審核您的營銷自動化平台：路線圖

營銷自動化平台 (MAP)，如HubSpot ，應該讓您的生活更輕鬆，讓您將時間和注意力集中在其他更緊迫的事情上。 但是，如果對您在 MAP 中創建的資產沒有適當的監督，它們很容易產生相反的效果。 曾經對您的營銷、銷售和服務流程做出積極貢獻的東西現在已成為管理和執行計劃的主要障礙——需要猜測和數小時篩選舊資產以完成最簡單的任務。

如果以上聽起來我們剛剛描述了您的一天，那麼您並不孤單。 如果您已經讓您的 MAP 達到了這一點，那麼可能是時候退後一步，做一些沒人喜歡做但對您的業務健康，更重要的是，您的理智是必要的——門戶審核。

雖然所有 MAP 都不相同，但我們在進行此項目時始終建議遵循一些一般準則。 擁有 MAP 的一個關鍵且經常被忽視的方面是擁有一兩個內部利益相關者/擁護者，他們可以成為任何公司協議或 MAP 內最佳實踐的真相來源，尤其是當外部顧問進來審核和優化平台時.

權限

在執行任何操作之前，我們建議您查看 MAP 中的用戶權限。 這通常是平台內部不一致的主要來源，因為不同的人從他們自己的角色的角度和倡議對事物應該如何運作和運作有不同的想法。

為了管理這個，採訪每個部門或用戶並確定他們需要訪問什麼以及需要什麼級別的訪問。 重新組織和記錄這些權限，以便組織中的每個人都知道誰有權訪問什麼以及為什麼。 採用這種方法應該有助於減輕對為什麼會發生權限洗牌的任何負面情緒，並讓每個人更好地了解當他們需要完成特定任務時應該去找誰。 作為一般規則，管理員級別的權限（HubSpot 中的超級管理員）應該保留給特定的一組超級用戶，如果不是一個人的話。

命名約定

現在權限已被消除，是時候讓這些用戶使用 MAP 的命名約定結構在同一頁面上。 在實際接觸門戶中的任何資產之前，重要的是要確定如何對不同資產進行分類、如何將它們綁定在一起以及應該在高級別上表達哪些細節。 此處設置和決定的內容將為 MAP 的未來可用性創造奇蹟，並使您能夠有效地導航和報告您在平台內創建和管理的資產。

雖然我們沒有推薦特定的命名約定結構，但您應該考慮諸如您運行的廣告系列、這些廣告系列的時間以及您可能與您的 MAP 建立的任何第三方連接等因素。

同樣重要的是要注意這應該是與您管理權限的相同用戶進行的討論。 根據您對 MAP 的專家級知識提供一個起點，但要針對每天在 MAP 中構建/工作的用戶進行定制。 在流程結束時，您應該有一個可以與您的團隊共享的文檔，該文檔清楚地規定了在不同資產場景中使用的命名約定。 不要害怕隨著業務的發展進行更新，並確保將這些更新/更改傳達給團隊的其他成員。

在項目的這一點上，您已經為將在 MAP 中開始的實際工作奠定了基礎。 您知道誰可以編輯/創建某些資產並確定您想要實施的結構。 歸根結底，MAP 旨在向您的數據庫中的聯繫人進行促銷、銷售和/或服務。 出於這個原因，我們建議從了解這些聯繫人如何進入您的數據庫開始，以便您可以跟踪從創建到最終流程的麵包屑路徑，然後一路優化。

表格和登陸頁面

在檢查 MAP 中的當前表格時，尋找冗餘或不再使用的表格。 依靠統計數據，例如上次提交表單的時間、表單的查看次數以及創建/上次更新表單的時間，以確定表單是否仍然處於活動狀態。

在查看您的表單時，記錄它們附加到哪些登錄頁面——這些頁面是否可以存檔/重定向，或者它們實際上是否仍在使用/需要？ 完成後，請整合您的表單結構。 利用漏斗思路將內容/提交對齊到存儲桶中，以幫助進行門戶維護和後端流程等。

目標不是擁有一個主表單，而是更易於管理的分組（例如，如果您正在運行網絡研討會，您是否每次都創建一個新表單？如果是，請考慮擁有一個主網絡研討會表單）。 記住也要使用您在此過程中早些時候決定的命名約定。

其他數據庫入口點

聯繫人是如何進入您的數據庫的？ 是否有需要考慮的集成（如Salesforce ）？ 如果是，您將需要記錄並重新評估集成，並確保任何映射和設置都符合您的新命名約定和數據庫分段流程。 用戶是否經常進行導入？ 如果是，請抽查一些導入並確保在導入之前進行適當的數據衛生——是否存在正確的字段？ 用戶是否創建了雙字段？ 如果是，則可能需要進一步鎖定權限，或者考慮為用戶提供導入模板/流程文檔以幫助標準化他們的導入操作。

無論聯繫人正在進入您的數據庫，您現在應該在審計的這個階段擁有所有需要的字段、列表、頁面和表單。 現在是時候打破刪除按鈕以擺脫任何不必要的屬性（確保在重複情況下合併）、列表、LP 和表格。 如果您對徹底刪除感到不安，請使用文件夾結構來歸檔不需要的資產，以將它們放在視線之外，但如果需要，還可以在以後參考。

在審核的第二階段，您將查看創建後聯繫人會發生什麼。 同樣，由於您的數據庫和聯繫人體驗的健康狀況應該是您的 MAP 策略的核心，因此從聯繫人旅程的角度來看待它有助於您對影響該旅程的資產進行優先級排序和決策。

促銷流程/自動化

您可能會在審核的表單部分中遇到消息和培養自動化（您甚至可能當時也想考慮它們），但現在您需要查看向您的聯繫人發送消息的自動化。 在此階段您可以選擇採取的行動可能是：

• 確保起始標準是準確的（例如，既然您已經合併了表單，您現在是否還需要引用頁面名稱？）
• 確保自動化中包含的電子郵件與您當前的聲音和品牌保持一致，因為這些很可能來自多年前
• 確保工作流的目標與您的新結構和數據庫保持一致
• 刪除或歸檔現已過時的自動化
• 重新應用命名約定以匹配可能推動其註冊的表格和列表

操作流程/自動化

我們將運營與促銷自動化分開，只是為了讓您明白您的主要關注點應該是數據庫中聯繫人的體驗——其他一切都應該是次要的。

既然您在上面組織了面向聯繫人的消息傳遞，現在是時候將注意力轉向 MAP、數據庫和操作流程的最大優勢之一，這些優勢可以幫助您自動化任務/通知和標準化/清理數據。

在這裡，您將考慮到您在促銷流程中考慮的很多內容，但也要注意以下事項：

• 生命週期階段以及何時/如何設置它們
• 領先評分
• 數據庫衛生策略
• 有哪些內部通知正在發揮作用，是否有任何空白需要填補？

對於促銷和運營流程，記錄對於您的 MAP 的可用性至關重要。 考慮使用諸如Lucidchart 之類的工具將您的整個聯繫人的旅程聯繫在一起，以確保您不會讓優秀的潛在客戶死亡、被過度提拔或以其他方式獲得錯誤的信息。 同樣，記錄將允許您識別和精簡以保持系統以最佳方式運行並降低成本，無論是在花費的時間方面，還是在您可能遇到的任何系統或訂閱限制下。

每家公司的 MAP 都不同，這意味著每次審計也會有所不同。 此處概述的實踐是一個可靠的起始路線圖，可確保您觸及大領域，但請務必根據您的特定需求和優先事項對其進行定制。 此外，請記住，營銷自動化平台不僅僅是上述領域； 您的審計也很可能擴展到其他領域/工具。 事實上，很有可能。

最後一條建議是，如果您的 MAP 變得無法管理，請考慮與 Kuno Creative 之類的合作夥伴簽訂合同，以幫助解開任何數字糾結並讓您的平台重回正軌。 依靠在多個平台和行業中獲得的經驗是提升團隊知識和技能的無價之寶，並且可以加快您進入平台禪的時間線！

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