Создайте структуру разбивки работ с помощью этих 10 инструментов

Одной из сложных задач любого владельца или менеджера бизнес-проекта является создание функциональной WBS для управления проектом. Это один из основных инструментов управления любым коммерческим проектом. Следовательно, инструменты WBS действительно полезны для менеджеров проектов.

Если вам сложно создать шаблон WBS для предстоящего проекта, вы обратились по адресу! Мы собираемся объяснить WBS в управлении проектами простым языком. Мы также познакомим вас с некоторыми очень популярными инструментами, которые топ-менеджеры проектов используют для создания таблиц WBS на работе.

Что такое структура распределения работ (WBS)?

Структура декомпозиции работ (WBS) представляет собой таблицу, которая идентифицирует и перечисляет компоненты и результаты проекта. WBS в управлении проектами — это инструмент, который дает руководителям проектов четкое представление о том, какой контент/продукт/услугу проект должен предоставить клиенту.

По сути, вы должны создать шаблон WBS как иерархию компонентов, которые должен создать проект. Эта структура также помогает руководителям проектов распределять задачи и обязанности команды проекта по небольшим блокам целей.

Большинство инструментов WBS для бизнес-проектов более чем на 3 уровня глубже. Однако вы также можете найти до 2–4 уровней глубокой иерархии результатов и компонентов в листе WBS небольшого проекта.

Какие существуют типы WBS?

№1. WBS на основе результатов

Как следует из названия, этот лист WBS будет в основном сосредоточен на результатах проекта. Это может быть физический продукт, цифровой контент или онлайн-сервис (веб-сайт/мобильное приложение). Он легко связывает объем проекта с каждым результатом. Менеджеры проектов часто используют этот шаблон WBS для создания бюджетов проектов, оценки ресурсов и т. д.

Настоящим примером может служить лист WBS для производства автомобилей. Интерьер, кузов и электроника составляют первые элементы иерархии. Затем вы можете связать соответствующие компоненты, которые вам нужно изготовить для каждой из этих головок.

№ 2. WBS на основе процессов

Этот тип инструмента WBS определит ваш проект в отношении рабочих фаз, функций и шагов. Вы можете легко назначить разные шаги для разных навыков и дисциплин. Это помогает определить, какие инструменты вам нужны, требования к навыкам и т. д.

Примером такого рода может быть черновик WBS для проекта разработки мобильного приложения. Здесь этапы разработки приложения, такие как конфигурация, системные тесты, критический обзор систем и пользовательские системы, образуют иерархию первого уровня. Теперь вы можете связать другие этапы с соответствующими заголовками.

Что делает WBS незаменимым решением для менеджеров проектов?

№1. Это дает ясность на высшем уровне ответственных ресурсов проектных задач. Следовательно, менеджеры проектов могут мгновенно связаться с нужным членом команды, если им нужны статусы задач.

№ 2. Вы никогда не пропустите ни одного шага проекта или результатов при развертывании эффективного шаблона WBS.

№3. Поскольку лист WBS визуально выделяет все результаты и этапы, руководители проектов могут обеспечить своевременное выполнение каждой части задач/результатов.

№ 4. Инструмент WBS также помогает вам исправлять ошибки и ошибки в вашем проекте, которые нелегко идентифицировать в начале проекта.

Ознакомьтесь с этим окончательным списком лучших инструментов, которые помогут вам создать эффективную таблицу структурной разбивки работы:

Понедельник

Помимо того, что monday.com является первоклассным программным обеспечением для управления проектами, он также предоставляет вам шаблон WBS. С его помощью руководители проектов могут легко планировать и контролировать свои проекты. Этот шаблон не только бесплатный, но и готовый к использованию, так что вы получите образец графика работы, чтобы приступить к работе прямо сейчас.

Пользователи могут загрузить этот интуитивно понятный шаблон для разработки индивидуального плана, добавляя элементы действий и реорганизуя задачи на основе матрицы приоритетов проекта. С этим шаблоном выполнение плана становится легким процессом.

Все, что вам нужно сделать, это назначить каждый элемент действия членам команды. Он позволяет отслеживать прогресс на каждом этапе с помощью различных показателей. Шаблон также имеет такие функции, как добавление нового элемента одним щелчком мыши, поиск или фильтрация доски, совместное использование и т. д.

Люсидчарт

Lucidchart — это интеллектуальное программное обеспечение для построения диаграмм, которое помогает внедрять инновации посредством построения диаграмм и совместной работы. Используя его создатель WBS, пользователи могут за несколько минут создать структуру разбивки работ для своих проектов. Инструмент поставляется с интуитивно понятным интерфейсом и некоторыми надежными функциями для настройки WBS в соответствии с потребностями вашего проекта.

Пользователи могут начать создавать структуру, перетаскивая фигуры на холсте и вставляя задачи в отдельные фигуры. Он также позволяет вам определять принадлежность задачи и различать задачи и подзадачи с помощью обширных функций форматирования.

Lucidchart предлагает совместную работу в режиме реального времени, чат в редакторе и упоминание комментариев для немедленных обновлений и обмена. Доступ к этому облачному инструменту можно получить из любого места и с любого устройства. Он также имеет условное форматирование, которое помогает вам раскрашивать задачи и организовывать роли и другие элементы структуры.

Создано

С помощью инструмента WBS Creately вы можете лучше управлять результатами проекта. С помощью программного обеспечения для структурной разбивки работ менеджеры проектов могут визуализировать объем проектов. На этой простой в использовании визуальной платформе пользователи могут разбить проект на более управляемые этапы для упрощения управления работой.

Creately позволяет добавлять подробные документы, ссылки и вложения к каждому результату WBS. Он также поддерживает импорт данных из инструментов управления проектами, чтобы пользователи могли выявлять пробелы и совпадения в требованиях проекта.

Платформа WBS содержит различные встроенные инструменты для создания информационных панелей, презентаций и отчетов для заинтересованных сторон. Кроме того, он поддерживает интеграцию нескольких приложений для экспорта и импорта данных проекта.

Этот инструмент был разработан для настоящего командного сотрудничества. Теперь кросс-функциональные команды могут оставаться на связи благодаря общению и совместной работе в режиме реального времени. Он содержит такие функции, как многопользовательская совместная работа, упоминание комментариев, отслеживание состояния на уровне рабочей области, несколько уровней доступа и ролей, а также интеллектуальные уведомления для подключения всех по всем направлениям.

EdrawMax

Вы ищете программное обеспечение для структурной разбивки работ, где вы можете получить бесплатные и простые в настройке шаблоны? Воспользуйтесь EdrawMax, чтобы визуализировать весь объем вашего проекта, создав интерактивную WBS. Создавая структуру в этом инструменте, вы можете организовать задачи простым и предсказуемым образом.

Здесь вы можете выбрать один из нескольких шаблонов структурной декомпозиции работ, которые можно использовать напрямую. Он также имеет богатую библиотеку символов, из которой вы можете добавлять полезные символы, перетаскивая их на холст. Для тех, кто хочет уточнить содержание диаграммы, EdrawMax позволяет импортировать и экспортировать дополнительные данные для настройки.

Пользователи могут загружать структуру из этого инструмента WBS в различных форматах, включая PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG и PNG. Затем они также могут делиться этими файлами и загружать их на разные платформы. Он также поддерживает встраивание диаграммы в электронные письма, социальные сети и веб-сайты.

ПланХаммер

PlanHammer — это платформа для простого создания онлайн-диаграмм WBS. Это мощное программное обеспечение с мощными возможностями управления проектами. Программное обеспечение позволяет пользователям разбивать свои проекты, назначая задачи своим товарищам по команде и одновременно сотрудничая с ними.

Поскольку этот инструмент WBS позволяет создавать гибкую структуру, вы можете разворачивать и сворачивать деревья задач по своему усмотрению, отображая только ту ветвь, над которой вы работаете прямо сейчас. Нажав на кнопку информации, пользователи также могут получить подробную информацию о любой задаче.

PlanHammer упрощает добавление и удаление задач и подзадач в WBS. Кроме того, для каждой родительской задачи вы можете полностью свободно отображать подзадачи в развернутом виде или в виде списка.

Этот интерактивный создатель диаграмм WBS упрощает совместное использование экрана и телетрансляции на основе Chromecast для создания потрясающих презентаций. Кроме того, вы можете распечатать его из файла PDF и поделиться печатной копией с заинтересованными сторонами.

Пракси

Используя Praxie, вы можете преуспеть в управлении проектами WBS двумя способами. Вы можете использовать его интерактивное приложение для создания WBS с нуля. Или вы можете использовать его шаблон WBS, чтобы настроить его в соответствии с вашими потребностями.

Чтобы использовать шаблон, пользователям необходимо ознакомиться с ним и рассмотреть задачи, включенные в ваш проект, с пошаговой точки зрения. Затем им нужно перечислить все подзадачи и заполнить таблицу с помощью необходимых данных. По ходу работы членам команды необходимо обновлять его, чтобы руководитель проекта мог иметь о нем четкое представление.

Любая команда или компания может начать работу с инструментами совместной работы Praxie, определив задачи и создав элементы действий. Его облачное программное обеспечение также включает в себя такие функции, как панели мониторинга прогресса, импорт данных из различных приложений или документов SaaS и интуитивно понятный интерфейс.

OpenProject

OpenProject предлагает вам программное обеспечение для управления проектами с открытым исходным кодом, которое в то же время является надежным и безопасным. Этот инструмент поддерживает сквозной процесс управления проектом с помощью структуры декомпозиции работ.

В инструменте OpenProject вы можете разбить весь проект на управляемые результаты и действия с помощью представления списка. Кроме того, вы можете либо быстро создать задачу с помощью встроенного создания, либо использовать полноэкранный режим для задач с подробной информацией. Он также отображает ход выполнения задачи и затраченное время для лучшего анализа проекта.

MatchWare MindView

MatchWare MindView — это инструмент для составления карт разума с возможностью разработки структуры разбивки работы. Это эффективное программное обеспечение для разработки концепций поставляется с 6 взаимозаменяемыми представлениями для создания WBS. Вы можете легко сделать структуру в макете сверху вниз или влево-вправо.

При необходимости данные можно экспортировать на встроенную диаграмму Ганта в таких приложениях, как MS Excel и MS Projects. MindView — идеальный инструмент для создания диаграмм WBS, поскольку он позволяет мгновенно вводить различные элементы и организовывать их в структуру, подходящую для вашего конкретного проекта. Кроме того, структуру можно легко редактировать, если вам нужно внести в нее какие-либо изменения.

ДжейдАЛМ

JadeALM позволяет создавать диаграммы WBS для ваших проектов, чтобы у вас была четкая структура проекта. Его иерархическая диаграмма идеально подходит для разбивки прогресса сверху вниз. Вы можете легко увидеть, где каждая подзадача и задача относятся к общей картине проекта.

Эта структура также информирует вас о том, что происходит и где. Поскольку пользователи могут просто и практично разделить проект на более мелкие подзадачи, они никогда не теряют фокус на основной ценности и цели. JadeALM также помогает вам с реорганизацией и предсказуемостью, управляя зависимостями между людьми, задачами, функциями и процессами.

Кроме того, этот инструмент WBS очень полезен для управления небольшими результатами. Его обновление в режиме реального времени позволяет отслеживать прогресс, ресурсы и исполнителей с помощью одного инструмента с полной согласованностью, прозрачностью и единообразием.

Каку

Cacoo — важный инструмент для команд, которые хотят выполнять организованную и наглядную разбивку задач и подзадач. Он предлагает сложный шаблон WBS, который пользователи могут настроить в соответствии с потребностями отдельных проектов.

Помимо использования его для одного проекта, содержащего несколько задач, назначенных разным людям, вы также можете использовать его для более крупных проектов, в которых работает несколько команд.

Даже если вы начинающий пользователь, вам не потребуется много времени, чтобы научиться работать с этим инструментом. Он предлагает широкий спектр учебных пособий, включая специальные подробные руководства и видеоролики. Вы также можете просмотреть его блог и базу знаний, чтобы узнать о работе этого инструмента.

Cacoo поддерживает интеграцию с различными инструментами, такими как Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio и Zapier. Эта функция упрощает задачу управления проектами.

Заключительные слова

До сих пор вы нашли подробное обсуждение основ WBS в управлении проектами. Вы также обнаружили несколько первоклассных инструментов, которые помогут вам составить профессиональный и безошибочный шаблон WBS.

В профессиональной карьере менеджера проекта умение разработать инструмент WBS отличает его от новичка. Точно так же, когда вы принимаете шаблон WBS, вы устраняете узкие места, повышаете производительность и в конечном итоге получаете больший доход, чем любительские предприятия, которые не используют этот инструмент.

Вам также может быть интересно узнать о командных уставах, которые способствуют эффективному сотрудничеству в команде.