Prova questi 10 software gratuiti per la gestione di attività e progetti
Pubblicato: 2022-02-15Affrontare le persone ogni giorno e correre dietro di loro per rispettare le scadenze può essere un lavoro difficile.
Gestire un'azienda può essere un compito inquietante che deve affrontare alti e bassi. Senza un'effettiva gestione delle attività, non è facile tenere traccia delle scadenze. Questo è uno dei motivi principali per cui solo una piccola percentuale delle aziende riesce. Poiché il carico di lavoro e le attività quotidiane sono sempre sull'orlo dell'inclinazione, è consuetudine perdere di vista gli orari e le attività.
Supponiamo che il progetto intrapreso da un'organizzazione sia vasto, così come il team. Dal punto di vista del manager, è abbastanza comprensibile che ci vorrà un notevole sforzo per ottenere l'output richiesto.
La migliore soluzione possibile a nostra disposizione sarà quella di utilizzare gli strumenti di gestione delle attività e dei progetti per gestire le attività e i progetti in modo efficace. Gli strumenti sono gestiti digitalmente, consentendoci di gestire tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti tramite lo spazio online. Questi semplici strumenti ci consentono di esaminare il flusso di lavoro delle organizzazioni. Viene utilizzato per tenere traccia del ritmo di lavoro e delle ore lavorative del team. Aiuta anche a mantenere un ritmo specifico come la richiesta dell'attività.
Ma prima, cerchiamo di capire i problemi che un project manager dovrebbe affrontare senza gli strumenti di project management.
Problemi senza strumenti di gestione di attività e progetti
- Aspettative incerte – Le aspettative del progetto non sono chiare sia dal lato del cliente che dal lato dei manager. Mancanza di modus operandi indefinito del sistema dall'inizio alla fine. Gli obiettivi sfocati possono portare a progetti che falliscono miseramente.
- Comunicazione malsana: un divario di comunicazione tra i membri del team, il project manager o il cliente può portare a risultati indesiderati lasciando l'attività vulnerabile senza essere completata.
- Conflitti di squadra – Ci saranno casi in cui persone con personalità e abilità diverse dovranno lavorare insieme. I conflitti si traducono in una riduzione della produttività e in una capacità negativa di risoluzione dei problemi dell'intero team.
- Scadenze senza eguali: la consegna tardiva delle attività da parte di membri del team o manager incompetenti o una scarsa comunicazione riduce la fidelizzazione dei clienti.
- Distribuzione del lavoro poco chiara – La distribuzione poco chiara dei ruoli si traduce in un ambiente di lavoro malsano pieno di stress, ambiguità e frustrazione.
Tuttavia, questi problemi possono essere eliminati utilizzando strumenti di gestione delle attività e dei progetti. Noterai anche un enorme miglioramento dell'efficienza e della produttività dei tuoi dipendenti. Questi strumenti possono rivelarsi efficaci nei seguenti modi:
- Gli utenti lavorano in modo intelligente ed efficiente, fornendo una maggiore percentuale di successo.
- Gestisci e organizza il carico di lavoro impostando, assegnando ed eseguendo le priorità.
- Gestisci i costi del progetto, il budget e partecipa alle riunioni da remoto sempre e ovunque.
- I nuovi membri possono essere integrati nel team in modo efficace con il minimo sforzo.
- La pianificazione e l'organizzazione delle attività diventano più facili.
- Nessun impegno manuale o mentale poiché la maggior parte delle cose sono automatizzate.
Vantaggi degli strumenti di gestione dei progetti
Inoltre, è utile indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Questi strumenti sono qualcosa che ogni azienda deve avere. Alcuni dei vantaggi cruciali degli strumenti di gestione dei progetti sono:
- Migliora il coordinamento e la collaborazione tra i membri del team.
- Tiene d'occhio la sequenza temporale, assicurando che le scadenze siano rispettate prima o in tempo.
- Utilizzando gli strumenti giusti, i membri del team possono essere mantenuti in linea con le attività correnti.
- La condivisione dei documenti è semplice e veloce, mantenendo la trasparenza.
- Una migliore comunicazione tra i membri del team si traduce in una maggiore produttività e gestione del tempo.
Poiché gli strumenti di gestione dei progetti danno priorità alle attività e gestiscono le cose da un'unica posizione, la maggior parte del lavoro viene svolto dalla macchina. Questo ti farà risparmiare tempo ed energia. Investire nello strumento corretto produrrà significativi ritorni sull'investimento.
Con alcuni strumenti, i rendimenti possono arrivare a toccare il 150% o anche di più. Gli strumenti sono anche molto economici e convenienti, garantendo che il nostro limite per un particolare progetto non venga superato. Inoltre, aumenta la produttività generando flussi di lavoro produttivi e raggiungendo gli obiettivi in tempi brevi.
Ci sono molti strumenti disponibili, in particolare quelli che sono nuovi nel mondo degli affari e sono desiderosi di provare questi strumenti. Per evitare confusione, ecco alcuni dei migliori con accesso gratuito a vita con funzionalità limitate.
nTask
La gestione del lavoro e la concentrazione simultanea sulle attività sono rese più accessibili impostando le priorità per garantire che tutti rimangano aggiornati allo stesso ritmo. Puoi anche monitorare la tua crescita semplicemente aggiungendo attività e programmando le scadenze formando diagrammi di Gantt.
Puoi anche annotare il tempo che ciascun membro del team ha dedicato alle attività tramite il tracker del tempo nTask. In caso di problemi all'interno dello strumento, nTask ti aiuterà a gestirlo facilmente.
La parte migliore di questo strumento è la sua crescita. Aggiunge continuamente nuove funzionalità per aiutare te e la tua azienda a prosperare.
Clicca su
La presenza di una vista a volo d'uccello di tutte le funzionalità rende facile individuare tutto ciò che stai cercando. Ciò alla fine consente anche di risparmiare tempo generando la massima automazione e personalizzazione delle attività. Ti consentirà di collaborare e condividere liberamente i documenti con i membri del tuo team senza problemi.
Con questo, non perderai mai un'attività a causa della lista di controllo ricorrente. Inoltre, puoi rivedere rapidamente gli studi programmati prima di avviarli. Il team esperto di tecnologia di ClickUp è degno di nota per la sicurezza e la privacy degli utenti. Lo strumento offre formazione gratuita e supporto 24 ore su 24 per tutti i suoi utenti. Se sei un principiante, troverai abbastanza facile familiarizzare con lo strumento.
ClickUp ha registrato il maggior numero di uptime negli ultimi 12 mesi. È gratuito per uso personale composto da membri illimitati per un numero illimitato di attività.
Trello
Trello è un'app Kanban ampiamente utilizzata utilizzata come software di gestione di progetti e attività. Inoltre, può essere utilizzato anche per creare una lista di cose da fare.
Trello ha alcune caratteristiche eccellenti per dare ai membri del team quella spinta in più necessaria per far corrispondere le scadenze prima del tempo. I tuoi compiti possono essere gestiti, rintracciati ed eseguiti con l'aiuto dei membri del team aprendo le carte. Anche l'integrazione di app su cui tutti preferiscono lavorare è un'opzione.
Lo strumento è utile durante la pianificazione di eventi e la gestione del lavoro sul campo. La visualizzazione della mappa di Trello assicura che il tuo team non perda di vista visualizzando i dati basati sulla posizione.
Il piano è gratuito per i nuovi imprenditori e per interi team che desiderano organizzare i propri flussi di lavoro. Offre un servizio gratuito per chiunque voglia gestire la propria attività.
Meistertask
Meistertask ha costruito la sua base solo su pochi blocchi critici: progetti, attività e un dashboard. Il piano è gratuito per una sola persona che è un principiante.
Il suo lavoro può essere compreso guardando i suoi tutorial e guide. Il backup dei dati dell'utente viene eseguito regolarmente e i trasferimenti di dati di tutti gli account sono crittografati. Puoi utilizzare lo strumento in base alle tue esigenze di lavoro con l'aiuto della scheda Kanban.
Qui puoi limitare il numero di attività necessarie per eseguire in un giorno. Utilizzare più liste di controllo per più attività tenendo traccia delle funzioni contemporaneamente. Inoltre, l'allegato dei file viene eseguito con il minimo sforzo. Immagini e file di dimensioni non superiori a 200 MB possono essere allegati direttamente alle attività.
Questa è un'app completa per principianti e imprenditori, che consente di risparmiare tempo e risorse. Offre in modo efficiente servizi gratuiti per i singoli utenti per la gestione delle attività principali.
Nozione
Nozione, se la cerchi nel dizionario, la parola nozione significa un'idea. È un'idea per gestire un'intera azienda o un'azienda su un unico strumento.
Il team tecnico ti fornisce soluzioni personalizzate in base alle tue esigenze aziendali o personali. Gli aspetti per qualsiasi gruppo non sono limitati poiché lo strumento è progettato per team di ingegneria, progettazione e orientati al prodotto.
Puoi fare di più che prendere appunti. Organizza in modo efficace le tue attività utilizzando un'interfaccia semplice e che genera chiarezza. Migliora le capacità di lavoro di squadra degli individui al servizio di piccole, medie e grandi imprese.
Consente ai membri del team di avviare una conversazione con chiunque, in qualsiasi momento, in relazione alle attività. Lo strumento continua anche a fornire frequenti aggiornamenti intuitivi. È gratuito per studenti e uso personale.
lunedì.com
Puoi guardare i progressi delle squadre facendo clic sul pulsante di stato. Affidando il lavoro noioso ai robot, permettendoti di concentrarti interamente sulle attività a portata di mano e aumentando la tua produttività. Il collegamento di altri strumenti necessari è solo a pochi clic di distanza. Ti costringerà a prendere decisioni basate sui dati con velocità e precisione.
Lo strumento segue un approccio di gestione della pipeline che consente al project manager di controllare lo stato di tutte le attività in un'unica finestra. Elimina le attività ripetitive e, in caso di problemi, il supporto chat affidabile è disponibile 24 ore su 24.
Todoista
Todoist è uno degli strumenti più avanzati degli ultimi tempi. L'aggiunta costante di nuove funzionalità mantiene l'utilità dello strumento.
Utilizzando la funzione di pianificazione intelligente, puoi anticipare o posticipare le attività in base alle necessità dell'ora. Puoi creare una visualizzazione attività personalizzata per il tuo flusso di lavoro raffigurata con schede in stile Kanban. La sequenza temporale ti farà rispettare le tue scadenze e monitorare i progressi quotidiani.
Annota nuove strutture e procedure sul tuo progetto sempre e ovunque integrando Todoist con le app che utilizzi per completare altre attività come Alexa, IFTTT e molte altre.
È disponibile su tutti i dispositivi e il piano è gratuito per i principianti per i primi cinque progetti. In questo modo, i principianti possono imparare l'importanza di organizzare e gestire le attività.
Qualsiasi.do
Con Any.do, la visualizzazione e la pianificazione delle attività è semplice. È uno strumento di gestione delle attività orientato al Web disponibile su Android e macOS.
Gli utenti possono anche utilizzare questo strumento per gestire gli obiettivi personali e di squadra. A causa della sua semplice build-up UI/UX, è stata la scelta preferita per i principianti e le startup. La disintegrazione di progetti e attività in sottoattività e flusso di lavoro può essere distribuita al gruppo in base alle competenze.
Any.do offre l'integrazione con calendari di altre parti come Google per mantenere l'efficacia della scadenza. Puoi inserire le attività oralmente sfruttando la funzione di immissione vocale.
Puoi persino aggiungere ai segnalibri i punti essenziali delle tue riunioni per rivederli in seguito. L'acquisto del suo piano premium una volta che ti sei abituato allo strumento è una buona idea da seguire.
Progetto aperto
OpenProject è un software di gestione dei progetti open source veloce e sicuro per gestire diversi progetti e riunioni di team. Assiste il progetto durante tutto il suo ciclo di vita.
Le responsabilità sono distribuite tra i membri del team per svolgere il lavoro senza intoppi. Puoi iscriverti alle attività secondo le tue esigenze e persino ricevere aggiornamenti regolari su di esse.
Puoi agire da osservatore e rivedere il lavoro svolto quotidianamente. L'uso delle opzioni di filtro è molto apprezzato per abbreviare la ricerca dell'entità richiesta. Puoi condividere la tua pianificazione del lavoro con le parti interessate essenziali tramite OpenProject.
Ha una robusta API, che aiuta nell'integrazione di diversi strumenti. Tutti i dispositivi lo supportano indipendentemente dalle dimensioni dello schermo.
Puoi utilizzare la loro offerta cloud o provare l'hosting Kamatera per far funzionare OpenProject con un clic.
Asana
La risoluzione dei problemi riscontrati durante l'esecuzione di qualsiasi attività è rapida poiché il team di supporto della chat è disponibile 24 ore su 24. Ti consente di portare il tuo pensiero nel mondo reale adattandoti alle tue esigenze e richieste. Puoi controllare completamente le riunioni del team e assicurarti che tutti ricevano le informazioni corrette sulle attività.
Poiché è disponibile su tutti i dispositivi, puoi persino utilizzarlo su Android e iOS per integrarlo con altre app secondo il tuo flusso di lavoro. Il suo elenco di funzionalità di lunga data consente agli utenti di utilizzare questa piattaforma senza ripensamenti. Il suo piano di base è gratuito per individui e team nuovi nel settore.
Conclusione
La forte dipendenza da smartphone, laptop e altre tecnologie di potenziamento ha reso il lavoro più veloce. Aiuta ad aumentare l'efficienza della gestione di attività e progetti. Tuttavia, la scelta sfacciata di qualsiasi strumento adatto alle tue esigenze danneggerà solo la tua attività. La scelta dello strumento giusto è ugualmente necessaria. Alla fine riduce gli sforzi manuali e aiuta a risparmiare tempo, energia e risorse essenziali.
Questi strumenti di gestione dei progetti sono un gateway per i principianti e una fuga dalle attività frenetiche per i professionisti esperti.