Bagaimana Mendesain Umpan Balik 360 derajat Anda dan Membuatnya Tetap

Tinjauan kinerja dapat membuat kepala Anda berputar dari semua umpan balik baru.

Tinjauan kinerja adalah proses berkelanjutan antara manajemen dan karyawan yang mencatat kinerja masa lalu dan harapan masa depan. Ini melibatkan memberi dan menerima umpan balik, yang dapat memperumit atau mengganggu hubungan di tempat kerja.

Namun, dengan umpan balik 360 derajat, ulasan kinerja telah melambung secara signifikan selama bertahun-tahun. Organisasi di seluruh dunia menggunakan platform manajemen kinerja untuk mengumpulkan umpan balik yang komprehensif tentang kinerja karyawan mereka untuk mengukur dan menyelaraskan visi dan nilai mereka.

Umpan balik 360 derajat meletakkan dasar untuk penilaian yang mengenali karyawan berkinerja tinggi, menyelidiki penyebab kemunduran lebih awal, menyarankan tindakan korektif, dan mendorong pemangku kepentingan dengan umpan balik positif dan progresif untuk mencapai tujuan organisasi. Mari kita lihat strategi tinjauan menyeluruh ini.

Apa itu umpan balik 360 derajat?

Umpan balik 360 derajat adalah metode tinjauan kinerja di mana manajer, rekan kerja, anggota tim, dan klien mengevaluasi kinerja keseluruhan karyawan. Ini memberikan wawasan yang komprehensif tentang kinerja karyawan dan memungkinkan evaluator untuk menilai mereka berdasarkan berbagai parameter dan kriteria.

Umpan balik adalah landasan manajemen sumber daya manusia (SDM). Umpan balik yang sehat dan progresif berfungsi sebagai tempat pertemuan untuk harapan dan hasil.

Organisasi menghabiskan miliaran jam untuk mengevaluasi, mengarsipkan, dan memberikan umpan balik tentang pekerjaan dan kemajuan karyawan. Untuk benar-benar belajar tentang kinerja keseluruhan orang dan organisasi Anda, Anda perlu berinvestasi dalam sistem umpan balik terintegrasi yang memberikan gambaran yang lebih besar dan menyarankan cara untuk mempersempit wawasan. Ini harus menjadi jalan dua arah yang menguntungkan karyawan dan perusahaan.

Umpan balik 360 derajat secara otomatis membuat tabulasi hasil dan menyajikannya dalam format yang membantu karyawan mengantisipasi rencana pengembangan karyawan. Anda juga dapat memvalidasi tanggapan setiap orang dalam kategori penilai yang sama dengan membuat umpan balik anonim untuk memberikan gambaran yang jelas kepada karyawan tentang kekuatan dan kelemahan mereka.

Mengapa umpan balik 360 derajat penting?

Sistem umpan balik 360 derajat memberikan penilaian karyawan yang terperinci dan akurat. Berikut adalah beberapa cara umpan balik 360 derajat menambah nilai pada proses tinjauan kinerja.

• Penilai atau pengulas dalam umpan balik 360 derajat secara teratur berinteraksi dengan karyawan dan dilengkapi dengan baik untuk memberikan umpan balik yang tepat dan andal tentang kinerja karyawan.
• Karena umpan balik 360 derajat terjadi dalam tim yang berinteraksi, ini berkontribusi pada hubungan kerja yang lebih stabil dan peningkatan komunikasi dan kepercayaan di antara anggota tim.
• Ketika anggota tim mengetahui kontribusi mereka diakui, mereka bersedia untuk lebih berpartisipasi dalam tinjauan kinerja.
• Laporan penilaian memberi pengusaha pemahaman tentang kekuatan dan kelemahan unik karyawan untuk meningkatkan dan mencapai hasil yang lebih baik.
• Karyawan mengevaluasi kinerja mereka sendiri dan mengidentifikasi potensi untuk perbaikan.

Apa yang harus disertakan dalam umpan balik 360 derajat

Nilai dan tujuan setiap organisasi berbeda, dan kuesioner dalam umpan balik 360 derajat harus mencerminkannya. Hal ini bertujuan untuk menciptakan suasana kepercayaan karena membantu mengevaluasi dan mengukur kinerja karyawan.

Sistem umpan balik yang baik menilai dasar, perilaku, dan kompetensi, diikuti dengan penilaian keterampilan dasar, tujuan kinerja, dan persyaratan pekerjaan. Anda dapat menemukan banyak templat umpan balik 360 derajat secara online, tetapi yang paling relevan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan karyawan Anda.

Siapa yang harus berpartisipasi dalam umpan balik 360 derajat?

Selama umpan balik 360 derajat, seorang manajer mengumpulkan informasi tentang kinerja pekerjaan karyawan dari kolega, rekan kerja, supervisor, bawahan, dan siapa pun dalam organisasi yang berinteraksi dengan mereka. Dalam beberapa kasus, manajer juga dapat meminta pelanggan atau pemasok untuk memberikan umpan balik untuk menilai perilaku dan nilai pribadi dan seberapa baik mereka mendukung visi organisasi.

Langkah pertama dalam melakukan umpan balik 360 derajat yang efektif adalah mengidentifikasi karyawan dan evaluator, termasuk:

1. Administrator: Pihak ketiga atau HR yang netral
2. Orang yang ditinjau: Karyawan, manajer, anggota tim, dan rekan kerja
3. Peninjau: Kolega, karyawan, bawahan, anggota tim, dan manajer
4. Klien: Pelanggan atau pemasok

Bagaimana menerapkan umpan balik 360 derajat

Menerapkan umpan balik 360 derajat yang tepat membutuhkan persiapan dan pemahaman yang baik tentang organisasi dan karyawannya. Berikut adalah beberapa cara mudah untuk memulai.

1. Identifikasi pemangku kepentingan dalam latihan

Mulailah dengan mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dalam proses.

Administrator

Administrator bertugas melakukan penilaian. Mungkin pihak ketiga atau staf SDM internal. Berikut adalah beberapa tanggung jawab utama seorang administrator:

• Jelaskan alasan peninjauan tersebut.
• Pastikan seluruh proses jelas bagi auditor, manajer, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Rancang format umpan balik.
• Pantau proses umpan balik dari awal hingga akhir.
• Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan dari auditor, manajer, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Kembangkan dan berikan kesempatan dan sumber daya untuk poin diskusi tentang bagaimana karyawan dapat meningkatkan setelah latihan umpan balik.
• Beri tahu manajer tentang cara terbaik untuk memahami hasil dan memberi saran tentang langkah selanjutnya.

Orang yang diulas

Dalam umpan balik 360 derajat, rekan kerja, manajer, dan anggota tim meninjau peserta. Orang yang ditinjau harus mengingat hal-hal berikut saat menerima dan menanggapi umpan balik.

• Seorang pengulas bukanlah musuh. Mereka memberikan umpan balik yang jujur ​​tentang kinerja Anda.
• Umpan balik bertujuan untuk kritik yang membangun dan tidak lebih.
• Perhatikan baik-baik kelemahan Anda dan temukan cara untuk mengatasinya.
• Banggalah dengan kekuatan Anda, dan selalu ingat untuk menggunakannya.

Pengulas: Manajer

Peran manajer sangat mirip dengan pengulas. Mereka mengevaluasi prestasi karyawan, kemampuan, dan hubungan interpersonal.

• Tawarkan peluang pertumbuhan karyawan dan ciptakan lingkungan yang aman untuk berdiskusi secara terbuka dan berbagi umpan balik ulasan kinerja mereka.
• Tetap berpikiran terbuka ketika mendiskusikan bagaimana seorang karyawan dapat berkembang.
• Bersedia menyediakan sumber daya untuk membantu karyawan berkembang dan berkembang.

Peninjau: Anggota tim dan klien

Siapa pun dalam organisasi (rekan kerja, anggota tim, atau rekan kerja) yang bekerja sama dengan karyawan dapat menjadi peninjau, bukan hanya manajer. Mereka juga bisa menjadi pelanggan atau pemasok.

Tanggung jawab peninjau adalah mengevaluasi kinerja karyawan dan menyarankan area perbaikan.

• Sebagai reviewer, Anda harus memberikan umpan balik yang membangun.
• Jawab pertanyaan dengan jujur ​​dan hilangkan pendapat yang bias.
• Jangan gunakan anonimitas wawancara untuk menyebarkan kebencian.
• Tanyakan ketika Anda menghadapi kesulitan.
• Hindari memberikan bantuan pribadi.

2. Buat formulir umpan balik anonim yang disesuaikan

Formulir umpan balik atau kuesioner biasanya berisi dimensi kinerja kerja yang dapat digunakan oleh penilai selama tinjauan kinerja. Ini termasuk komunikasi, kerja tim, kepemimpinan, dan pemikiran kreatif. Saat membuat formulir umpan balik 360 derajat, fokuslah pada pertanyaan terbuka untuk memberi ruang bagi komentar tambahan.

Formulir umpan balik harus anonim untuk memastikan kerahasiaan. Anonimitas peserta mendorong ulasan yang jujur ​​tanpa takut dihakimi. Anda harus menggunakan sistem pihak ketiga untuk memastikan bahwa seluruh proses bebas dari bias dari awal hingga akhir. Mempekerjakan administrator eksternal adalah cara yang paling efisien untuk memastikan latihan tersebut efektif.

3. Kumpulkan dan bagikan hasil

Setelah peninjauan selesai, umpan balik dikirim secara anonim ke HR. Mereka melakukan analisis dasar, termasuk analisis dimensi kinerja karyawan. Anonimitas adalah tema utama umpan balik 360 derajat dan menarik umpan balik asli dari pengulas.

Menganalisis masukan dan mengumpulkan sorotan kinerja konklusif adalah langkah penting lainnya. Data yang dikumpulkan melalui umpan balik 360 derajat dapat dianalisis secara bermakna untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.

4. Atur sesi ulasan satu-satu

Interaksi tatap muka sangat penting ketika berbagi umpan balik. Cara ideal untuk memulai sesi umpan balik adalah dengan menghargai upaya karyawan.

Hindari memimpin dengan umpan balik negatif, dan perhatikan nada dan bahasa Anda. Anda dapat menyiapkan daftar frasa tinjauan kinerja untuk menambahkan bakat pada umpan balik Anda. Saat mempresentasikan, pastikan bahwa area di mana karyawan membutuhkan perbaikan dijelaskan dan diidentifikasi dengan baik.

5. Buat rencana aksi

Menyelam langsung ke umpan balik tanpa rencana tindakan yang tepat adalah tanda bahaya besar. Anda memerlukan strategi untuk menetapkan harapan dan hasil yang tepat sebelum memulai.

Rencana tindakan dapat menjadi template yang membantu admin merencanakan dan menentukan tujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan dari waktu ke waktu. Ia dapat menanyakan dan menjawab sebagai berikut:

• Sumber daya yang dibutuhkan: Tenaga kerja, logistik, dan anggaran
• Jangka waktu untuk tujuan yang akan dicapai: Tahunan atau setengah tahunan
• Kriteria penilaian : Peningkatan kinerja, kepuasan pelanggan, dan peningkatan keterampilan
• Pengembangan karyawan: Pelatihan, kursus, dan webinar

Akhirnya, pahami apakah kinerja kerja musiman menciptakan lingkungan karyawan yang lebih baik.

Contoh umpan balik 360 derajat

Mendapatkan ide tentang bagaimana merumuskan pertanyaan dalam umpan balik 360 derajat sangat penting. Beri tahu pengulas bahwa mereka harus tetap profesional dan hanya memberikan jawaban yang jujur. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk disertakan dalam umpan balik Anda.

Skill kepemimpinan

• Seberapa efisien peserta dalam memikul tanggung jawab?
• Apakah mereka pendengar aktif?
• Seberapa cepat mereka dalam membuat keputusan penting?
• Apakah mereka pandai mendelegasikan atau mengelola mikro?
• Apakah mereka bersedia mengambil risiko untuk hasil yang sukses?

Kemampuan berkomunikasi

Pertanyaan survei ini harus fokus pada bagaimana karyawan berkomunikasi dengan rekan kerja dan supervisor.

• Apakah karyawan itu pendengar yang aktif?
• Apakah hubungan pelanggan, rekan kerja, dan supervisor mereka menunjukkan transparansi?
• Apakah mereka secara aktif terlibat dengan orang lain di tempat kerja?
• Seberapa baik mereka menerima umpan balik yang membangun?
• Apakah mereka berkomunikasi dengan jelas dan profesional?
• Seberapa baik mereka memahami dan menghormati perspektif orang lain di tempat kerja?

Kemampuan interpesonal

Memahami apa yang memotivasi karyawan dan seberapa baik mereka berkontribusi pada tujuan dan sasaran organisasi.

• Seberapa baik peserta bekerja dengan orang lain?
• Apakah peserta menciptakan lingkungan yang mendorong kerja tim?
• Seberapa bersedia mereka untuk meningkatkan dan mempelajari keterampilan baru?
• Apakah mereka memiliki hubungan kerja yang baik dengan orang lain?
• Apakah peserta mengelola emosinya dengan baik saat mengalami stres?
• Apakah perilaku mereka menunjukkan empati, kebaikan, dan rasa hormat terhadap orang lain?
• Apakah nilai-nilai peserta mencerminkan prinsip-prinsip inti organisasi?

Keterampilan perencanaan strategis

Mengukur keterampilan pemecahan masalah peserta.

• Apakah peserta dapat bekerja dengan baik dan efektif tanpa pengawasan?
• Apakah solusi mereka untuk masalah jelas dan kompeten?
• Apakah peserta berkontribusi secara efektif dalam diskusi kelompok?
• Apakah mereka mengajukan pertanyaan untuk menilai masalah?
• Seberapa inovatif pendekatan pemecahan masalah mereka?
• Apakah peserta memahami konsekuensi dari keputusan mereka dan bertanggung jawab?

Kemampuan organisasional

Keterampilan ini menentukan seberapa baik peserta dapat mengatur ruang fisik mereka.

• Seberapa baik mereka dalam multitasking?
• Apakah mereka memprioritaskan secara efektif?
• Seberapa konsisten keterampilan komunikasi mereka?
• Seberapa fleksibel mereka, dan seberapa cepat mereka beradaptasi dengan peran atau tanggung jawab baru?

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang perlu diingat saat menambahkan pertanyaan ke umpan balik.

• Untuk hasil terbaik, ajukan pertanyaan terbuka. Pertanyaan semacam itu membantu peninjau menyarankan peluang untuk perbaikan.
• Ajukan pertanyaan yang menarik perhatian orang yang ditinjau ke detail penting.
• Hindari pertanyaan yang mengarah pada jawaban yang membingungkan.
• Jaga agar survei tetap singkat dan lugas.
• Gunakan skala untuk kueri untuk menjawab dengan satu kata atau kata sifat. Skala satu sampai lima sering kali membantu dan mudah dimengerti.

Keuntungan umpan balik 360 derajat

Jika dilakukan dengan benar, umpan balik 360 derajat akan meningkatkan kinerja karyawan dan pengembangan profesional. Berikut adalah beberapa keunggulan utamanya.

• Menjadi sadar diri: Membantu karyawan menyadari kekuatan dan kelemahan mereka. Mereka dapat mengatasi kelemahan mereka jika mereka tahu di mana mereka berdiri secara profesional.
• Mengidentifikasi kesenjangan keterampilan: Memberikan penilaian karyawan secara keseluruhan. Pengetahuan ini sangat penting untuk mengembangkan bisnis Anda karena memandu upaya pelatihan yang mempromosikan kesuksesan bisnis dan pengembangan individu.
• Meningkatkan produktivitas: Memupuk hubungan kerja yang baik dan meningkatkan produktivitas karyawan. Umpan balik positif meningkatkan kepercayaan diri karyawan dan mendorong mereka untuk berbuat lebih banyak.
• Memberikan wawasan berharga: Manajer dapat lebih memahami keterampilan karyawan dan memutuskan peran mana yang paling cocok untuk mereka.
• Meningkatkan transparansi: Membantu membangun kepercayaan dan memfasilitasi komunikasi terbuka.

Kerugian umpan balik 360 derajat

Tinjauan kinerja dapat salah arah ketika umpan balik tidak sesuai atau penuh dengan bias atau kesalahan. Di bawah ini adalah beberapa kelemahan dari umpan balik 360 derajat.

1. Umpan balik negatif: Hal ini dapat mengakibatkan pengulas hanya berfokus pada sisi negatif karyawan dan memberikan ulasan negatif dan tidak benar.
2. Ulasan tidak jujur: Ketika karyawan menemukan bahwa ulasan mengukur kinerja, mereka mungkin tidak memberikan umpan balik yang jujur. Tanggapan dapat dibentuk untuk memuaskan pengulas – apa yang menurut mereka ingin didengar pengulas, belum tentu kebenarannya.
3. Kendala waktu: Umpan balik 360 derajat adalah proses yang membosankan dan memakan waktu.
4. Informasi yang bias: Karyawan dapat memilih penilai yang dekat dengan mereka atau mereka yang akan memberi mereka penilaian yang sangat baik atau pribadi. Ulasan mungkin bias jika admin tidak berasal dari sumber netral.
5. Ketidakpercayaan: Komunikasi umpan balik yang tepat menghindari menyakiti sentimen peserta dan tidak mengarah pada perubahan nyata.

Praktik terbaik untuk umpan balik 360 derajat

Berkomunikasi dengan karyawan dan pengulas di setiap tahap adalah kunci untuk melakukan umpan balik 360 derajat yang lancar.

• Tetap berpegang pada fakta dan tetap objektif.
• Langsung ke intinya dan hindari diskusi yang tidak perlu.
• Hindari generalisasi.
• Hindari membandingkan karyawan dengan rekan kerja.
• Gunakan administrator eksternal, seperti petugas evaluasi eksternal.
• Latih dan beri tahu karyawan Anda tentang cara memberikan umpan balik.
• Gaya kata-kata secara profesional untuk menghindari penyampaian pesan yang salah.
• Pahami maksud umpan balik. Apakah Anda ingin menyampaikan pesan yang mendorong kemajuan profesional, atau Anda hanya ingin berkomentar? Memahami tujuan akan membantu Anda mendefinisikan dengan lebih baik apa yang ingin Anda katakan.
• Pasangkan pengulas dengan topik yang telah mereka kerjakan dan berinteraksi selama 1-3 tahun.

Umpan balik 360 derajat: Anjuran dan larangan

Bingung tentang apa yang harus dipertahankan dan dilepaskan? Berikut adalah beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan.

• Jangan biarkan rasa takut menyakiti perasaan karyawan menghentikan Anda untuk memberikan umpan balik yang jujur. Ingat, tujuannya adalah agar mereka tumbuh dan berkinerja lebih baik.
• Jangan terdengar kasar dan kasar. Gunakan frasa yang meningkatkan moral karyawan dan tunjukkan empati selama proses ini.
• Pahami bahwa karyawan tidak boleh menggunakan input. Itu seharusnya tidak menahan diri untuk tidak memberikannya.
• Pertimbangkan dan buang penilaian berdasarkan kedengkian.
• Evaluasi harus dilakukan secara terus menerus dan tidak hanya sekali.

Pelajari lebih lanjut, lakukan lebih banyak, jadilah lebih banyak

Umpan balik 360 derajat memberi karyawan gambaran lengkap tentang kinerja mereka dan pendapat rekan kerja. Ini membantu karyawan dan manajer. Karyawan dapat menggunakan kekuatan mereka dan mengatasi kelemahan mereka. Manajer dapat memperoleh wawasan tentang bagaimana kinerja tim dan seberapa baik mereka berkontribusi pada pertumbuhan dan pengembangan bisnis, menetapkan arah untuk keterlibatan dan pertumbuhan karyawan.

Setelah Anda memiliki kejelasan lebih lanjut tentang penyelarasan kinerja dengan rencana bisnis, Anda dapat mengidentifikasi pemimpin masa depan. Jika dilakukan dengan benar, umpan balik 360 derajat adalah alat bisnis yang cerdas untuk tinjauan kinerja tim yang luar biasa.

Data kinerja yang tepat sangat penting untuk menilai kinerja karyawan dan mengarahkan mereka ke jalan menuju kesuksesan. Pelajari bagaimana check-in kinerja karyawan membantu manajer mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang kinerja pekerjaan karyawan.