Buat Struktur Perincian Kerja Dengan 10 Alat Ini

Salah satu tugas yang menantang dari setiap pemilik atau manajer proyek bisnis adalah membuat WBS yang dapat ditindaklanjuti untuk manajemen proyek. Ini adalah salah satu alat utama untuk mengelola proyek komersial apa pun. Oleh karena itu, alat WBS sangat membantu bagi manajer proyek.

Jika Anda merasa membuat template WBS untuk proyek yang akan datang menantang, Anda telah datang ke tempat yang tepat! Kami akan menjelaskan WBS dalam manajemen proyek dalam bahasa yang sederhana. Kami juga akan memperkenalkan Anda pada beberapa alat yang sangat tren dan populer yang digunakan manajer proyek teratas untuk membuat lembar WBS di tempat kerja.

Apa itu Work Breakdown Structure (WBS)?

Struktur rincian kerja (WBS) adalah tabel yang mengidentifikasi dan mencantumkan komponen dan hasil proyek. WBS dalam manajemen proyek adalah alat yang memberi manajer proyek pandangan yang jelas tentang konten/produk/layanan apa yang perlu diberikan proyek kepada klien.

Pada dasarnya, Anda harus membuat template WBS sebagai hierarki komponen yang harus dihasilkan proyek. Struktur ini juga membantu manajer proyek untuk mengatur tugas dan tugas tim proyek menjadi bagian-bagian kecil tujuan.

Kebanyakan alat WBS untuk proyek bisnis lebih dari 3-tingkat lebih dalam. Namun, Anda juga dapat menemukan hingga 2 hingga 4 level hierarki dalam dari kiriman dan komponen dalam lembar WBS proyek kecil.

Apa Jenis-Jenis WBS?

#1. WBS Berbasis Deliverable

Seperti namanya, lembar WBS ini terutama akan fokus pada hasil proyek. Ini bisa berupa produk fisik, konten digital, atau layanan online (situs web/aplikasi seluler.) Ini dengan mudah menghubungkan ruang lingkup proyek dengan setiap hasil. Manajer proyek sering menggunakan template WBS ini untuk membuat anggaran proyek, estimasi sumber daya, dll.

Contoh nyata adalah lembar WBS untuk pembuatan mobil. Interior, bodi, dan elektronik membentuk item pertama dari hierarki. Kemudian Anda dapat menautkan komponen yang sesuai yang perlu Anda buat untuk masing-masing kepala ini.

#2. WBS Berbasis Proses

Jenis alat WBS ini akan menentukan proyek Anda yang berkaitan dengan fase kerja, fungsi, dan langkah. Anda dapat dengan mudah menetapkan langkah yang berbeda untuk berbagai keterampilan dan disiplin ilmu. Ini membantu untuk mengidentifikasi jenis alat yang Anda butuhkan, persyaratan keterampilan, dll.

Contoh semacam ini akan menjadi draft WBS untuk proyek pengembangan aplikasi seluler. Di sini, fase pengembangan aplikasi seperti konfigurasi, pengujian sistem, tinjauan sistem kritis, dan sistem pengguna membentuk hierarki tingkat pertama. Anda sekarang dapat menautkan fase lain ke header yang sesuai.

Apa yang Menjadikan WBS sebagai Solusi Go-To untuk Manajer Proyek?

#1. Ini memberikan kejelasan tingkat atas sumber daya yang bertanggung jawab tugas proyek. Oleh karena itu, manajer proyek dapat langsung menghubungi anggota tim yang tepat jika mereka membutuhkan status tugas.

#2. Anda tidak akan pernah melewatkan langkah atau hasil proyek apa pun saat Anda menerapkan template WBS yang efektif.

#3. Karena lembar WBS menyoroti semua hasil dan fase secara visual, manajer proyek dapat memastikan penyelesaian tepat waktu dari setiap bagian tugas/hasil.

#4. Alat WBS juga membantu Anda untuk memperbaiki bug dan kesalahan dalam proyek Anda yang tidak mudah diidentifikasi di awal proyek.

Lihat daftar alat teratas ini yang membantu Anda membuat lembar struktur rincian kerja yang efektif:

Senin

Selain menjadi perangkat lunak manajemen proyek terbaik, monday.com juga menyediakan template WBS untuk Anda. Dengan bantuannya, manajer proyek dapat dengan mulus merencanakan dan mengontrol proyek mereka. Template ini tidak hanya gratis, tetapi juga siap digunakan sehingga Anda mendapatkan contoh jadwal rincian pekerjaan untuk memulai sekarang juga.

Pengguna dapat mengunduh template intuitif ini untuk mengembangkan rencana yang dipersonalisasi dengan menambahkan item tindakan dan mengatur ulang tugas berdasarkan matriks prioritas proyek. Dengan template ini, eksekusi rencana menjadi proses yang mudah.

Yang harus Anda lakukan adalah menetapkan setiap item tindakan kepada anggota tim. Ini memungkinkan Anda melacak kemajuan di setiap tahap melalui berbagai metrik. Template juga dilengkapi dengan fitur, seperti menambahkan item baru dengan satu klik, mencari atau memfilter papan, berbagi, dll.

Lucidchart

Lucidchart adalah perangkat lunak pembuatan diagram cerdas yang membantu Anda mendorong inovasi melalui pembuatan diagram dan kolaborasi. Menggunakan pembuat WBS-nya, pengguna dapat membuat struktur rincian kerja untuk proyek mereka dalam beberapa menit. Alat ini dilengkapi dengan antarmuka intuitif dan beberapa fitur canggih untuk menyesuaikan WBS sesuai dengan kebutuhan proyek Anda.

Pengguna dapat mulai membuat struktur dengan menyeret bentuk di kanvas dan memasukkan tugas ke dalam bentuk individual. Ini juga memungkinkan Anda menentukan kepemilikan tugas dan membedakan antara tugas dan subtugas melalui fitur pemformatan yang ekstensif.

Lucidchart menawarkan kolaborasi waktu nyata, obrolan dalam editor, dan komentar penyebutan untuk pembaruan dan berbagi segera. Alat berbasis cloud ini dapat diakses dari mana saja dan dari perangkat apa saja. Ini juga memiliki pemformatan bersyarat yang membantu Anda dengan pengkodean warna tugas dan pengorganisasian peran dan item lain dari struktur.

Buatan

Dengan alat WBS Creately, Anda dapat mengelola hasil proyek dengan cara yang lebih baik. Dengan perangkat lunak struktur rincian kerjanya, manajer proyek dapat memvisualisasikan ruang lingkup proyek. Pada platform visual yang mudah digunakan ini, pengguna dapat memecah proyek menjadi pencapaian yang lebih mudah dikelola untuk manajemen kerja yang mudah.

Creately memungkinkan Anda menambahkan dokumen, tautan, dan lampiran terperinci ke setiap kiriman WBS. Ini juga mendukung pengimporan data dari alat manajemen proyek sehingga pengguna dapat mengidentifikasi kesenjangan dan tumpang tindih dalam persyaratan proyek.

Platform WBS berisi berbagai alat bawaan untuk membuat dasbor, presentasi, dan laporan untuk para pemangku kepentingan. Selain itu, mendukung beberapa integrasi aplikasi untuk mengekspor dan mengimpor data proyek.

Alat ini telah dirancang untuk kolaborasi tim yang sesungguhnya. Sekarang, tim lintas fungsi dapat tetap selaras melalui komunikasi dan kolaborasi waktu nyata. Ini berisi fitur-fitur seperti kolaborasi multi-pengguna, komentar penyebutan, pelacakan status tingkat ruang kerja, berbagai tingkat akses dan peran, dan pemberitahuan cerdas untuk menghubungkan semua orang di seluruh papan.

EdrawMax

Apakah Anda mencari perangkat lunak struktur rincian kerja di mana Anda bisa mendapatkan template gratis dan mudah disesuaikan? Gunakan EdrawMax untuk memvisualisasikan seluruh cakupan proyek Anda dengan membuat WBS interaktif. Dengan membuat struktur pada alat ini, Anda dapat mengatur tujuan dengan cara yang sederhana dan dapat diprediksi.

Di sini, Anda dapat memilih dari beberapa templat struktur rincian kerja yang dapat digunakan secara langsung. Ini juga memiliki perpustakaan simbol yang kaya dari mana Anda dapat menambahkan simbol yang berguna dengan menyeret dan menjatuhkannya di kanvas. Bagi mereka yang ingin menguraikan isi diagram, EdrawMax memungkinkan mengimpor dan mengekspor data tambahan untuk kustomisasi.

Pengguna dapat mengunduh struktur dari alat WBS ini dalam berbagai format, termasuk PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG, dan PNG. Kemudian, mereka juga dapat membagikan dan mengunggah file-file ini ke berbagai platform. Ini juga mendukung penyematan diagram di email, media sosial, dan situs web.

RencanaHammer

PlanHammer adalah platform untuk membuat grafik WBS online dengan mudah. Ini adalah perangkat lunak yang kuat dengan kemampuan manajemen proyek yang kuat. Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk memecah proyek mereka sambil menugaskan tugas ke rekan satu tim mereka dan berkolaborasi dengan mereka pada saat yang sama.

Karena alat WBS ini memungkinkan Anda membuat struktur yang fleksibel, Anda dapat memperluas dan menciutkan pohon tugas sesuai keinginan untuk hanya menampilkan cabang yang sedang Anda kerjakan saat ini. Dengan mengklik tombol info, pengguna juga bisa mendapatkan detail tugas apa pun.

PlanHammer membuat penambahan dan penghapusan tugas dan subtugas menjadi sangat mudah di WBS. Juga, untuk setiap tugas induk, Anda menikmati kebebasan penuh untuk menampilkan subtugas dalam gaya yang diperluas atau daftar.

Pembuat bagan WBS interaktif ini memfasilitasi berbagi layar dan siaran berbasis Chromecast untuk presentasi yang luar biasa/ Juga, Anda dapat mencetaknya dari file PDF dan membagikan salinan cetaknya kepada para pemangku kepentingan.

praksi

Menggunakan Praxie, Anda dapat unggul dalam manajemen proyek WBS dalam dua cara. Anda dapat menggunakan aplikasi interaktifnya untuk membuat WBS dari awal. Atau, Anda dapat menggunakan template WBS-nya untuk menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Untuk menggunakan template, pengguna perlu meninjaunya dan mempertimbangkan tugas yang disertakan dalam proyek Anda dari sudut pandang langkah demi langkah. Kemudian, mereka perlu membuat daftar semua subtugas dan menyelesaikan tabel dengan bantuan data yang diperlukan. Seiring kemajuan pekerjaan, anggota tim perlu memperbaruinya sehingga manajer proyek dapat memiliki gagasan yang jelas tentangnya.

Setiap tim atau perusahaan dapat memulai dengan alat kolaborasi Praxie dengan menentukan tugas dan membuat Item Tindakan. Perangkat lunak berbasis cloud-nya juga mencakup fitur, seperti dasbor kemajuan, impor data dari berbagai aplikasi atau dokumen SaaS, dan antarmuka yang intuitif.

Proyek terbuka

OpenProject menawarkan perangkat lunak manajemen proyek sumber terbuka yang, pada saat yang sama, kuat dan aman. Alat ini mendukung proses end-to-end Anda dalam mengelola proyek dengan struktur rincian kerja.

Di alat OpenProject, Anda dapat memecah seluruh proyek menjadi kiriman dan aktivitas yang dapat dikelola dengan bantuan tampilan daftarnya. Selain itu, Anda dapat membuat tugas dengan cepat dengan pembuatan sebaris atau menggunakan tampilan layar penuh untuk tugas dengan informasi mendetail. Ini juga menampilkan kemajuan tugas dan menghabiskan waktu untuk analisis proyek yang lebih baik.

MatchWare MindView

MatchWare MindView adalah alat pemetaan pikiran dengan kemampuan untuk mengembangkan struktur rincian kerja. Perangkat lunak pengembangan konsep yang efektif ini hadir dengan 6 tampilan yang dapat dipertukarkan untuk membuat WBS. Anda dapat dengan mudah membuat struktur dalam tata letak atas-bawah atau kiri-kanan.

Jika perlu, data dapat diekspor ke bagan Gantt bawaan dalam aplikasi, seperti MS Excel dan MS Projects. MindView adalah alat yang ideal untuk membuat grafik WBS karena memungkinkan Anda memasukkan elemen yang berbeda dalam sekejap dan mengaturnya ke dalam struktur yang sesuai dengan proyek khusus Anda. Selain itu, strukturnya dapat diedit dengan mulus jika Anda perlu membuat perubahan apa pun padanya.

JadeALM

JadeALM memungkinkan Anda membuat bagan WBS untuk proyek Anda sehingga Anda dapat memiliki struktur proyek yang jelas. Bagan hierarkisnya sempurna untuk memecah kemajuan dari atas ke bawah. Anda dapat dengan mudah melihat di mana setiap subtugas dan tugas termasuk dalam gambaran besar proyek.

Struktur ini juga memberi tahu Anda apa yang terjadi dan di mana. Karena pengguna dapat membagi proyek menjadi subtugas yang lebih kecil secara sederhana dan praktis, mereka tidak pernah kehilangan fokus pada nilai inti dan tujuan. JadeALM juga membantu Anda dengan reorganisasi dan prediktabilitas dengan mengelola ketergantungan antara orang, tugas, fitur, dan proses.

Selain itu, alat WBS ini sangat berguna untuk mengelola kiriman yang lebih kecil. Pembaruan real-time memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan, sumber daya, dan penerima tugas dari satu alat tunggal dengan konsistensi, transparansi, dan keseragaman yang lengkap.

coklat

Cacoo adalah alat penting untuk tim yang ingin melakukan perincian tugas dan subtugas yang terorganisir dan visual. Ini menawarkan template WBS canggih yang dapat disesuaikan pengguna sesuai kebutuhan masing-masing proyek.

Selain menggunakannya untuk satu proyek yang berisi banyak tugas yang ditugaskan ke orang yang berbeda, Anda juga dapat menggunakannya untuk proyek yang lebih besar yang menangani banyak tim.

Bahkan jika Anda adalah pengguna pemula, Anda tidak akan membutuhkan banyak waktu untuk mempelajari cara menjalankan alat ini. Ini menawarkan berbagai tutorial yang mencakup panduan dan video khusus dan terperinci. Anda juga dapat mengunjungi blog dan basis pengetahuannya untuk mengetahui cara kerja alat ini.

Cacoo mendukung integrasi dengan berbagai alat, seperti Google Drive, Google Documents, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio, dan Zapier. Fitur ini membuat tugas manajemen proyek lebih mudah bagi Anda.

Kata-kata Terakhir

Sejauh ini, Anda telah menemukan diskusi mendalam tentang dasar-dasar WBS dalam manajemen proyek. Anda juga telah menemukan beberapa alat tingkat atas yang dapat membantu Anda menyusun template WBS yang profesional dan bebas kesalahan.

Dalam karir profesional manajer proyek, keterampilan untuk merancang alat WBS membedakan mereka dari pemula. Demikian pula, ketika Anda mengadopsi template WBS, Anda mengurangi kemacetan, meningkatkan produktivitas, dan akhirnya menghasilkan lebih banyak pendapatan daripada bisnis amatir yang tidak menggunakan alat ini.

Anda mungkin juga tertarik untuk mempelajari tentang piagam tim yang memfasilitasi kolaborasi yang efektif dalam sebuah tim.