Cómo encontrar y abrir la cuenta bancaria adecuada para su pequeña empresa

Has decidido abrir una cuenta bancaria comercial. Felicitaciones por hacer un movimiento inteligente que puede ahorrarle tiempo y reducir su responsabilidad personal mientras administra una pequeña empresa.

Para algunos emprendedores, tomar la decisión de pasarse a la banca de empresas es un paso difícil. Para otros, es saber qué hacer una vez que lo hayas decidido. Si aún está pensando en la decisión, puede ayudarlo a comprender las diferencias entre la banca personal y comercial y cuándo puede salirse con la suya usando sus cuentas bancarias personales.

Una vez que haya decidido que es el momento, estas pautas paso a paso le mostrarán cómo abrir una cuenta bancaria comercial:

1. Conozca sus necesidades

Hágale saber al mundo que desea abrir una cuenta bancaria comercial y es posible que se encuentre inundado de ofertas. Por supuesto, no son todos iguales. Entonces, ¿cómo puede clasificarlos y elegir los servicios bancarios comerciales adecuados para usted? Comience con estos consejos:

No pagues extras

Cuando se trata de la banca comercial, algunos beneficios y funciones no son opcionales, como la capacidad de realizar depósitos, pagar facturas y recibir un buen servicio al cliente. Pero, ¿realmente necesita soporte para transferencias electrónicas, un sistema de punto de venta (POS), servicios de emisión de cheques, transacciones y transferencias de saldo ilimitadas y acceso a una línea de crédito?

Todas esas cosas pueden ser valiosos servicios comerciales que desea que su banco ofrezca. Pero si no necesita esas herramientas en este punto del desarrollo de su negocio, no debería pagar tarifas adicionales por ellas en este momento.

Deja espacio para crecer

Al mismo tiempo, no se encierre eligiendo un banco que se ajuste a sus necesidades ahora pero que limitará sus opciones más adelante. Eso significa ver cómo un banco se adapta a sus necesidades no solo ahora, sino también a medida que crece.

La experta en finanzas comerciales Imani Francies de FreeAdvice.com destaca las tarifas de transacción como un ejemplo. Es posible que no anticipe muchas transacciones diarias en este momento, pero si se registra en un banco que impuso límites estrictos y costosos, es posible que se arrepienta de su elección más adelante.

“Busque cualquier limitación de transacción impuesta por el banco. Los bancos pueden limitar la cantidad de transacciones que se pueden publicar en su cuenta en un solo día”, dijo Francies. “Alternativamente, puede estar limitado a una cierta cantidad de transacciones antes de que se le cobre una tarifa por más. Si normalmente tiene una gran cantidad de transacciones, encontrar una cuenta de cheques comercial que permita transacciones ilimitadas puede ser excelente para minimizar los costos”.

Francies sugiere que los dueños de negocios también consideren las tasas de interés, la sucursal del banco y la disponibilidad de cajeros automáticos, los saldos mínimos de las cuentas, cualquier oferta introductoria o promocional, y qué tan fácil será integrar su banca con el software de contabilidad, si lo usa ahora o planea hacerlo como su el negocio crece.

Si tiene la intención de utilizar los servicios comerciales de su cuenta bancaria comercial para procesar tarjetas de crédito, querrá ver algunas otras consideraciones, según la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. Éstos incluyen:

• La tasa de descuento, o el porcentaje que cobra el banco por cada transacción
• Tarifas de transacción, o el monto que se le cobrará por cada transacción con tarjeta de crédito
• Tarifas del Servicio de Verificación de Dirección (AVS)
• Tarifas diarias por lotes de ACH, o el monto que se le cobrará cuando liquide sus transacciones con tarjeta de crédito cada día
• Tarifas mínimas mensuales, o el monto que se le cobrará si su empresa no alcanza la cantidad mínima de transacciones requeridas

Considere las tarifas, pero no se sienta restringido por ellas

Hablando de tarifas, prepárate para ellas. La banca comercial a menudo conlleva tarifas que no ve adjuntas a su cuenta bancaria personal. Es inteligente verificar al menos un par de opciones bancarias diferentes y ver cómo se comparan sus tarifas por servicios comerciales.

Sin embargo, Rob Stephens, un CPA y fundador de CFO Perspective, aconseja a los propietarios de pequeñas empresas que miren más allá de las tarifas, especialmente en dos factores: conveniencia y capacidad de respuesta.

“Las tarifas bancarias son pequeñas en comparación con sus otros gastos operativos”, dijo. “No aguantes un servicio deficiente porque trataste de ahorrar unos cuantos dólares en tarifas. Su tiempo vale más de lo que puede ahorrar en tarifas. La conveniencia puede significar una sucursal cercana, buenas capacidades de depósito remoto para sus cheques, procesamiento rápido de préstamos u opciones sólidas de administración de efectivo para pagos con tarjeta. Encuentre un banco o cooperativa de crédito donde pueda desarrollar una relación con el personal de la sucursal o un oficial de préstamos al que pueda contactar cuando necesite ayuda”.

2. Reúna sus documentos

Registrarse en una cuenta bancaria personal es relativamente simple y rápido. Se le pedirá que proporcione poco más que prueba de su identidad y dirección.

Abrir una cuenta bancaria comercial, por el contrario, requiere un poco más de documentación y puede llevar varios días obtener la aprobación de su cuenta. Eso significa que deberá venir preparado y no debe esperar resultados inmediatos.

Aquí hay una lista de verificación de la información que la Asociación de Pequeñas Empresas de EE. UU. sugiere que debe estar preparado para mostrar:

• Su número de identificación patronal (EIN). Es gratis solicitar un EIN y no es lo mismo que su propio número de Seguro Social. También necesitará un EIN para pagar los impuestos de su negocio.
• Licencia comercial de su ciudad, condado y/o estado
• Documentos de constitución de empresas y acuerdos de propiedad
• Comprobante de ingresos mensuales

¿Qué pasa si te falta uno o dos elementos de esa lista? Si no tiene, digamos, su EIN o una licencia comercial, es posible que pueda usar sus cuentas bancarias personales para administrar su negocio por ahora. Solo tenga en cuenta que el uso de los servicios bancarios comerciales ofrece ventajas importantes, como la protección financiera personal y la simplicidad en la declaración de impuestos. Entonces, si bien cambiar a la banca comercial suele ser una buena idea, si necesita algo de tiempo para redondear sus documentos, probablemente esté bien usar sus cuentas personales para administrar su negocio mientras tanto.

3. Compare precios

Su primera pregunta podría ser cómo abrir una cuenta bancaria comercial. El siguiente suele ser ¿dónde debo abrir mi cuenta bancaria comercial ?

No se conforme automáticamente con su banco actual

Su primera opción puede ser la más fácil, pero ¿es la mejor? Ya tiene una relación establecida con el banco que actualmente maneja sus fondos personales. Si ofrecen servicios comerciales, podría ser un cambio fácil.

No se apresure a dar este salto, advierten los expertos. La banca comercial y la banca personal son muy diferentes y, a menudo, las cuentas comerciales cobran tarifas más altas, incluidas multas por transacciones excesivas o saldos que caen por debajo de los mínimos.

Eso no quiere decir que su banco actual sea necesariamente una mala elección. De hecho, es una buena idea hablar con alguien allí sobre los servicios bancarios comerciales disponibles para usted. Puede usar lo que aprende como punto de referencia al comparar otros bancos, asegurándose de elegir el que tenga las mejores tarifas y los mejores servicios disponibles para sus necesidades.

Piense fuera de la caja grande

“Consulte con los bancos y las cooperativas de crédito”, dijo Rob Stephens. Stephens, contador público certificado y fundador de CFO Perspective, dijo: “Las cooperativas de ahorro y crédito continúan aumentando sus capacidades de banca comercial. A menudo ofrecen tasas de préstamo más bajas y tasas de depósito más altas que los bancos”.

Jim Pendergast, vicepresidente sénior de altLINE, una división de The Southern Bank Company, aconseja evaluar el servicio al cliente que recibe con cada una de sus mejores opciones.

“Los mejores bancos siempre ofrecerán ayuda personal para su negocio”, dijo. “Considere, por ejemplo, las veces que ha estado hablando por teléfono con una gran corporación, con la esperanza de hablar con una persona real pero sin llegar a ese punto después de varias horas al teléfono. Los bancos más pequeños le brindan un negocio mucho más personalizado”.

Sin embargo, también advirtió que los bancos más grandes están más familiarizados con las necesidades comerciales y tienen mayores recursos, por lo que pueden tener más para ofrecerle.

Ir en línea

Si bien puede pensar primero en opciones físicas para sus necesidades bancarias comerciales, también puede encontrar varios bancos en línea de buena reputación. Y muchos de ellos ofrecen los mismos servicios comerciales que puede encontrar en un banco en persona cerca de usted. La única diferencia que puede ver es que solicitará en línea y realizará todas sus operaciones bancarias a través de su computadora, en lugar de hacerlo en su sucursal local.

Investigue y compare los servicios, tarifas y más de los bancos en línea con los otros bancos que ha investigado. Es posible que los bancos en línea ofrezcan un poco más, incluidas tasas de interés más altas y un acceso más conveniente, con tarifas más bajas.

4. Separa tus finanzas

Ya sea que el suyo sea un inicio nuevo o un negocio paralelo que ha ido creciendo lentamente con el tiempo, es posible que haya mezclado sus fondos personales con los ingresos y gastos de su negocio a medida que hizo despegar su negocio. Si está listo para pasar a los servicios bancarios comerciales, tómese el tiempo para separar sus fondos comerciales y personales antes de abrir una cuenta comercial.

No solo es inteligente dar cuenta del dinero que ha invertido. También es muy importante a efectos fiscales. Si lo auditan, no querrá que el IRS tenga en cuenta un historial de mezcla de finanzas personales y comerciales. De hecho, puede valer la pena hablar con un contador profesional para asegurarse de separar sus fondos por completo y de la manera correcta. Claro, eso le costará algo de dinero ahora, pero podría alegrarse de haber gastado ese dinero si el IRS decide realizar una auditoría en el futuro.

Además de mantener registros detallados de sus inversiones en su negocio, los ingresos de su negocio y sus gastos, es posible que desee comenzar a usar una tarjeta de crédito separada para la mayor cantidad de gastos posible. Incluso si no está listo para solicitar y usar una tarjeta de crédito comercial, puede usar una tarjeta de crédito personal para gastos comerciales de manera segura, siempre y cuando siga algunas pautas, como usar la tarjeta solo para gastos comerciales legítimos y pagar el saldo en tiempo.

5. Tómese su tiempo

Tan importante como es aprovechar los servicios bancarios comerciales, en lugar de usar cuentas bancarias personales para administrar su pequeña empresa, es mejor proceder con cuidado que precipitarse en una relación bancaria que no le servirá bien a largo plazo.

Hable con otros propietarios de pequeñas empresas que conozca y pregúnteles qué banco utilizan para sus negocios, qué les gusta de dónde realizan operaciones bancarias y qué desearían haber sabido cuando abrieron sus cuentas. Compare sus opciones y luego tome la mejor decisión.

Cambiar de cuenta comercial no es fácil de hacer, aunque ciertamente es posible. Dedique tiempo ahora, realice una investigación exhaustiva y estará bien encaminado hacia una relación bancaria que le sirva a usted, ya su negocio en crecimiento, en los años venideros.