Используйте шаблоны Smartsheet для управления своим бизнесом

Найдите несколько лучших шаблонов Smartsheet, которые помогут вам управлять проектами и бизнес-процессами в различных отраслях.

Smartsheet является одним из лидеров в области управления проектами, работой и совместной работой в компаниях малого и корпоративного уровня. Согласно недавнему отчету Datanyze, доля рынка Smartsheet в индустрии приложений для управления проектами и совместной работы составляет 5,28%.

Следовательно, совершенно очевидно, что небольшое количество компаний используют Smartsheet для управления задачами и проектами. Если вы также пользуетесь этим инструментом и хотите сократить время, затрачиваемое на управление бизнесом, вы можете использовать шаблоны Smartsheet.

Читайте дальше, чтобы узнать о некоторых профессиональных и потрясающих шаблонах Smartsheet, которые помогут вам приступить к управлению проектом или работой за несколько минут.

Что такое шаблоны Smartsheet?

Шаблоны — это готовые к использованию доски Smartsheet для управления проектами или работами, которые можно использовать в аналогичных бизнес-кейсах. В библиотеке контента Smartsheet есть множество шаблонов. Вам не составит труда найти шаблон, соответствующий вашему бизнесу или отрасли.

Шаблоны поставляются со всеми полями, которые вам могут понадобиться в листе управления проектом. Например, План мероприятия и Бюджет включают следующее:

• Столбцы для имени задачи, назначенной, прогресса, риска, срока выполнения, количества, бюджета, примечаний и т. д.
• Задачи и подзадачи
• Различные представления, такие как диаграммы Ганта, представление карты, представление календаря и т. д.

Теперь все, что вам нужно сделать, это изменить поле задач и подзадач, чтобы начать свой проект управления событиями.

Вы получаете бесплатный доступ ко всем шаблонам Smartsheet при оформлении платной подписки. Более того, команда разработчиков Smartsheet регулярно добавляет новые шаблоны.

Зачем вам нужны шаблоны Smartsheet?

Основная причина использования шаблонов управления проектом или работой в Smartsheet — запуск проекта как можно скорее. Есть и другие причины, которые вы можете найти ниже:

1. Сделайте ваши проекты и листы управления бизнесом согласованными. Клиенты могут меняться, но ваши бизнес-данные, отчеты, аналитика и т. д. всегда остаются прежними.
2. Такие шаблоны создают внутренние профессиональные эксперты Smartsheet. Следовательно, при использовании этих шаблонов вы должны использовать стандартную бизнес-терминологию и форматы отчетов по проектам.
3. Создание шаблона проекта с нуля — это трудоемкий проект. Вы можете сосредоточиться на планировании проекта и групповых встречах, пока приложение Smartsheet готово создать проект в любое время.
4. Благодаря шаблонам Smartsheet владельцы малого бизнеса и руководители проектов-стажеров могут начать свои проекты Smartsheet без какой-либо дорогостоящей профессиональной помощи.

Как получить доступ к шаблонам Smartsheet

Теперь вы должны быть очень заинтересованы в использовании шаблонов. Но вам сложно найти шаблоны, которые вы ищете. Не беспокоиться! Выполните следующие действия, чтобы научиться перемещаться по шаблонам Smartsheet:

Зарегистрируйтесь в Smartsheet

Если у вас нет учетной записи, зарегистрируйте ее, выполнив следующие шаги. Smartsheet предоставляется бесплатно в течение 30 дней.

• Посетите веб-сайт Smartsheet.

• Нажмите кнопку «Попробовать Smartsheet бесплатно» .
• Помимо сообщения « У вас нет учетной записи? ', нажмите « Создать ».

• Введите адрес электронной почты или зарегистрируйтесь с помощью учетной записи Google / Microsoft .

Войти в Smartsheet

Если у вас уже есть учетная запись, выполните следующие действия:

• Посетите портал входа в веб-приложение Smartsheet.
• Введите адрес электронной почты и пароль .
• Нажмите кнопку « Войти ».

• Если вы ранее подписывались с помощью учетной записи Google , Apple или Microsoft , выберите соответствующий вариант для быстрого входа.

Получить шаблоны Smartsheet

• После входа в Smartsheet вы попадете на вкладку « Главная ».
• Чтобы ознакомиться с шаблонами Smartsheet, перейдите на вкладку Центр решений или нажмите кнопку Создать на вкладке Главная .

• На вкладке « Главная » нажмите « Создать », расположенную в правом верхнем углу веб-приложения.
• Откроется контекстное меню с такими параметрами, как «Лист», «Форма», «Отчет», «Обзор шаблонов» и т. д.
• Нажмите «Обзор шаблонов ».
• Теперь вы находитесь в Центре решений и должны увидеть экран « Просмотреть все решения ».

• Нажмите See More Templates или See More Template Sets , в зависимости от вашего выбора. Наборы шаблонов содержат больше рабочих ресурсов, таких как информационные панели, отчеты, формы и т. д.
• Теперь у вас есть полный список шаблонов Smartsheet.
• Вы можете сузить список, щелкнув параметры фильтрации, такие как « Клиенты и клиенты » , « Финансы и бухгалтерский учет » , «Кадры » , « ИТ » и т. д., на панели навигации под столбцом « Центр решений» .

Лучшие шаблоны Smartsheet для разных отраслей

Цифровой маркетинг

Шаблон интегрированного плана цифрового маркетинга подходит для маркетинговых групп, которые удовлетворяют различные запросы на поддержку и творческие запросы от других бизнес-групп. Следовательно, вы можете сразу же использовать доску Smartsheet, чтобы начать интегрированную кампанию цифрового маркетинга.

В листе есть расширенные формулы электронных таблиц, автоматизация рабочего процесса и настраиваемые функции форматирования текста. Это еще не все! Он также включает в себя подробное планирование маршрута проекта, подробные сведения о маркетинговых планах и резюме для менеджеров.

Вы можете легко переключиться на представление диаграммы Ганта из режима сетки, поскольку шаблон включает необходимые столбцы «Окончание» и «Длительность». Существует столбец «Флажок», который можно использовать для выделения фазы проекта. Не говоря уже о столбце «Бюджет/Расходы», который позволяет вам управлять расходами на маркетинг.

Розничная торговля

Индустрия розничной торговли борется с оптимизацией запасов. Таким образом, Smartsheet предлагает автоматизированную доску управления запасами, которая может оптимизировать следующие операции розничного бизнеса:

• Оптимизация производительности в отделе запасов
• Баланс продаж, заказов и запасов
• Определение правильной даты пополнения запасов
• Сокращение избыточных расходов на складские запасы
• Получите информацию о поставщике мгновенно

Шаблон Inventory Stock Control имеет поле ввода данных с правой стороны и фиксированные данные с левой стороны. Некоторые полезные столбцы по умолчанию: «Отдел», «Статус повторного заказа», «Имя товара», «Стоимость запасов» и т. д.

Вы можете автоматизировать управление запасами с помощью шаблона управления запасами со штрих-кодом. Он поставляется с эксклюзивной колонкой для штрих-кодов продуктов. Вы можете использовать штрих-коды или синхронизировать электронную таблицу с инструментом ERP, чтобы отслеживать количество различных товаров на вашем складе.

Строительство и инженерия

Ваш строительный бизнес может значительно выиграть, если вы будете использовать следующие шаблоны Smartsheet в соответствующих вариантах использования:

• Шаблон отслеживания строительной документации
• Шаблон расписания оборудования
• Шаблон бюджета строительства
• График строительства с шаблоном Ганта

Например, шаблон графика строительства особенно полезен для планирования, отслеживания и визуализации вашего строительного проекта. Вы можете скопировать шаблон и переименовать его, чтобы использовать один и тот же шаблон для нескольких строительных проектов.

Шаблон подходит как для мобильных устройств, так и для веб-приложений. Следовательно, выездные инженеры и супервайзеры могут обновлять необходимые столбцы для задач. Существуют предустановленные столбцы состояния, такие как «Дата начала», «Дата окончания», «Кому назначено», «Статус», «% выполнения», «Продолжительность», «Примечания» и т. д.

Столбец «Имя задачи» содержит большинство строительных задач и подзадач. Например, есть такие задачи, как «Сантехника», «Изоляция», «Шкафы» и т. д. Если вы развернете задачи, вы найдете подзадачи, такие как «Земляные работы», «Обработка», «Летучие мыши», «Продувка», «Главная ванна», «Кухня», «Подвал» и т. д.

Развлечения и гостеприимство

Индустрия гостеприимства и развлечений должна точно отслеживать расходы, отчетность по задачам, посещаемость гостей, продажу билетов, сопоставление билетов с доходами, сопоставление потребления еды с гостями в режиме реального времени и так далее.

Вот доски Smartsheet, которые вам пригодятся, чтобы удовлетворить вышеуказанные потребности:

• Запуск мероприятия и шаблон бюджета
• Шаблон гала-концерта по сбору средств
• Персонал отеля и пропуска для мероприятий Шаблон
• Шаблон плана задач мероприятия

Например, формат Event Staff Hotel & Passes идеально подходит для управления размещением в отеле ваших сотрудников или клиентов, посещающих развлекательное мероприятие.

На доске проекта есть столбцы важных данных, таких как тип пропуска, стоимость пропуска, оценка стоимости отеля, название отеля, регистрация заезда, выезда, кредитная карта, тариф и т. д.

Финансы и финансовые услуги

Вам потребуется точный сбор данных и более простые возможности аудита в ваших проектах финансовых услуг. Следующие шаблоны Smartsheet могут удовлетворить большинство ваших требований в этом бизнес-секторе:

• Шаблон контрольного списка проекта IPO
• Шаблон графика погашения кредита
• Финансовый шаблон на конец месяца

Допустим, вы планируете выйти на биржу через IPO. Это огромный проект для любого бизнеса, который хочет собрать деньги с фондового рынка за счет продажи акций. Используйте доску Smartsheet, чтобы спланировать все, что касается IPO, даже если вы не знаете всех шагов.

В его столбце « Подготовительные работы » уже перечислены все задачи, которые вам нужно завершить. Например:

• Финансовые отчеты
• Подготовьтесь к должной осмотрительности
• Подготовка к двойному классу
• ЭИП и ЕСПП
• Подготовка к S-1
• Период проверки SEC
• Завершить и опубликовать файл S-1

Другими важными полями столбца, которые вам нужны, являются «Дата начала», «Дата выполнения», «T-минус недели», «Зависимости», «Длительность», «Назначено» и т. д.

Производство

Вашим производственным предприятиям требуется различное сырье, оборудование, рецепты продуктов, инструкции по разработке продуктов и многое другое. Вы можете эффективно отслеживать все это на листах управления проектами, доступных в Smartsheet. Например, вам нужно следующее:

• Журнал отчетов об инцидентах с шаблоном формы
• Утверждение нового продукта с помощью шаблона формы
• Шаблон графика разработки нового продукта
• Шаблон графика технического обслуживания машины

Формат графика технического обслуживания машины представляет собой простой контрольный список, который можно распечатать или отслеживать в цифровом виде. В нем указано большинство полей, которые необходимо отслеживать, такие как состояние машины, имя машины, местоположение, дата последнего обслуживания, дата следующего обслуживания, периодичность обслуживания, назначено техническому специалисту и примечания.

Человеческие ресурсы

В Smartsheet, безусловно, есть несколько чрезвычайно полезных шаблонов для кадровых агентств. Компании, у которых есть штат сотрудников, также могут использовать эти доски Smartsheet. Вот несколько замечательных примеров:

• Справочник сотрудников
• Контрольный список проверки сотрудников
• Форма заявления о приеме на работу
• Отслеживание кандидатов на работу
• Отслеживание резюме кандидата с формой
• Документация об увольнении сотрудника
• Процесс интервью с Ганттом
• Новый контрольный список найма
• Табель учета рабочего времени с автоматическим утверждением

Например, вам нужно нанять 10 сотрудников для вашей маркетинговой команды. В этом сценарии вам необходимо использовать шаблон «Процесс интервью с Ганттом».

Эта таблица содержит все этапы, которые вы можете ожидать в процессе найма. Например, этап предварительного собеседования, этап собеседования с кандидатом, этап выбора кандидата и этап найма.

На доске проекта автоматически отображается диаграмма Ганта на правой панели навигации и представление календаря в верхних столбцах. Таким образом, менеджеры по персоналу могут просматривать весь статус проекта, глядя на панель инструментов диаграммы Ганта.

Некоммерческий

Следующие шаблоны Smartsheet действительно подходят для некоммерческих и неправительственных организаций (НПО):

• План маркетинга некоммерческих мероприятий
• Заявки полевых команд с формой
• Управление донорами
• Список волонтеров

Процесс бухгалтерского учета некоммерческой организации имеет решающее значение для сохранения вашего статуса освобождения от налогов в США и Великобритании. Таким образом, вам необходимо отслеживать данные доноров, такие как суммы их пожертвований, имя, адрес, ИНН и т. д.

Таким образом, вы можете использовать формат «Управление донорами» от Smartsheet. Он поставляется со стандартными полями данных, которые могут вам понадобиться.

Например, заголовки столбцов «Год пожертвования», «Имя донора», «Электронная почта», «Номер телефона», «Адрес», «Регион», «Название фонда» и т. д. присутствуют по умолчанию. Поскольку доски Smartsheet основаны на электронных таблицах, вы можете легко импортировать эти данные в различные некоммерческие бухгалтерские программы.

Бухгалтерский учет

В Smartsheet есть обширная коллекция шаблонов для бухгалтерских агентств и предприятий. Некоторые известные форматы в вашем распоряжении:

• О движении денежных средств
• Бухгалтерский баланс
• Справка о доходах
• Конец финансового месяца
• Ежегодная налоговая подготовка

Малый, средний и начинающий бизнес могут легко сэкономить тысячи долларов, используя эти форматы. Сохранение этих шаблонов Smartsheet позволит вам соблюдать правила бухгалтерского учета, не платя внешним агентствам.

Альтернативы шаблонам Smartsheet

Вы изучили огромную коллекцию шаблонов Smartsheet. Теперь взгляните на следующие приложения для управления проектами, которые также предлагают шаблоны:

monday.com Шаблоны

monday.com имеет обширную библиотеку шаблонов для различных бизнес-кейсов. Получив доступ к его библиотеке шаблонов, вы увидите избранные категории шаблонов, такие как маркетинг, управление проектами, дизайн, продажи и взаимодействие с клиентами, управление персоналом и разработка программного обеспечения. Однако вы можете получить больше шаблонов, выбрав бизнес-категории на левой панели навигации.

Шаблоны ClickUp

Библиотека шаблонов ClickUp демонстрирует часто используемые шаблоны прямо на главной странице шаблонов. Это из таких ниш бизнеса, как дизайн, творчество, инженерия, финансы, продукт, бухгалтерский учет и т. д. На левой боковой панели также есть два уровня фильтров. Этими фильтрами являются Уровни и Варианты использования . Вы можете найти подходящий шаблон, изменив фильтры.

Вывод

Шаблоны — отличные ресурсы для начала новых проектов без догадок или человеческих ошибок. Следовательно, большинство приложений для управления проектами предлагают готовые шаблоны. Smartsheet ничем не отличается и предлагает бесплатные шаблоны для личного или коммерческого использования без каких-либо требований по лицензированию.

До сих пор в статье объяснялись некоторые выдающиеся шаблоны управления бизнесом и проектами от Smartsheet. Вы должны найти доску Smartsheet выше, связанную с вашим бизнесом. Начните использовать шаблоны прямо сейчас или персонализируйте лист шаблонов, чтобы сделать его своим.

Вас также могут заинтересовать лучшие шаблоны счетов для Word и Notion.