استخدم قوالب Smartsheet لإدارة عملك

ابحث عن بعض من أفضل قوالب Smartsheet التي تساعدك على إدارة المشاريع وسير العمل في الصناعات المختلفة.

Smartsheet هي واحدة من الشركات الرائدة في إدارة المشاريع والعمل والتعاون في الشركات الصغيرة إلى مستوى المؤسسات. وفقًا لتقرير Datanyze الأخير ، تبلغ الحصة السوقية لـ Smartsheet في إدارة المشاريع وصناعة التطبيقات التعاونية في مكان العمل 5.28٪.

ومن ثم ، فمن الواضح جدًا أن عددًا معتدلاً من الشركات تستخدم Smartsheet لإدارة المهام والمشاريع. إذا كنت تستخدم هذه الأداة أيضًا وترغب في تقليل وقتك في إدارة الأعمال ، فيمكنك استخدام قوالب Smartsheet.

تابع القراءة لاكتشاف بعض قوالب Smartsheet الاحترافية والرائعة التي ستبدأ في إدارة المشروع أو العمل في بضع دقائق.

ما هي قوالب Smartsheet؟

القوالب عبارة عن لوحات Smartsheet لإدارة المشاريع أو العمل جاهزة للاستخدام يمكنك استخدامها في حالات الأعمال المماثلة. هناك الكثير من القوالب في مكتبة محتوى Smartsheet. لن تجد صعوبة في العثور على قالب يتوافق مع عملك أو صناعتك.

تأتي القوالب مع جميع الحقول التي قد تحتاجها في ورقة إدارة المشروع. على سبيل المثال ، تأتي خطة الحدث والميزانية مع ما يلي:

• أعمدة اسم المهمة ، والمخصصة ، والتقدم ، والمعرضة للخطر ، وتاريخ الاستحقاق ، والكمية ، والميزانية ، والملاحظات ، إلخ.
• المهام والمهام الفرعية
• طرق عرض مختلفة مثل مخططات جانت وعرض البطاقة وعرض التقويم وما إلى ذلك.

الآن ، كل ما عليك فعله هو تغيير حقل المهام والمهام الفرعية لبدء مشروع إدارة الأحداث الخاص بك.

يمكنك الوصول مجانًا إلى جميع قوالب Smartsheet عندما تحصل على اشتراك مدفوع. علاوة على ذلك ، يواصل فريق تطوير Smartsheet إضافة قوالب جديدة بانتظام.

لماذا تحتاج قوالب Smartsheet؟

السبب الرئيسي لاستخدام قوالب إدارة المشروع أو العمل في Smartsheet هو بدء المشروع في أسرع وقت ممكن. هناك بعض الأسباب الأخرى التي يمكنك أن تجدها أدناه:

1. اجعل مشاريعك وأوراق إدارة الأعمال متسقة. قد يتغير العملاء ، لكن تقارير بيانات عملك ، والتحليلات ، وما إلى ذلك ، تظل دائمًا كما هي.
2. يقوم خبراء Smartsheet الداخليون المحترفون بإنشاء مثل هذه القوالب. ومن ثم ، فإنك تضمن استخدام مصطلحات الأعمال القياسية وتنسيقات تقارير المشروع عند استخدام هذه القوالب.
3. يعد إنشاء قالب مشروع من البداية مشروعًا يستغرق وقتًا طويلاً. يمكنك التركيز على تخطيط المشروع واجتماعات الفريق أثناء وجود تطبيق Smartsheet هنا لإنشاء المشروع وقتما تشاء.
4. يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة ومديري المشاريع المتدربين بدء مشاريع Smartsheet الخاصة بهم دون أي مساعدة احترافية مكلفة ، وذلك بفضل قوالب Smartsheet.

كيفية الوصول إلى قوالب Smartsheet

يجب أن تكون الآن مهتمًا جدًا باستخدام القوالب. لكنك تجد صعوبة في العثور على القوالب التي تبحث عنها. لا تقلق! اتبع الخطوات أدناه لمعرفة كيفية التنقل باستخدام قوالب Smartsheet:

قم بالتسجيل في Smartsheet

إذا لم يكن لديك حساب ، فقم بالتسجيل للحصول على حساب باتباع الخطوات المذكورة أدناه. Smartsheet مجاني لمدة 30 يومًا.

• قم بزيارة موقع Smartsheet على الويب.

• انقر فوق الزر Try Smartsheet مجانًا .
• بالإضافة إلى " ليس لديك حساب؟ الحوار ، انقر فوق إنشاء واحد.

• أدخل بريدك الإلكتروني أو قم بالتسجيل باستخدام حساب Google / Microsoft .

تسجيل الدخول إلى Smartsheet

إذا كان لديك حساب بالفعل ، فاتبع هذه الخطوات بدلاً من ذلك:

• قم بزيارة بوابة تسجيل الدخول لتطبيق الويب Smartsheet.
• أدخل بريدك الإلكتروني وكلمة المرور .
• اضغط على زر تسجيل الدخول .

• إذا كنت قد اشتركت مسبقًا بحساب Google أو Apple أو Microsoft ، فاختر الخيار المناسب لتسجيل الدخول السريع.

احصل على قوالب Smartsheet

• بمجرد تسجيل الدخول إلى Smartsheet ، فإنه يأخذك إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية .
• لاستكشاف قوالب Smartsheet ، يمكنك زيارة علامة التبويب " مركز الحلول " أو الزر " إنشاء " في علامة التبويب " الصفحة الرئيسية ".

• أثناء وجودك في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، انقر فوق خيار إنشاء الموجود في الزاوية اليمنى العليا من تطبيق الويب.
• سيتم فتح قائمة السياق بخيارات مثل الورقة ، والنموذج ، والتقرير ، وتصفح القوالب ، وما إلى ذلك.
• انقر فوق استعراض القوالب .
• أنت الآن في مركز الحلول ويجب أن ترى شاشة استعراض جميع الحلول .

• انقر فوق شاهد المزيد من القوالب أو شاهد المزيد من مجموعات القوالب ، حسب اختيارك. تحتوي مجموعات القوالب على المزيد من أصول العمل مثل لوحات المعلومات والتقارير والنماذج وما إلى ذلك.
• الآن تحصل على قائمة كاملة من قوالب Smartsheet.
• يمكنك تضييق القائمة بالنقر فوق خيارات التصفية مثل العملاء والعملاء ، والتمويل والمحاسبة ، والموارد البشرية ، وتكنولوجيا المعلومات ، وما إلى ذلك ، من جزء التنقل أسفل عمود مركز الحلول .

أفضل قوالب Smartsheet للصناعات المختلفة

التسويق الرقمي

يعد نموذج خطة التسويق الرقمي المتكامل مناسبًا لفرق التسويق التي تلبي مختلف طلبات الدعم والإبداع من فرق العمل الأخرى. وبالتالي ، يمكنك استخدام لوحة Smartsheet على الفور لبدء حملة تسويق رقمية متكاملة.

تحتوي الورقة على صيغ جداول بيانات متقدمة وأتمتة سير العمل وميزات تنسيق نص مخصص. هذا ليس كل شيء! كما يتضمن أيضًا تخطيطًا تفصيليًا لمسار المشروع ، وتفاصيل دقيقة لخطط التسويق ، وملخصًا تنفيذيًا للمديرين.

يمكنك التبديل بسهولة إلى عرض مخطط جانت من وضع الشبكة لأن القالب يتضمن أعمدة الإنهاء والمدة الضرورية. يوجد عمود العلم الذي يمكنك استخدامه لتمييز مرحلة المشروع. ناهيك عن عمود الميزانية / الإنفاق الذي يمكّنك من إدارة الإنفاق التسويقي.

بيع بالتجزئة

تكافح صناعة التجزئة مع تحسين المخزون. ومن ثم ، تقدم Smartsheet لوحة آلية للتحكم في مخزون المخزون يمكنها تبسيط أنشطة أعمال البيع بالتجزئة التالية:

• تحسين الإنتاجية في قسم المخزون
• موازنة المبيعات والطلبات والأسهم
• تحديد تاريخ إعادة التخزين الصحيح
• خفض نفقات المخزون الزائدة
• احصل على تفاصيل المورد على الفور

يحتوي قالب مراقبة مخزون المخزون على حقل إدخال بيانات على الجانب الأيمن وتفاصيل ثابتة على الجانب الأيسر. بعض الأعمدة الافتراضية المفيدة هي القسم ، وحالة إعادة الطلب ، واسم العنصر ، وقيمة المخزون ، وما إلى ذلك.

يمكنك أتمتة إدارة مخزونك باستخدام نموذج إدارة مخزون الباركود. يأتي مع عمود حصري للرموز الشريطية للمنتج. يمكنك استخدام الرموز الشريطية أو مزامنة جدول البيانات باستخدام أداة تخطيط موارد المؤسسات لتتبع عدد البضائع المختلفة في المستودع الخاص بك.

البناء والهندسة

يمكن أن تستفيد أعمال البناء الخاصة بك بشكل كبير إذا كنت تستخدم قوالب Smartsheet التالية في حالات الاستخدام الخاصة بكل منها:

• قالب تعقب توثيق البناء
• قالب جدول المعدات
• قالب ميزانية البناء
• جدول البناء مع قالب جانت

على سبيل المثال ، يعتبر قالب جدولة الإنشاء مفيدًا بشكل خاص لتخطيط مشروع البناء الخاص بك وتعقبه وتصوره. يمكنك نسخ القالب وإعادة تسميته لاستخدام نفس القالب لمشاريع إنشاء متعددة.

القالب مناسب لكل من تطبيقات الجوال والويب. وبالتالي ، يمكن للمهندسين الميدانيين والمشرفين تحديث الأعمدة اللازمة للمهام. هناك أعمدة حالة محددة مسبقًا مثل تاريخ البدء ، وتاريخ الانتهاء ، والتعيين إلى ، والحالة ، والنسبة المئوية المنفذة ، والمدة ، والملاحظات ، إلخ.

يأتي عمود اسم المهمة مع معظم مهام الإنشاء والمهام الفرعية. على سبيل المثال ، هناك مهام مثل السباكة ، والعزل ، والخزانات ، وما إلى ذلك. إذا قمت بتوسيع المهام ، فستجد مهام فرعية مثل العمل الأرضي ، والخشونة ، والخفافيش ، والضربة ، والحمام الرئيسي ، والمطبخ ، والطابق السفلي ، وما إلى ذلك.

الترفيه والضيافة

تحتاج صناعة الضيافة والترفيه إلى تتبع الإنفاق بدقة ، والمساءلة عن المهام ، وحضور الضيوف ، وإصدار التذاكر ، وتخطيط التذاكر للإيرادات ، ورسم خرائط استهلاك الوجبات مع الضيوف في الوقت الفعلي ، وما إلى ذلك.

لتلبية احتياجاتك المذكورة أعلاه ، إليك لوحات Smartsheet التي ستكون في متناول يديك:

• إطلاق الحدث ونموذج الميزانية
• نموذج حفل جمع التبرعات
• قالب تصاريح الفندق وموظفي الحدث
• نموذج خطة مهمة الحدث

على سبيل المثال ، يعد تنسيق Event Staff Hotel & Passes مثاليًا لإدارة أماكن الإقامة في الفنادق لموظفيك أو العملاء الذين يحضرون حدثًا ترفيهيًا.

تحتوي لوحة المشروع على أعمدة بيانات حيوية مثل نوع المرور وتكلفة المرور وتقدير تكلفة الفندق واسم الفندق وتسجيل الوصول وتسجيل المغادرة وبطاقة الائتمان والسعر وما إلى ذلك.

المالية والخدمات المالية

ستحتاج إلى التقاط بيانات دقيقة وإمكانيات تدقيق أسهل في مشاريع الخدمات المالية الخاصة بك. يمكن أن تلبي قوالب Smartsheet التالية معظم متطلباتك في قطاع الأعمال هذا:

• نموذج قائمة مراجعة مشروع الاكتتاب
• نموذج جدول إطفاء القرض
• نموذج نهاية الشهر المالي

لنفترض أنك تخطط للاكتتاب العام من خلال عروض الاكتتاب العام. إنه مشروع ضخم لأي شركة تريد جمع الأموال من سوق الأسهم من خلال مبيعات الأسهم. استخدم لوحة Smartsheet لتخطيط كل شيء عن الاكتتاب العام ، حتى إذا كنت لا تعرف كل الخطوات.

يحدد عمود العمل التحضيري الخاص به بالفعل جميع المهام التي تحتاج إلى إنهاءها. فمثلا:

• القوائم المالية
• استعد للعناية الواجبة
• التحضير للفئة المزدوجة
• EIP و ESPP
• S-1 الإعدادية
• فترة مراجعة SEC
• وضع اللمسات الأخيرة والملف العام S-1

حقول العمود المهمة الأخرى التي تحتاجها هي تاريخ البدء ، تاريخ الاستحقاق ، الأسابيع T-Minus ، التبعيات ، المدة ، التعيين إلى ، إلخ.

تصنيع

تتطلب مصانع التصنيع الخاصة بك العديد من المواد الخام والمعدات ووصفات المنتجات وإرشادات تطوير المنتج والمزيد. يمكنك تتبع كل ذلك بكفاءة في أوراق إدارة المشاريع المتوفرة في Smartsheet. على سبيل المثال ، أنت بحاجة إلى ما يلي:

• سجل تقرير الحادث مع نموذج النموذج
• الموافقة على منتج جديد مع نموذج النموذج
• قالب جدول تطوير منتج جديد
• قالب جدول صيانة الماكينة

تنسيق جدول صيانة الماكينة عبارة عن قائمة تحقق بسيطة يمكنك طباعتها أو تتبعها رقميًا. يوضح معظم الحقول التي تحتاج إلى تتبعها ، مثل حالة الجهاز واسم الجهاز والموقع وتاريخ الصيانة الأخير وتاريخ الصيانة التالي وتيرة الصيانة والمخصصة لفني الماكينة والملاحظات.

الموارد البشرية

Smartsheet لديها ، إلى حد بعيد ، بعض القوالب المفيدة للغاية لوكالات التوظيف. يمكن أيضًا للشركات التي تحافظ على فريق التوظيف استخدام لوحات Smartsheet هذه. بعض الأمثلة الرائعة هي:

• دليل معلومات الموظف
• قائمة مراجعة مراجعة الموظف
• نموذج طلب توظيف
• تعقب المرشحين للوظيفة
• تعقب السيرة الذاتية لمقدم الطلب مع النموذج
• وثائق إنهاء الموظف
• عملية المقابلة مع جانت
• قائمة تحقق جديدة للتأجير
• بطاقة الوقت مع الموافقة الآلية

على سبيل المثال ، تحتاج إلى تعيين 10 موظفين لفريق التسويق الخاص بك. تحتاج إلى استخدام نموذج عملية المقابلة مع جانت في هذا السيناريو.

يتكون جدول البيانات هذا من جميع المراحل التي يمكن أن تتوقعها في عملية التوظيف. على سبيل المثال ، مرحلة ما قبل المقابلة ، ومرحلة مقابلة المرشح ، ومرحلة اختيار المرشح ، ومرحلة التوظيف.

تعرض لوحة المشروع مخطط جانت تلقائيًا في جزء التنقل الأيمن وطريقة عرض التقويم في الأعمدة العلوية. وبالتالي ، يمكن لمديري الموارد البشرية مراجعة حالة المشروع بالكامل من خلال النظر إلى لوحة معلومات مخطط جانت.

غير ربحية

تعد قوالب Smartsheet التالية مناسبة حقًا للمنظمات غير الربحية وغير الحكومية (المنظمات غير الحكومية):

• خطة تسويق الأحداث غير الربحية
• تقديمات الفريق الميداني مع النموذج
• إدارة المانحين
• قائمة المتطوعين

تعتبر عملية المحاسبة غير الربحية أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على حالة الإعفاء الضريبي في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة. وبالتالي ، تحتاج إلى تتبع بيانات المتبرعين مثل مبالغ التبرع والاسم والعنوان ومعرف الضريبة وما إلى ذلك.

وبالتالي ، يمكنك استخدام تنسيق إدارة المانحين من Smartsheet. يأتي مع حقول البيانات القياسية التي قد تحتاجها.

على سبيل المثال ، سنة التبرع ، واسم المتبرع ، والبريد الإلكتروني ، ورقم الهاتف ، والعنوان ، والمنطقة ، واسم الصندوق ، وما إلى ذلك ، رؤوس الأعمدة موجودة بشكل افتراضي. نظرًا لأن لوحات Smartsheet تعتمد على جداول البيانات ، يمكنك بسهولة استيراد هذه البيانات إلى العديد من برامج المحاسبة غير الربحية.

محاسبة

يحتوي Smartsheet على مجموعة كبيرة من القوالب لوكالات المحاسبة والشركات. بعض التنسيقات البارزة تحت تصرفك هي:

• بيان التدفقات النقدية
• ورقة التوازن
• قوائم الدخل
• نهاية الشهر المالي
• إعداد الضرائب السنوية

يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة والمبتدئة توفير آلاف الدولارات بسهولة باستخدام هذه التنسيقات. سيمكنك الاحتفاظ بقوالب Smartsheet هذه من الامتثال للوائح المحاسبة دون دفع تكلفة لوكالة خارجية.

بدائل لقوالب Smartsheet

لقد استكشفت المجموعات الضخمة من القوالب بواسطة Smartsheet. الآن ، انظر إلى تطبيقات إدارة المشاريع التالية التي تقدم أيضًا قوالب:

قوالب monday.com

يحتوي موقع monday.com على مكتبة متقنة من القوالب لحالات العمل المختلفة. بمجرد الوصول إلى مكتبة القوالب الخاصة بها ، سترى فئات مميزة من القوالب مثل التسويق وإدارة المشاريع والتصميم والمبيعات وإدارة علاقات العملاء والموارد البشرية وتطوير البرامج. ومع ذلك ، يمكنك الحصول على المزيد من القوالب عن طريق تحديد فئات الأعمال من لوحة التنقل الموجودة على الجانب الأيسر.

قوالب ClickUp

تعرض مكتبة قوالب ClickUp القوالب المستخدمة بشكل متكرر مباشرةً على الصفحة الرئيسية للقالب. هذه من مجالات الأعمال مثل التصميم ، والإبداع ، والهندسة ، والمالية ، والمنتج ، والمحاسبة ، وما إلى ذلك. هناك أيضًا مستويان من المرشحات على الشريط الجانبي الأيسر. هذه المرشحات هي المستويات ووقائع الاستخدام . يمكنك العثور على قالب مناسب عن طريق تعديل المرشحات.

استنتاج

القوالب هي موارد رائعة لبدء مشاريع جديدة دون تخمين أو أخطاء بشرية. وبالتالي ، تقدم معظم تطبيقات إدارة المشاريع قوالب جاهزة. Smartsheet ليس مختلفًا ويقدم قوالب مجانية للاستخدام الشخصي أو التجاري دون أي احتياجات للترخيص.

لقد أوضحت المقالة ، حتى الآن ، بعض قوالب إدارة الأعمال والمشاريع المتميزة من Smartsheet. يجب أن تجد لوحة Smartsheet أعلاه ذات الصلة بعملك. ابدأ في استخدام القوالب على الفور أو قم بتخصيص ورقة القالب لك.

قد تكون مهتمًا أيضًا بأفضل قوالب الفواتير لـ Word and Notion.