使用 Smartsheet 模板管理您的業務

查找一些可幫助您管理不同行業的項目和業務工作流程的最佳 Smartsheet 模板。

Smartsheet 是小型到企業級企業的項目、工作和協作管理的領導者之一。 根據 Datanyze 最近的一份報告，Smartsheet 在項目管理和協作工作場所應用程序行業的市場份額為 5.28%。

因此，很明顯，適度數量的公司正在使用 Smartsheet 來管理任務和項目。 如果您也使用此工具並希望減少業務管理時間，則可以使用 Smartsheet 模板。

繼續閱讀以發現一些專業且出色的 Smartsheet 模板，這些模板可讓您在幾分鐘內開始進行項目或工作管理。

什麼是 Smartsheet 模板？

模板是可在類似業務案例中使用的即用型項目或工作管理 Smartsheet 板。 Smartsheet 內容庫中有大量模板。 您不會發現找到與您的業務或行業相匹配的模板具有挑戰性。

模板帶有您在項目管理表中需要的所有字段。 例如，活動計劃和預算附帶以下內容：

• 任務名稱、已分配、進度、有風險、截止日期、數量、預算、註釋等列。
• 任務和子任務
• 甘特圖、卡片視圖、日曆視圖等各種視圖。

現在，您需要做的就是更改任務和子任務字段以啟動您的事件管理項目。

獲得付費訂閱後，您可以免費訪問所有 Smartsheet 模板。 此外，Smartsheet 開發團隊會定期添加新模板。

為什麼需要 Smartsheet 模板？

在 Smartsheet 中使用項目或工作管理模板的主要原因是盡快啟動項目。 您可以在下面找到其他一些原因：

1. 使您的項目和業務管理表保持一致。 客戶可能會發生變化，但您的業務數據報告、分析等始終保持不變。
2. Smartsheet 的內部專業專家會創建此類模板。 因此，您確保在使用這些模板時使用標準的業務術語和項目報告格式。
3. 從頭開始創建項目模板是一個耗時的項目。 您可以專注於項目規劃和團隊會議，而 Smartsheet 應用程序可隨時在您需要時創建項目。
4. 借助 Smartsheet 模板，小型企業主和實習項目經理無需任何昂貴的專業幫助即可開始他們的 Smartsheet 項目。

如何訪問 Smartsheet 模板

您現在一定對使用模板非常感興趣。 但是，您發現找到您正在尋找的模板具有挑戰性。 不用擔心！ 請按照以下步驟了解如何使用 Smartsheet 模板進行導航：

註冊 Smartsheet

如果您沒有帳戶，請按照以下步驟註冊一個。 Smartsheet 可免費使用 30 天。

• 訪問 Smartsheet 網站。

• 單擊免費試用 Smartsheet按鈕。
• 除了 '沒有帳戶？ ' 對話框，單擊創建一個。

• 輸入您的電子郵件或使用Google / Microsoft帳戶註冊。

登錄智能表

如果您已經有一個帳戶，請按照以下步驟操作：

• 訪問 Smartsheet Web 應用程序登錄門戶。
• 輸入您的電子郵件和密碼。
• 點擊登錄按鈕。

• 如果您之前使用Google 、 Apple或Microsoft帳戶訂閱，請選擇適當的選項進行快速登錄。

獲取 Smartsheet 模板

• 登錄 Smartsheet 後，它會將您帶到“主頁”選項卡。
• 要探索 Smartsheet 模板，您可以訪問解決方案中心選項卡或主頁選項卡上的創建按鈕。

• 在主頁選項卡上，單擊位於網絡應用右上角的創建選項。
• 將打開一個上下文菜單，其中包含工作表、表單、報告、瀏覽模板等選項。
• 單擊瀏覽模板。
• 您現在位於解決方案中心，必須看到瀏覽所有解決方案屏幕。

• 根據您的選擇，單擊查看更多模板或查看更多模板集。 模板集包含更多工作資產，如儀表板、報告、表格等。
• 現在，您將獲得 Smartsheet 模板的完整列表。
• 您可以通過單擊“解決方案中心”列下方的導航窗格中的客戶和客戶、財務和會計、人力資源、 IT等過濾選項來縮小列表。

適用於不同行業的最佳 Smartsheet 模板

數字營銷

集成數字營銷計劃模板適用於滿足其他業務團隊的各種支持和創意要求的營銷團隊。 因此，您可以立即使用 Smartsheet 板來啟動集成的數字營銷活動。

該工作表具有高級電子表格公式、工作流程自動化和自定義文本格式功能。 這還不是全部！ 它還包括詳細的項目路徑規劃、營銷計劃的詳細細節以及經理的執行摘要。

您可以輕鬆地從網格模式切換到甘特圖視圖，因為模板包含必要的完成和持續時間列。 有一個標誌列可用於突出顯示項目階段。 更不用說使您能夠管理營銷支出的預算/支出列。

零售

零售業在庫存優化方面苦苦掙扎。 因此，Smartsheet 提供了一個自動化的庫存控制板，可以簡化以下零售業務活動：

• 庫存部門的生產力優化
• 平衡銷售、訂單和庫存
• 確定正確的進貨日期
• 減少多餘的庫存支出
• 立即獲取供應商詳細信息

庫存控制模板在右側有一個數據輸入字段，在左側有一個固定的詳細信息。 一些有用的默認列是部門、重新訂購狀態、項目名稱、庫存值等。

您可以使用條形碼庫存管理模板自動化您的庫存管理。 它帶有產品條形碼的專有列。 您可以使用條形碼或將電子表格與 ERP 工具同步，以跟踪倉庫中各種貨物的數量。

建築與工程

如果您在各自的用例中使用以下 Smartsheet 模板，您的建築業務將受益匪淺：

• 施工文件跟踪器模板
• 設備時間表模板
• 建設預算模板
• 帶有甘特模板的施工進度表

例如，施工計劃模闆對於規劃、跟踪和可視化您的施工項目特別有用。 您可以復制模板並將其重命名以將同一模板用於多個施工項目。

該模闆對移動和網絡應用程序都很友好。 因此，現場工程師和主管可以更新任務的必要列。 有預設的狀態列，如開始日期、結束日期、分配給、狀態、完成百分比、持續時間、註釋等。

任務名稱列帶有大多數構建任務和子任務。 例如，有管道、絕緣、櫥櫃等任務。如果擴展任務，您會發現諸如地面工作、粗加工、蝙蝠、吹入、主浴室、廚房、地下室等子任務。

娛樂和款待

酒店和娛樂行業需要準確跟踪支出、任務責任、客人出勤、票務、將門票與收入映射、將用餐消費與實時客人映射等等。

為了滿足您的上述需求，以下是可以派上用場的 Smartsheet 板：

• 活動啟動和預算模板
• 籌款晚會模板
• 活動員工酒店和通行證模板
• 活動任務計劃模板

例如，Event Staff Hotel & Passes 格式非常適合為您的員工或參加娛樂活動的客戶管理酒店住宿。

項目板有重要的數據列，如通行證類型、通行證成本、酒店成本估算、酒店名稱、入住、退房、信用卡、房價等。

金融和金融服務

在您的金融服務項目中，您將需要準確的數據捕獲和更輕鬆的審計功能。 以下 Smartsheet 模板可以滿足您在該業務領域的大部分需求：

• IPO項目清單模板
• 貸款攤銷時間表模板
• 財務月末模板

讓我們考慮一下您計劃通過首次公開募股上市。 對於任何想要通過股票銷售從股票市場籌集資金的企業來說，這都是一個巨大的項目。 即使您不了解所有步驟，也可以使用 Smartsheet 板計劃有關 IPO 的所有內容。

它的準備工作欄已經概述了您需要完成的所有任務。 例如：

• 財務報表
• 準備盡職調查
• 為雙班做準備
• EIP 和 ESPP
• S-1 準備
• SEC 審查期
• 完成並公開歸檔 S-1

您需要的其他重要列字段是開始日期、截止日期、T 減週、依賴關係、持續時間、分配給等。

製造業

您的製造工廠需要各種原材料、設備、產品配方、產品開髮指南等。 您可以在 Smartsheet 中提供的項目管理表上有效地跟踪所有這些。 例如，您需要以下內容：

• 帶有表單模板的事件報告日誌
• 帶有表格模板的新產品批准
• 新產品開發計劃模板
• 機器維護計劃模板

機器維護計劃格式是一個簡單的清單，您可以打印出來或以數字方式跟踪。 它概述了您需要跟踪的大多數字段，例如機器狀況、機器名稱、位置、上次維護日期、下次維護日期、維護節奏、分配給機器技術員和註釋。

人力資源

到目前為止，Smartsheet 為人事代理機構提供了一些非常有用的模板。 維持其人員配備團隊的企業也可以使用這些 Smartsheet 板。 一些很好的例子是：

• 員工信息目錄
• 員工審查清單
• 職位申請表
• 求職者追踪器
• 帶錶格的申請人簡歷跟踪器
• 員工終止文件
• 甘特圖面試流程
• 新員工清單
• 具有自動批准的考勤卡

例如，您需要為您的營銷團隊僱傭 10 名員工。 在這種情況下，您需要使用帶有甘特圖的面試流程模板。

該電子表格包含您在招聘過程中可以預期的所有階段。 例如，面試前階段、候選人面試階段、候選人選擇階段和招聘階段。

項目板在右側導航窗格中自動顯示甘特圖，在頂部列中顯示日曆視圖。 因此，人力資源經理可以通過查看甘特圖儀表板來查看整個項目狀態。

非營利組織

以下 Smartsheet 模板真正適合非營利組織和非政府組織 (NGO)：

• 非營利活動營銷計劃
• 現場團隊提交的表格
• 捐助者管理
• 志願者名冊

非營利會計流程對於維持您在美國和英國的免稅地位至關重要。 因此，您需要跟踪捐贈者的數據，例如捐贈金額、姓名、地址、稅號等。

因此，您可以使用 Smartsheet 中的捐贈者管理格式。 它帶有您可能需要的標準數據字段。

例如，捐贈年份、捐贈者姓名、郵箱、電話、地址、地區、基金名稱等，默認都有列標題。 由於 Smartsheet 板基於電子表格，您可以輕鬆地將這些數據導入各種非營利會計軟件。

會計

Smartsheet 為會計機構和企業提供了大量模板。 您可以使用的一些值得注意的格式是：

• 現金流量表
• 資產負債表
• 收入證明
• 財政月結
• 年度報稅準備

小型、中型和初創企業可以使用這些格式輕鬆節省數千美元。 維護這些 Smartsheet 模板將使您能夠遵守會計法規，而無需支付外部機構費用。

Smartsheet 模板的替代方案

您已經探索了 Smartsheet 的大量模板集合。 現在，看看以下也提供模板的項目管理應用程序：

monday.com 模板

monday.com 為不同的業務案例提供了一個精心製作的模板庫。 訪問其模板庫後，您會看到營銷、項目管理、設計、銷售和 CRM、人力資源和軟件開發等模板的特色類別。 但是，您可以通過從左側導航面板中選擇業務類別來獲取更多模板。

ClickUp 模板

ClickUp 的模板庫直接在模板主頁上展示常用模板。 這些來自設計、創意、工程、金融、產品、會計等業務領域。左側邊欄也有兩個級別的過濾器。 這些過濾器是Levels和Use Cases 。 您可以通過修改過濾器找到合適的模板。

結論

模板是啟動新項目的重要資源，無需猜測或人為錯誤。 因此，大多數項目管理應用程序都提供現成的模板。 Smartsheet 沒有任何不同，它提供免費模板供個人或商業使用，無需任何許可。

到目前為止，本文已經解釋了 Smartsheet 中一些出色的業務和項目管理模板。 您必須在上面找到與您的業務相關的 Smartsheet 板。 立即開始使用模板或個性化製作模板表。

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