Smartsheet テンプレートを使用してビジネスを管理する

公開: 2022-10-21

さまざまな業界でプロジェクトやビジネスワークフローを管理するのに役立つ、最高の Smartsheet テンプレートをいくつか見つけてください。

Smartsheet は、小規模からエンタープライズレベルのビジネスにおけるプロジェクト、作業、およびコラボレーション管理のリーダーの 1 つです。最近の Datanyze のレポートによると、プロジェクト管理および共同ワークプレイスアプリ業界における Smartsheet の市場シェアは 5.28% です。

したがって、適度な数の企業がタスクやプロジェクトの管理に Smartsheet を使用していることは明らかです。このツールにも慣れていて、ビジネス管理の時間を短縮したい場合は、Smartsheet テンプレートを使用できます。

読み進めて、数分でプロジェクトまたは作業管理を開始できる、プロフェッショナルで素晴らしい Smartsheet テンプレートを見つけてください。

Smartsheet テンプレートとは?

テンプレートは、同様のビジネスケースで使用できる、すぐに使用できるプロジェクトまたは作業管理の Smartsheet ボードです。 Smartsheet コンテンツライブラリには多数のテンプレートがあります。ビジネスや業界に合ったテンプレートを見つけるのは難しいことではありません。

テンプレートには、プロジェクト管理シートに必要なすべてのフィールドが含まれています。たとえば、イベント計画と予算には次のものが含まれます。

タスク名、割り当て済み、進行状況、リスクあり、期日、数量、予算、メモなどの列。
タスクとサブタスク
ガントチャート、カードビュー、カレンダービューなどのさまざまなビュー。

あとは、タスクとサブタスクのフィールドを変更して、イベント管理プロジェクトを開始するだけです。

有料サブスクリプションを取得すると、すべての Smartsheet テンプレートに無料でアクセスできます。さらに、Smartsheet 開発チームは新しいテンプレートを定期的に追加し続けています。

Smartsheet テンプレートが必要な理由

Smartsheet でプロジェクトまたは作業管理テンプレートを使用する主な理由は、プロジェクトをできるだけ早く開始することです。以下にいくつかの理由があります。

プロジェクトと経営管理シートの一貫性を保ちます。クライアントは変わるかもしれませんが、ビジネスデータのレポート、分析などは常に変わりません。
Smartsheet の内部専門家がそのようなテンプレートを作成します。したがって、これらのテンプレートを使用するときは、標準のビジネス用語とプロジェクトレポート形式を使用してください。
プロジェクトテンプレートをゼロから作成するのは、時間のかかるプロジェクトです。必要なときにいつでも Smartsheet アプリを使用してプロジェクトを作成できるので、プロジェクトの計画とチームミーティングに集中できます。
Smartsheet テンプレートのおかげで、中小企業の経営者や研修生のプロジェクトマネージャーは、費用のかかる専門家の助けを借りずに Smartsheet プロジェクトを開始できます。

Smartsheet テンプレートにアクセスする方法

テンプレートの使用に非常に興味を持っているはずです。しかし、探しているテンプレートを見つけるのは難しいと感じています。心配無用！ Smartsheet テンプレートを操作する方法については、以下の手順に従ってください。

Smartsheet にサインアップする

アカウントをお持ちでない場合は、以下の手順に従ってサインアップしてください。 Smartsheet は 30 日間無料です。

Smartsheet の Web サイトにアクセスします。

[ Smartsheet を無料で試す] ボタンをクリックします。
「アカウントを持っていませんか？ ' ダイアログで、[作成] をクリックします。

メールアドレスを入力するか、 Google / Microsoftアカウントでサインアップしてください。

Smartsheet にログイン

すでにアカウントをお持ちの場合は、代わりに次の手順に従ってください。

Smartsheet Web アプリのログインポータルにアクセスします。
メールアドレスとパスワードを入力してください。
サインインボタンを押します。

以前にGoogle 、 Apple 、またはMicrosoftアカウントで登録したことがある場合は、クイックサインインの適切なオプションを選択してください。

Smartsheet テンプレートを入手する

Smartsheet にログインすると、[ホーム] タブに移動します。
Smartsheet テンプレートを調べるには、[ソリューションセンター] タブまたは [ホーム] タブの [作成] ボタンにアクセスしてください。

[ホーム] タブで、Web アプリの右上隅にある [作成] オプションをクリックします。
コンテキストメニューが開き、シート、フォーム、レポート、テンプレートの参照などのオプションが表示されます。
[テンプレートの参照]をクリックします。
ソリューションセンターに移動したので、[ Browse All Solutions]画面を表示する必要があります。

選択に応じて、[ See More Templates]または [ See More Template Sets] をクリックします。テンプレートセットには、ダッシュボード、レポート、フォームなど、より多くの作業アセットが含まれています。
これで、Smartsheet テンプレートの完全なリストを取得できます。
[ソリューションセンター] 列の下のナビゲーションペインから [顧客と顧客] 、 [財務と会計] 、 [人事] 、 [ IT ] などのフィルターオプションをクリックして、リストを絞り込むことができます。

さまざまな業界に最適な Smartsheet テンプレート

デジタルマーケティング

統合デジタルマーケティングプランテンプレートは、他のビジネスチームからのさまざまなサポートやクリエイティブなリクエストに対応するマーケティングチームに適しています。したがって、Smartsheet ボードをすぐに使用して、統合されたデジタルマーケティングキャンペーンを開始できます。

このシートには、高度なスプレッドシートの数式、ワークフローの自動化、およびカスタムテキスト書式設定機能があります。それだけではありません！また、詳細なプロジェクトパスウェイプランニング、マーケティングプランの詳細、およびマネージャー向けのエグゼクティブサマリーも含まれています。

テンプレートには必要な終了列と期間列が含まれているため、グリッドモードからガントチャートビューに簡単に切り替えることができます。プロジェクトフェーズを強調表示するために使用できる [フラグ] 列があります。マーケティング費用を管理するための予算/支出列は言うまでもありません。

小売

小売業界は、在庫の最適化に苦労しています。したがって、Smartsheet は、次の小売事業活動を合理化できる自動化された在庫管理ボードを提供します。

在庫部門の生産性最適化
販売、注文、在庫のバランスをとる
正しい再入荷日を特定する
余分な在庫支出の削減
サプライヤーの詳細を即座に入手

Inventory Stock Control テンプレートには、右側にデータ入力フィールドがあり、左側に固定詳細があります。便利なデフォルト列には、部門、再注文ステータス、アイテム名、在庫金額などがあります。

バーコード在庫管理テンプレートを使用して、在庫管理を自動化できます。商品バーコード専用カラム付きです。バーコードを使用するか、スプレッドシートを ERP ツールと同期して、倉庫内のさまざまな商品の数を追跡できます。

建設とエンジニアリング

次の Smartsheet テンプレートをそれぞれのユースケースで使用すると、建設業は大きな利益を得ることができます。

建設ドキュメントトラッカーテンプレート
設備スケジュールテンプレート
建設予算テンプレート
ガントテンプレートによる建設スケジュール

たとえば、建設スケジュールテンプレートは、建設プロジェクトの計画、追跡、視覚化に特に役立ちます。テンプレートをコピーして名前を変更すると、複数の建設プロジェクトで同じテンプレートを使用できます。

このテンプレートは、モバイルアプリと Web アプリの両方に対応しています。したがって、フィールドエンジニアとスーパーバイザーは、タスクに必要な列を更新できます。開始日、終了日、担当者、ステータス、達成率、期間、メモなどの事前設定されたステータス列があります。

[タスク名] 列には、ほとんどの構築タスクとサブタスクが含まれています。たとえば、配管、断熱材、キャビネットなどのタスクがあります。タスクを展開すると、地上作業、ラフイン、コウモリ、ブローイン、マスターバス、キッチン、地下室などのサブタスクが見つかります。

エンターテイメントとホスピタリティ

ホスピタリティおよびエンターテイメント業界では、支出、タスクの説明責任、ゲストの出席、発券、チケットの収益へのマッピング、リアルタイムのゲストとの食事消費のマッピングなどを正確に追跡する必要があります。

上記のニーズを満たすには、次の Smartsheet ボードが便利です。

イベントの立ち上げと予算のテンプレート
募金ガラテンプレート
イベントスタッフホテル & パステンプレート
イベントタスクプランテンプレート

たとえば、Event Staff Hotel & Passes 形式は、エンターテイメントイベントに参加するスタッフやクライアントの宿泊施設を管理するのに最適です。

プロジェクトボードには、パスの種類、パスのコスト、ホテルのコスト見積もり、ホテル名、チェックイン、チェックアウト、クレジットカード、レートなどの重要なデータ列があります。

金融および金融サービス

金融サービスプロジェクトでは、正確なデータキャプチャと簡単な監査機能が必要になります。次の Smartsheet テンプレートは、このビジネスセクターのほとんどの要件を満たすことができます。

IPO プロジェクトチェックリストテンプレート
ローン償却スケジュールテンプレート
会計月末テンプレート

IPO を通じて上場を計画しているとします。株式売却を通じて株式市場から資金を集めたいビジネスにとって、これは巨大なプロジェクトです。すべての手順を知らなくても、Smartsheet ボードを使用して、IPO に関するすべての計画を立ててください。

その準備作業の列には、まとめに必要なすべてのタスクの概要が既に示されています。例えば：

財務諸表
デューデリジェンスの準備
デュアルクラスの準備
EIP と ESPP
S-1準備
SEC レビュー期間
S-1 を完成させて公開する

必要なその他の重要な列フィールドは、開始日、期日、T マイナス週、依存関係、期間、割り当て先などです。

製造業

製造工場には、さまざまな原材料、機器、製品レシピ、製品開発ガイドラインなどが必要です。 Smartsheet で利用できるプロジェクト管理シートで、これらすべてを効率的に追跡できます。たとえば、次のものが必要です。

フォームテンプレートを使用したインシデントレポートログ
フォームテンプレートによる新製品の承認
新製品開発スケジュールテンプレート
マシンメンテナンススケジュールテンプレート

マシンメンテナンススケジュール形式は、印刷またはデジタルで追跡できるシンプルなチェックリストです。マシンの状態、マシン名、場所、前回のメンテナンス日、次回のメンテナンス日、メンテナンス頻度、マシン技術者への割り当て、メモなど、追跡する必要があるほとんどのフィールドの概要が説明されています。

人事

Smartsheet には、人材派遣会社にとって非常に役立つテンプレートがいくつかあります。人材派遣チームを維持している企業も、これらの Smartsheet ボードを使用できます。いくつかの素晴らしい例は次のとおりです。

従業員情報ディレクトリ
従業員レビューチェックリスト
ジョブアプリケーションフォーム
求職者トラッカー
フォーム付き応募者履歴書トラッカー
従業員の解雇文書
ガントによる面接プロセス
新入社員チェックリスト
自動承認付きタイムカード

たとえば、マーケティングチームに 10 人の従業員を雇う必要があるとします。このシナリオでは、Interview Process With Gantt テンプレートを使用する必要があります。

このスプレッドシートは、採用プロセスで期待できるすべてのフェーズで構成されています。たとえば、面接前フェーズ、候補者面接フェーズ、候補者選択フェーズ、採用フェーズなどです。

プロジェクトボードでは、右側のナビゲーションペインにガントチャートが自動的に表示され、上部の列にカレンダービューが表示されます。したがって、人事マネージャーは、ガントチャートダッシュボードを見ることで、プロジェクト全体のステータスを確認できます。

非営利団体

次の Smartsheet テンプレートは、非営利団体および非政府組織 (NGO) に最適です。

非営利イベントマーケティングプラン
フォームを使用したフィールドチームの提出
寄付者管理
ボランティア名簿

非営利会計プロセスは、米国および英国で非課税ステータスを維持するために不可欠です。したがって、寄付金額、名前、住所、納税者番号などの寄付者データを追跡する必要があります。

したがって、Smartsheet から寄付者管理形式を使用できます。必要な標準データフィールドが付属しています。

たとえば、寄付年、寄付者名、電子メール、電話番号、住所、地域、基金名など、列ヘッダーはデフォルトで表示されます。 Smartsheet ボードはスプレッドシートに基づいているため、これらのデータをさまざまな非営利会計ソフトウェアに簡単にインポートできます。

会計

Smartsheet には、会計機関や企業向けの膨大なテンプレートコレクションがあります。自由に使用できるいくつかの注目すべき形式は次のとおりです。

キャッシュフロー計算書
貸借対照表
損益計算書
決算月
毎年の納税準備

小規模、中規模、および新興企業は、これらのフォーマットを使用して簡単に数千ドルを節約できます。これらの Smartsheet テンプレートを維持することで、外部機関に支払うことなく、会計規則に準拠することができます。

Smartsheet テンプレートの代替

Smartsheet のテンプレートの膨大なコレクションを調べました。次に、テンプレートも提供する次のプロジェクト管理アプリを見てください。

monday.com テンプレート

monday.com には、さまざまなビジネスケース用の精巧なテンプレートライブラリがあります。テンプレートライブラリにアクセスすると、マーケティング、プロジェクト管理、デザイン、セールス & CRM、人事、ソフトウェア開発などのテンプレートの注目のカテゴリが表示されます。ただし、左側のナビゲーションパネルからビジネスカテゴリを選択すると、さらに多くのテンプレートを取得できます。

クリックアップテンプレート

ClickUp のテンプレートライブラリは、頻繁に使用されるテンプレートをテンプレートホームに直接表示します。これらは、デザイン、クリエイティビティ、エンジニアリング、財務、製品、会計などのニッチなビジネスからのものです。左側のサイドバーにも 2 つのレベルのフィルターがあります。これらのフィルターは、レベルとユースケースです。フィルターを変更することで、適切なテンプレートを見つけることができます。

結論

テンプレートは、当て推量やヒューマンエラーなしで新しいプロジェクトを開始するための優れたリソースです。そのため、ほとんどのプロジェクト管理アプリは既製のテンプレートを提供しています。 Smartsheet も例外ではなく、ライセンスを必要とせずに個人または商用で使用できる無料のテンプレートを提供しています。

この記事では、これまで、Smartsheet の優れたビジネスおよびプロジェクト管理テンプレートをいくつか説明してきました。あなたのビジネスに関連する上記の Smartsheet ボードを見つける必要があります。すぐにテンプレートの利用を開始するか、パーソナライズしてテンプレートシートを自分のものにします。

Word と Notion に最適な請求書テンプレートにも興味があるかもしれません。