ビジネスに連絡先管理が必要な理由を今すぐ学びましょう

公開: 2020-09-22

顧客情報を保存することは貿易の黎明期から行われてきましたが、それはより単純な時代であり、事業主が地元の顧客の名前を簡単に覚えていて、その人が細かく挽いた小麦粉が好きかどうかを簡単に覚えていました。

もちろん、かつては詳細なノートやファイリングキャビネットを使用していました。現在、そのデータはデジタル化され、顧客情報を記録するシステムは完全に再ブランド化され、現在ではコンタクト管理と呼ぶことができます.

少数の有名なクライアントに固執することを選択することは悪いことではありませんが、多くの現代の企業は顧客ベースを成長させ、多様化することを望んでおり、今日のデジタルの世界ではそれを数年前よりも確実に簡単に行うことができます.

ここで、コンタクト管理がビジネスコンセプトとして真価を発揮します。結局のところ、顧客が誰であるかがわからず、連絡先データの整理方法に関する一般的なルールがなく、そのすべての情報を保護するセキュリティシステムがない場合、ビジネスの成長は持続できません。 .

その結果、遅かれ早かれ、それを整理して有用な状態に保つための適切な方法が必要になります。そうしないと、新入社員はもちろん、自分にとってほとんど意味のない情報に圧倒されてしまう可能性があります。これが実際に何を意味するのかを見てみましょう。

連絡先管理とは何ですか?

連絡先管理とは、事前に定義されたシステムの範囲内で、個人に関する詳細を記録、編集、保存するための戦略を作成することを意味します。ノート、Rolodexes、カレンダーなどの従来の紙ベースの連絡先管理ツールがある一方で、携帯電話の連絡先リスト、連絡先アプリ、またはビジネス固有の顧客管理ソフトウェア。

顧客コンタクト管理は、この概念をビジネスの世界に適用します。ビジネスの世界では、誰もが知っているように、顧客が王様です。これは、顧客の連絡先を適切に管理することが、王様を幸せに保つための鍵であることを意味します。これは、名前を記録してメールアドレスに添付して、パーソナライズされたように見せることを意味するだけではありません. それは本当にロイヤリティに値する素晴らしい経験のように聞こえますか?

あなたの地元の喫茶店について考えてみてください。あなたが毎日の顧客であれば、バリスタとかなり友好的な関係にある可能性があります。彼らはあなたの注文を暗記しています.2つのエスプレッソショットと一緒に、正確に167Fでミルクを蒸したラテです. 彼らはあなたの好みに関するこれらの詳細を記録し、あなたの経験が毎回驚くべきものであることを確認するために、あなたの精神的な顧客プロファイルに添付しました.

なんらかの理由で別の店に行き、あなたの好みを知らない（そして尋ねない）バリスタに直面し、焦げ茶色の失望の溶けたカップを手渡すとすぐに、あなたは思い出すでしょう.他の場所で忠実な顧客である理由。

そして、そこには、企業が連絡先管理戦略を持つことの重要性を認識する主な原動力があります。それは、忠実な顧客を獲得することです.

最初のうちは、お気に入りのバリスタのように、あなたも顧客に関するすべてを覚えているかもしれませんが、企業が成長し、多様化し、より多くの人を雇うにつれて、メンタルコンタクトの管理はまったく不可能になり、せいぜい記録と記録は労働集約的な作業になります。新しい従業員に役立つようにすることは言うまでもなく、維持します。

昨日のシステムはすべて事務処理を中心に展開し、後には顧客の詳細の無限のリストを含むスプレッドシートを中心に展開していましたが、今日では個人用とビジネス用の両方で複雑なソフトウェアに進化しています. そして進化といえば…

顧客連絡先管理と顧客関係管理

簡単に言えば、知り合いと友達の違いです。連絡先管理システムは、名前、電話番号、メールアドレス、住所、写真を教えてくれます。 CRM ツールは、より詳細に掘り下げて、お気に入りの色、レストラン、飲み物、テキスト履歴、および 2 人のその他のやり取りを表示します。

連絡先管理は顧客関係管理の前身であり、現在では CRM ツールの機能として登場しています。競争やバイヤージャーニーの多様性によって販売プロセスが複雑化しているため、顧客連絡先管理システムは、場合によっては、広範なターゲット市場の需要を満たせないことがあります。

同時に、顧客関係管理には、単に情報の保存に関連するだけでなく、はるかに多様な活動が含まれます。 CRM の包括的な用語の下では、連絡先の詳細やメモ以上のものを含めることができます。ビジネス、その見込み客、および既存の顧客間のやり取りを追跡、管理、記録し、統合ツールを介してコミュニケーションを可能にします。これらはすべて関係管理に該当します。

ここで、知人と友人の両方がお客様だったとします。どちらをよりよく治療できますか？当然のことながら、後者の場合は、彼らの好き嫌いについてより多くのことを知っているだけでなく、彼らの行動をよりよく予測することができます.

顧客連絡先管理ソフトウェアまたは CRM が必要ですか?

これらのタイプの決定の多くと同様に、答えは「あなたの現在の状況次第です」です。「CRM が顧客連絡先管理のより高度な形式であるなら、それを手に入れて、それで終わりにしませんか?」と考えるのは簡単でしょう。答えは、Etsy セラーが Salesforce を購入しないのと同じ理由です。Salesforce は単に必要がなく、そのようなソフトウェアを導入することは、価値があるよりもはるかに面倒です。

会社にとって「大きすぎる」ソフトウェアを購入することは、小さすぎるソフトウェアを購入することと同じくらい効率に悪影響を及ぼします。人生の他のことと同様に、成長のための小刻みな余裕を持って、ぴったりとフィットする必要があります。

連絡先管理ソフトウェアと CRM のどちらが必要かを理解するには、次の質問を自問してください。

顧客は何人ですか？
管理チームの人数は?
顧客とのやり取りはどのようなもので、すべてを記録する必要がありますか?
今後2～3年で御社はどのような成長を遂げると予想されますか?

これらに答えようとすると、多くの警告を追加したくなる誘惑に気付くでしょう (「しかし、私のビジネスでは、1 か月に 3 ～ 4 人の顧客は通常のことです!」)。ツールと CRM も業界によって異なります。

長い意思決定プロセスと複雑なバイヤーズジャーニーを伴うサービスや製品を販売する企業は、顧客の反応を予測し、期待に応えるために、顧客についてもっと知る必要があります。これにより、CRM ソフトウェアがより適切な選択肢になります。同時に、賞味期限の短いさまざまな類似商品を販売し、高いリピート購入率に依存している企業 (ファストファッションがその好例です) は、顧客をターゲティングするために、顧客に関するより多くの情報を必要とします。適切なアイテム。

会社の規模も明らかな役割を果たします。 5 人の技術者と 2 人の管理者を擁する地元の配管会社は、地理的な場所 (たとえば、本社から 30 マイル以内で事業を行っている) によって定義された小規模なターゲット市場と連携しているため、顧客連絡先管理ツールを簡単に使用できます。彼らは、優れた顧客体験を提供するために、直接的なやり取りに依存しています。

複雑な CRM は、この状況では使用されないデータを収集するため、ビジネスの運用コストが増加するだけでなく、既存の管理者に不必要な負担がかかります。

現在、この会社が前向きな姿勢を持ち、今後 5 年間で成長し、メールキャンペーンやソーシャルメディアを含む顧客とのコミュニケーション方法を多様化することを目指している場合、彼らは顧客関係管理ツールを探す立場にいることに気付くでしょう。 .

ここで、優れたソフトウェア研究が行われます。ソフトウェアがユーザーの成長に合わせて拡張できるかどうかを一目で確認できることは、非常に重要です。

上記の配管会社の話を続けると、真に優れたビジネスオーナーは、より複雑なフィールドサービスソリューションプランを備えた連絡先管理ソフトウェアを使用します。つまり、基本的な連絡先データベースが関係管理ツールに進化します。これはあらゆる業界に当てはまり、多くのソフトウェアプロバイダーが幅広い企業とそのニーズに合わせて設計されたさまざまなサブスクリプションプランを用意している主な理由の 1 つです。

連絡先管理と顧客関係管理の違いがわかったので、前者の利点を見てみましょう (後者にも当てはまります)。

優れた連絡先管理システムを持つことの利点

特にさまざまなオプションがあることを考えると、ビジネスに最適なソフトウェアを見つけるのは確かに困難です. 妥協したくない明確な目標を設定することは、あまり適していないオプションを除外し、管理しやすい候補リストを作成するために使用できる優れた戦略です。

適切な連絡先管理システムを探す際に、注目すべき主な利点は次のとおりです。

集中化

すべての連絡先情報をまとめて整理することは、データベースの本質です。管理チームの全員がリアルタイムで更新される同じ合理化されたデータのコレクションにアクセスできるため、すべてのユーザーが同じ情報を見ることができれば、効率とコミュニケーションの向上という点でメリットがすぐにわかります。

さまざまなスプレッドシート、画面、またはさらに悪いことにノートブックをふるいにかけ、すべての人が情報を記録する方法を解読して時間を無駄にするのではなく、デジタルソリューションを使用すれば、連絡先管理ソフトウェアを使用して、顧客のデータを完全に把握できます。顧客サービス指向をさらに高めたい場合は、データを一元化することが不可欠です。

分析

多くの企業は、連絡先情報を収集する方法として Google スプレッドシートを使用しています。主な利点は明らかに、ユーザーフレンドリーでリアルタイムの更新を提供するという事実ですが、連絡先に関する一般的な洞察を得たいとすぐに、分析機能の欠如に直面します.

ビジネスの規模、所属する業界、または成長計画が何であれ、分析は、これから下す意思決定に情報を提供することができます。分析なしで行うことは、大きな欠点となり、成功を損なう可能性があります。顧客が住んでいるタイムゾーンなどの最も単純な一般化でさえ、オンライン広告の調整を改善し、ソーシャルメディアでのエンゲージメントを高め (真夜中に投稿しないため)、顧客の声に耳を傾ける方法についてのアイデアを増やすことができます。声。

統合の可能性

統合は、連絡先管理ソフトウェアの機能を強化する優れた方法です。後者は戦略を伝えるために必要な生データを提供し、前者はより多くの機能をテーブルにもたらします。

最も簡単な例であり、その塩分に値する連絡先管理ソフトウェアで動作するものは、電子メールの統合です. Mailchimp、Outlook、またはその他のソリューションのいずれを使用する場合でも、連絡先データベースの品質は、実行することを決定した電子メールキャンペーンに深刻な影響を与えます。たとえば、データが乱雑であると、コミュニケーションをパーソナライズできず、「こんにちは、お客様」と呼ばれることを好む人はいません。

最適な連絡先管理ソフトウェアを見つける方法

連絡先管理に関する最も重要な事実がわかったところで、適切なツールを見つけるにはどうすればよいでしょうか? さて、得たい明確な目標と利益を設定することが重要であると述べましたが、最終的には、すべて調査にかかっています.

念頭に置いているソリューションに次のものが含まれているかどうかを常に確認してください。

レビューいろいろ。 5 つ星のうち 5 つ星は、それがあなたにとって適切なソフトウェアであることを常に意味するわけではありませんが、かなり良い指標です。同時に、ある人のゴミは別の人の宝物であり、他の人がメリットと見なしているものは、実際にはあなたのビジネスにとってデメリットになる可能性があることを覚えておいてください. 肝心なのは、レビューを読むのに費やす時間を無駄にしないことです! 3つ星および 4 つ星のレビューは、多くの場合、より正直で信頼できるものであり、自分の考え方に関連する真の懸念や成功を示している可能性があります。あなたも出くわすはずの「5/5、問題なし」よりもそうです。
優れたトレーニング。 優れたソフトウェアに投資する場合は、その潜在能力を最大限に引き出すことで、投資に見合うだけの価値を得るようにしてください。適切なトレーニングによってそれが保証されます。
応答性の高いクライアントサービス(レビューからわかるようになります)。
解決する必要があるが、サポートに連絡するほど複雑ではない問題のための完全なデータベース。
無料トライアルまたはライブデモ。 1、2 週間の徹底的な使用ほど納得できるものは他にありません。他の株主にも必ず参加してもらい、新しいツールの導入の決定によって影響を受ける可能性のある人の意見を求めてください。彼らは、正しい解決策を選択することに最も意欲的になるでしょう。

お持ち帰り

知識は力ですね。そうすれば、顧客に関する質の高い情報があればあるほど、ビジネスをより適切に運営し、顧客の期待に応えることができるということは理にかなっています。

情報を一元化し、セキュリティで保護し、関連データをリアルタイムで検索できる適切なツールを使用して、連絡先管理戦略を改善することは、野心を持った企業にとって最も重要です。結局、幸せな顧客は幸せなビジネスを作ります!