Verifica della tua piattaforma di automazione del marketing: una tabella di marcia

Le piattaforme di automazione del marketing (MAP), come HubSpot , dovrebbero semplificarti la vita e consentirti di concentrare il tuo tempo e la tua attenzione su altre questioni più urgenti. Tuttavia, se non c'è un'adeguata supervisione sulle risorse che stai creando all'interno della tua MAP, possono facilmente avere l'effetto opposto. Quello che una volta era un contributo positivo ai tuoi processi di marketing, vendita e assistenza ora è un deterrente importante per la gestione e l'esecuzione delle tue iniziative, che richiede congetture e ore di setacciamento tra le vecchie risorse solo per svolgere le attività più semplici.

Se quanto sopra suona come se avessimo appena descritto la tua giornata, non sei solo. Se hai lasciato che la tua MAP arrivasse a questo punto, potrebbe essere il momento di fare un passo indietro e fare qualcosa che a nessuno piace fare ma è necessario per la salute della tua attività e, cosa più importante, per la tua sanità mentale: un audit del portale.

Sebbene tutte le MAP non siano le stesse, ci sono alcune linee guida generali che consigliamo sempre di seguire quando affrontiamo questo progetto. Un aspetto chiave e spesso trascurato dell'avere una MAP è avere uno o due stakeholder/campioni interni che possono essere una fonte di verità per il protocollo o le migliori pratiche di qualsiasi azienda all'interno della MAP, specialmente quando un consulente esterno interviene per controllare e ottimizzare la piattaforma .

Permessi

Prima di fare qualsiasi cosa, ti consigliamo di dare un'occhiata alle autorizzazioni utente all'interno della tua MAP. Questa è spesso una delle principali fonti di incoerenza all'interno della piattaforma poiché persone diverse hanno idee diverse su come le cose dovrebbero funzionare e operare dalle prospettive e dalle iniziative del proprio ruolo.

Per gestirlo, intervista ogni reparto o utente e determina a cosa hanno bisogno di accedere e quale livello di accesso è necessario. Riorganizza e documenta tali autorizzazioni in modo che tutti nella tua organizzazione sappiano chi ha accesso a cosa e perché. Adottare questo approccio dovrebbe aiutare ad alleviare eventuali rancori sul motivo per cui si sta verificando il miscuglio dei permessi e dare a tutti una migliore comprensione di chi dovrebbero andare quando hanno bisogno di qualcosa di specifico compiuto. Come regola generale, le autorizzazioni a livello di amministratore (Super Admin in HubSpot) dovrebbero essere riservate a un gruppo specifico di utenti esperti, se non a una persona.

Convenzioni di denominazione

Ora che le autorizzazioni sono quadrate, è tempo di portare quegli utenti sulla stessa pagina con la struttura della convenzione di denominazione della MAP. Prima di toccare effettivamente le risorse nel portale, è importante decidere come classificare le diverse risorse, come saranno collegate tra loro e quali dettagli dovrebbero essere espressi ad alto livello. Ciò che è impostato e deciso qui farà miracoli per l'usabilità futura della MAP e ti consentirà di navigare in modo efficace e creare report sulle risorse che stai creando e gestendo all'interno della piattaforma.

Sebbene non vi sia una struttura specifica di convenzione di denominazione che consigliamo, dovresti tenere conto di elementi come le campagne che esegui, i tempi di tali campagne e qualsiasi connessione di terze parti che potresti avere con la tua MAP.

È anche importante notare che questa dovrebbe essere una discussione con gli stessi utenti per cui hai gestito le autorizzazioni. Fornisci un punto di partenza basato sulla tua conoscenza di livello esperto della MAP, ma adattalo agli utenti che costruiscono/lavorano quotidianamente all'interno della MAP. Al termine del processo, dovresti disporre di un documento da condividere con il tuo team che indichi chiaramente le convenzioni di denominazione da utilizzare in diversi scenari di risorse. Non aver paura di aggiornare man mano che la tua attività si evolve e assicurati di comunicare tali aggiornamenti/modifiche al resto del tuo team.

A questo punto del progetto, hai gettato le basi per il lavoro vero e proprio che inizierà all'interno del MAP. Sai chi può modificare/creare determinate risorse e avere la struttura determinata che vorresti implementare. Alla fine della giornata, una MAP ha lo scopo di promuovere, vendere e/o fornire servizi ai contatti nel tuo database. Per questo motivo, ti consigliamo di iniziare con la comprensione di come quei contatti entrano nel tuo database in modo da poter seguire il percorso breadcrumb dalla creazione agli eventuali processi in cui finiscono e quindi ottimizzare lungo il percorso.

Moduli e pagine di destinazione

Quando esamini i moduli correnti nella tua MAP, cerca ridondanze o moduli che non sono più in uso. Affidati a statistiche come quando il modulo è stato inviato l'ultima volta, quante visualizzazioni ha il modulo e quando il modulo è stato creato/ultimo aggiornato per determinare se un modulo è ancora attivo.

Mentre esamini i tuoi moduli, documenta a quali pagine di destinazione sono allegati: quelle pagine possono essere archiviate/reindirizzate o sono in realtà ancora in uso/necessarie? Una volta completato, cerca di consolidare la struttura del modulo. Utilizza una linea di pensiero a imbuto per allineare contenuti/invii in bucket per aiutare con la manutenzione del portale e i processi di back-end allo stesso modo.

L'obiettivo non è quello di avere un modulo principale, ma piuttosto un raggruppamento più gestibile (ad es. se stai eseguendo webinar, crei un nuovo modulo ogni volta? Se sì, considera di avere un modulo webinar principale). Ricorda di utilizzare anche le convenzioni di denominazione che hai deciso in precedenza nel processo.

Altri punti di ingresso del database

In quale altro modo i contatti entrano nel tuo database? Ci sono integrazioni (come Salesforce ) in gioco che devono essere prese in considerazione? Se sì, vorrai documentare e rivalutare le integrazioni e assicurarti che tutte le mappature e le impostazioni siano in linea con le nuove convenzioni di denominazione e i processi di segmentazione del database. Ci sono importazioni frequenti effettuate dagli utenti? In caso affermativo, verifica a campione alcune delle importazioni e assicurati che venga eseguita un'adeguata igiene dei dati prima dell'importazione: sono presenti i campi corretti? Gli utenti creano campi doppi? In caso affermativo, potrebbe essere necessario bloccare ancora di più le autorizzazioni o considerare la possibilità di fornire agli utenti un modello di importazione/un documento di processo per aiutare a standardizzare le loro azioni di importazione.

Tuttavia, i contatti stanno entrando nel tuo database, ora dovresti avere tutti i campi, gli elenchi, le pagine e i moduli necessari davanti a te in questa fase dell'audit. Ora è il momento di aprire quel pulsante di eliminazione per eliminare tutte le proprietà non necessarie (assicurarsi di consolidare in situazioni di duplicazione), elenchi, LP e moduli. Se sei schizzinoso sull'eliminazione definitiva, utilizza le strutture delle cartelle per archiviare le risorse non necessarie per metterle fuori dalla vista e dalla mente, ma hai anche la possibilità di fare riferimento a una data successiva, se necessario.

Nella fase due dell'audit, esaminerai cosa succede ai contatti dopo la creazione. Ancora una volta, poiché la salute del tuo database e l'esperienza di contatto dovrebbero essere al centro della tua strategia MAP, osservarla dalla prospettiva del percorso di un contatto ti aiuta a stabilire le priorità e prendere decisioni sulle risorse che modellano quel viaggio.

Processi promozionali/Automazione

Probabilmente ti imbatterai in messaggi e automazioni nutritive nella sezione dei moduli del tuo audit (e potresti anche volerli considerare anche in quel momento), ma ora vorrai guardare l'automazione che consegna messaggi ai tuoi contatti. Le azioni che puoi scegliere di intraprendere in questa fase possono essere:

• Assicurarsi che i criteri di partenza siano accurati (ad es. Poiché hai consolidato i moduli, ora devi fare riferimento anche ai nomi delle pagine?)
• Garantire che le e-mail incluse nell'automazione siano allineate con la tua voce e il tuo marchio odierni poiché potrebbero benissimo essere di anni fa
• Assicurati che gli obiettivi del flusso di lavoro siano allineati con la tua nuova struttura e database
• Eliminazione o archiviazione di automazioni ormai obsolete
• Riapplicare le convenzioni di denominazione in modo che corrispondano ai moduli e agli elenchi che potrebbero guidare le loro iscrizioni

Processi Operativi/Automazione

Dividiamo l'operatività dalle automazioni promozionali solo per portare a casa il fatto che la tua preoccupazione principale dovrebbe essere l'esperienza dei contatti nel tuo database, tutto il resto dovrebbe essere secondario.

Ora che hai organizzato la messaggistica rivolta ai contatti sopra, è tempo di rivolgere l'attenzione su uno dei maggiori vantaggi di una MAP, database e flussi operativi che ti aiutano ad automatizzare attività/notifiche e standardizzare/pulire i tuoi dati.

Qui, prenderai in considerazione molto di ciò che hai preso in considerazione con i flussi promozionali, ma presterai anche attenzione a cose come:

• Fasi del ciclo di vita e quando/come vengono impostate
• Punteggio in vantaggio
• Strategia di igiene del database
• Quali notifiche interne sono in gioco e ci sono delle lacune da colmare?

Con i processi sia promozionali che operativi, la documentazione è fondamentale per l'usabilità della tua MAP. Prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento come Lucidchart per legare insieme l'intero viaggio del tuo contatto per assicurarti di non lasciare che i buoni contatti muoiano, di essere promossi eccessivamente o di ricevere in altro modo i messaggi sbagliati. Allo stesso modo, la documentazione ti consentirà di identificare e ridurre per mantenere i tuoi sistemi in funzione in modo ottimale e contenere i costi, sia in termini di ore trascorse, sia di mantenerti sotto qualsiasi limite di sistema o abbonamento che potresti avere.

La MAP di ogni azienda è diversa e ciò significa che anche ogni audit sarà diverso. Le pratiche descritte qui sono una solida tabella di marcia di partenza per assicurarti di raggiungere le grandi aree, ma assicurati di personalizzarle in base alle tue esigenze e priorità specifiche. Inoltre, tieni presente che le piattaforme di automazione del marketing non riguardano solo le aree sopra menzionate; il tuo audit potrebbe benissimo espandersi anche in altre aree/strumenti. In effetti, è probabile.

Come ultimo consiglio, se la tua MAP è diventata ingestibile, prendi in considerazione la possibilità di contrattare con un partner come Kuno Creative per aiutare a districare eventuali grovigli digitali e riportare la tua piattaforma in carreggiata. Affidarsi all'esperienza acquisita su più piattaforme e settori è un inestimabile miglioramento delle conoscenze e delle competenze del tuo team e può accelerare la tua sequenza temporale verso lo zen della piattaforma!

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