Bu 10 Araçla İş Dökümü Yapısı Oluşturun

Herhangi bir iş projesi sahibi veya yöneticisinin zorlu görevlerinden biri, proje yönetimi için eyleme geçirilebilir bir İKY oluşturmaktır. Herhangi bir ticari projeyi yönetmek için birincil araçlardan biridir. Bu nedenle, WBS araçları proje yöneticileri için gerçekten yararlıdır.

Yaklaşan proje için bir İKY şablonu oluşturmayı zor buluyorsanız, doğru yere geldiniz! Proje yönetiminde İKY'yi basit bir dille anlatacağız. Ayrıca size, üst düzey proje yöneticilerinin iş yerinde İKY sayfaları oluşturmak için kullandıkları oldukça trend ve popüler bazı araçları tanıtacağız.

İş Kırılım Yapısı (WBS) Nedir?

İş kırılım yapısı (WBS), proje bileşenlerini ve teslimatları tanımlayan ve listeleyen bir tablodur. Proje yönetimindeki bir WBS, proje yöneticilerine projenin müşteriye teslim etmesi gereken içerik/ürün/hizmet hakkında net bir görüş sağlayan bir araçtır.

Esasen, İKY şablonunu, projenin üretmesi gereken bileşenlerin bir hiyerarşisi olarak oluşturmalısınız. Bu yapı aynı zamanda proje yöneticilerinin bir proje ekibinin görevlerini ve görevlerini küçük hedefler halinde organize etmelerine yardımcı olur.

İş projeleri için çoğu WBS aracı 3 seviyeden daha derindir. Bununla birlikte, küçük bir projenin İKY sayfasında 2 ila 4 düzey derin çıktılar ve bileşenler hiyerarşisi de bulabilirsiniz.

WBS Türleri Nelerdir?

#1. Teslimata Dayalı İKY

Adından da anlaşılacağı gibi, bu WBS sayfası esas olarak proje çıktılarına odaklanacaktır. Bunlar fiziksel bir ürün, dijital içerik veya çevrimiçi bir hizmet (web sitesi/mobil uygulama) olabilir. Projenin kapsamını her bir teslimatla kolayca ilişkilendirir. Proje yöneticileri genellikle bu İKY şablonunu proje bütçeleri, kaynak tahminleri vb. oluşturmak için kullanır.

Gerçek bir örnek, araba üretimi için bir İKY sayfası olacaktır. İç mekan, gövde ve elektronik, hiyerarşinin ilk öğelerini oluşturur. Ardından, bu kafaların her biri için üretmeniz gereken uygun bileşenleri bağlayabilirsiniz.

#2. Süreç Bazlı İKY

Bu tür WBS aracı, projenizi çalışma aşamaları, işlevler ve adımlarla ilgili olarak tanımlayacaktır. Farklı beceri ve disiplinlere kolayca farklı adımlar atayabilirsiniz. Ne tür araçlara, beceri gereksinimlerine vb. ihtiyacınız olduğunu belirlemeye yardımcı olur.

Bu türden bir örnek, bir mobil uygulama geliştirme projesi için bir İKY taslağı olacaktır. Burada, yapılandırma, sistem testleri, kritik sistem incelemesi ve kullanıcı sistemleri gibi uygulama geliştirme aşamaları birinci düzey hiyerarşiyi oluşturur. Artık diğer aşamaları uygun başlıklara bağlayabilirsiniz.

WBS'yi Proje Yöneticileri için Gidilir Bir Çözüm Yapan Nedir?

#1. Proje görevlerinin sorumlu kaynaklarının en üst düzeyde netliğini sağlar. Bu nedenle, proje yöneticileri görev durumlarına ihtiyaç duyarlarsa doğru ekip üyesine anında ulaşabilirler.

#2. Etkili bir WBS şablonu dağıttığınızda hiçbir proje adımını veya çıktısını asla kaçırmazsınız.

#3. WBS sayfası tüm çıktıları ve aşamaları görsel olarak vurguladığından, proje yöneticileri her bir görev/teslimat parçasının zamanında tamamlanmasını sağlayabilir.

#4. WBS aracı ayrıca projenizdeki, projenin başında kolayca tanımlanamayan hataları ve hataları düzeltmenize de yardımcı olur.

Etkili bir iş dökümü yapısı sayfası oluşturmanıza yardımcı olacak en iyi araçların bu nihai listesine göz atın:

Pazartesi

monday.com, birinci sınıf bir proje yönetimi yazılımı olmanın yanı sıra size bir İKY şablonu da sağlar. Yardımı ile proje yöneticileri projelerini sorunsuz bir şekilde planlayabilir ve kontrol edebilir. Bu şablon yalnızca ücretsiz değil, aynı zamanda kullanıma hazırdır, böylece hemen başlamak için örnek bir iş dökümü çizelgesi alırsınız.

Kullanıcılar, eylem öğeleri ekleyerek ve görevleri proje önceliklendirme matrisine göre yeniden düzenleyerek kişiselleştirilmiş bir plan geliştirmek için bu sezgisel şablonu indirebilir. Bu şablonla, planın yürütülmesi zahmetsiz bir süreç haline gelir.

Tek yapmanız gereken, her bir eylem öğesini ekip üyelerine atamak. Çeşitli metrikler aracılığıyla her aşamada ilerlemeyi izlemenizi sağlar. Şablon ayrıca tek tıklamayla yeni öğe ekleme, pano arama veya filtreleme, paylaşma vb. gibi özelliklerle birlikte gelir.

Lucidchart

Lucidchart, diyagram oluşturma ve işbirliği yoluyla yeniliği yönlendirmenize yardımcı olan akıllı bir diyagram oluşturma yazılımıdır. Kullanıcılar, WBS oluşturucusunu kullanarak projeleri için birkaç dakika içinde bir iş kırılım yapısı oluşturabilir. Araç, sezgisel bir arayüz ve bir WBS'yi projenizin ihtiyaçlarına göre özelleştirmek için bazı sağlam özelliklerle birlikte gelir.

Kullanıcılar, tuval üzerindeki şekilleri sürükleyerek ve görevleri tek tek şekillere ekleyerek yapıyı oluşturmaya başlayabilir. Ayrıca, kapsamlı biçimlendirme özellikleri aracılığıyla görev sahipliğini tanımlamanıza ve görevler ile alt görevler arasında ayrım yapmanıza olanak tanır.

Lucidchart, gerçek zamanlı işbirliği, editör içi sohbet ve anında güncellemeler ve paylaşım için yorum yapma özellikleri sunar. Bu bulut tabanlı araca her yerden ve herhangi bir cihazdan erişilebilir. Ayrıca görevleri renk kodlamanıza ve rolleri ve yapının diğer öğelerini düzenlemenize yardımcı olan koşullu biçimlendirmeye sahiptir.

yaratıcı bir şekilde

Creately'nin WBS aracı ile proje çıktılarını daha iyi yönetebilirsiniz. Proje yöneticileri, iş kırılım yapısı yazılımı ile projelerin kapsamını görselleştirebilir. Bu kullanımı kolay görsel platformda kullanıcılar, kolay iş yönetimi için bir projeyi daha yönetilebilir kilometre taşlarına bölebilir.

Creately, teslim edilebilir her bir İKY'ye ayrıntılı belgeler, bağlantılar ve ekler eklemenize olanak tanır. Ayrıca, kullanıcıların proje gereksinimlerindeki boşlukları ve çakışmaları belirleyebilmeleri için proje yönetimi araçlarından veri içe aktarmayı da destekler.

WBS platformu, paydaşlar için gösterge tabloları, sunumlar ve raporlar oluşturmak için çeşitli yerleşik araçlar içerir. Ayrıca, proje verilerini dışa ve içe aktarmak için birden çok uygulama entegrasyonunu destekler.

Bu araç, gerçek ekip işbirliği için tasarlanmıştır. Artık, çapraz işlevli ekipler, gerçek zamanlı iletişim ve işbirliği yoluyla uyumlu kalabilir. Çok kullanıcılı işbirliği, söz yorumları, çalışma alanı düzeyinde durum izleme, çoklu erişim düzeyleri ve roller ve panodaki herkesi birbirine bağlamak için akıllı bildirimler gibi özellikler içerir.

EdrawMax

Ücretsiz ve özelleştirmesi kolay şablonlar alabileceğiniz bir iş kırılım yapısı yazılımı mı arıyorsunuz? Etkileşimli İKY oluşturarak tüm proje kapsamınızı görselleştirmek için EdrawMax'a gidin. Bu araç üzerinde yapı oluşturarak, hedefleri basit ve öngörülebilir bir şekilde düzenleyebilirsiniz.

Burada, doğrudan kullanılabilecek birden fazla iş kırılım yapısı şablonu arasından seçim yapabilirsiniz. Ayrıca, tuval üzerine sürükleyip bırakarak faydalı semboller ekleyebileceğiniz zengin bir sembol kütüphanesine sahiptir. Diyagram içeriğini detaylandırmak isteyenler için EdrawMax, kişiselleştirme için ek verilerin içe ve dışa aktarılmasına izin verir.

Kullanıcılar bu WBS aracından yapıyı PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG ve PNG dahil olmak üzere çeşitli biçimlerde indirebilir. Ardından, bu dosyaları farklı platformlarda da paylaşabilir ve yükleyebilirler. Ayrıca diyagramı e-postalara, sosyal medyaya ve web sitelerine yerleştirmeyi de destekler.

PlanÇekiç

PlanHammer, kolaylıkla çevrimiçi İKY çizelgeleri oluşturmak için bir platformdur. Güçlü proje yönetimi yeteneklerine sahip güçlü bir yazılımdır. Yazılım, kullanıcıların ekip arkadaşlarına görevler atayarak ve aynı anda onlarla işbirliği yaparken projelerini parçalamalarını sağlar.

Bu WBS aracı esnek bir yapı oluşturmanıza izin verdiği için, görev ağaçlarını yalnızca şu anda üzerinde çalıştığınız dalı görüntülemek istediğiniz gibi genişletebilir ve daraltabilirsiniz. Kullanıcılar bilgi düğmesine tıklayarak herhangi bir görevin ayrıntılarını da alabilirler.

PlanHammer, WBS'de görevlerin ve alt görevlerin eklenmesini ve kaldırılmasını çok kolaylaştırır. Ayrıca, her bir ana görev için, alt görevleri genişletilmiş veya liste stilinde görüntüleme özgürlüğünün tadını çıkarırsınız.

Bu etkileşimli WBS grafik oluşturucu, harika sunumlar için ekran paylaşımını ve Chromecast tabanlı yayın yapmayı kolaylaştırır/ Ayrıca, PDF dosyasından yazdırabilir ve basılı kopyayı paydaşlarla paylaşabilirsiniz.

Praksi

Praxie'yi kullanarak, İKY proje yönetiminde iki şekilde üstünlük sağlayabilirsiniz. Sıfırdan bir İKY oluşturmak için etkileşimli uygulamasını kullanabilirsiniz. Veya ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek için İKY şablonunu kullanabilirsiniz.

Şablonu kullanmak için, kullanıcıların şablonu gözden geçirmesi ve projenizde yer alan görevleri adım adım bir bakış açısıyla düşünmesi gerekir. Ardından, tüm alt görevleri listelemeleri ve gerekli veriler yardımıyla tabloyu tamamlamaları gerekir. İş ilerledikçe, proje yöneticisinin bu konuda net bir fikre sahip olabilmesi için ekip üyelerinin onu güncellemesi gerekir.

Herhangi bir ekip veya şirket, görevleri tanımlayarak ve Eylem Öğeleri oluşturarak Praxie'nin işbirliği araçlarını kullanmaya başlayabilir. Bulut tabanlı yazılımı ayrıca ilerleme panoları, farklı SaaS uygulamalarından veya belgelerinden veri içe aktarma ve sezgisel bir arayüz gibi özellikler içerir.

OpenProject

OpenProject size aynı zamanda sağlam ve güvenli olan açık kaynaklı bir proje yönetimi yazılımı sunar. Bu araç, iş kırılım yapısı ile bir projeyi yönetme sürecinizi uçtan uca destekler.

OpenProject aracında, liste görünümünün yardımıyla tüm projeyi yönetilebilir çıktılara ve faaliyetlere ayırabilirsiniz. Ayrıca, satır içi oluşturma ile hızlı bir şekilde görev oluşturabilir veya ayrıntılı bilgi içeren görevler için tam ekran görünümünü kullanabilirsiniz. Ayrıca, projenin daha iyi analizi için görev ilerlemesini ve harcanan zamanı görüntüler.

MatchWare Zihin Görünümü

MatchWare MindView, iş kırılım yapısı geliştirme yeteneğine sahip bir zihin haritalama aracıdır. Bu etkili konsept geliştirme yazılımı, bir İKY oluşturmak için 6 değiştirilebilir görünümle birlikte gelir. Yapıyı yukarıdan aşağıya veya soldan sağa düzende kolayca yapabilirsiniz.

Gerekirse, veriler MS Excel ve MS Projects gibi uygulamalarda yerleşik bir Gantt şemasına aktarılabilir. MindView, farklı öğeleri bir çırpıda girmenize ve bunları belirli projenize uygun bir yapı içinde düzenlemenize izin verdiği için İKY çizelgeleri oluşturmak için ideal bir araçtır. Ayrıca, herhangi bir değişiklik yapmanız gerekirse, yapı sorunsuz bir şekilde düzenlenebilir.

yeşim ALM

JadeALM, net bir proje yapısına sahip olabilmeniz için projeleriniz için WBS çizelgeleri oluşturmanıza olanak tanır. Hiyerarşik şeması, ilerlemeyi yukarıdan aşağıya bölmek için mükemmeldir. Projenin büyük resminde her alt görevin ve görevin nereye ait olduğunu kolayca görüntüleyebilirsiniz.

Bu yapı aynı zamanda size neyin nerede olduğunu da bildirir. Kullanıcılar projeyi basit ve pratik bir şekilde daha küçük alt görevlere ayırabildiklerinden, temel değer ve hedef üzerindeki odaklarını asla kaybetmezler. JadeALM ayrıca insanlar, görevler, özellikler ve süreçler arasındaki bağımlılıkları yöneterek yeniden düzenleme ve öngörülebilirlik konusunda size yardımcı olur.

Ek olarak, bu İKY aracı, daha küçük çıktıları yönetmek için oldukça kullanışlıdır. Gerçek zamanlı güncellemesi, ilerlemeyi, kaynakları ve atananları tam tutarlılık, şeffaflık ve tekdüzelikle tek bir araçtan izlemenize olanak tanır.

kakao

Cacoo, görevlerin ve alt görevlerin organize ve görsel bir dökümünü yapmak isteyen ekipler için önemli bir araçtır. Kullanıcıların bireysel projelerin ihtiyaçlarına göre özelleştirebilecekleri gelişmiş bir İKY şablonu sunar.

Farklı kişilere atanmış birden çok görevi içeren tek bir proje için kullanmanın yanı sıra, birden çok ekiple ilgilenen daha büyük projeler için de kullanabilirsiniz.

Acemi bir kullanıcı olsanız bile, bu aracı nasıl çalıştıracağınızı öğrenmek için fazla zaman harcamazsınız. Özel ve ayrıntılı kılavuzlar ve videolar içeren çok çeşitli eğitimler sunar. Bu aracın çalışması hakkında bilgi edinmek için blogunu ve bilgi tabanını da inceleyebilirsiniz.

Cacoo, Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio ve Zapier gibi çeşitli araçlarla entegrasyonu destekler. Bu özellik, proje yönetimi görevini sizin için kolaylaştırır.

Son Sözler

Şimdiye kadar proje yönetiminde WBS'nin temelleri hakkında derinlemesine bir tartışma buldunuz. Ayrıca, profesyonel ve hatasız bir İKY şablonu taslağı hazırlamanıza yardımcı olabilecek bazı üst düzey araçlar keşfettiniz.

Bir proje yöneticisinin profesyonel kariyerinde, bir İKY aracı taslağı hazırlama becerisi onları acemilerden ayırır. Benzer şekilde, İKY şablonunu benimsediğinizde, darboğazları azaltır, üretkenliği artırır ve sonunda bu aracı kullanmayan amatör işletmelerden daha fazla gelir elde edersiniz.

Bir ekipte etkili işbirliğini kolaylaştıran ekip sözleşmeleri hakkında bilgi edinmek de ilginizi çekebilir.