต่นั่นไม่ใช่กรณีเท่านั้น ใบสั่งซื้อมีห้าประเภทที่แตกต่างกัน และแต่ละประเภทมีข้อมูลในปริมาณที่แตกต่างกัน
1. ใบสั่งซื้อมาตรฐาน
ใบสั่งซื้อที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักมากที่สุดคือใบสั่งซื้อมาตรฐาน ในกรณีนี้ ผู้ซื้อทราบถึงรายละเอียดเฉพาะของธุรกรรมและสามารถระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการที่พวกเขากำลังซื้อ ตลอดจนปริมาณ วันที่จัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงิน
ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มีตลับหมึกพิมพ์เหลือน้อยอาจส่งใบสั่งซื้อตามปกติเนื่องจากเป็นปริมาณที่แน่นอนและวันที่จัดส่งที่ต้องการ
ใบสั่งซื้อมาตรฐานสามารถสร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้หลากหลาย ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ เช่น:
- เพื่อให้บริการ
- การรับเหมาช่วง
- ฝากขาย
2. ใบสั่งซื้อตามแผน
โดยการส่งคำสั่งซื้อตามกำหนดเวลาล่วงหน้า ผู้ซื้อคาดการณ์ว่าธุรกิจของพวกเขาจะต้องการสินค้าจำนวนเท่าใดในอนาคต สินค้า ราคา และเงื่อนไขการชำระเงินเป็นที่ทราบในกรณีนี้ แต่ปริมาณและวันที่จัดส่งเป็นการเก็งกำไรและขึ้นอยู่กับการคาดเดาที่มีการศึกษา
ตัวอย่างเช่น ผู้ซื้อที่รับผิดชอบจะกำหนดจำนวนตลับหมึกพิมพ์ที่พวกเขาต้องการด้วยกำหนดการจัดส่งที่ยืดหยุ่นมากขึ้น หากบริษัทเดียวกันที่มีตลับหมึกพิมพ์เหลือน้อยได้สั่งซื้อตามกำหนดเวลา
3. ใบสั่งซื้อผ้าห่ม
เมื่อใช้ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุม ผู้ซื้อจะส่งคำสั่งซื้อหลายรายการพร้อมกันเพื่อต่อรองราคาที่ต่ำกว่า
ตัวอย่างเช่น บริษัทจะคิดเกี่ยวกับการใช้ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมเพื่อซื้อตลับหมึกและกระดาษของเครื่องพิมพ์ หากทำเช่นนั้นจะทำให้สามารถต่อรองราคาที่ถูกกว่าจากซัพพลายเออร์รายเดียวได้
4. ใบสั่งซื้อตามสัญญา
ประเภทที่เป็นทางการที่สุดคือใบสั่งซื้อตามสัญญา ในกรณีนี้ สัญญาที่ระบุเงื่อนไขการขายจะมีการลงนามโดยผู้ซื้อและผู้ขายก่อนการออกใบสั่งซื้อที่อ้างถึงสัญญา ระดับการป้องกันทางกฎหมายที่ครอบคลุมมากที่สุดนั้นจัดทำโดยใบสั่งซื้อประเภทนี้
เมื่อใช้ตัวอย่างอุปกรณ์สิ้นเปลืองของเครื่องพิมพ์ ธุรกิจเหล่านี้จะผูกพันตามสัญญาข้อตกลงใบสั่งซื้อหากพวกเขาทำสัญญากับซัพพลายเออร์เพื่อกำหนดสินค้า ปริมาณ ราคา และกำหนดการส่งมอบ แล้วตามด้วยใบสั่งซื้อปกติ
5. ใบสั่งซื้อดิจิทัล
ขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับใบสั่งซื้อสามารถทำให้กระบวนการจัดซื้อดำเนินไปอย่างราบรื่นและเป็นประโยชน์ต่อทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
ใน Microsoft Excel หรือ Open Office ใบสั่งซื้อดิจิทัลสามารถสร้างและแชร์ได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณเปิดสเปรดชีตใหม่ ให้เลือกเทมเพลตเพิ่มเติม แล้วพิมพ์ "ใบแจ้งหนี้" ลงในแถบค้นหา คุณจะสามารถเข้าถึงเทมเพลตที่มีอยู่แล้วได้
ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อเขียนโดยผู้ซื้อในขณะที่ผู้ขายเขียนใบแจ้งหนี้ เมื่อมีเงื่อนไขการชำระเงินที่กำหนดไว้ (net 30, net 60, FOB เป็นต้น) ผู้ขายอาจส่งใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงิน พวกเขายังอาจส่งใบแจ้งหนี้ที่มียอดดุลเป็นศูนย์เพื่อระบุว่าได้รับการชำระเงินสำหรับการสั่งซื้อแล้ว
ข้อมูลที่คล้ายกัน ซึ่งรวมถึงที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินและที่อยู่สำหรับจัดส่ง สามารถพบได้ทั้งในใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้มักจะมีการอ้างอิงถึงหมายเลขใบสั่งซื้อพร้อมกับหมายเลขใบแจ้งหนี้เพื่อตรวจสอบความสัมพันธ์และความสอดคล้องระหว่างเอกสารทั้งสอง
ข้อเท็จจริงที่ว่าข้อมูลใบสั่งซื้อและรายละเอียดทางเทคนิคอื่นๆ ที่เห็นในใบสั่งซื้อมักจะไม่อยู่ในใบกำกับสินค้า ถือเป็นข้อแตกต่างที่สำคัญ
แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ
รูปแบบใบสั่งซื้อทั้งในรูปแบบ word และ excel เป็นที่ยอมรับในทุกที่
แม้แต่ตัวอย่างหรือเทมเพลตใบสั่งซื้อที่มีอยู่แล้วก็สามารถดาวน์โหลดได้ทางออนไลน์ สามารถใช้แผ่นงาน Excel หรือเอกสาร Word เพื่อสร้างรูปแบบ PO อย่างง่ายได้ ฟิลด์ต่อไปนี้มักพบในใบสั่งซื้อมาตรฐาน:

1. ส่วนหัว:
ส่วนหัวของเอกสารประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ PO และธุรกิจของคุณ รายละเอียดดังต่อไปนี้มีให้ที่นี่:
- หมายเลข PO – เป็นหมายเลขพิเศษที่ใช้ในการติดตามคำสั่งซื้อ
- วันที่สั่งซื้อ – เป็นวันที่ออกใบสั่งซื้อ
- รายละเอียดลูกค้า – ประกอบด้วยชื่อบริษัท ที่อยู่จดทะเบียน และข้อมูล GST สำหรับผู้ซื้อ
- รหัสซัพพลายเออร์ – รหัสผู้ขายที่ไม่ซ้ำถูกกำหนดโดยผู้ซื้อให้กับผู้ขายรายใดรายหนึ่ง
2. ข้อมูลผู้ขาย:
ข้อมูลนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขาย เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และข้อมูล GST ในการเก็บบันทึกสำหรับการตรวจสอบ จำเป็นต้องมีข้อมูลเฉพาะบางอย่าง
3. รายละเอียดการจัดส่ง:
เช่น เวลา สถานที่ และรูปแบบการจัดส่ง จะรวมอยู่ในส่วนรายละเอียดการจัดส่ง หากคุณต้องการให้สินค้าจัดส่งทางไปรษณีย์ คุณต้องระบุที่อยู่สำหรับจัดส่งและข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆ
4. เงื่อนไขการชำระเงิน:
ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับภาษี ค่าขนส่ง ส่วนลด เงื่อนไขเครดิต และเงื่อนไขอื่นๆ ข้อมูลนี้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของรูปแบบใบสั่งซื้อเนื่องจากช่วยในการสร้างใบแจ้งหนี้และหากจำเป็น การแก้ไขข้อพิพาทในอนาคต
5. รายละเอียดการสั่งซื้อ:
ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ เช่น รหัส SKU รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ปริมาณที่ต้องการ ต้นทุนต่อหน่วย และวันที่จัดส่ง
ดังนั้นจึงให้ภาพรวมของคำสั่งซื้อ รวมถึงต้นทุนรวม ค่าจัดส่ง ส่วนลด และภาษี
ใบสั่งซื้อทำงานอย่างไร
ขั้นตอนการสั่งซื้อค่อนข้างง่าย ก่อนคัดเลือกผู้ขายหรือผู้ขาย คุณควรจัดทำรายการสิ่งของที่จำเป็น การเจรจาเงื่อนไขการซื้อและราคากับผู้ขายเป็นขั้นตอนต่อไป นั่นคือวิธีการสั่งซื้อ
เพื่อให้เข้าใจถึงวิธีการทำงานของ PO ได้ดีขึ้น เรามาตรวจสอบกันตั้งแต่ต้นจนจบ ตั้งแต่การสร้างจนถึงการชำระเงิน:
1. ผู้ซื้อสร้าง PO
ประการแรก ผู้ซื้อต้องสร้าง PO โดยป้อนข้อมูลที่จำเป็น เช่น วันที่ ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน ที่อยู่สำหรับจัดส่ง จำนวนเงิน ปริมาณ วันที่จัดส่ง การอนุมัติภายใน และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง สามารถใช้ Excel หรือ Word เพื่อสร้างรูปแบบ PO ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายมีความกระชับและเข้าใจง่าย
2. ผู้ซื้อนำเสนอ PO เพื่อขออนุมัติต่อทีมงานภายใน
ผู้ซื้อต้องแชร์ PO ที่เตรียมไว้กับทีมภายในเพื่อรับสิทธิ์ที่จำเป็น รูปแบบ PO ปกติที่องค์กรใช้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงข้อมูลที่ถูกต้องและการอนุมัติภายใน นอกจากนี้ การมีโครงสร้างร่วมกันยังช่วยให้มีความยืดหยุ่นสำหรับคำสั่งซื้อแต่ละรายการในขณะที่ประหยัดเวลาอีกด้วย
3. ส่ง PO . ให้ผู้ขาย
ใบสั่งซื้อพร้อมที่จะส่งต่อไปยังผู้ขายเมื่อได้รับการอนุมัติภายในแล้ว การแชร์ PO กับผู้ขายและให้เวลาพวกเขาในการอนุมัติตามสมควรถือเป็นความคิดที่ฉลาด
4. ผู้ขายตรวจสอบและอนุมัติ PO
หลังจากได้รับรูปแบบใบสั่งซื้อแล้ว ผู้ขายจะตรวจสอบและพิจารณาว่าสามารถดำเนินการตามนั้นได้หรือไม่ สัญญาจะถูกสร้างขึ้นหลังจากที่ผู้ขายยอมรับใบสั่งซื้อทำให้สามารถบังคับใช้ได้ สำเนาใบสั่งซื้อที่ได้รับอนุญาตจะต้องส่งคืนให้กับผู้ซื้อโดยผู้ขายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้
5. ปฏิบัติตาม PO แล้ว
ต้องปฏิบัติตาม PO เมื่อได้รับการยืนยันจากผู้ขาย การจัดส่งสินค้าไปยังผู้ซื้อเป็นความรับผิดชอบของผู้ขาย ผู้ขายจะสร้างใบเรียกเก็บเงินและจัดส่งควบคู่ไปกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ใบแจ้งหนี้นี้ต้องถูกเก็บและจัดการโดยผู้ซื้อสำหรับความต้องการทางบัญชี
6. PO ตัดสิน
ชำระเงินกับ PO สำหรับสินค้าและบริการในขั้นตอนนี้ คุณสามารถปิดใบสั่งซื้อได้เมื่อได้รับการชำระเงินแล้วและเก็บรักษาบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
บทสรุป
แม้ว่าในขั้นต้นจะดูยาก แต่การสร้างใบสั่งซื้อเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการเงินของบริษัทของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณบันทึกข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจของคุณโดยใช้รูปแบบ PO ที่ถูกต้อง เทมเพลต PO ออนไลน์ทำให้การสร้าง PO และกระบวนการบำรุงรักษาเป็นเรื่องง่าย
คำถามที่พบบ่อย
1. คุณหมายถึงอะไรโดยใบสั่งซื้อ?
ตอบ: ใบสั่งซื้อหรือ PO เป็นเอกสารทางการที่ลูกค้าส่งไปยังผู้ขายเพื่ออนุมัติธุรกรรม ประกอบด้วยรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อที่สำคัญ เช่น วันที่สั่งซื้อ จำนวนเงิน ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่จัดส่ง
2. ใบสั่งซื้อมีกี่แบบ?
ตอบ: ใบสั่งซื้อมี 5 ประเภท:
- ใบสั่งซื้อมาตรฐาน
- ใบสั่งซื้อตามแผน
- ใบสั่งซื้อแบบผ้าห่ม
- ใบสั่งซื้อตามสัญญา
- ใบสั่งซื้อดิจิทัล
3. หมายเลข PO หมายความว่าอย่างไร
ตอบ: เป็นหมายเลขพิเศษที่ใช้ติดตามคำสั่งซื้อ