Usa i modelli Smartsheet per gestire la tua attività

Trova alcuni dei migliori modelli Smartsheet che ti aiutano a gestire progetti e flussi di lavoro aziendali in diversi settori.

Smartsheet è uno dei leader nella gestione di progetti, lavoro e collaborazione nelle piccole e grandi imprese. Secondo un recente rapporto di Datanyze, la quota di mercato di Smartsheet nel settore della gestione dei progetti e delle app per ambienti di lavoro collaborativi è del 5,28%.

Pertanto, è estremamente ovvio che un numero moderato di aziende utilizza Smartsheet per la gestione di attività e progetti. Se anche tu sei interessato a questo strumento e desideri ridurre il tuo tempo nella gestione aziendale, puoi utilizzare i modelli Smartsheet.

Continua a leggere per scoprire alcuni fantastici modelli Smartsheet professionali che ti consentiranno di iniziare a gestire progetti o lavori in pochi minuti.

Cosa sono i modelli Smartsheet?

I modelli sono schede Smartsheet pronte all'uso per la gestione di progetti o lavori che puoi utilizzare in casi aziendali simili. Ci sono molti modelli nella libreria dei contenuti di Smartsheet. Non sarà difficile trovare un modello che corrisponda alla tua attività o settore.

I modelli vengono forniti con tutti i campi necessari in un foglio di gestione del progetto. Ad esempio, un piano eventi e un budget vengono forniti con quanto segue:

• Colonne per Nome attività, Assegnato, Avanzamento, A rischio, Data di scadenza, Quantità, Budget, Note, ecc.
• Compiti e sottocompiti
• Varie visualizzazioni come diagrammi di Gantt, visualizzazione scheda, visualizzazione calendario, ecc.

Ora, tutto ciò che devi fare è modificare il campo delle attività e delle attività secondarie per avviare il progetto di gestione degli eventi.

Ottieni l'accesso gratuito a tutti i modelli Smartsheet quando ricevi un abbonamento a pagamento. Inoltre, il team di sviluppo di Smartsheet continua ad aggiungere regolarmente nuovi modelli.

Perché hai bisogno di modelli Smartsheet?

Il motivo principale per utilizzare i modelli di gestione del progetto o del lavoro in Smartsheet è avviare il progetto il prima possibile. Ci sono altri motivi che puoi trovare di seguito:

1. Rendi coerenti i tuoi progetti e le schede di gestione aziendale. I clienti possono cambiare, ma i rapporti sui dati aziendali, l'analisi e così via rimangono sempre gli stessi.
2. Gli esperti professionisti interni di Smartsheet creano tali modelli. Pertanto, assicurati di utilizzare terminologie aziendali standard e formati di reportistica di progetto quando utilizzi questi modelli.
3. La creazione di un modello di progetto da zero è un progetto che richiede tempo. Puoi concentrarti sulla pianificazione del progetto e sulle riunioni del team mentre l'app Smartsheet è qui per creare il progetto ogni volta che ne hai bisogno.
4. I proprietari di piccole imprese e i project manager in formazione possono avviare i loro progetti Smartsheet senza alcun costoso aiuto professionale, grazie ai modelli Smartsheet.

Come accedere ai modelli di Smartsheet

Ora devi essere super interessato all'utilizzo dei modelli. Ma stai trovando difficile trovare i modelli che stai cercando. Da non preoccuparsi! Segui i passaggi seguenti per imparare a navigare con i modelli Smartsheet:

Iscriviti a Smartsheet

Se non disponi di un account, creane uno seguendo i passaggi indicati di seguito. Smartsheet è gratuito per 30 giorni.

• Visita il sito web di Smartsheet.

• Fai clic sul pulsante Prova Smartsheet gratuitamente .
• Oltre al ' Non hai un account? ' finestra di dialogo, fare clic su Crea uno.

• Inserisci la tua email o registrati con un account Google / Microsoft .

Accedi a Smartsheet

Se hai già un account, segui invece questi passaggi:

• Visita il portale di accesso dell'app Web Smartsheet.
• Inserisci la tua email e password .
• Premi il pulsante Accedi .

• Se ti sei abbonato in precedenza con un account Google , Apple o Microsoft , scegli l'opzione appropriata per l'accesso rapido.

Ottieni modelli Smartsheet

• Una volta effettuato l'accesso a Smartsheet, si accede alla scheda Home .
• Per esplorare i modelli Smartsheet, puoi visitare la scheda Centro soluzioni o il pulsante Crea nella scheda Home .

• Nella scheda Home , fai clic sull'opzione Crea situata nell'angolo in alto a destra dell'app Web.
• Si aprirà un menu contestuale con opzioni come Foglio, Modulo, Report, Sfoglia modelli, ecc.
• Fare clic su Sfoglia modelli .
• Ora sei nel Centro soluzioni e devi vedere la schermata Sfoglia tutte le soluzioni .

• Fare clic su Visualizza più modelli o Visualizza più set di modelli , a seconda della scelta. I set di modelli contengono più risorse di lavoro come dashboard, report, moduli e così via.
• Ora ottieni un elenco completo di modelli Smartsheet.
• Puoi restringere l'elenco facendo clic su opzioni di filtro come Clienti e clienti , Finanza e contabilità , Risorse umane , IT e così via dal riquadro di navigazione sotto la colonna Centro soluzioni .

I migliori modelli Smartsheet per diversi settori

Marketing digitale

Il modello del piano di marketing digitale integrato è adatto per i team di marketing che soddisfano vari tipi di supporto e richieste creative di altri team aziendali. Quindi, puoi utilizzare immediatamente la scheda Smartsheet per avviare una campagna di marketing digitale integrato.

Il foglio ha formule avanzate per fogli di calcolo, automazione del flusso di lavoro e funzionalità di formattazione del testo personalizzate. Non è tutto! Include anche una pianificazione dettagliata del percorso del progetto, dettagli granulari dei piani di marketing e un riepilogo esecutivo per i manager.

Puoi passare facilmente alla visualizzazione del diagramma di Gantt dalla modalità Griglia poiché il modello include le colonne Fine e Durata necessarie. C'è una colonna Flag che puoi usare per evidenziare una fase del progetto. Per non parlare della colonna Budget/Spesa che ti consente di gestire la spesa di marketing.

Al dettaglio

Il settore della vendita al dettaglio lotta con l'ottimizzazione delle scorte. Pertanto, Smartsheet offre una scheda di controllo delle scorte di inventario automatizzata in grado di semplificare le seguenti attività commerciali di vendita al dettaglio:

• Ottimizzazione della produttività nel reparto scorte
• Bilanciare vendite, ordini e scorte
• Individuazione della corretta data di rifornimento
• Riduci le spese di inventario in eccesso
• Ottieni immediatamente i dettagli del fornitore

Il modello di controllo delle scorte di magazzino ha un campo di immissione dati sul lato destro e dettagli fissi sul lato sinistro. Alcune utili colonne predefinite sono Reparto, Stato riordino, Nome articolo, Valore inventario, ecc.

Puoi automatizzare la gestione dell'inventario con il modello di gestione dell'inventario dei codici a barre. Viene fornito con una colonna esclusiva per i codici a barre dei prodotti. Puoi utilizzare i codici a barre o sincronizzare il foglio di calcolo con uno strumento ERP per tenere traccia del numero di varie merci nel tuo magazzino.

Edilizia e Ingegneria

La tua impresa edile può trarre grandi vantaggi se utilizzi i seguenti modelli Smartsheet nei rispettivi casi d'uso:

• Modello di monitoraggio della documentazione di costruzione
• Modello di programma dell'attrezzatura
• Modello di budget di costruzione
• Programma di costruzione con modello Gantt

Ad esempio, il modello di pianificazione della costruzione è particolarmente utile per la pianificazione, il monitoraggio e la visualizzazione del progetto di costruzione. Puoi copiare il modello e rinominarlo per utilizzare lo stesso modello per più progetti di costruzione.

Il modello è adatto sia per dispositivi mobili che per app Web. Pertanto, ingegneri e supervisori sul campo possono aggiornare le colonne necessarie per le attività. Ci sono colonne di stato preimpostate come Data di inizio, Data di fine, Assegnato a, Stato, % completato, Durata, Note, ecc.

La colonna Nome attività viene fornita con la maggior parte delle attività di costruzione e delle attività secondarie. Ad esempio, ci sono attività come Impianti idraulici, Isolamento, Armadi, ecc. Se espandi le attività, troverai attività secondarie come Lavori a terra, Sgrossatura, Pipistrelli, Soffiaggio, Bagno padronale, Cucina, Seminterrato e così via.

Intrattenimento e Ospitalità

Il settore dell'ospitalità e dell'intrattenimento deve monitorare accuratamente le spese, la responsabilità delle attività, la presenza degli ospiti, l'emissione di biglietti, la mappatura dei biglietti sulle entrate, la mappatura del consumo dei pasti con gli ospiti in tempo reale e così via.

Per soddisfare le tue esigenze di cui sopra, ecco le schede Smartsheet che ti torneranno utili:

• Modello di lancio e budget per eventi
• Modello di galà di raccolta fondi
• Modello per hotel e pass per lo staff dell'evento
• Modello di piano attività per eventi

Ad esempio, il formato Event Staff Hotel & Passes è perfetto per gestire le sistemazioni alberghiere per il tuo personale o per i clienti che partecipano a un evento di intrattenimento.

La scheda del progetto ha colonne di dati vitali come Tipo di pass, Costo del pass, Stima del costo dell'hotel, Nome dell'hotel, Check-in, Check-out, Carta di credito, Tariffa, ecc.

Finanza e servizi finanziari

Avrai bisogno di un'acquisizione accurata dei dati e di capacità di controllo più semplici nei tuoi progetti di servizi finanziari. I seguenti modelli Smartsheet potrebbero soddisfare la maggior parte delle tue esigenze in questo settore di attività:

• Modello di lista di controllo del progetto IPO
• Modello di programma di ammortamento del prestito
• Modello finanziario di fine mese

Consideriamo che stai pianificando di diventare pubblica tramite offerte IPO. È un progetto enorme per qualsiasi azienda che voglia raccogliere denaro dal mercato azionario attraverso la vendita di azioni. Usa la scheda Smartsheet per pianificare tutto ciò che riguarda l'IPO, anche se non conosci tutti i passaggi.

La sua colonna Lavoro preparatorio delinea già tutte le attività necessarie per concludere. Per esempio:

• Bilancio d'esercizio
• Prepararsi per la due diligence
• Preparazione per la doppia classe
• EIP ed ESPP
• S-1 Preparazione
• Periodo di revisione della SEC
• Finalizzare e archiviare pubblicamente S-1

Altri campi importanti della colonna di cui hai bisogno sono Data di inizio, Data di scadenza, Settimane T-meno, Dipendenze, Durata, Assegnato a, ecc.

Produzione

I tuoi impianti di produzione richiedono varie materie prime, attrezzature, ricette di prodotti, linee guida per lo sviluppo dei prodotti e altro ancora. Puoi tenere traccia di tutti questi in modo efficiente sui fogli di gestione dei progetti disponibili in Smartsheet. Ad esempio, hai bisogno di quanto segue:

• Registro del rapporto di incidente con modello di modulo
• Approvazione di un nuovo prodotto con modello di modulo
• Modello di pianificazione dello sviluppo di nuovi prodotti
• Modello di programma di manutenzione della macchina

Il formato del programma di manutenzione della macchina è una semplice lista di controllo che puoi stampare o monitorare digitalmente. Delinea la maggior parte dei campi di cui è necessario tenere traccia, come Condizione macchina, Nome macchina, Posizione, Data ultima manutenzione, Data di manutenzione successiva, Cadenza manutenzione, Assegnato al tecnico della macchina e Note.

Risorse umane

Smartsheet ha, di gran lunga, alcuni modelli estremamente utili per le agenzie di personale. Anche le aziende che mantengono il proprio team di personale possono utilizzare queste schede Smartsheet. Alcuni ottimi esempi sono:

• Directory delle informazioni sui dipendenti
• Lista di controllo per la revisione dei dipendenti
• Modulo per la domanda di lavoro
• Tracker dei candidati al lavoro
• Tracker curriculum richiedente con modulo
• Documentazione di cessazione dei dipendenti
• Processo di intervista con Gantt
• Nuova lista di controllo per le assunzioni
• Time Card con approvazione automatizzata

Ad esempio, devi assumere 10 dipendenti per il tuo team di marketing. È necessario utilizzare il modello Processo di intervista con Gantt in questo scenario.

Questo foglio di calcolo comprende tutte le fasi che puoi aspettarti in un processo di assunzione. Ad esempio, la fase di pre-colloquio, la fase di colloquio con i candidati, la fase di selezione dei candidati e la fase di assunzione.

La scheda del progetto mostra automaticamente un diagramma di Gantt nel riquadro di navigazione a destra e la vista Calendario nelle colonne superiori. Pertanto, i responsabili delle risorse umane possono rivedere l'intero stato del progetto guardando il dashboard del diagramma di Gantt.

Senza scopo di lucro

I seguenti modelli Smartsheet sono veramente adatti per organizzazioni non profit e non governative (ONG):

• Piano di marketing per eventi senza scopo di lucro
• Invii squadra sul campo con modulo
• Gestione dei donatori
• Elenco dei volontari

Il processo di contabilità senza scopo di lucro è fondamentale per mantenere lo stato di esenzione fiscale negli Stati Uniti e nel Regno Unito. Pertanto, è necessario tenere traccia dei dati dei donatori come gli importi delle donazioni, il nome, l'indirizzo, il codice fiscale, ecc.

Pertanto, puoi utilizzare il formato di gestione dei donatori da Smartsheet. Viene fornito con campi dati standard di cui potresti aver bisogno.

Ad esempio, Anno di donazione, Nome del donatore, Email, Numero di telefono, Indirizzo, Regione, Nome del fondo, ecc., le intestazioni delle colonne sono presenti per impostazione predefinita. Poiché le schede Smartsheet si basano su fogli di calcolo, puoi facilmente importare questi dati in vari software di contabilità senza scopo di lucro.

Contabilità

Smartsheet ha una vasta collezione di modelli per agenzie di contabilità e aziende. Alcuni formati degni di nota a tua disposizione sono:

• Rendiconto di cassa
• Bilancio
• Conto economico
• Fine del mese finanziario
• Preparazione fiscale annuale

Piccole, medie e startup possono facilmente risparmiare migliaia di dollari utilizzando questi formati. Il mantenimento di questi modelli Smartsheet ti consentirà di rispettare le normative contabili senza pagare un'agenzia esterna.

Alternative ai modelli Smartsheet

Hai esplorato le enormi raccolte di modelli di Smartsheet. Ora, guarda le seguenti app di gestione dei progetti che offrono anche modelli:

Monday.com Modelli

monday.com ha un'elaborata libreria di modelli per diversi casi aziendali. Una volta che accedi alla sua libreria di modelli, vedrai le categorie in primo piano di modelli come Marketing, Gestione dei progetti, Design, Vendite e CRM, Risorse umane e Sviluppo software. Tuttavia, puoi ottenere più modelli selezionando le categorie di attività dal pannello di navigazione sul lato sinistro.

Modelli ClickUp

La libreria di modelli di ClickUp mostra i modelli utilizzati di frequente direttamente nella home del modello. Questi provengono da nicchie aziendali come Design, Creatività, Ingegneria, Finanza, Prodotto, Contabilità, ecc. Ci sono anche due livelli di filtri nella barra laterale sinistra. Questi filtri sono Livelli e Casi d'uso . Puoi trovare un modello adatto modificando i filtri.

Conclusione

I modelli sono ottime risorse per avviare nuovi progetti senza congetture o errori umani. Pertanto, la maggior parte delle app di gestione dei progetti offre modelli già pronti. Smartsheet non è diverso e offre modelli gratuiti per uso personale o commerciale senza necessità di licenza.

Finora l'articolo ha spiegato alcuni eccezionali modelli di gestione aziendale e di progetto di Smartsheet. Devi trovare una scheda Smartsheet sopra relativa alla tua attività. Inizia subito a utilizzare i modelli o personalizzali per rendere tuo il foglio dei modelli.

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