6 Perangkat Lunak Obrolan Tempat Kerja yang Dapat Anda Gunakan untuk Berbicara dengan Tim Anda

Anda pasti setuju bahwa komunikasi adalah tulang punggung bisnis apa pun. Di era skenario kerja jarak jauh di mana rekan satu tim berjauhan, komunikasi perlu diberi perhatian lebih dari sebelumnya.

Terlepas dari tim yang bekerja dari jarak jauh, bisnis yang kembali ke ruang kantor juga mengandalkan aplikasi obrolan untuk komunikasi yang lebih baik karena manfaat dan fitur yang mereka tawarkan. Di situlah aplikasi obrolan di tempat kerja muncul. Aplikasi obrolan ini menyederhanakan komunikasi dan membantu memperkenalkan budaya kerja yang sehat di antara anggota tim.

Apa itu Perangkat Lunak Obrolan Workplace?

Aplikasi obrolan tempat kerja adalah alat komunikasi yang telah mengambil alih email, yang pernah menjadi mode utama komunikasi ruang kerja. Aplikasi ini melampaui kemampuan email dan memungkinkan anggota tim terlibat satu sama lain, mendiskusikan pekerjaan, dan menghasilkan ide-ide unik untuk menyelesaikan sesuatu. Alat komunikasi di tempat kerja menawarkan banyak fitur seperti obrolan pribadi, percakapan grup, panggilan suara, dan video selain dari alat produktivitas lainnya.

Mari kita lihat manfaat utama menggunakan perangkat lunak obrolan untuk bisnis Anda:

Komunikasi yang Ditingkatkan

Salah satu manfaat terpenting yang akan Anda dapatkan setelah menggunakan perangkat lunak obrolan adalah komunikasi tanpa cacat di antara anggota tim meskipun berada di lokasi yang berbeda. Ini memungkinkan mereka bertukar pesan, mendiskusikan ide, menghadiri panggilan video saat berjauhan.

Alur Kerja yang Disederhanakan

Alat komunikasi tempat kerja membantu tim dalam mengatur pekerjaan dan meningkatkan alur kerja dalam organisasi. Karyawan dapat mengatur rapat harian untuk merencanakan pekerjaan mereka, menetapkan tugas, dan mendapatkan umpan balik secara instan.

Partisipasi Karyawan

Selain meningkatkan alur kerja dan memfasilitasi komunikasi, perangkat lunak obrolan juga mendorong karyawan untuk terlibat dalam aktivitas tim, sehingga meningkatkan produktivitas.

Tetap Terorganisir

Tidak menyadari apa yang terjadi dan melupakan tugas yang perlu dilakukan adalah skenario kantor yang umum tetapi tidak lagi dengan aplikasi obrolan. Platform komunikasi tim menjaga semuanya tetap teratur, membuat Anda tetap mengetahui apa yang terjadi dan tugas yang harus Anda selesaikan.

Menghemat Waktu

Sangat penting untuk melacak waktu ketika Anda berkolaborasi dengan anggota tim lain untuk menyelesaikan tugas. Aplikasi komunikasi di tempat kerja menghemat waktu yang harus Anda habiskan untuk meninggalkan meja dan menemui orang tersebut untuk mendiskusikan berbagai hal. Dengan demikian, upaya dan sumber daya ditebang untuk mengurangi pengeluaran yang tidak signifikan.

Bangun Hubungan Tim

Hubungan kerja yang sehat harus terjalin di antara karyawan yang bekerja bersama sebagai sebuah tim. Menggunakan perangkat lunak komunikasi untuk berkolaborasi dalam proyek dan tugas membantu memperkuat hubungan dan menghasilkan ide-ide baru.

Dalam panduan ini, kami telah meletakkan perangkat lunak obrolan ruang kerja terbaik yang tersedia yang dapat meningkatkan permainan komunikasi bisnis Anda. Yang menarik dari platform komunikasi ini adalah mereka menawarkan paket gratis untuk ukuran tim kecil.

tempat kerja

Obrolan Tempat Kerja adalah platform komunikasi untuk bisnis yang membantu menghubungkan anggota tim yang bekerja dari jarak jauh dengan cara yang sederhana namun aman. Dimiliki oleh Meta, ini mencakup fitur-fitur seperti Obrolan, Panggilan Video, Postingan, Umpan Berita, dan Grup yang membantu menyiarkan semua informasi terkait bisnis.

Obrolan Tempat Kerja dapat dengan mudah diintegrasikan dengan alat bisnis organisasi Anda untuk menghasilkan cara yang aman dan produktif untuk berbagi pengetahuan dan membangun komunitas kerja. Perangkat lunak obrolan ini memungkinkan tim Anda berinteraksi dengan memberikan saran waktu nyata melalui komentar, reaksi, dan pesan instan. Menjadi sangat mudah untuk memperkuat budaya kerja dan terhubung dengan rekan tim dari belahan dunia mana pun.

Workplace by Meta memungkinkan Anda membentuk ruang kolaboratif yang dikenal sebagai grup. Grup-grup ini membantu mengelola proyek dan menetapkan tugas kepada rekan satu tim, memberikan umpan balik, berbagi pembaruan, menyebut rekan kerja, dan berbagi file dengan aman tanpa batasan penyimpanan apa pun. Anda dapat mengatur grup ini sebagai pribadi, publik, atau rahasia dan, Anda bahkan dapat membuat grup dengan anggota dari beberapa perusahaan. Admin grup dapat membatasi akses anggota tim untuk memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengaksesnya.

Aplikasi Obrolan Workplace dapat berintegrasi dengan lebih dari 50 alat bisnis, yang utama adalah Office 365, Google Workspace, dan ServiceNow. Dimungkinkan juga untuk merancang integrasi khusus untuk menghubungkan obrolan di tempat kerja dengan alat lain dari perusahaan Anda. Perusahaan memastikan bahwa informasi sensitif pengguna tetap rahasia.

Fitur utama Obrolan Workplace dari Meta adalah sebagai berikut:

• Fitur Live Video dan Voice Call berfungsi sebagai media komunikasi untuk menyiarkan acara dan informasi perusahaan Anda untuk meningkatkan semangat tim.
• Pustaka pengetahuan berguna untuk membuat, menyimpan, dan berbagi dokumen bisnis di aplikasi obrolan. Dengan cara ini, semua informasi lebih terorganisir dan dapat dinilai di PC dan ponsel cerdas Anda.
• Grup tempat kerja membantu berkomunikasi dengan sukses dan berkolaborasi dengan tim untuk menumbuhkan budaya kerja.
• Umpan Berita berbasis ML menampilkan informasi yang dipersonalisasi, relevan, dan diprioritaskan untuk membantu Anda tetap fokus dan produktif.

Workplace by Meta adalah platform-independen dan, Anda dapat menggunakannya di desktop dan perangkat seluler untuk tetap mendapat informasi dari mana saja. Harga obrolan Workplace mulai dari USD 4,00 per bulan; Anda juga mendapatkan masa percobaan 30 hari untuk menguji perangkat lunak sebelum membelinya.

kerja obrolan

Chatwork memberi tim cara baru yang efisien untuk bekerja. Ada ruang obrolan untuk setiap proyek tim, jadi, percakapan tentang setiap proyek tetap teratur di ruang masing-masing. Semua anggota tim dapat melihat kemajuan, detail, dan keputusan serta berpartisipasi secara real-time.

Chatwork menawarkan fitur berikut untuk memungkinkan anggota tim menyinkronkan pekerjaan dan ikatan satu sama lain:

Manajemen Obrolan

• Bagian Obrolan Saya memungkinkan Anda mencatat informasi penting
• Langsung mengobrol dengan salah satu anggota tim
• Buat grup terpisah untuk setiap proyek di ruang obrolan grup
• Cari pesan lama menggunakan kata kunci

Manajemen tugas

• Buat dan tetapkan tugas ke rekan tim Anda sehingga semua orang sadar akan tanggung jawab mereka
• Lacak kemajuan tugas Anda mengenai tanggal jatuh tempo
• Tandai tugas sebagai selesai dan, itu akan secara otomatis diberitahukan kepada manajer

File sharing

• Bagikan file dengan format berbeda seperti Word, Excel, dan Gambar.
• Pratinjau file yang diunggah di browser sebelum mengunggahnya.
• Unduh file yang dibagikan kepada Anda oleh rekan-rekan Anda

Panggilan video

• Siapkan panggilan video rapat dengan anggota grup
• Mengobrol dengan anggota grup secara langsung
• Bagikan layar Anda dengan mudah dengan peserta video call lainnya
• Bagikan gambar dalam panggilan video melalui smartphone

Manajemen Kontak

• Undang rekan satu tim untuk bergabung dengan Chatwork organisasi Anda.
• Terima atau tolak permintaan bergabung.
• Masukkan ID Chatwork atau Email untuk mencari rekan satu tim

Manajemen notifikasi

• Izinkan browser Anda memberi tahu Anda tentang aktivitas di Chatwork
• Aktifkan atau nonaktifkan suara notifikasi
• Konfigurasikan Chatwork untuk memberi tahu Anda saat Anda menerima email di kotak masuk

manajemen pengguna

• Tambahkan anggota baru ke grup (Batas pengguna tergantung pada langganan)
• Kategorikan dan tinjau anggota
• Perbarui detail pengguna seperti kata sandi

Manajemen Profil

• Tambahkan avatar atau gambar Anda sebagai gambar profil
• Tambahkan foto sampul yang muncul di profil

Sesuaikan ID Chatwork Anda

• Tambahkan detail kontak Anda seperti alamat email dan nomor telepon.

Versi gratis dari Chatwork tersedia tetapi dengan fitur terbatas. Jika perusahaan Anda ingin meningkatkan ke versi premium, biayanya USD 5 per pengguna per bulan yang ditagihkan setiap tahun.

Tim Microsoft

Teams adalah ruang kerja kolaboratif populer oleh Microsoft dalam rangkaian kerja Office 365. Organisasi memuji Tim Microsoft atas peran pentingnya dalam memfasilitasi percakapan di tempat kerja, kolaborasi di antara anggota tim, obrolan video, dan berbagi dokumen untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas karyawan.

Meskipun Microsoft Teams dikenal luas dengan kemampuan konferensi videonya, segmen Obrolan Grupnya tidak ketinggalan jauh. Mereka telah berhasil menggantikan email sebagai media percakapan, terutama bagi anggota tim yang bekerja dari jarak jauh.

Selain berinteraksi satu sama lain, Obrolan Grup Microsoft Teams juga memungkinkan Anda untuk berintegrasi dengan aplikasi bisnis lainnya. Singkatnya, karyawan merasa seolah-olah mereka bekerja di kantor secara virtual. Obrolan Grup Teams tersedia sebagai bagian dari klien desktop Microsoft Teams, klien web, dan aplikasi seluler inti. Anda dapat mengakses Microsoft Teams dari sistem operasi apa pun, iOS, macOS, Windows, atau Android. Selain itu, Microsoft Teams juga tersedia sebagai ekstensi browser yang dapat ditambahkan ke browser pilihan Anda.

Obrolan Grup Tim kaya fitur dan berisi semua alat yang ada di aplikasi obrolan bisnis apa pun. Baik itu emoji, GIF, pengeditan teks kaya, sebutan, balasan utas, dan berbagi file. Pengguna dapat dengan mudah beralih dari pesan instan ke panggilan video dengan mengklik ikon. Selain itu, Anda dapat membisukan diskusi untuk berhenti menerima notifikasi dan bahkan menyematkan percakapan penting.

Fitur lainnya adalah sebagai berikut:

• Terima pemberitahuan saat seseorang menandai atau memberi tahu Anda.
• Bagikan file dengan anggota tim dan akses file yang dikirim oleh mereka.
• Fitur Pencarian Pesan memungkinkan Anda untuk mencari pesan dengan mengetikkan kata kunci.
• Selain pesan instan, Anda dapat mengatur panggilan audio untuk berkomunikasi dengan anggota tim.
• Microsoft Teams dapat berintegrasi dengan alat terkait bisnis lainnya yang digunakan di perusahaan Anda.
• Memungkinkan pengguna mengunduh alat sebagai add-on untuk langganan atau layanan tertentu seperti Outlook 365.

Seperti yang disebutkan, Microsoft Teams tersedia sebagai bagian dari Office Suite 365. Versi gratis Teams menawarkan ruang penyimpanan terbatas dan menimbulkan batasan lainnya. Di sisi lain, Microsoft Teams Essentials menyediakan beberapa add-on dan biaya USD 4,00 untuk setiap pengguna per bulan. Microsoft 365 Business Basic mulai dari $5,00 per pengguna per bulan.

Google Obrolan

Google Chat adalah perangkat lunak komunikasi bisnis yang merupakan bagian integral dari Google Workspace. Ini memberikan anggota tim bisnis dan organisasi sarana untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dalam proyek dan tugas. Google Chat bertindak seperti hub terpusat di mana anggota tim dan manajer dapat membuat ruang obrolan virtual, mengonfigurasi rangkaian obrolan, memantau kemajuan tugas, dan melakukan tindak lanjut.

Setiap ruang obrolan memiliki opsi terpisah untuk mengobrol, berbagi file, dan penugasan serta penyelesaian tugas. Itu memungkinkan untuk dengan mudah mengakses file yang dibagikan oleh Anda dan rekan tim Anda di dalam ruangan. Selain itu, Anda juga dapat memberikan tugas kepada orang lain dan melihat tugas yang diberikan kepada Anda di dalam ruangan. Selain itu, Anda mendapatkan beberapa tombol untuk melakukan tugas yang berbeda seperti mengunggah lampiran, memasukkan emoji dan GIF animasi, dan bahkan menyiapkan panggilan video menggunakan Google Meet.

Google Chat mendukung pesan langsung dan percakapan grup; karyawan dapat mengaktifkan notifikasi untuk mendapatkan notifikasi saat kolega mereka berbagi file, link, dan komentar di Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide. Bisnis dapat dengan mudah menyinkronkan aplikasi perpesanan dengan Google Kalender sehingga memudahkan untuk menjadwalkan rapat tergantung pada ketersediaan anggota tim. Google Chat mematuhi peraturan dan kebijakan GDPR, HIPAA, ISO, dan AICPA serta memungkinkan Anda menyiapkan metode masuk atau autentikasi dua faktor untuk memperkuat keamanan.

Google Chat memiliki dukungan API, yang terintegrasi dengan aplikasi GSuite serta alat dan aplikasi pihak ketiga lainnya. Platform obrolan juga mendukung fitur pencarian kotak masuk yang banyak diminati yang memungkinkan pengguna dengan cepat mencari pesan lama dan file yang dibagikan dalam percakapan.

Google Chat tidak bergantung pada platform dan dapat diakses di Windows, Mac, ponsel cerdas Android, dan iPhone melalui klien web dan aplikasi mandiri. Untuk mengakses Google Chat, Anda harus memiliki akun Google Workspace.

Akun ruang kerja sudah ada untuk pengguna yang memiliki akun Gmail. Google chat adalah bagian dari Google Workspace dan, Anda dapat menggunakan Google Chat dari akun gratis Google Workspace. Namun, Anda dapat meningkatkan ke versi premium Google Workspace dengan biaya USD 6 per orang per bulan untuk mengakses fitur tambahan.

Kendur

Slack adalah aplikasi komunikasi perpesanan dan ruang kerja populer yang membantu perusahaan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di antara anggota tim dan memberi mereka akses ke alat bisnis terlepas dari lokasi dan mode kerja mereka saat ini. Ini mendukung saluran yang mengelompokkan anggota tim berdasarkan proyek, departemen, lokasi kantor, dan hal lainnya. Dengan cara ini, pengguna dapat dengan mudah mengetahui hal-hal yang menarik bagi mereka.

Setiap orang dapat mengakses saluran publik sehingga semua tim mengetahui apa yang sedang dikerjakan tim lain. Misalnya, anggota baru dapat dengan cepat masuk ke jalur alih-alih menunggu seseorang untuk membimbing mereka dari awal.

Slack juga mendukung diskusi terbuka, grup pribadi, pesan langsung, pengarsipan pesan, berbagi file, dan pencarian kontekstual yang mendalam. Itu dapat disinkronkan dengan alat dan layanan lain yang digunakan oleh perusahaan untuk membantu memusatkan pemberitahuan, file, dan data lain di satu tempat. Dengan demikian, ini menghilangkan kebutuhan untuk terus-menerus beralih dari tab ke dasbor, mengingat kredensial masuk untuk berbagai platform, dan menyulap alat kerja.

Slack dirancang untuk berintegrasi dengan alat seperti MailChimp, Dropbox, dan Google Drive yang membantu Anda bekerja dengan cerdas dan membuat keputusan yang efektif. Ini secara otomatis mengindeks dan mengarsipkan semuanya, membantu perusahaan membangun basis pengetahuan yang luas tanpa usaha apa pun. Terlepas dari fitur-fitur yang umum untuk semua platform perpesanan di tempat kerja, apa yang membuat Slack berbeda adalah tiga fitur uniknya:

• Jadwalkan Pengiriman : Slack memungkinkan Anda menjadwalkan pesan untuk dikirim pada waktu yang tetap di masa mendatang, alih-alih mengirimnya saat ini.
• Slack Huddles : Fitur ini memungkinkan setiap anggota tim dengan cepat mengundang orang lain yang merupakan bagian dari saluran atau grup untuk bergabung dengan panggilan audio atau video. Ini sangat berguna ketika Anda ingin mengatur komunikasi verbal yang cepat.
• Slack Connect DMs : Slack Connect DMs hanya merupakan bagian dari akun premium dan memungkinkan Anda mengundang pengguna lain yang bukan bagian dari grup untuk berkomunikasi dengan Anda secara langsung.

Versi gratisnya memungkinkan Anda mengakses hanya fitur-fitur dasar. Versi pro, seharga USD 2,67 per pengguna, menyediakan fitur canggih untuk tim kecil dan, versi bisnis+ berharga USD 5 per pengguna dan membantu meningkatkan skala bisnis Anda. Slack juga memiliki versi Enterprise yang cocok untuk perusahaan besar yang menuntut fitur yang lebih kuat.

paling penting

Mattermost adalah solusi komunikasi all-in-one yang kuat yang memungkinkan pengembang berkolaborasi tanpa mengorbankan keamanan. Ini mencakup tiga platform utama:

• Saluran – Ini membantu tim Anda berkomunikasi dan tetap terhubung secara pribadi dan melalui pesan dalam grup.
• Playbook - Ini memungkinkan bisnis untuk merakit dan mengatur proses dan mencapai hasil yang diharapkan
• Boards – Mattermost mencakup struktur Kanban Boards yang memfasilitasi manajemen proyek dan tugas untuk membantu mencapai tonggak penting.

Prospek kolaborasi berbasis Saluran dari Mattermost membantu menghubungkan karyawan bisnis Anda, proses, dan semua alat bisnis Anda di satu tempat. Aplikasi perpesanan ruang kerja yang unik dan sumber terbuka ini tidak bergantung pada platform dan tersedia sebagai aplikasi berbasis browser, klien desktop, dan aplikasi seluler.

Platform saluran Mattermost mencakup fitur ekstensif, seperti pelaporan kepatuhan, pengarsipan obrolan, dan pencarian pesan. Selain itu, Mattermost juga menggabungkan fitur lain seperti obrolan pribadi/grup, berbagi file dan tautan, emoji khusus, dukungan berbagai bahasa, perintah garis miring, riwayat pesan yang dapat dicari, webhook, dan banyak lagi.

Semua fitur ini membantu Mattermost muncul sebagai platform perpesanan tempat kerja yang signifikan bagi bisnis untuk melakukan komunikasi tanpa batas di antara anggota tim tanpa jebakan dan kebingungan.

Terlepas dari fitur-fitur ini, edisi Enterprise dari platform komunikasi ini menyediakan beberapa add-on seperti Single Sign On (SSO), Izin Lanjutan dan Multifactor Authentication (MFA), fitur pemantauan kinerja, laporan kepatuhan, branding kustom, dan kemampuan pencarian perusahaan.
Sorotan lain dari saluran komunikasi produksi ini adalah sebagai berikut:

• Matttermost memenuhi semua persyaratan keamanan organisasi, memberikan kontrol maksimum yang dimungkinkan atas data sensitif perusahaan.
• Ini sangat dapat diperluas dan kompatibel dengan berbagai aplikasi dan integrasi pihak ketiga.
• Mendukung pemformatan teks kaya dan penyorotan sintaks kode untuk memfasilitasi komunikasi yang mudah di antara pengembang
• Konferensi suara/video terintegrasi memungkinkan Anda langsung beralih ke mode koneksi tatap muka dengan satu klik tombol.

Versi Pemula Mattermost tersedia gratis dan cocok untuk tim kecil yang membutuhkan fitur terbatas. Jika Anda memerlukan beberapa fitur tambahan, Anda dapat memanfaatkan versi profesional dengan biaya USD 10 per pengguna per bulan. Jika Anda ingin menggunakan edisi Enterprise, Anda harus meminta penawaran.

Mattermost juga tersedia sebagai solusi yang dihosting sendiri yang berarti Anda dapat menerapkannya di server cloud favorit Anda atau menyiapkannya di Kamatera dengan harga mulai dari $6 per bulan.

Membungkus

Kami harap Anda mengetahui tentang perangkat lunak obrolan terbaik yang dapat meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di antara anggota tim perusahaan Anda, terutama yang bekerja dari jarak jauh. Terlepas dari perangkat lunak obrolan yang Anda gunakan, kolaborasi di tempat kerja di antara anggota tim pasti akan meningkat di lingkungan kerja jarak jauh.