Crea una struttura di ripartizione del lavoro con questi 10 strumenti

Uno dei compiti impegnativi di qualsiasi proprietario o manager di un progetto aziendale è creare una WBS attuabile per la gestione dei progetti. È uno degli strumenti primari per la gestione di qualsiasi progetto commerciale. Pertanto, gli strumenti WBS sono davvero utili per i project manager.

Se trovi difficile creare un modello WBS per il prossimo progetto, sei nel posto giusto! Spiegheremo la WBS nella gestione dei progetti in un linguaggio semplice. Ti presenteremo anche alcuni strumenti molto popolari e di tendenza che i principali project manager utilizzano per creare fogli WBS al lavoro.

Che cos'è una struttura di ripartizione del lavoro (WBS)?

Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è una tabella che identifica ed elenca i componenti del progetto e i risultati finali. Una WBS nella gestione dei progetti è uno strumento che offre ai project manager una visione chiara di quale contenuto/prodotto/servizio il progetto deve fornire al cliente.

In sostanza, dovresti creare il modello WBS come una gerarchia di componenti che il progetto dovrebbe produrre. Questa struttura aiuta anche i project manager a organizzare i compiti e le mansioni di un team di progetto in piccoli blocchi di obiettivi.

La maggior parte degli strumenti WBS per progetti aziendali sono più di 3 livelli più profondi. Tuttavia, puoi anche trovare da 2 a 4 livelli di gerarchia profonda di risultati finali e componenti nel foglio WBS di un piccolo progetto.

Quali sono i tipi di WBS?

# 1. WBS basata sui risultati finali

Come suggerisce il nome, questo foglio WBS si concentrerà principalmente sui risultati del progetto. Potrebbe trattarsi di un prodotto fisico, contenuto digitale o un servizio online (sito web/app mobile). Collega facilmente l'ambito del progetto con ogni risultato finale. I project manager utilizzano spesso questo modello WBS per creare budget di progetto, stime delle risorse, ecc.

Un vero esempio potrebbe essere un foglio WBS per la produzione di automobili. Interni, carrozzeria ed elettronica costituiscono i primi elementi della gerarchia. Quindi puoi collegare i componenti appropriati che devi produrre per ciascuna di queste teste.

#2. WBS basata sui processi

Questo tipo di strumento WBS definirà il tuo progetto in relazione a fasi di lavoro, funzioni e passaggi. Puoi facilmente assegnare diversi passaggi a diverse abilità e discipline. Aiuta a identificare il tipo di strumenti di cui hai bisogno, i requisiti di abilità, ecc.

Un esempio di questo tipo sarà una bozza WBS per un progetto di sviluppo di app mobili. Qui, le fasi dello sviluppo dell'app come la configurazione, i test di sistema, la revisione dei sistemi critici e i sistemi utente costituiscono la gerarchia di primo livello. Ora puoi collegare altre fasi alle intestazioni appropriate.

Cosa rende WBS una soluzione ideale per i project manager?

# 1. Fornisce una chiarezza di alto livello sulle risorse responsabili delle attività di progetto. Pertanto, i project manager possono contattare immediatamente il membro del team giusto se hanno bisogno degli stati delle attività.

#2. Non perderai mai nessun passaggio o risultato finale del progetto quando distribuisci un modello WBS efficace.

#3. Poiché il foglio WBS evidenzia visivamente tutti i deliverable e le fasi, i project manager possono garantire il completamento puntuale di ogni blocco di attività/deliverable.

#4. Lo strumento WBS ti aiuta anche a correggere bug ed errori nel tuo progetto che non sono facilmente identificabili all'inizio del progetto.

Dai un'occhiata a questo elenco definitivo dei migliori strumenti che ti aiutano a creare un foglio di struttura di suddivisione del lavoro efficace:

Lunedi

Oltre ad essere un software di gestione dei progetti di prim'ordine, monday.com ti fornisce anche un modello WBS. Con il suo aiuto, i project manager possono pianificare e controllare senza problemi i loro progetti. Questo modello non è solo gratuito, ma pronto per l'uso, quindi ottieni un programma di suddivisione del lavoro di esempio per iniziare subito.

Gli utenti possono scaricare questo modello intuitivo per sviluppare un piano personalizzato aggiungendo elementi di azione e riorganizzando le attività in base alla matrice di priorità del progetto. Con questo modello, l'esecuzione del piano diventa un processo semplice.

Tutto quello che devi fare è assegnare ogni elemento di azione ai membri del team. Ti consente di monitorare i progressi in ogni fase attraverso varie metriche. Il modello include anche funzionalità, come l'aggiunta di nuovi elementi con un clic, la ricerca o il filtraggio della scheda, la condivisione, ecc.

Carta lucida

Lucidchart è un software di creazione di diagrammi intelligente che ti aiuta a guidare l'innovazione attraverso la creazione di diagrammi e la collaborazione. Utilizzando il suo creatore WBS, gli utenti possono creare una struttura di suddivisione del lavoro per i loro progetti in pochi minuti. Lo strumento viene fornito con un'interfaccia intuitiva e alcune solide funzionalità per personalizzare una WBS in base alle esigenze del tuo progetto.

Gli utenti possono iniziare a creare la struttura trascinando le forme sulla tela e inserendo le attività in singole forme. Consente inoltre di definire la proprietà delle attività e distinguere tra attività e attività secondarie grazie alle sue estese funzionalità di formattazione.

Lucidchart offre collaborazione in tempo reale, chat nell'editor e commenti sulle menzioni per aggiornamenti e condivisioni immediati. È possibile accedere a questo strumento basato su cloud da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo. Ha anche una formattazione condizionale che ti aiuta con la codifica a colori delle attività e l'organizzazione di ruoli e altri elementi della struttura.

Creatamente

Con lo strumento WBS di Creately, puoi gestire i risultati del progetto in un modo migliore. Con il suo software per la struttura di scomposizione del lavoro, i project manager possono visualizzare l'ambito dei progetti. Su questa piattaforma visiva facile da usare, gli utenti possono scomporre un progetto in tappe più gestibili per una facile gestione del lavoro.

Creately ti consente di aggiungere documenti dettagliati, collegamenti e allegati a ciascun deliverable WBS. Supporta anche l'importazione di dati dagli strumenti di gestione dei progetti in modo che gli utenti possano identificare lacune e sovrapposizioni nei requisiti del progetto.

La piattaforma WBS contiene vari strumenti integrati per la creazione di dashboard, presentazioni e report per le parti interessate. Inoltre, supporta più integrazioni di app per l'esportazione e l'importazione dei dati del progetto.

Questo strumento è stato progettato per una vera collaborazione di squadra. Ora, i team interfunzionali possono rimanere allineati attraverso la comunicazione e la collaborazione in tempo reale. Contiene funzionalità come la collaborazione multiutente, i commenti sulle menzioni, il monitoraggio dello stato del livello dell'area di lavoro, livelli e ruoli di accesso multipli e notifiche intelligenti per connettere tutti su tutta la linea.

Edraw Max

Stai cercando un software per la struttura di scomposizione del lavoro in cui puoi ottenere modelli gratuiti e facili da personalizzare? Scegli EdrawMax per visualizzare l'intero ambito del tuo progetto creando WBS interattivo. Creando la struttura su questo strumento, puoi organizzare gli obiettivi in ​​modo semplice e prevedibile.

Qui puoi scegliere tra più modelli di struttura di suddivisione del lavoro che possono essere utilizzati direttamente. Ha anche una ricca libreria di simboli da cui puoi aggiungere simboli utili trascinandoli e rilasciandoli sulla tela. Per chi volesse elaborare il contenuto del diagramma, EdrawMax permette di importare ed esportare dati aggiuntivi per la personalizzazione.

Gli utenti possono scaricare la struttura da questo strumento WBS in vari formati, inclusi PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG e PNG. Quindi, possono anche condividere e caricare questi file su piattaforme diverse. Supporta anche l'incorporamento del diagramma in e-mail, social media e siti Web.

PlanHammer

PlanHammer è una piattaforma per creare facilmente grafici WBS online. È un potente software con potenti capacità di gestione dei progetti. Il software consente agli utenti di scomporre i loro progetti mentre assegnano compiti ai loro compagni di squadra e collaborano con loro allo stesso tempo.

Poiché questo strumento WBS ti consente di creare una struttura flessibile, puoi espandere e comprimere gli alberi delle attività come desideri visualizzare solo il ramo su cui stai lavorando in questo momento. Facendo clic sul pulsante delle informazioni, gli utenti possono anche ottenere i dettagli di qualsiasi attività.

PlanHammer semplifica l'aggiunta e la rimozione di attività e sottoattività nella WBS. Inoltre, per ogni attività principale, hai la piena libertà di visualizzare le attività secondarie in stile espanso o elenco.

Questo creatore di grafici WBS interattivo facilita la condivisione dello schermo e la trasmissione televisiva basata su Chromecast per presentazioni straordinarie/ Inoltre, puoi stamparlo dal file PDF e condividere la copia cartacea con le parti interessate.

Prassi

Usando Praxie, puoi eccellere nella gestione dei progetti WBS in due modi. Puoi utilizzare la sua app interattiva per creare una WBS da zero. Oppure puoi utilizzare il suo modello WBS per personalizzarlo in base alle tue esigenze.

Per utilizzare il modello, gli utenti devono esaminarlo e considerare le attività incluse nel progetto da un punto di vista passo dopo passo. Quindi, devono elencare tutte le attività secondarie e completare la tabella con l'aiuto dei dati necessari. Con l'avanzamento del lavoro, i membri del team devono aggiornarlo in modo che il project manager possa avere un'idea chiara al riguardo.

Qualsiasi team o azienda può iniziare a utilizzare gli strumenti di collaborazione di Praxie definendo attività e creando Action Item. Il suo software basato su cloud include anche funzionalità, come dashboard di avanzamento, importazione di dati da diverse applicazioni o documenti SaaS e un'interfaccia intuitiva.

Progetto aperto

OpenProject ti offre un software di gestione dei progetti open source che è, allo stesso tempo, robusto e sicuro. Questo strumento supporta il processo end-to-end di gestione di un progetto con la struttura di suddivisione del lavoro.

Nello strumento OpenProject, puoi suddividere l'intero progetto in risultati e attività gestibili con l'aiuto della sua visualizzazione elenco. Inoltre, puoi creare rapidamente un'attività con la creazione in linea o utilizzare la visualizzazione a schermo intero per attività con informazioni dettagliate. Visualizza anche lo stato di avanzamento dell'attività e il tempo impiegato per una migliore analisi del progetto.

MatchWare MindView

MatchWare MindView è uno strumento di mappatura mentale con la capacità di sviluppare una struttura di suddivisione del lavoro. Questo efficace software di sviluppo concettuale viene fornito con 6 viste intercambiabili per la creazione di una WBS. Puoi facilmente creare la struttura nel layout dall'alto in basso o da sinistra a destra.

Se necessario, i dati possono essere esportati in un diagramma di Gantt integrato in applicazioni come MS Excel e MS Projects. MindView è uno strumento ideale per creare grafici WBS in quanto ti consente di inserire diversi elementi in un lampo e organizzarli in una struttura che si adatta al tuo particolare progetto. Inoltre, la struttura può essere modificata senza problemi se è necessario apportare modifiche ad essa.

JadeALM

JadeALM ti consente di creare grafici WBS per i tuoi progetti in modo da poter avere una struttura del progetto chiara. Il suo grafico gerarchico è perfetto per scomporre i progressi dall'alto verso il basso. Puoi facilmente visualizzare dove ogni sottoattività e attività appartiene nel quadro generale del progetto.

Questa struttura ti informa anche su cosa sta succedendo e dove. Poiché gli utenti possono dividere il progetto in attività secondarie più piccole in modo semplice e pratico, non perdono mai l'attenzione sul valore fondamentale e sull'obiettivo. JadeALM ti aiuta anche con la riorganizzazione e la prevedibilità gestendo le dipendenze tra persone, attività, funzionalità e processi.

Inoltre, questo strumento WBS è molto utile per la gestione di risultati più piccoli. Il suo aggiornamento in tempo reale consente di tenere traccia dei progressi, delle risorse e degli assegnatari da un unico strumento con coerenza, trasparenza e uniformità complete.

cacao

Cacoo è uno strumento essenziale per i team che desiderano eseguire un'analisi organizzata e visiva delle attività e delle attività secondarie. Offre un sofisticato modello WBS che gli utenti possono personalizzare in base alle esigenze dei singoli progetti.

Oltre a usarlo per un singolo progetto che contiene più attività assegnate a persone diverse, puoi anche usarlo per progetti più grandi che si occupano di più team.

Anche se sei un utente inesperto, non impiegheresti molto tempo per imparare a eseguire questo strumento. Offre una vasta gamma di tutorial che include guide e video dedicati e dettagliati. Puoi anche consultare il suo blog e la knowledge base per scoprire il funzionamento di questo strumento.

Cacoo supporta l'integrazione con vari strumenti, come Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio e Zapier. Questa funzione semplifica l'attività di gestione del progetto.

Le ultime parole

Finora, hai trovato una discussione approfondita sulle basi della WBS nella gestione dei progetti. Hai anche scoperto alcuni strumenti di alto livello che possono aiutarti a redigere un modello WBS professionale e privo di errori.

Nella carriera professionale di un project manager, l'abilità di redigere uno strumento WBS li distingue dai principianti. Allo stesso modo, quando si adotta il modello WBS, si riducono i colli di bottiglia, si aumenta la produttività e alla fine si ottengono più entrate rispetto alle attività amatoriali che non utilizzano questo strumento.

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