Audyt Twojej platformy Marketing Automation: mapa drogowa

Platformy Marketing Automation (MAP), takie jak HubSpot , mają ułatwiać Ci życie i pozwalać Ci skoncentrować swój czas i uwagę na innych, bardziej palących sprawach. Jeśli jednak nie ma odpowiedniego nadzoru nad zasobami, które tworzysz w ramach swojej MAP, mogą one z łatwością wywołać odwrotny skutek. To, co kiedyś miało pozytywny wpływ na Twoje procesy marketingowe, sprzedażowe i serwisowe, teraz jest głównym czynnikiem zniechęcającym do zarządzania inicjatywami i ich realizacji — wymaga zgadywania i godzin przeszukiwania starych zasobów tylko po to, by wykonać najprostsze zadania.

Jeśli powyższe brzmi tak, jak właśnie opisaliśmy Twój dzień, nie jesteś sam. Jeśli pozwoliłeś, aby Twoja MAP dotarła do tego punktu, być może nadszedł czas, aby zrobić krok w tył i zrobić coś, czego nikt nie lubi robić, a jest to konieczne dla zdrowia Twojej firmy i, co ważniejsze, Twojego zdrowia psychicznego — audyt portalu.

Chociaż wszystkie MAP nie są takie same, istnieją pewne ogólne wytyczne, których zawsze zalecamy przestrzeganie podczas podejmowania tego projektu. Kluczowym i często pomijanym aspektem posiadania MAP jest posiadanie jednego lub dwóch wewnętrznych interesariuszy/mistrzów, którzy mogą być źródłem prawdy dla protokołu każdej firmy lub najlepszych praktyk w ramach MAP, zwłaszcza gdy zewnętrzny konsultant przychodzi w celu audytu i optymalizacji platformy .

Uprawnienia

Zanim cokolwiek zrobisz, zalecamy zapoznanie się z uprawnieniami użytkowników w Twojej MAP. Jest to często główne źródło niespójności na platformie, ponieważ różni ludzie mają różne pomysły na to, jak rzeczy powinny działać i działać z perspektywy i inicjatyw ich własnej roli.

Aby sobie z tym poradzić, przeprowadź wywiad z każdym działem lub użytkownikiem i ustal, do czego potrzebują dostępu i jaki poziom dostępu jest potrzebny. Zreorganizuj i udokumentuj te uprawnienia, aby wszyscy w Twojej organizacji wiedzieli, kto ma dostęp do czego i dlaczego. Przyjęcie takiego podejścia powinno pomóc złagodzić wszelkie nieprzyjemne uczucia dotyczące tego, dlaczego ma miejsce tasowanie pozwoleń i dać każdemu lepsze zrozumienie, do kogo powinni się udać, gdy potrzebują czegoś konkretnego. Zgodnie z ogólną zasadą, uprawnienia na poziomie administratora (superadministratorzy w HubSpot) powinny być zarezerwowane dla określonej grupy zaawansowanych użytkowników, jeśli nie dla jednej osoby.

Konwencje nazewnictwa

Teraz, gdy uprawnienia są wyrównane, nadszedł czas, aby umieścić tych użytkowników na tej samej stronie ze strukturą konwencji nazewnictwa MAP. Przed faktycznym dotknięciem dowolnego z zasobów w portalu ważne jest, aby zdecydować, w jaki sposób klasyfikujesz różne zasoby, w jaki sposób zostaną one ze sobą powiązane i jakie szczegóły powinny być wyrażone na wysokim poziomie. To, co zostało tutaj ustawione i podjęte, zdziała cuda dla przyszłej użyteczności MAP i umożliwi Ci skuteczną nawigację i raportowanie o zasobach, które tworzysz i zarządzasz w ramach platformy.

Chociaż nie ma określonej struktury konwencji nazewnictwa, którą zalecamy, należy wziąć pod uwagę takie rzeczy, jak prowadzone kampanie, czas trwania tych kampanii i wszelkie powiązania z innymi podmiotami, które możesz mieć z MAP.

Należy również pamiętać, że powinna to być dyskusja z tymi samymi użytkownikami, dla których zarządzałeś uprawnieniami. Podaj punkt wyjścia w oparciu o swoją wiedzę na temat MAP na poziomie eksperckim, ale dostosuj go do użytkowników, którzy codziennie budują/pracują w ramach MAP. Pod koniec procesu powinieneś mieć dokument, który możesz udostępnić swojemu zespołowi, który wyraźnie określa konwencje nazewnictwa, które mają być używane w różnych scenariuszach dotyczących zasobów. Nie bój się aktualizować w miarę rozwoju Twojej firmy i pamiętaj o przekazywaniu tych aktualizacji/zmian reszcie zespołu.

Na tym etapie projektu położyłeś podwaliny pod rzeczywistą pracę, która rozpocznie się w ramach MAP. Wiesz, kto może edytować/tworzyć określone zasoby i określić strukturę, którą chcesz wdrożyć. W ostatecznym rozrachunku MAP ma promować, sprzedawać i/lub obsługiwać kontakty w Twojej bazie danych. Z tego powodu zalecamy rozpoczęcie od zrozumienia, w jaki sposób te kontakty trafiają do Twojej bazy danych, abyś mógł podążać ścieżką od stworzenia do ewentualnych procesów, w których się znajdują, a następnie optymalizować po drodze.

Formularze i strony docelowe

Podczas sprawdzania aktualnych formularzy w MAP, poszukaj zbędnych lub formularzy, które nie są już używane. Opieraj się na statystykach, takich jak data ostatniego przesłania formularza, liczba widoków formularza oraz data utworzenia/ostatniej aktualizacji formularza, aby określić, czy formularz jest nadal aktywny.

Przeglądając swoje formularze, udokumentuj, do których stron docelowych są one dołączone — czy te strony można zarchiwizować/przekierować, czy w rzeczywistości nadal są używane/potrzebne? Po zakończeniu skonsoliduj strukturę formularza. Wykorzystaj ścieżkę myślenia, aby dopasować treść/przesłane treści do grup, aby pomóc w utrzymaniu portalu i procesach zaplecza.

Celem nie jest posiadanie jednego formularza głównego, ale raczej łatwiejsze do zarządzania grupowanie (np. jeśli prowadzisz webinary, czy za każdym razem tworzysz nowy formularz? Jeśli tak, rozważ posiadanie głównego formularza webinarowego). Pamiętaj też, aby zastosować konwencje nazewnictwa, na które zdecydowałeś się na wcześniejszym etapie procesu.

Inne punkty wejścia do bazy danych

Jak jeszcze kontakty dostają się do Twojej bazy danych? Czy istnieją integracje (takie jak Salesforce ), które należy wziąć pod uwagę? Jeśli tak, zechcesz udokumentować i ponownie ocenić integracje oraz upewnić się, że wszelkie mapowania i ustawienia są zgodne z nowymi konwencjami nazewnictwa i procesami segmentacji bazy danych. Czy użytkownicy często dokonują importu? Jeśli tak, sprawdź wyrywkowo niektóre importy i upewnij się, że przed importem odbywa się odpowiednia higiena danych — czy są odpowiednie pola? Czy użytkownicy tworzą pola podwójne? Jeśli tak, zablokowanie uprawnień może być jeszcze bardziej pożądane lub rozważ udostępnienie użytkownikom szablonu/dokumentu procesu importu, aby pomóc ujednolicić ich czynności importowania.

Jakkolwiek kontakty dostają się do Twojej bazy danych, powinieneś mieć teraz przed sobą wszystkie potrzebne pola, listy, strony i formularze na tym etapie audytu. Teraz nadszedł czas, aby uwolnić przycisk usuwania, aby pozbyć się wszelkich niepotrzebnych właściwości (pamiętaj o konsolidacji w sytuacjach duplikacji), list, LP i formularzy. Jeśli nie masz ochoty na całkowite usunięcie, wykorzystaj struktury folderów do zarchiwizowania niepotrzebnych zasobów, aby ukryć je przed wzrokiem i z pamięci, ale w razie potrzeby możesz też wrócić do nich w późniejszym terminie.

W drugiej fazie audytu przyjrzysz się, co dzieje się z kontaktami po utworzeniu. Ponownie, ponieważ kondycja bazy danych i doświadczenie kontaktu powinny być podstawą strategii MAP, patrzenie na nią z perspektywy podróży kontaktu pomaga ustalać priorytety i podejmować decyzje dotyczące zasobów kształtujących tę podróż.

Procesy promocyjne/Automatyzacja

Prawdopodobnie natkniesz się na automatyzację wiadomości i pielęgnowania w sekcji formularzy swojego audytu (możesz nawet rozważyć je w tym czasie), ale teraz przyjrzyj się automatyzacji dostarczania wiadomości do Twoich kontaktów. Działania, które możesz podjąć na tym etapie, mogą być następujące:

• Upewnienie się, że kryteria początkowe są dokładne (np. Skoro skonsolidowałeś formularze, czy teraz musisz również odwoływać się do nazw stron?)
• Upewnienie się, że e-maile uwzględnione w automatyzacji są zgodne z Twoim obecnym głosem i marką, ponieważ mogą one pochodzić sprzed lat
• Upewnienie się, że cele przepływu pracy są zgodne z nową strukturą i bazą danych
• Usuwanie lub archiwizacja przestarzałych automatyzacji
• Ponowne stosowanie konwencji nazewnictwa w celu dopasowania do formularzy i list, które mogą być przyczyną ich rejestracji

Procesy operacyjne/Automatyzacja

Oddzieliliśmy automatyzację operacyjną od promocyjnej tylko po to, by uświadomić sobie, że głównym zmartwieniem powinno być doświadczenie kontaktów w Twojej bazie danych — wszystko inne powinno być drugorzędne.

Teraz, gdy zorganizowałeś powyżej wiadomości kontaktowe, nadszedł czas, aby zwrócić uwagę na jedną z największych zalet MAP, bazy danych i przepływów operacyjnych, które pomagają zautomatyzować zadania/powiadomienia oraz standaryzować/czyścić dane.

Tutaj weźmiesz pod uwagę wiele z tego, co brałeś pod uwagę przy przepływach promocyjnych, ale także zwracasz uwagę na takie rzeczy jak:

• Etapy cyklu życia i kiedy/jak są ustawiane
• Punktacja ołowiu
• Strategia higieny bazy danych
• Jakie wewnętrzne powiadomienia są w grze i czy są jakieś luki do wypełnienia?

Zarówno w przypadku procesów promocyjnych, jak i operacyjnych, dokumentowanie ma kluczowe znaczenie dla użyteczności MAP. Zastanów się nad użyciem narzędzia takiego jak Lucidchart , aby powiązać całą podróż swojego kontaktu, aby upewnić się, że nie dopuścisz do śmierci dobrych leadów, nie zostaniesz nadmiernie awansowany lub w inny sposób otrzymasz niewłaściwą wiadomość. Podobnie, dokumentacja pozwoli Ci zidentyfikować i ograniczyć, aby Twoje systemy działały optymalnie i obniżyły koszty, zarówno pod względem spędzonych godzin, jak i ograniczenia systemu lub subskrypcji, które możesz mieć.

MAP każdej firmy jest inny, a to oznacza, że ​​każdy audyt też będzie inny. Opisane tutaj praktyki to solidna mapa drogowa na początek, aby upewnić się, że trafiasz na duże obszary, ale pamiętaj, aby dostosować je do swoich konkretnych potrzeb i priorytetów. Dodatkowo pamiętaj, że platformy Marketing Automation to coś więcej niż tylko obszary wymienione powyżej; Twój audyt może równie dobrze rozszerzyć się na inne obszary/narzędzia. W rzeczywistości jest to prawdopodobne.

Jako ostatnią radę, jeśli Twoja MAP stała się nie do opanowania, rozważ zawarcie umowy z partnerem takim jak Kuno Creative, aby pomóc rozwikłać wszelkie cyfrowe plątaniny i przywrócić platformę na właściwe tory. Opieranie się na doświadczeniu zdobytym na wielu platformach i branżach jest nieocenionym poziomem wiedzy i umiejętności Twojego zespołu oraz może przyspieszyć Twój czas do osiągnięcia platformy zen!

Gotowy do połączenia? Umów się na konsultację , podczas której omówimy Twoje potrzeby marketingowe.