İşinizi Sistematikleştirmenin ve Tükenmişliği Azaltmanın 3 Kolay Yolu

Bir sistemin mükemmellik için tasarlanması gerekmez.

İşinizi sistematik hale getirmek, verimsizlikleri ortadan kaldırmalı ve çalışanlarınızın hayatını kolaylaştırmalıdır. Ortalama bir ofis çalışanı her gün 120 e-posta alıyor. Şimdi sonsuz bildirimleriyle diğer tüm mesajlaşma araçlarını ekleyin. Sürekli bilgi akışı, e-posta, toplantılar ve yapılacaklar listeleri dünyasında, dikkatin dağılması ve bunalmak kolaydır.

Aynı anda dikkat dağıtıcı unsurları nasıl azaltır, üretkenliği artırır ve sağlığı nasıl korursunuz?

Sistemleştirme, aradığınız cevap olabilir.

Görevlerinize daha verimli bir şekilde yaklaşmanıza yardımcı olan bir rutin veya süreç oluşturma süreci olan sistemleştirme , yalnızca performansınızı değiştirmekle kalmaz, aynı zamanda zihinsel iş yükünü, bunalmayı ve tükenmişliği de azaltır.

Bu, daha hızlı ve daha verimli çalıştığınız anlamına gelir çünkü her seferinde ne yapılması gerektiğini tek tek düşünmek yerine, bu görevlerin üstesinden gelmek için bir sistem kurmuş olursunuz. Bu sistemler, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmenize, belirli görevleri tamamlarken zamandan tasarruf etmenize ve beyninize belirli şeyleri daha hızlı yapmayı öğretmenize yardımcı olur.

Bu parçada, işte alışkanlıklar yaratmanın ve görevleri sistemleştirmenin üretkenliği ve refahı artırmasının üç yolunu öğreneceksiniz.

sistemleştirme nedir?

Sistemleştirme, kodlanmış, tekrarlanabilir görevlerden oluşan amaca yönelik bir rutin oluşturma sürecidir. Bir müşteri şikayetiyle ilgilenmekten en iyi yetenekleri işe almaya ve haftalık ekip toplantıları düzenlemeye kadar pek çok şeyi sistemleştirebilirsiniz.

Bir sistem oluşturmak ilk başta bunaltıcı gelebilir, ancak sisteminiz ne kadar iyi olursa, işiniz ve hayatınız o kadar iyi ve kolay olacaktır. Sistemler zamandan tasarruf sağlar ve sizi verimlilik, üretkenlik ve yaratıcılığın zirvesinde tutar.

Hafta içi akşam yemekleri örneğini alın. Her gün ne pişireceğinizi ve buzdolabında ne olduğunu düşünmek çok yorucu. Haftada bir kez alışveriş yapabildiğinizde çok daha rahatlamış olursunuz, böylece ihtiyacınız olan her şeye sahip olursunuz ve önümüzdeki hafta için yemek yapmaya hazır olursunuz.

İş hayatında da aynı.

Bir şeyi nasıl yapacağınızı düşünmeniz gerektiğinde, bir müşteriye e-posta yazmak kadar küçük bir görev olsa bile, zaman alır. Tutarlı bir süreç olmadan, bu zaman daha büyük sonuç üreten görevlere veya belki de bir meslektaşla kahve molasına harcanabilir.

Sistemleştirme basitçe daha iyi zaman yönetimi ile ilgili değildir – daha fazla kaynak yaratmak için sistemlerin gücünden yararlanmakla ilgilidir. Görünüşe göre tutarsızlık, yalnızca verimli bir iş ve çalışma programının düşmanı değil; senin iyiliğini de pek sevmiyor.

Çoğumuz aynı sorunları tekrar tekrar çözmeye çalışmak için olağanüstü miktarda zaman harcıyoruz, oysa bu görevler sonuç veren işe odaklanmak için alan ve kapasite yaratmak üzere sistemleştirilebiliyor.

Üretkenlik ve sistemleştirme arasındaki pozitif ilişki, ne kadar verimli bir şekilde sistemleştirirseniz, o kadar üretken olduğunuz anlamına gelir. Yüksek performans gösterenlerin çoğunun bildiği sır, bir şeyi bir kez ne kadar iyi yaptıkları değil; tekrar tekrar iyi yapmakla ilgilidir.

Ne kadar tutarlı bir şekilde harika işler sunarsanız, işletmeniz de harika müşteri deneyimi ve birinci sınıf sonuçlar sunacaktır. Her ziyaretinizde kıyafet bedenleri değişen bir mağazaya geri dönmezsiniz. Müşterilerin sevdiği bir şey varsa, o da her zaman teslimat yapan bir işletmedir.

Alıştırma mükemmel yapmaz, ancak olasılıkları lehinize çeker; Tutarlı performansınız, hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı veya hedefi kaçırıp kaçırmadığınızı belirler.

Tamam, sistemleştirme belirli bir faaliyetin, kariyerin ve işin başarı şansını artırır, ancak sistemleştirmenin refahınız için önemli bir fark yarattığını biliyor muydunuz?

Sistemleşme ile zihinsel iş yükünün ve tükenmişliğin azalması

Dünya çapında çalışanların yüzde yetmiş dokuzu, üretkenliği %68'e varan oranlarda azaltan hafif, orta veya şiddetli işyeri tükenmişliğinden muzdariptir.

LinkedIn'in 2021 İşyeri Öğrenim Raporu, yönetici tükenmişliğinin %30'unun belirsiz iş sorumluluklarından kaynaklandığını gösteriyor. Başka bir deyişle, ne beklendiğini bilmemek veya sistemleştirme eksikliği tükenmişliğe yol açar.

Tükenmişlik aynı zamanda yönetilmeyen, uzun vadeli, işle ilgili stresin bir sonucu olarak da ortaya çıkar. Çoğu durumda, bu stres, çalışanların daha az etkili ve üretken olmasına neden olan sürekli bilişsel aşırı yüklenmeden kaynaklanır.

Bilişsel yük teorisi bu olguyu açıklar. İnsanların aynı anda çok fazla bilgiyi işlemeye çalıştıklarında görevleri yerine getirmekte ve yeni şeyler öğrenmekte zorluk yaşadıklarını belirtir. Ek olarak, insanlar bilişsel yük ile ne kadar uzun süre uğraşmak zorunda kalırlarsa, o kadar kötü kararlar verme eğilimindedirler.

"Uzun bir süre derinlemesine düşündükten sonra, kısa vadede kolaylıktan yana olan ancak genel olarak daha kötü olan kararlar vermek, bilişsel yorgunlukla mücadele etmek için biyolojik bir düzenleme aracı gibi görünüyor. ”

Madeline Holcombe
Yazar, CNN Bilim ve Sağlık

Bunun sistemleşmeyle ne ilgisi var?

Sistemleştirme, en iyi ihtimalle karar verme yorgunluğunu ve bilişsel tükenmişliği azaltır ve size diğer görevler için daha fazla zihinsel enerji verir. İşteki rutininizi ve sizin ve ailenizin akşam yemeğinde ne yediğini sistematik hale getirin ve kendinizi o akşam egzersizini yapacak veya başlamak istediğiniz o sınıfa katılacak enerjiyle bulabilirsiniz.

İşletmenizi sistemleştirin ve asla hayal bile edemeyeceğiniz şekillerde büyütün.

Üretkenliği artırmak için sistemleştirmeyi kullanmanın 3 yolu

İşletmenizde üretkenliği artırmaya çalışırken ileriye giden yol sistemleştirmedir. İşte sistemleştirmenin üstesinden gelmenin ve verimliliği artırmanın üç yolu.

1. Süreçlerinizi daha verimli hale getirin

Süreçlerinizi daha verimli hale getirmek için doğru zihniyetle başlayın.

Sabah rutininizi düşünün. Muhtemelen dişlerinizi fırçalamayı, duş almayı ve saçınızı taramayı içerir. Bunlar zaten yapmakta olduğunuz şeyler. Sistemleştirme, sadece sahip olduğunuz günlük aktiviteleri tanımak ve bunları optimize etmekle ilgilidir.

"Kalıpları tanıma yeteneği, çoğu insanın ihtiyaç duyduğunu bilmediği veya zaten sahip olduklarını fark etmediği bir şeydir. Verileri bir kalıba veya kurala dönüştürebilirsek, o zaman neredeyse sihirli sonuçlar ortaya çıkar. Artık bir dağ dağını hatırlamamıza gerek yok. sadece basit bir kanunu hatırlamamız yeterli.”

daniel bor
Yırtıcı Beyin

Peki, zihniyetinizi doğru bir şekilde belirledikten sonra süreçlerinizi nasıl daha verimli hale getirebilirsiniz?

Birinci adım, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlamaktır. Ekip üyelerinden gelen e-postaları veya aynı soruları yanıtlamak için çok fazla zaman mı harcıyorsunuz? Bu, sürecin işlemediğinin bir işaretidir.

Neyin işe yaramadığını belirledikten sonra, verimsizlikleri belirleme adımlarını ana hatlarıyla belirtin. Belirli adımlar ortadan kaldırılabilir, birleştirilebilir veya otomatikleştirilebilir mi? Süreç tamamen yeniden tasarlanabilir mi?

Üç ayda bir, hatta yılda bir yarım günü hayatınızdan çıkarmak, ek tatil günleri almanız, hedeflere daha kısa sürede ulaşmanız veya herkesin bahsettiği o anlaşılması zor iş-yaşam dengesinin tadını çıkarmanız anlamına gelebilir. Bunu hayal edin!

2. Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin

Üretkenlik ve otomasyon üzerine bir McKinsey raporu, "Tüm mesleklerin yaklaşık %60'ında, kurucu faaliyetlerin en az %30'u otomatikleştirilebilir." Bu, çok fazla gereksiz iş yapıldığı anlamına gelir.

Medyada markanızdan her bahsedildiğinde bir Slack mesajı alın. Bir takvim etkinliğini diğerine kopyalayın. Birisi web sitenizin belirli bir sayfasını tıkladığında otomatik bir e-posta gönderin. Çalışan el kitabınızı otomatik inceleme için ayarlayın. Fikirler sonsuzdur.

İnsanlar işlerini kaybetme korkusuyla işlerinin bazı yönlerini otomatikleştirme konusunda endişelenirler, ancak aslında, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek kariyerinizi geliştirebilir ve daha fazlasını yapmanıza yardımcı olabilir. Gerçek şu ki, otomasyon genellikle işleri ortadan kaldırmaz. Otomasyon genellikle sıkıcı ve tekrarlayan görevleri ortadan kaldırarak stratejik düşünme, ilişki kurma, yaratıcılık ve yeniliğe yer bırakır - bugünün işyerinde en çok değer verilen becerilerden bazıları.

Google, herkesin ilişki kurabileceği gerçek dünyadan bir örnektir.

Google'ın milyarlarca günlük arama sorgusunda ilgili bilgileri aramak için yalnızca insanlara güvendiğini hayal edin. Doğru ve ilgili bilgileri almak için yıllarca beklemeniz gerekir.

"Google'ın kalitesinin ve hızının anahtarı otomasyondur: sistemin nasıl çalıştığına ilişkin kuralları açıkça tanımlayarak, arama motoru programcıları sistemin günlük işleyişini otomatik hale getirebilir."

Josh Kaufman
Kişisel MBA

Google'ın hala mühendislere ve diğer personele ihtiyacı var mı? Kesinlikle. Her zamankinden daha fazla talep görüyorlar, ancak görevleri otomatikleştirmek ekip üyelerini başka projeler üzerinde çalışmak için serbest bırakıyor.

3. Teknolojiden yararlanın

Çalışanların yüzde kırk altısı, dijital araç kullanımının bir sonucu olarak artan üretkenlik bildiriyor, ancak doğru platformları seçmeniz gerekiyor.

Sonuç olarak, teknolojinin sizin için çalışması gerekiyor, tersi değil. Sistemleştirmenin tüm nedeni, iş yükünü azaltmak ve etkinliği optimize etmektir. Uzun bir süre boyunca ek adımlar gerektiren yeni bir araca alışmak iyi değil.

• Sistematik hale getirmek için takviminiz gibi mevcut basit teknolojiyi kullanın.
• Bir süreç zorluğunu çözmek için belirli bir teknoloji seçin.
• Araçlarını sorunsuz bir şekilde uygulamak için ihtiyacınız olan desteği size veren bir teknoloji sağlayıcı seçin.

Küçük değişiklikler büyük sonuçlar doğurur

Çoğu insan, daha üretken, verimli veya başarılı olmanın hayatlarını veya işlerini tamamen elden geçirmek anlamına geldiğini düşünür. Ancak küçük değişiklikler büyük sonuçlara yol açar ve sürekli iyileştirmeye yönelik bir iş kültürü ve kişisel zihniyet oluşturmak, tek ve potansiyel olarak kısa ömürlü bir revizyondan çok daha fazlasını başarır.

"Doğru şeyleri daha tutarlı bir şekilde yapabilen kişi ve kuruluşların, hafif bir üstünlüğü koruma ve zaman içinde orantısız ödüller biriktirme olasılığı daha yüksektir."

James Temizle
%1 Kuralı

Performanstaki küçük farklılıklar, zamanla tekrarlandığında bir dizi büyük zafere dönüşür.

Örnek olarak, 2003'te British Cycling neredeyse ölüme mahkumken, marjinal kazançlara yaklaşımıyla ünlü bir koç olan Dave Brailsford'u işe aldılar. O noktaya kadar, İngiliz Bisikletçilerin performansı o kadar yetersizdi ki, Avrupa'nın en iyi bisiklet üreticilerinden biri, satışlara zarar vereceği korkusuyla takıma bisiklet satmayı reddetti.

Beş yıl sonra, 2008'de İngiliz Bisiklet takımı, Pekin'deki Olimpiyat Oyunlarında şaşırtıcı bir şekilde madalyaların %60'ını kazandı.

British Cycling için işe yaradıysa, sizin için de işe yarayabilir.

Bu nedenle, tüm işinizi veya hayatınızı bir hafta içinde sistemleştirmeye çalışmak yerine sürekli iyileştirme zihniyetini benimseyin. Her gün küçük değişiklikler ve iyileştirmeler yapmakla ilgili. Zihinsel iş yükünüz hafifleyecek ve kişisel ve profesyonel yaşamınızda gelişmeler gördükçe, küçük kazançları teşvik eden sistemleri benimsemeye devam etmek için motive olacaksınız.

Düşündüğünüzde, işinizde küçük bir ayarlamanın büyük sonuçlar anlamına geldiğini göreceksiniz.

Bugün uygulayabileceğiniz basit sistemleştirme tüyoları

Sistemleştirmeye mükemmel bir yaklaşım yoktur. Her şey, çalışma türünüze, rolünüze, ekibinizin büyüklüğüne ve kişisel tercihlerinize bağlıdır. Bugün uygulayabileceğiniz birkaç basit tüyo, yarın refahınız ve üretkenliğiniz açısından büyük farklar yaratacaktır.

1. Takviminizi sistemleştirin

Hemen takviminize bakın. Muhtemelen diğer insanlardan gelen taleplerle dolu, ancak öncelikleriniz ve hedeflerinize uygun mu?

Belirli bir görevi tamamladığınız zamanı işaretleyerek ve görevi bir hedefle hizalayarak zamanınızı takviminizle sistemleştirin.

İki şey olabilir. O kadar da önemli olmayan işlere çok zaman harcadığınızı fark edeceksiniz ya da odaklanmanıza ve belirli bir tarihe kadar görevleri tamamlamanıza yardımcı olmak için önceliklerinize gerçekten zaman ayırmaya başlayacaksınız. Her iki şekilde de kazanırsın.

2. Bildirimleri yönetin

Her e-posta veya mesaj aldığınızda dikkatiniz dağılıyor mu? Odaklanmanızı sağlamak için belirli bildirimler veya görevler için Slack kanalları kurarak bildirimlerinizi sistemleştirin. Alternatif olarak, bildirimleri görüntülemek için ayrılmış bir zaman belirleyin veya ihtiyacınız olmayanları silin.

3. Şablonlaştırın

Müşteri sorgularına her seferinde bir yanıt yazarak mı yanıt veriyorsunuz? Her toplantı için aynı belge stilini mi oluşturuyorsunuz? Belge oluşturmak için gereken süreyi azaltmak üzere tekrarlayan görevler için şablonlar kullanın.

Şablonlar aslında sürekli iyileştirme fırsatını artırır ve bir proje veya süreç içinde tutarlılık sağlayarak güncellenmesi ve yönetilmesi kolaydır.

4. Süreçler oluşturun

Elektronik tablolarda, e-postalarda veya tamamen başka birinin kafasında yaşayan bir iş akışını düşünün. Bu iş akışı nasıl herkes için daha verimli bir iş sürecine dönüşebilir? Hafta içi akşam yemekleri söz konusu olduğunda işe yararsa, profesyonel bir kapasitede çalışacaktır.

Süreci belgeleyin ve bir şablon aracılığıyla bir takvimde tekrar eden görevlere veya bir proje yönetim sistemindeki belirli görevlere ayırın ve ekiplerinizin gelişmesini izleyin.

5. Görevlere öncelik verin

Önce acil görevleri tamamlamak veya ısınmak için hafif bir şeyle başlamak fark etmeksizin, görevlere sizin için uygun şekilde öncelik verin. Bu sizi güne hazırlar ve kaygıyı azaltır. Bu yaklaşımı, daha önce üzerinde saatler harcadığınız görevleri otomatikleştirmeyle birleştirin ve kendinizi üretkenlik cephesinde kazanırken bulacaksınız.

6. Gününüzü daha iyi bir çıktı için planlayın

İnsanlar, yemek yeme, uyuma, sosyalleşme ve bakıcılık etrafında odaklanan kişisel yaşamları için bir rutine sahip olma eğilimindedir. Ancak en iyi sonuçlar için gününüzü planlayabilirsiniz ve yapmalısınız.

Sabah insanıysanız, sabahları derin işler yapmayı ve öğleden sonra toplantılar yapmayı sistemleştirin. Her hafta belirli bir iş parçasına konsantre olmak için saatlere mi ihtiyacınız var? Programınızda bunu engelleyin ve toplantısız bir gün yaratın.

Ama unutmayın, verimsiz veya kötü bir gün geçirmek sorun değil. Bunun için kendini hırpalama. İleriye dönük öğrenmeye odaklanın.

Her gün saat sıfırlanır

Ortalama bir iş gününün %61'i çok az veya hiç değeri olmayan görevler için harcanıyorsa, artık değişim zamanı.

İnsanların zaman ve enerji harcama konusunda söz sahibi oldukları çoğu zaman aklına gelmez. Her zaman bir şeyi nasıl yaptığınız en etkili yol olmayabilir. Bu bir şeyin hiç yapılmasına gerek var mı?

Zamanınızı yönetirken birkaç seçeneğiniz vardır: kendiniz yapın, devredin veya silin. Ya da sistemleştirebilirsiniz!

100'den fazla ülkede 38.000'den fazla şubesi bulunan McDonald's'ın %93'ü bağımsız yerel işletme sahiplerine aittir. Tutarlılık, müşteri hizmetleri mükemmelliği ve optimum verimlilik elde etmek için sistemleştirmeyi kullandılar.

Çok ezici görünüyor?

Şu anda sistemleştirmiyor olsanız bile, yine de bir süreciniz var. A'dan B'ye gitmek için hala bir dizi adım atıyorsunuz. Sadece yöntemleriniz muhtemelen - kesinlikle alınma amaçlı değil - o kadar verimli değil. Muhtemelen, her gün yapılacaklar listenizi tamamlamak için tonlarca enerji ve zaman harcıyorsunuz.

Potansiyelinize ulaşmak, elinizden gelenin en iyisini yapmak ve rolünüz dahilinde katkıda bulunmakla ilgileniyorsanız, sistemleştirme size çok ihtiyaç duyulan rahatlama ve faydaları sağlamaktan başka bir şey yapamaz.

Brian Tracy'nin dediği gibi, "İyi alışkanlıklar oluşturmak zor, birlikte yaşamak kolaydır. Kötü alışkanlıklar edinilmesi kolay, birlikte yaşanması zordur.”

Sistemleşme daha iyi bir iş-yaşam dengesi sağlar, bunalımı ve tükenmişliği azaltır, üretkenliği ve yaratıcılığı artırır ve başarı potansiyelini yükseltir.

Evden çalışmak, günlük görevlerin sistemleştirilmesini zorlaştırabilir. İşte rutininizi bozmadan evden (dünyanın herhangi bir yerinden) nasıl çalışacağınız.