Prüfung Ihrer Marketing-Automatisierungsplattform: Eine Roadmap

Marketing-Automatisierungsplattformen (MAP) wie HubSpot sollen Ihnen das Leben erleichtern und es Ihnen ermöglichen, Ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf andere, dringendere Angelegenheiten zu konzentrieren. Wenn die Assets, die Sie in Ihrem MAP erstellen, jedoch nicht ordnungsgemäß überwacht werden, können sie leicht den gegenteiligen Effekt haben. Was einst einen positiven Beitrag zu Ihren Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozessen leistete, ist heute ein großes Hindernis für die Verwaltung und Durchführung Ihrer Initiativen – es erfordert Rätselraten und stundenlanges Durchsuchen alter Assets, nur um die einfachsten Aufgaben zu erledigen.

Wenn das Obige so klingt, als hätten wir gerade Ihren Tag beschrieben, sind Sie nicht allein. Wenn Sie Ihren MAP an diesen Punkt kommen lassen, ist es möglicherweise an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und etwas zu tun, das niemand gerne tut, aber für die Gesundheit Ihres Unternehmens und, was noch wichtiger ist, für Ihre geistige Gesundheit notwendig ist – ein Portal-Audit.

Obwohl nicht alle MAPs gleich sind, gibt es einige allgemeine Richtlinien, die wir immer empfehlen, wenn Sie dieses Projekt übernehmen. Ein wichtiger und oft übersehener Aspekt eines MAP ist es, einen oder zwei interne Stakeholder/Verfechter zu haben, die eine Quelle der Wahrheit für das Protokoll oder die Best Practices eines Unternehmens innerhalb des MAP sein können, insbesondere wenn ein externer Berater hinzukommt, um die Plattform zu prüfen und zu optimieren .

Berechtigungen

Bevor Sie irgendetwas tun, empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf die Benutzerberechtigungen in Ihrem MAP zu werfen. Dies ist oft eine Hauptquelle für Inkonsistenzen innerhalb der Plattform, da verschiedene Personen unterschiedliche Vorstellungen davon haben, wie die Dinge funktionieren und funktionieren sollten, ausgehend von den Perspektiven und Initiativen ihrer eigenen Rolle.

Um dies zu verwalten, befragen Sie jede Abteilung oder jeden Benutzer und bestimmen Sie, worauf sie Zugriff benötigen und welche Zugriffsebene erforderlich ist. Organisieren und dokumentieren Sie diese Berechtigungen neu, damit jeder in Ihrer Organisation weiß, wer Zugriff auf was hat und warum. Dieser Ansatz sollte dazu beitragen, alle unangenehmen Gefühle darüber zu lindern, warum das Permission Shuffle stattfindet, und allen ein besseres Verständnis dafür vermitteln, an wen sie sich wenden sollten, wenn sie etwas Bestimmtes erreichen müssen. Als allgemeine Regel sollten Berechtigungen auf Administratorebene (Super-Admins in HubSpot) für eine bestimmte Gruppe von Power-Usern reserviert werden, wenn nicht für eine Person.

Regeln der Namensgebung

Nachdem die Berechtigungen nun geklärt sind, ist es an der Zeit, diese Benutzer auf dieselbe Seite mit der Namenskonventionsstruktur des MAP zu bringen. Bevor Sie sich tatsächlich mit einem der Assets im Portal befassen, ist es wichtig zu entscheiden, wie Sie verschiedene Assets klassifizieren, wie sie miteinander verknüpft werden und welche Details auf hoher Ebene ausgedrückt werden sollen. Was hier festgelegt und beschlossen wird, wird Wunder für die zukünftige Nutzbarkeit des MAP bewirken und es Ihnen ermöglichen, effektiv zu navigieren und Berichte über die Assets zu erstellen, die Sie innerhalb der Plattform erstellen und verwalten.

Wir empfehlen zwar keine spezifische Namenskonvention, aber Sie sollten Dinge wie die von Ihnen durchgeführten Kampagnen, den Zeitpunkt dieser Kampagnen und alle Verbindungen zu Drittanbietern berücksichtigen, die Sie möglicherweise mit Ihrem MAP haben.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass dies eine Diskussion mit denselben Benutzern sein sollte, für die Sie Berechtigungen verwaltet haben. Bieten Sie einen Ausgangspunkt, der auf Ihrem Expertenwissen über das MAP basiert, aber passen Sie es an die Benutzer an, die täglich am MAP bauen/arbeiten. Am Ende des Prozesses sollten Sie ein Dokument haben, das Sie mit Ihrem Team teilen können und das eindeutig die Namenskonventionen vorschreibt, die in verschiedenen Asset-Szenarien verwendet werden sollen. Scheuen Sie sich nicht, Aktualisierungen vorzunehmen, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, und stellen Sie sicher, dass Sie diese Aktualisierungen/Änderungen dem Rest Ihres Teams mitteilen.

An diesem Punkt des Projekts haben Sie den Grundstein für die eigentliche Arbeit gelegt, die innerhalb des MAP beginnen wird. Sie wissen, wer bestimmte Assets bearbeiten/erstellen darf und haben die Struktur bestimmt, die Sie umsetzen möchten. Letztendlich soll ein MAP Kontakte in Ihrer Datenbank bewerben, verkaufen und/oder pflegen. Aus diesem Grund empfehlen wir, zunächst zu verstehen, wie diese Kontakte in Ihre Datenbank gelangen, damit Sie den Breadcrumb-Pfad von der Erstellung bis zu den letztendlichen Prozessen, in denen sie landen, verfolgen und dann auf dem Weg optimieren können.

Formulare und Zielseiten

Suchen Sie bei der Untersuchung der aktuellen Formulare in Ihrem MAP nach Redundanzen oder Formularen, die nicht mehr verwendet werden. Stützen Sie sich auf Statistiken, z. B. wann das Formular zuletzt gesendet wurde, wie viele Aufrufe das Formular hatte und wann das Formular erstellt/zuletzt aktualisiert wurde, um festzustellen, ob ein Formular noch aktiv ist.

Dokumentieren Sie beim Durchsuchen Ihrer Formulare, an welche Zielseiten sie angehängt sind – können diese Seiten archiviert/umgeleitet werden oder werden sie tatsächlich noch verwendet/benötigt? Sobald dies abgeschlossen ist, versuchen Sie, Ihre Formularstruktur zu konsolidieren. Verwenden Sie eine Trichter-Denkweise, um Inhalte/Einreichungen in Buckets auszurichten, um die Portalwartung und Backend-Prozesse gleichermaßen zu unterstützen.

Das Ziel ist nicht ein Master-Formular, sondern eine überschaubarere Gruppierung (z. B. wenn Sie Webinare durchführen, erstellen Sie jedes Mal ein neues Formular? Wenn ja, ziehen Sie die Verwendung eines Master-Webinar-Formulars in Betracht). Denken Sie daran, auch die Namenskonventionen zu verwenden, für die Sie sich früher im Prozess entschieden haben.

Andere Datenbank-Einstiegspunkte

Wie gelangen sonst Kontakte in Ihre Datenbank? Gibt es Integrationen (wie Salesforce ), die berücksichtigt werden müssen? Wenn ja, sollten Sie die Integrationen dokumentieren und neu bewerten und sicherstellen, dass alle Zuordnungen und Einstellungen mit Ihren neuen Namenskonventionen und Datenbanksegmentierungsprozessen übereinstimmen. Werden von Benutzern häufig Importe vorgenommen? Wenn ja, überprüfen Sie einige der Importe stichprobenartig und stellen Sie sicher, dass vor dem Import eine ordnungsgemäße Datenhygiene stattfindet – sind die richtigen Felder vorhanden? Erstellen Benutzer doppelte Felder? Wenn ja, kann es angebracht sein, Berechtigungen noch mehr zu sperren, oder erwägen Sie, Benutzern eine Importvorlage/ein Prozessdokument zur Verfügung zu stellen, um ihre Importaktionen zu standardisieren.

Wie auch immer Kontakte in Ihre Datenbank gelangen, Sie sollten jetzt in dieser Phase des Audits alle erforderlichen Felder, Listen, Seiten und Formulare vor sich haben. Jetzt ist es an der Zeit, diese Löschschaltfläche herauszubrechen, um alle unnötigen Eigenschaften (achten Sie darauf, in Duplizierungssituationen zu konsolidieren), Listen, LPs und Formulare loszuwerden. Wenn Sie beim vollständigen Löschen zimperlich sind, verwenden Sie Ordnerstrukturen, um nicht benötigte Assets zu archivieren, um sie aus den Augen und aus dem Sinn zu entfernen, aber haben Sie auch die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzugreifen, falls erforderlich.

In Phase zwei des Audits sehen Sie sich an, was mit Kontakten nach der Erstellung passiert. Da der Zustand Ihrer Datenbank und das Kontakterlebnis im Mittelpunkt Ihrer MAP-Strategie stehen sollten, hilft Ihnen die Betrachtung aus der Perspektive der Reise eines Kontakts, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen, die diese Reise prägen.

Werbeprozesse/Automatisierung

Sie werden wahrscheinlich im Formularabschnitt Ihres Audits auf Nachrichten- und Pflegeautomatisierungen stoßen (und Sie möchten sie vielleicht auch zu diesem Zeitpunkt in Betracht ziehen), aber jetzt möchten Sie sich die Automatisierung ansehen, die Nachrichten an Ihre Kontakte liefert. Maßnahmen, die Sie in dieser Phase ergreifen können, können sein:

• Stellen Sie sicher, dass die Startkriterien korrekt sind (z. B. müssen Sie jetzt auch auf Seitennamen verweisen, da Sie Formulare konsolidiert haben?)
• Stellen Sie sicher, dass die in der Automatisierung enthaltenen E-Mails mit Ihrer heutigen Stimme und Marke übereinstimmen, da diese durchaus von vor Jahren stammen können
• Stellen Sie sicher, dass die Ziele des Workflows mit Ihrer neuen Struktur und Datenbank übereinstimmen
• Löschen oder Archivieren von jetzt veralteten Automatisierungen
• Wiederanwendung von Namenskonventionen, um sie mit den Formularen und Listen abzugleichen, die ihre Anmeldungen vorantreiben könnten

Betriebliche Prozesse/Automatisierung

Wir haben operative von werblichen Automatisierungen getrennt, nur um deutlich zu machen, dass Ihr Hauptanliegen die Erfahrung der Kontakte in Ihrer Datenbank sein sollte – alles andere sollte zweitrangig sein.

Nachdem Sie oben das kontaktorientierte Messaging organisiert haben, ist es an der Zeit, die Aufmerksamkeit auf einen der größten Vorteile einer MAP, einer Datenbank und von Betriebsabläufen zu lenken, die Ihnen helfen, Aufgaben/Benachrichtigungen zu automatisieren und Ihre Daten zu standardisieren/bereinigen.

Hier berücksichtigen Sie vieles von dem, was Sie bei Werbeabläufen berücksichtigt haben, achten aber auch auf Dinge wie:

• Phasen des Lebenszyklus und wann/wie sie festgelegt werden
• Lead-Scoring
• Strategie zur Datenbankhygiene
• Welche internen Benachrichtigungen sind im Spiel und gibt es Lücken zu füllen?

Sowohl bei werblichen als auch bei betrieblichen Prozessen ist die Dokumentation für die Nutzbarkeit Ihres MAP von größter Bedeutung. Erwägen Sie den Einsatz eines Tools wie Lucidchart , um die gesamte Reise Ihres Kontakts zusammenzufassen und sicherzustellen, dass Sie nicht zulassen, dass gute Leads sterben, überbewertet werden oder anderweitig die falschen Nachrichten erhalten. Ebenso ermöglicht Ihnen die Dokumentation, Ihre Systeme zu identifizieren und zu reduzieren, um sie optimal laufen zu lassen und die Kosten niedrig zu halten, sowohl in Bezug auf die aufgewendeten Stunden als auch in Bezug auf etwaige System- oder Abonnementbeschränkungen, die Sie möglicherweise haben.

Der MAP jedes Unternehmens ist anders, und das bedeutet, dass auch jedes Audit anders sein wird. Die hier beschriebenen Praktiken sind ein solider Startplan, um sicherzustellen, dass Sie die großen Bereiche erreichen, aber stellen Sie sicher, dass Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Prioritäten anpassen. Denken Sie außerdem daran, dass es bei Marketing-Automatisierungsplattformen um mehr als nur die oben genannten Bereiche geht; Ihr Audit kann sehr wohl auch auf andere Bereiche/Tools ausgeweitet werden. Tatsächlich ist es wahrscheinlich.

Als letzter Ratschlag: Wenn Ihr MAP nicht mehr zu verwalten ist, sollten Sie einen Vertrag mit einem Partner wie Kuno Creative in Betracht ziehen, um digitale Verwicklungen zu entwirren und Ihre Plattform wieder auf Kurs zu bringen. Sich auf Erfahrungen zu stützen, die über mehrere Plattformen und Branchen hinweg gesammelt wurden, ist ein unschätzbares Level-Up für das Wissen und die Fähigkeiten Ihres Teams und kann Ihre Zeitachse zum Plattform-Zen beschleunigen!

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