6 برامج الدردشة في مكان العمل التي يمكنك استخدامها للتحدث إلى فريقك

لا يسعك إلا أن توافق على أن الاتصال هو العمود الفقري لأي عمل تجاري. في عصر سيناريو العمل عن بُعد حيث يكون الزملاء متباعدون ، يجب إيلاء التواصل مزيدًا من الاهتمام أكثر من ذي قبل.

بصرف النظر عن الفرق التي تعمل عن بُعد ، تعتمد الشركات التي عادت إلى المساحات المكتبية أيضًا على تطبيقات الدردشة لتحسين الاتصال نظرًا للمزايا والميزات التي تقدمها. هذا هو المكان الذي تظهر فيه تطبيقات الدردشة في مكان العمل. تعمل تطبيقات الدردشة هذه على تبسيط الاتصال والمساعدة في تقديم ثقافة عمل صحية بين أعضاء الفريق.

ما هو برنامج الدردشة في مكان العمل؟

تطبيقات الدردشة في مكان العمل هي أدوات اتصال استحوذت على البريد الإلكتروني ، والذي كان في يوم من الأيام الوضع الأساسي للاتصال في مساحة العمل. تتجاوز هذه التطبيقات إمكانات البريد الإلكتروني وتسمح لأعضاء الفريق بالتفاعل مع بعضهم البعض ومناقشة العمل والتوصل إلى أفكار فريدة لإنجاز المهام. توفر أدوات الاتصال في مكان العمل العديد من الميزات مثل الدردشات الخاصة والمحادثات الجماعية والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو بصرف النظر عن أدوات الإنتاجية الأخرى.

دعونا نلقي نظرة على الفوائد الأساسية لاستخدام برامج الدردشة لعملك:

تحسين الاتصال

من أهم الفوائد التي ستحصل عليها بعد استخدام برنامج الدردشة هو التواصل الخالي من العيوب بين أعضاء الفريق على الرغم من تواجدهم في مواقع مختلفة. يتيح لهم تبادل الرسائل ومناقشة الأفكار وحضور مكالمات الفيديو وهم بعيدون عن بعضهم البعض.

انسيابية سير العمل

تساعد أدوات الاتصال في مكان العمل الفريق في تنظيم العمل وتحسين سير العمل في المنظمة. يمكن للموظفين إعداد اجتماعات يومية لتخطيط عملهم وتعيين المهام والحصول على التعليقات على الفور.

مشاركة الموظف

إلى جانب تحسين سير العمل وتسهيل الاتصال ، يشجع برنامج الدردشة أيضًا الموظفين على المشاركة في أنشطة الفريق ، وبالتالي تحسين الإنتاجية.

إبقى مرتب

إن عدم إدراك ما يحدث ونسيان المهام التي يجب القيام بها هو سيناريو مكتب شائع ولكن ليس بعد الآن مع تطبيقات الدردشة. تحافظ منصات الاتصال الجماعي على كل شيء منظمًا ، مما يجعلك على دراية بما يحدث والمهام التي تحتاج إلى إكمالها.

يوفر الوقت

من الضروري تتبع الوقت عندما تتعاون مع أعضاء الفريق الآخرين لإنهاء مهمة. توفر تطبيقات الاتصال في مكان العمل الوقت الذي يجب أن تقضيه في مغادرة مكتبك والذهاب إلى الشخص لمناقشة الأمور. وبالتالي ، يتم تقليل الجهود والموارد لتقليل النفقات الضئيلة.

بناء علاقات الفريق

يجب أن تسود علاقة عمل صحية بين الموظفين الذين يعملون معًا كفريق واحد. يساعد استخدام برامج الاتصال للتعاون في المشاريع والمهام على تقوية العلاقات وتوليد أفكار جديدة.

في هذا الدليل ، وضعنا أفضل برامج الدردشة المتاحة في مساحة العمل والتي يمكنها تحسين لعبة التواصل في عملك. الأمر المثير للاهتمام في منصات الاتصال هذه هو أنها تقدم خططًا مجانية لأحجام الفرق الصغيرة.

مكان العمل

Workplace Chat عبارة عن منصة اتصالات للشركات التي تساعد على ربط أعضاء الفريق الذين يعملون عن بُعد بطريقة بسيطة وآمنة. مملوكة لشركة Meta ، وهي تتضمن ميزات مثل الدردشة ومكالمات الفيديو والمنشورات وموجز الأخبار والمجموعات التي تساعد في بث جميع المعلومات المتعلقة بالأعمال.

يمكن أن يتكامل Workplace Chat بسهولة مع أدوات العمل الخاصة بمؤسساتك لإيجاد طريقة آمنة ومثمرة لمشاركة المعرفة وبناء مجتمعات العمل. يتيح برنامج الدردشة هذا لفريقك التفاعل من خلال تقديم اقتراحات في الوقت الفعلي عبر التعليقات وردود الفعل والرسائل الفورية. يصبح من السهل جدًا تقوية ثقافة العمل والتواصل مع زملائه من أي مكان في العالم.

يسمح لك Workplace by Meta بتكوين مساحات تعاونية تُعرف بالمجموعات. تساعد هذه المجموعات في إدارة المشاريع وتعيين المهام لأعضاء الفريق وتقديم الملاحظات ومشاركة التحديثات وذكر الزملاء ومشاركة الملفات بأمان دون أي حدود تخزين. يمكنك تعيين هذه المجموعات على أنها خاصة أو عامة أو سرية ، كما يمكنك إنشاء مجموعات تضم أعضاء من شركات متعددة. يمكن لمسؤولي المجموعة تقييد وصول أعضاء الفريق للتأكد من أن الأشخاص المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إليها.

يمكن أن يتكامل تطبيق Workplace Chat مع أكثر من 50 أداة عمل ، أهمها Office 365 و Google Workspace و ServiceNow. من الممكن أيضًا تصميم عمليات تكامل مخصصة لربط الدردشة في مكان العمل بأي أداة أخرى لشركتك. تضمن الشركة أن تظل المعلومات الحساسة للمستخدمين سرية.

الميزات الرئيسية لبرنامج Workplace Chat من Meta هي كما يلي:

• تعمل ميزات مكالمات الفيديو والمكالمات الصوتية الحية كوسيلة اتصال لبث أحداث ومعلومات شركتك لتعزيز روح الفريق.
• تأتي مكتبة المعرفة في متناول اليد لإنشاء وتخزين ومشاركة مستندات الأعمال في تطبيق الدردشة. بهذه الطريقة ، تصبح جميع المعلومات أكثر تنظيمًا وقابلة للتقييم على جهاز الكمبيوتر والهواتف الذكية.
• تساعد مجموعات مكان العمل في التواصل والتعاون بنجاح مع الفريق لتنمية ثقافة العمل.
• يعرض موجز الأخبار المستند إلى ML معلومات مخصصة وذات صلة وذات أولوية لمساعدتك في الحفاظ على تركيزك وإنتاجيتك.

Workplace by Meta مستقل عن النظام الأساسي ويمكنك استخدامه على أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة للبقاء على اطلاع من أي مكان. يبدأ سعر الدردشة في مكان العمل من 4.00 دولارات أمريكية شهريًا ؛ تحصل أيضًا على فترة تجريبية مدتها 30 يومًا لاختبار البرنامج قبل شرائه.

شاتورك

يوفر Chatwork للفرق طريقة جديدة ومبسطة للعمل. توجد غرف محادثة لكل مشروع جماعي ، لذا تظل المحادثات حول كل مشروع منظمة في غرفها المنفصلة. يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية التقدم والتفاصيل والقرارات والمشاركة في الوقت الفعلي.

يقدم Chatwork الميزات التالية للسماح لأعضاء الفريق بمزامنة العمل والترابط مع بعضهم البعض:

إدارة الدردشة

• يتيح لك قسم الدردشة الخاصة بي تدوين المعلومات المهمة
• الدردشة مباشرة مع أي من أعضاء الفريق
• قم بإنشاء مجموعة منفصلة لكل مشروع في غرفة الدردشة الجماعية
• ابحث عن الرسائل القديمة باستخدام الكلمات الأساسية

ادارة المهام

• قم بإنشاء المهام وتعيينها إلى زملائك في الفريق حتى يكون الجميع على دراية بمسؤولياتهم
• تتبع تقدم مهمتك فيما يتعلق بتاريخ الاستحقاق
• حدد المهمة على أنها مكتملة ، وسيتم إخطار المدير بها تلقائيًا

مشاركة الملفات

• مشاركة الملفات بتنسيقات مختلفة مثل Word و Excel و Images.
• قم بمعاينة الملفات المرفوعة في المستعرض قبل تحميلها.
• قم بتنزيل الملفات التي شاركها زملاؤك معك

مكالمة فيديو

• قم بإعداد مكالمة فيديو للاجتماع مع أعضاء المجموعة
• الدردشة مع أعضاء المجموعة وجهًا لوجه
• شارك شاشتك بسهولة مع الحاضرين الآخرين لمكالمة الفيديو
• مشاركة الصور في مكالمات الفيديو عبر الهواتف الذكية

إدارة الاتصال

• قم بدعوة زملائك في الفريق للانضمام إلى Chatwork الخاصة بمؤسستك.
• قبول أو رفض طلبات الانضمام.
• أدخل معرف Chatwork أو البريد الإلكتروني للبحث عن زملائه في الفريق

إدارة الإخطار

• اسمح للمستعرض الخاص بك بإعلامك بالنشاط على Chatwork
• تمكين أو تعطيل أصوات الإعلام
• قم بتكوين Chatwork لإعلامك عندما تتلقى رسائل بريد إلكتروني في صندوق الوارد

إدارةالمستخدم

• إضافة أعضاء جدد إلى المجموعة (يعتمد حد المستخدم على الاشتراك)
• تصنيف ومراجعة الأعضاء
• تحديث تفاصيل المستخدم مثل كلمة المرور

إدارة الملف الشخصي

• أضف الصورة الرمزية أو صورتك كصورة الملف الشخصي
• أضف صورة الغلاف التي تظهر في الملف الشخصي

تخصيص معرف Chatwork الخاص بك

• أضف تفاصيل الاتصال الخاصة بك مثل عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

يتوفر إصدار مجاني من Chatwork ولكن مع ميزات محدودة. إذا كانت شركتك ترغب في الترقية إلى الإصدار المتميز ، فستكلف 5 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهريًا يتم دفعه سنويًا.

فرق مايكروسوفت

تعد Teams مساحة عمل تعاونية شائعة بواسطة Microsoft داخل مجموعة عمل Office 365. تشيد المؤسسات بـ Microsoft Teams لدورها المحوري في تسهيل المحادثات في مكان العمل ، والتعاون بين أعضاء الفريق ، ومحادثات الفيديو ، ومشاركة المستندات لتحسين تواصل الموظف وإنتاجيته.

بينما تشتهر Microsoft Teams على نطاق واسع بقدرات مؤتمرات الفيديو الخاصة بها ، إلا أن قسم الدردشة الجماعية الخاص بها لا يتأخر كثيرًا. لقد نجحوا في استبدال البريد الإلكتروني كوسيط للمحادثة ، خاصة بالنسبة لأعضاء الفريق الذين يعملون عن بُعد.

بصرف النظر عن التفاعل مع بعضكما البعض ، تتيح لك Microsoft Teams Group Chat أيضًا التكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى. باختصار ، يشعر الموظفون كما لو أنهم يعملون في المكتب تقريبًا. تتوفر Teams Group Chat كجزء من عميل سطح المكتب الأساسي لـ Microsoft Teams وعميل الويب وتطبيق الهاتف المحمول. يمكنك الوصول إلى Microsoft Teams من أي نظام تشغيل أو iOS أو macOS أو Windows أو Android. علاوة على ذلك ، يتوفر Microsoft Teams أيضًا كملحق متصفح يمكن إضافته إلى متصفحك المفضل.

تعد Teams Group Chat غنية بالميزات وتحتوي على جميع الأدوات الموجودة في أي تطبيق دردشة أعمال. سواء كانت رموز تعبيرية أو صور GIF أو تحرير نص منسق أو إشارات أو ردود خيطية أو مشاركة الملفات. يمكن للمستخدمين التبديل بسهولة من المراسلة الفورية إلى مكالمات الفيديو عن طريق النقر فوق رمز. إلى جانب ذلك ، يمكنك كتم صوت المناقشات لإيقاف تلقي الإشعارات وحتى تثبيت المحادثات المهمة.

الميزات الأخرى هي كما يلي:

• تلقي إشعارات عندما يقوم شخص ما بالإشارة إليك أو يقوم بإخطارك.
• شارك الملفات مع أعضاء الفريق وقم بالوصول إلى الملفات المرسلة من قبلهم.
• تتيح لك ميزة البحث عن الرسائل البحث عن الرسائل عن طريق كتابة الكلمات الأساسية.
• بصرف النظر عن المراسلة الفورية ، يمكنك إعداد المكالمة الصوتية للتواصل مع أعضاء الفريق.
• يمكن أن تتكامل Microsoft Teams مع الأدوات الأخرى المتعلقة بالأعمال المستخدمة في شركتك.
• يسمح للمستخدمين بتنزيل الأداة كإضافة للاشتراكات أو خدمات معينة مثل Outlook 365.

كما ذكرنا سابقًا ، يتوفر Microsoft Teams كجزء من Office Suite 365. يوفر الإصدار المجاني Teams مساحة تخزين محدودة ويفرض قيودًا أخرى. من ناحية أخرى ، توفر Microsoft Teams Essentials العديد من الوظائف الإضافية وتكلف 4.00 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهريًا. يبدأ Microsoft 365 Business Basic بسعر 5.00 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهريًا.

دردشة جوجل

Google Chat عبارة عن برنامج اتصالات أعمال يمثل جزءًا لا يتجزأ من مساحة عمل Google. يوفر لأعضاء فريق الشركات والمؤسسات وسيلة للتعاون والتواصل بشأن المشاريع والمهام. تعمل Google Chat كمحور مركزي حيث يمكن لأعضاء الفريق والمديرين إنشاء غرف دردشة افتراضية ، وتكوين سلاسل محادثات ، ومراقبة تقدم المهمة ، وإجراء عمليات المتابعة.

تحتوي كل غرفة محادثة على خيارات منفصلة للدردشة ومشاركة الملفات وتخصيص المهام وإكمالها. وهذا يجعل من الممكن الوصول بسهولة إلى الملفات التي تشاركها أنت وزملائك في الفريق داخل الغرفة. إلى جانب ذلك ، يمكنك أيضًا تعيين المهمة للآخرين وعرض المهام المخصصة لك في الغرفة. بصرف النظر عن هذه ، يمكنك الحصول على العديد من الأزرار للقيام بمهام مختلفة مثل تحميل المرفقات ، وإدراج الرموز التعبيرية وصور GIF المتحركة ، وحتى إعداد مكالمة فيديو باستخدام Google Meet.

تدعم Google Chat كلاً من الرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية ؛ يمكن للموظفين تمكين الإشعارات ليتم إعلامهم عندما يشارك زملاؤهم الملفات والروابط والتعليقات على المستندات أو جداول البيانات أو العروض التقديمية من Google. يمكن للشركات مزامنة تطبيق المراسلة بسهولة مع تقويم Google مما يسهل جدولة الاجتماعات حسب توفر أعضاء الفريق. تتوافق Google Chat مع لوائح وسياسات GDPR و HIPAA و ISO و AICPA وتتيح لك إعداد طريقة تسجيل الدخول أو المصادقة الثنائية لتعزيز الأمان.

تحتوي Google Chat على دعم واجهة برمجة التطبيقات ، والذي يتكامل بسببه مع تطبيقات GSuite وأدوات وتطبيقات الطرف الثالث الأخرى. تدعم منصة الدردشة أيضًا ميزة البحث في البريد الوارد المطلوبة على نطاق واسع والتي تتيح للمستخدمين البحث بسرعة عن الرسائل القديمة والملفات المشتركة في المحادثات.

تعد Google Chat مستقلة عن النظام الأساسي ويمكن الوصول إليها على أنظمة التشغيل Windows و Mac والهواتف الذكية التي تعمل بنظام Android وأجهزة iPhone عبر عميل الويب والتطبيق المستقل. للوصول إلى Google Chat ، يجب أن يكون لديك حساب Google Workspace.

حساب مساحة العمل موجود بالفعل للمستخدمين الذين لديهم حساب Gmail. تعد دردشة Google جزءًا من Google Workspace ، ويمكنك استخدام دردشة Google من حساب Google Workspace المجاني. ومع ذلك ، يمكنك الترقية إلى الإصدار المتميز من Google Workspace الذي يكلف 6 دولارات أمريكية لكل شخص شهريًا للوصول إلى ميزات إضافية.

تثاقل

Slack هو تطبيق مراسلة ومساحات عمل شائع يساعد الشركات على تحسين التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق ويمنحهم إمكانية الوصول إلى أدوات العمل بغض النظر عن موقعهم الحالي ووضع العمل. يدعم القنوات التي تجمع أعضاء الفريق بناءً على المشروع والقسم وموقع المكتب وأي شيء آخر. بهذه الطريقة ، يمكن للمستخدمين البقاء على دراية بالأشياء التي تهمهم بسهولة.

يمكن للجميع الوصول إلى القنوات العامة حتى تكون جميع الفرق على دراية بما يعمل عليه الفريق الآخر. على سبيل المثال ، يمكن للمنضمين الجدد الوصول بسرعة إلى المسار الصحيح بدلاً من انتظار شخص ما لإرشادهم من نقطة الصفر.

يدعم Slack أيضًا المناقشات المفتوحة والمجموعات الخاصة والمراسلة المباشرة وأرشفة الرسائل ومشاركة الملفات وعمليات البحث السياقية المتعمقة. يمكنه المزامنة مع الأدوات والخدمات الأخرى التي تستخدمها الشركة للمساعدة في مركزية الإخطارات والملفات والبيانات الأخرى في مكان واحد. وبالتالي ، فإنه يلغي الحاجة إلى التبديل باستمرار من علامات التبويب إلى لوحات المعلومات ، وتذكر بيانات اعتماد تسجيل الدخول لمنصات مختلفة ، والتوفيق بين أدوات العمل.

تم تصميم Slack للتكامل مع أدوات مثل MailChimp و Dropbox و Google Drive التي تساعدك في العمل بذكاء واتخاذ قرارات فعالة. يقوم تلقائيًا بفهرسة كل شيء وأرشفته ، مما يساعد الشركة على بناء قاعدة معرفية واسعة النطاق دون أي جهد. بصرف النظر عن هذه الميزات المشتركة بين جميع منصات المراسلة في مكان العمل ، فإن ما يجعل Slack مختلفًا هو ميزاته الفريدة الثلاث:

• جدولة الإرسال: يسمح لك Slack بجدولة رسائلك لإرسالها في وقت محدد في المستقبل بدلاً من إرسالها في الوقت الحالي.
• Slack Huddles : تتيح هذه الميزة لأي عضو في الفريق دعوة الآخرين بسرعة ممن هم جزء من قناة أو مجموعة للانضمام إلى مكالمة صوتية أو مكالمة فيديو. يكون مفيدًا عندما تريد تنظيم اتصال شفهي سريع.
• Slack Connect DMs : Slack Connect DMs ليس سوى جزء من الحسابات المميزة ويتيح لك دعوة مستخدمين آخرين ليسوا جزءًا من المجموعة للتحدث معك مباشرة.

يتيح لك الإصدار المجاني الوصول إلى الميزات الأساسية فقط. يوفر الإصدار الاحترافي ، الذي تبلغ تكلفته 2.67 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم ، ميزات قوية للفرق الصغيرة ، ويكلف إصدار الأعمال + 5 دولارات أمريكية لكل مستخدم ويساعد في توسيع نطاق عملك. يحتوي Slack أيضًا على إصدار Enterprise مناسب للشركات الكبيرة التي تتطلب ميزات أكثر قوة.

مهم

Mattermost هو حل اتصالات قوي متعدد الإمكانات يتيح للمطورين التعاون دون المساس بالأمان. يتضمن ثلاث منصات رئيسية:

• القنوات - تساعد فريقك على التواصل والبقاء على اتصال على أساس واحد لواحد وعبر الرسائل في المجموعة.
• كتيبات التشغيل - تمكن الشركات من تجميع العمليات وإعدادها وتحقيق النتائج المتوقعة
• اللوحات - تشتمل Mattermost على هياكل Kanban Boards التي تسهل إدارة المشروع والمهام للمساعدة في تحقيق المعالم الرئيسية.

يساعد احتمال التعاون المستند إلى القناة في Mattermost على ربط موظفي شركتك وعملياتها وجميع أدوات عملك في مكان واحد. تطبيق المراسلة الخاص بمساحة العمل الفريد والمفتوح المصدر مستقل عن النظام الأساسي ومتاح كتطبيق قائم على المستعرض وعميل سطح مكتب وتطبيق جوال.

تشتمل منصة قناة Mattermost على ميزات شاملة ، مثل تقارير الامتثال وأرشفة الدردشة والبحث عن الرسائل. بالإضافة إلى ذلك ، يشتمل Mattermost أيضًا على ميزات أخرى مثل الدردشات الخاصة / الجماعية ومشاركة الملفات والارتباطات والرموز التعبيرية المخصصة ودعم لغات متعددة وأوامر الشرطة المائلة وسجل الرسائل القابل للبحث وخطافات الويب والمزيد.

تساعد كل هذه الميزات Mattermost في الظهور كمنصة رسائل مهمة في مكان العمل للشركات لإجراء اتصالات سلسة بين أعضاء الفريق دون أي عوائق أو ارتباك.

بصرف النظر عن هذه الميزات ، يوفر إصدار Enterprise من منصة الاتصالات هذه العديد من الوظائف الإضافية مثل الدخول الموحد (SSO) ، والأذونات المتقدمة والمصادقة متعددة العوامل (MFA) ، وميزات مراقبة الأداء ، وتقارير الامتثال ، والعلامات التجارية المخصصة ، وقدرات البحث في المؤسسة.
النقاط البارزة الأخرى لقناة اتصال الإنتاج هذه هي كما يلي:

• Matttermost يفي بجميع متطلبات الأمان للمؤسسات ، ويوفر أقصى قدر ممكن من التحكم في البيانات الحساسة للشركة.
• إنه قابل للتوسيع بدرجة كبيرة ومتوافق مع مجموعة واسعة من تطبيقات وتكاملات الطرف الثالث.
• يدعم تنسيق النص المنسق وتسليط الضوء على بناء جملة التعليمات البرمجية لتسهيل الاتصال بين المطورين
• تتيح لك المؤتمرات الصوتية / المرئية المدمجة التبديل على الفور إلى وضع الاتصالات وجهًا لوجه بنقرة زر واحدة.

يتوفر إصدار Starter من Mattermost مجانًا وهو مناسب للفرق الصغيرة التي تتطلب ميزات محدودة. إذا كنت بحاجة إلى بعض الميزات الإضافية ، فيمكنك الاستفادة من الإصدار الاحترافي الذي يكلف 10 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهريًا. إذا كنت ترغب في استخدام إصدار Enterprise ، فسيتعين عليك طلب عرض أسعار.

يتوفر Mattermost أيضًا كحل مستضاف ذاتيًا يعني أنه يمكنك النشر على الخادم السحابي المفضل لديك أو الحصول على واحد جاهز على Kamatera مقابل 6 دولارات شهريًا.

تغليف

نأمل أن تكون قد تعرفت على أفضل برامج الدردشة التي يمكنها تحسين التواصل والتعاون بين أعضاء فريق شركتك ، وخاصة أولئك الذين يعملون عن بُعد. بغض النظر عن برنامج الدردشة الذي تستخدمه ، من المؤكد أن التعاون في مكان العمل بين أعضاء الفريق سيتحسن في بيئة العمل عن بُعد.