Auditoría de su plataforma de automatización de marketing: una hoja de ruta

Se supone que las plataformas de automatización de marketing (MAP), como HubSpot , te hacen la vida más fácil y te permiten concentrar tu tiempo y atención en otros asuntos más apremiantes. Sin embargo, si no hay una supervisión adecuada de los activos que está creando dentro de su MAP, fácilmente pueden tener el efecto contrario. Lo que alguna vez contribuyó positivamente a sus procesos de marketing, ventas y servicios, ahora es un gran impedimento para administrar y ejecutar sus iniciativas, lo que requiere conjeturas y horas de cribado de activos antiguos solo para realizar las tareas más simples.

Si lo anterior parece que acabamos de describir su día, no está solo. Si ha dejado que su MAP llegue a este punto, puede que sea el momento de dar un paso atrás y hacer algo que a nadie le gusta hacer pero que es necesario para la salud de su empresa y, lo que es más importante, para su cordura: una auditoría del portal.

Si bien todos los MAP no son iguales, existen algunas pautas generales que siempre recomendamos seguir al emprender este proyecto. Un aspecto clave y a menudo pasado por alto de tener un MAP es tener una o dos partes interesadas/campeones internos que pueden ser una fuente de verdad para el protocolo de cualquier empresa o las mejores prácticas dentro del MAP, especialmente cuando un consultor externo ingresa para auditar y optimizar la plataforma. .

permisos

Antes de hacer nada, le recomendamos que eche un vistazo a los permisos de usuario dentro de su MAP. Esta es a menudo una fuente importante de inconsistencia dentro de la plataforma, ya que diferentes personas tienen ideas diferentes sobre cómo deberían funcionar y operar las cosas desde las perspectivas e iniciativas de sus propios roles.

Para gestionar esto, entreviste a cada departamento o usuario y determine a qué necesitan acceso y qué nivel de acceso se necesita. Reorganice y documente esos permisos para que todos en su organización sepan quién tiene acceso a qué y por qué. Adoptar este enfoque debería ayudar a aliviar cualquier resentimiento sobre por qué está ocurriendo la mezcla de permisos y dar a todos una mejor comprensión de a quién deben acudir cuando necesitan lograr algo específico. Como regla general, los permisos de nivel de administrador (superadministradores en HubSpot) deben reservarse para un grupo específico de usuarios avanzados, si no para una sola persona.

Convenciones de nombres

Ahora que los permisos están ajustados, es hora de poner a esos usuarios en sintonía con la estructura de convención de nomenclatura del MAP. Antes de tocar cualquiera de los activos en el portal, es importante decidir cómo clasificará los diferentes activos, cómo se unirán y qué detalle se debe expresar en un nivel alto. Lo que se establezca y decida aquí hará maravillas para la usabilidad futura del MAP y le permitirá navegar e informar de manera efectiva sobre los activos que está creando y administrando dentro de la plataforma.

Si bien no recomendamos una estructura de convención de nomenclatura específica, debe tener en cuenta cosas como las campañas que ejecuta, el momento de esas campañas y cualquier conexión de terceros que pueda tener con su MAP.

También es importante tener en cuenta que esta debe ser una discusión con los mismos usuarios para los que administró los permisos. Proporcione un punto de partida basado en su conocimiento de nivel experto del MAP, pero adáptelo a los usuarios que construyen/trabajan dentro del MAP diariamente. Al final del proceso, debe tener un documento que pueda compartir con su equipo que dicte claramente las convenciones de nomenclatura que se utilizarán en diferentes escenarios de activos. No tenga miedo de actualizar a medida que su negocio evolucione y asegúrese de comunicar esas actualizaciones/cambios al resto de su equipo.

En este punto del proyecto, ha sentado las bases para el trabajo real que comenzará dentro del MAP. Usted sabe quién puede editar/crear ciertos activos y determinar la estructura que le gustaría implementar. Al final del día, un MAP está destinado a promocionar, vender y/o dar servicio a los contactos en su base de datos. Por esa razón, recomendamos comenzar por comprender cómo esos contactos ingresan a su base de datos para que pueda seguir el rastro de migas de pan desde la creación hasta los procesos eventuales en los que terminan y luego optimizar en el camino.

Formularios y Landing Pages

Cuando examine los formularios actuales en su MAP, busque redundancias o formularios que ya no estén en uso. Apóyese en estadísticas como cuándo se envió el formulario por última vez, cuántas vistas tiene el formulario y cuándo se creó/actualizó por última vez para determinar si un formulario todavía está activo.

Mientras revisa sus formularios, documente a qué páginas de destino están adjuntos: ¿esas páginas se pueden archivar/redireccionar o, de hecho, todavía están en uso/se necesitan? Una vez que esté completo, busque consolidar la estructura de su formulario. Utilice una línea de pensamiento de embudo para alinear contenido/envíos en depósitos para ayudar con el mantenimiento del portal y los procesos de back-end por igual.

El objetivo no es tener un formulario maestro, sino una agrupación más manejable (por ejemplo, si está ejecutando seminarios web, ¿está creando un formulario nuevo cada vez? Si es así, considere tener un formulario de seminario web maestro). Recuerde emplear también las convenciones de nomenclatura que haya decidido anteriormente en el proceso.

Otros puntos de entrada de la base de datos

¿De qué otra forma entran los contactos en su base de datos? ¿Hay integraciones (como Salesforce ) en juego que deban tenerse en cuenta? En caso afirmativo, querrá documentar y reevaluar las integraciones y asegurarse de que las asignaciones y configuraciones estén en línea con sus nuevas convenciones de nomenclatura y procesos de segmentación de bases de datos. ¿Los usuarios realizan importaciones frecuentes? En caso afirmativo, verifique algunas de las importaciones y asegúrese de que se esté realizando una higiene adecuada de los datos antes de importar: ¿están presentes los campos correctos? ¿Los usuarios están creando campos dobles? En caso afirmativo, puede ser necesario bloquear aún más los permisos, o considere proporcionar a los usuarios una plantilla/documento de proceso de importación para ayudar a estandarizar sus acciones de importación.

Sin embargo, los contactos ingresan a su base de datos, ahora debería tener todos los campos, listas, páginas y formularios necesarios frente a usted en esta fase de la auditoría. Ahora es el momento de romper ese botón de eliminar para deshacerse de las propiedades innecesarias (asegúrese de consolidar en situaciones de duplicación), listas, LP y formularios. Si tiene reparos en eliminar directamente, utilice estructuras de carpetas para archivar los activos innecesarios y ocultarlos de la vista y de la mente, pero también tenga la capacidad de consultarlos en una fecha posterior si es necesario.

En la fase dos de la auditoría, observará lo que sucede con los contactos después de la creación. Una vez más, dado que el estado de su base de datos y la experiencia de los contactos deben estar en el centro de su estrategia MAP, mirarlo desde la perspectiva del viaje de un contacto lo ayuda a priorizar y tomar decisiones sobre los activos que dan forma a ese viaje.

Procesos Promocionales/Automatización

Probablemente se encontrará con automatizaciones de mensajes y nutrición en la sección de formularios de su auditoría (y es posible que también desee considerarlas en ese momento), pero ahora querrá ver la automatización que entrega mensajes a sus contactos. Las acciones que puede elegir tomar en esta etapa pueden ser:

• Asegurarse de que los criterios de inicio sean precisos (p. ej., dado que ha consolidado formularios, ¿ahora también necesita hacer referencia a los nombres de las páginas?)
• Asegurarse de que los correos electrónicos incluidos en la automatización estén alineados con su voz y marca actuales, ya que estos podrían ser de hace años.
• Asegurarse de que los objetivos del flujo de trabajo estén alineados con su nueva estructura y base de datos
• Eliminar o archivar automatizaciones ahora obsoletas
• Volver a aplicar convenciones de nomenclatura para que coincidan con los formularios y las listas que pueden estar impulsando sus inscripciones

Procesos Operacionales/Automatización

Separamos las automatizaciones operativas de las promocionales solo para resaltar el hecho de que su principal preocupación debe ser la experiencia de los contactos en su base de datos; todo lo demás debe ser secundario.

Ahora que ya organizó los mensajes de contacto, es hora de centrar la atención en una de las mayores ventajas de un MAP, una base de datos y flujos operativos que lo ayudan a automatizar tareas/notificaciones y estandarizar/limpiar sus datos.

Aquí, tendrá en cuenta mucho de lo que tuvo en cuenta con los flujos promocionales, pero también prestará atención a cosas como:

• Etapas del ciclo de vida y cuándo/cómo se establecen
• Valoración de prospectos
• Estrategia de higiene de la base de datos
• ¿Qué notificaciones internas están en juego y hay lagunas para llenar?

Con procesos tanto promocionales como operativos, la documentación es fundamental para la usabilidad de su MAP. Considere emplear una herramienta como Lucidchart para unir todo el viaje de su contacto y asegurarse de no dejar que los buenos prospectos mueran, no sean promocionados en exceso o reciban mensajes incorrectos. Del mismo modo, la documentación le permitirá identificar y recortar para mantener sus sistemas funcionando de manera óptima y mantener bajos los costos, tanto en términos de horas dedicadas como para mantenerlo bajo cualquier sistema o limitaciones de suscripción que pueda tener.

El MAP de cada empresa es diferente, y eso significa que cada auditoría también será diferente. Las prácticas descritas aquí son una hoja de ruta de inicio sólida para asegurarse de que está alcanzando las áreas más importantes, pero asegúrese de personalizarlas según sus necesidades y prioridades específicas. Además, tenga en cuenta que las plataformas de automatización de marketing son más que solo las áreas mencionadas anteriormente; su auditoría también puede expandirse a otras áreas/herramientas. De hecho, es probable.

Como último consejo, si su MAP se ha vuelto inmanejable, considere contratar a un socio como Kuno Creative para ayudar a desentrañar cualquier enredo digital y volver a encarrilar su plataforma. ¡Apoyarse en la experiencia obtenida en múltiples plataformas e industrias es un nivel invaluable para subir de nivel el conocimiento y las habilidades de su equipo y puede acelerar su línea de tiempo hacia la plataforma zen!

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