3 Maneiras Fáceis de Sistematizar Seu Negócio e Diminuir o Burnout

Um sistema não precisa ser projetado para a excelência.

A sistematização do seu negócio deve eliminar ineficiências e facilitar a vida de seus funcionários. O trabalhador de escritório médio recebe 120 e-mails todos os dias. Agora adicione todas as outras ferramentas de mensagens com suas notificações infinitas. Em um mundo de fluxo constante de informações, e-mail, reuniões e listas de tarefas, é fácil se distrair e ficar sobrecarregado.

Como você reduz as distrações, aumenta a produtividade e mantém o bem-estar ao mesmo tempo?

A sistematização pode ser a resposta que você está procurando.

A sistematização , o processo de criação de uma rotina ou processo que o ajuda a abordar suas tarefas com mais eficiência, não apenas altera o desempenho, mas também reduz a carga de trabalho mental, a sobrecarga e o esgotamento.

Isso significa que você trabalha com mais rapidez e eficiência porque, em vez de pensar no que precisa ser feito individualmente a cada vez, você já estabeleceu um sistema para lidar com essas tarefas. Esses sistemas ajudam a automatizar tarefas repetitivas, economizam tempo ao concluir tarefas específicas e ensinam seu cérebro a fazer certas coisas mais rapidamente.

Nesta peça, você conhecerá três maneiras pelas quais criar hábitos e sistematizar tarefas nos negócios aumenta a produtividade e o bem-estar.

O que é sistematização?

A sistematização é o processo de criação de uma rotina proposital de tarefas codificadas e repetíveis. Você pode sistematizar a maioria das coisas: desde lidar com uma reclamação de cliente até recrutar os melhores talentos e realizar reuniões semanais de equipe.

A criação de um sistema pode parecer esmagadora no início, mas quanto melhor for o seu sistema, melhor – e mais fácil – será o seu negócio e a sua vida. Os sistemas economizam tempo e mantêm você com eficiência, produtividade e criatividade máximas.

Tomemos o exemplo dos jantares durante a semana. É cansativo pensar no que você vai cozinhar e no que tem na geladeira diariamente. Você fica muito mais relaxado quando pode fazer compras uma vez por semana, então você tem o que precisa e está pronto para cozinhar para a próxima semana.

É o mesmo nos negócios.

Sempre que você precisa pensar em como fazer algo, mesmo que seja uma tarefa tão pequena quanto escrever um e-mail para um cliente, leva tempo. Sem um processo consistente, esse tempo poderia ser gasto em tarefas de maior produção de resultados ou talvez em uma pausa para o café com um colega.

A sistematização não é simplesmente uma melhor gestão do tempo – trata-se de aproveitar o poder dos sistemas para criar mais recursos. A inconsistência, ao que parece, não é apenas inimiga de uma empresa eficiente e de um cronograma de trabalho; também não gosta muito do seu bem-estar.

A maioria de nós gasta uma quantidade extraordinária de tempo tentando resolver os mesmos problemas repetidamente quando essas tarefas podem ser sistematizadas para criar o espaço e a capacidade de se concentrar no trabalho que produz resultados.

A correlação positiva entre produtividade e sistematização significa que quanto mais eficiente você sistematiza, mais produtivo você é. O segredo que a maioria dos profissionais de alto desempenho sabe é que não é o quão bem eles fazem algo uma vez; trata-se de fazê-lo bem de novo e de novo.

Quanto mais consistentemente você entregar um ótimo trabalho, sua empresa oferecerá uma ótima experiência ao cliente e resultados de alto nível. Você não voltaria a uma loja cujos tamanhos de roupas mudassem a cada visita. Se há uma coisa que os clientes adoram é uma empresa que sempre entrega.

A prática não leva à perfeição, mas aumenta as probabilidades a seu favor; seu desempenho consistente determina se você atingirá suas metas ou errará o alvo.

Tudo bem, a sistematização aumenta as chances de sucesso de uma determinada atividade, carreira e negócio, mas você sabia que a sistematização faz uma diferença significativa no seu bem-estar?

Diminuindo a carga de trabalho mental e o esgotamento com a sistematização

Setenta e nove por cento dos funcionários em todo o mundo sofrem de esgotamento leve, moderado ou grave no local de trabalho, o que diminui a produtividade em até 68%.

O relatório de aprendizado no local de trabalho de 2021 do LinkedIn mostra que 30% do esgotamento do gerente vem de responsabilidades de trabalho pouco claras. Em outras palavras, não saber o que é esperado ou a falta de sistematização leva ao esgotamento.

O esgotamento também ocorre como resultado de estresse não gerenciado e de longo prazo relacionado ao trabalho. Em muitos casos, esse estresse se deve à sobrecarga cognitiva sustentada, fazendo com que os funcionários sejam menos eficazes e produtivos.

A teoria da carga cognitiva explica esse fenômeno. Ele afirma que as pessoas têm dificuldade em realizar tarefas e aprender coisas novas se estiverem tentando processar muita informação de uma só vez. Além disso, os humanos tendem a tomar decisões piores quanto mais tempo precisam lidar com a carga cognitiva.

“Depois de muito pensar muito, tomar decisões que favorecem a facilidade no curto prazo, mas são piores no geral, parece ser uma ferramenta de regulação biológica para combater a fadiga cognitiva. ”

Madeline Holcombe
Escritor, CNN Science and Wellness

O que isso tem a ver com sistematização?

A sistematização, na melhor das hipóteses, reduz a fadiga da tomada de decisões e o esgotamento cognitivo, dando a você mais energia mental para outras tarefas. Sistematize sua rotina de trabalho e o que você e sua família estão jantando, e você pode se encontrar com energia para fazer aquele treino noturno ou participar daquela aula que você queria começar.

Sistematize seus negócios e amplie-os de maneiras que você nunca imaginou.

3 maneiras de usar a sistematização para aumentar a produtividade

A sistematização é o caminho a seguir quando se busca aumentar a produtividade do seu negócio. Aqui estão três maneiras de lidar com a sistematização e aumentar a eficiência.

1. Torne seus processos mais eficientes

Comece com a mentalidade certa para tornar seus processos mais eficientes.

Pense na sua rotina matinal. Provavelmente inclui escovar os dentes, tomar banho e pentear o cabelo. Essas são coisas que você já está fazendo. A sistematização é apenas reconhecer as atividades diárias que você tem e otimizá-las.

"O talento para reconhecer padrões é algo que a maioria das pessoas não sabe que precisa ou percebe que já possui. Se pudermos transformar dados em um padrão ou regra, então resultados quase mágicos acontecerão. dados; precisamos apenas nos lembrar de uma lei simples”.

Daniel Bor
O Cérebro Voraz

Então, como tornar seus processos mais eficientes uma vez que você tenha a mentalidade certa?

O primeiro passo é reconhecer o que está funcionando e o que não está. Gastar uma quantidade incalculável de tempo respondendo e-mails ou as mesmas perguntas dos membros da equipe? É um sinal de que o processo não está funcionando.

Depois de identificar o que não está funcionando, descreva as etapas para identificar ineficiências. Algumas etapas podem ser eliminadas, combinadas ou automatizadas? O processo pode ser totalmente redesenhado?

Tirar meio dia de sua vida uma vez por trimestre ou até mesmo uma vez por ano pode significar que você pode tirar mais dias de férias, atingir metas em um tempo menor ou realmente aproveitar aquele equilíbrio indescritível entre vida profissional e pessoal de que todo mundo fala. Imagine isso!

2. Automatize tarefas repetitivas

Um relatório da McKinsey sobre produtividade e automação afirma: "Cerca de 60% de todas as ocupações têm pelo menos 30% das atividades constituintes que podem ser automatizadas". Isso significa que há muito trabalho desnecessário sendo feito.

Receba uma mensagem do Slack sempre que sua marca for mencionada na mídia. Copie um evento de calendário para outro. Envie um e-mail automático sempre que alguém clicar em uma determinada página do seu site. Defina o manual do funcionário para revisão automatizada. As ideias são infinitas.

As pessoas se preocupam em automatizar aspectos de seus trabalhos por medo de perder o emprego, mas, na verdade, automatizar tarefas repetitivas pode melhorar sua carreira, ajudando você a entregar mais. O fato é que a automação geralmente não elimina empregos. A automação geralmente elimina tarefas tediosas e repetitivas para deixar espaço para pensamento estratégico, construção de relacionamento, criatividade e inovação - algumas das habilidades mais valorizadas no local de trabalho atual.

O Google é um exemplo do mundo real com o qual todos podem se identificar.

Imagine se o Google dependesse apenas de humanos para pesquisar informações relevantes em bilhões de consultas de pesquisa diárias. Você teria que esperar anos para obter as informações corretas e relevantes.

“A chave para a qualidade e velocidade do Google é a automação: ao definir explicitamente as regras de como o sistema opera, os programadores do mecanismo de busca são capazes de automatizar a operação diária do sistema.”

Josh Kaufman
O MBA Pessoal

O Google ainda precisa de engenheiros e outros funcionários? Absolutamente. Eles são mais procurados do que nunca, mas automatizar tarefas libera os membros da equipe para trabalhar em outros projetos.

3. Utilize a tecnologia

Quarenta e seis por cento dos funcionários relatam maior produtividade como resultado do uso de ferramentas digitais, mas você precisa escolher as plataformas certas.

O ponto principal é que a tecnologia precisa trabalhar para você, e não o contrário. Todo o motivo da sistematização é reduzir a carga de trabalho e otimizar a atividade. Não é bom integrar uma nova ferramenta que exige etapas adicionais durante um período prolongado.

• Use a tecnologia simples disponível, como seu calendário, para sistematizar.
• Escolha uma tecnologia específica para resolver um desafio de processo.
• Escolha um provedor de tecnologia que forneça o suporte necessário para implementar suas ferramentas perfeitamente.

Pequenas mudanças resultam em grandes resultados

A maioria das pessoas pensa que ser mais produtivo, eficiente ou bem-sucedido significa reformular completamente suas vidas ou negócios. Mas pequenas mudanças levam a grandes resultados e criar uma cultura empresarial e uma mentalidade pessoal de melhoria contínua alcança muito mais do que uma revisão única e potencialmente de curta duração.

“As pessoas e organizações que podem fazer as coisas certas de forma mais consistente são mais propensas a manter uma ligeira vantagem e acumular recompensas desproporcionais ao longo do tempo.”

James Clear
A regra do 1%

As pequenas diferenças de desempenho se transformam em uma série de grandes vitórias quando repetidas ao longo do tempo.

Caso em questão, em 2003, quando o ciclismo britânico estava praticamente condenado, eles contrataram Dave Brailsford, um treinador famoso por sua abordagem de ganhos marginais. Até aquele momento, o desempenho dos ciclistas britânicos era tão abaixo do esperado que um dos principais fabricantes de bicicletas da Europa se recusou a vender bicicletas para a equipe com medo de prejudicar as vendas.

Cinco anos depois, em 2008, a equipe britânica de ciclismo conquistou impressionantes 60% das medalhas nos Jogos Olímpicos de Pequim.

Se funcionou para a British Cycling, pode funcionar para você.

Portanto, adote uma mentalidade de melhoria contínua em vez de tentar sistematizar todo o seu negócio ou vida em uma semana. Trata-se de fazer pequenas mudanças e melhorias todos os dias. Sua carga de trabalho mental diminuirá e, à medida que você perceber melhorias em sua vida pessoal e profissional, ficará motivado a continuar adotando sistemas que promovem pequenas vitórias.

Refletindo, você verá que um pequeno ajuste em seu trabalho significa grandes resultados.

Hacks de sistematização simples para implementar hoje

A abordagem perfeita para a sistematização não existe. Tudo depende do seu tipo de trabalho, função, tamanho da sua equipe, bem como das suas preferências pessoais. Alguns hacks simples que você pode estabelecer hoje farão uma grande diferença para o seu bem-estar e produtividade amanhã.

1. Sistematize seu calendário

Olhe para o seu calendário agora. Provavelmente está cheio de pedidos de outras pessoas, mas está de acordo com suas prioridades e objetivos?

Sistematize seu tempo com seu calendário marcando a hora em que você conclui uma determinada tarefa e alinhando a tarefa com uma meta.

Duas coisas podem acontecer. Você perceberá que gasta muito tempo em trabalhos que simplesmente não são tão importantes ou começará a alocar tempo para suas prioridades para ajudá-lo a se concentrar e concluir tarefas em uma determinada data. Das duas maneiras, você ganha.

2. Gerenciar notificações

Você se distrai toda vez que recebe um e-mail ou mensagem? Sistematize suas notificações configurando canais do Slack para notificações ou tarefas específicas para mantê-lo focado. Como alternativa, defina um horário alocado para visualizar as notificações ou simplesmente exclua as que não são necessárias.

3. Modelo

Você responde às perguntas dos clientes escrevendo uma resposta a cada vez? Você cria o mesmo estilo de documento para cada reunião? Use modelos para tarefas repetitivas para reduzir o tempo necessário para criar documentos.

Na verdade, os modelos aumentam a oportunidade de melhoria contínua e são fáceis de atualizar e gerenciar, fornecendo consistência em um projeto ou processo.

4. Crie processos

Considere um fluxo de trabalho que reside em planilhas, e-mails ou apenas na cabeça de outra pessoa. Como esse fluxo de trabalho pode se tornar um processo de negócios mais eficiente para todos? Se funcionar no caso de jantares durante a semana, funcionará profissionalmente.

Documente o processo e divida-o em tarefas repetitivas em um calendário por meio de um modelo ou tarefas específicas em um sistema de gerenciamento de projetos e observe suas equipes prosperarem.

5. Priorize as tarefas

Priorize as tarefas da maneira que funcionar para você – seja concluindo tarefas urgentes primeiro ou começando com algo leve para se aquecer. Isso prepara você para o dia e reduz a ansiedade. Combine essa abordagem com a automação de tarefas nas quais você gastava horas anteriormente e você se verá ganhando em termos de produtividade.

6. Planeje seu dia para uma produção melhor

As pessoas tendem a ter uma rotina para suas vidas pessoais centrada em comer, dormir, socializar e cuidar. Mas você pode – e deve – planejar seu dia para obter os melhores resultados.

Se você é uma pessoa matutina, sistematize o trabalho profundo pela manhã e as reuniões à tarde. Precisa de horas para se concentrar em um trabalho específico a cada semana? Bloqueie-o em sua agenda e crie um dia sem reuniões.

Mas lembre-se, tudo bem ter um dia improdutivo ou ruim. Não se culpe por isso. Concentre-se em aprender a seguir.

Todos os dias o relógio zera

Quando 61% do dia de trabalho médio é gasto em tarefas de pouco ou nenhum valor, é hora de mudar.

Muitas vezes não ocorre às pessoas que elas têm uma palavra a dizer sobre gastar tempo e energia. Como você sempre fez algo pode não ser a forma mais eficiente. Será que algo ainda precisa ser feito?

Ao gerenciar seu tempo, você tem algumas opções: faça você mesmo, delegue ou exclua. Ou você pode sistematizá-lo!

O McDonald's, com mais de 38.000 locais em mais de 100 países, tem 93% de propriedade de empresários locais independentes. Eles usaram a sistematização para obter consistência, excelência no atendimento ao cliente e eficiência ideal.

Parece muito opressor?

Mesmo que você não esteja sistematizando no momento, você ainda tem um processo. Você ainda dá uma série de passos para ir de A a B. Só que seus métodos provavelmente não são – absolutamente sem intenção de ofender – tão eficientes. Mais do que provável, você está gastando uma tonelada de energia e tempo completando sua lista de tarefas todos os dias.

Se você está preocupado em alcançar seu potencial, entregar o seu melhor e contribuir com sua função, a sistematização não pode fazer nada além de fornecer alívio e benefícios tão necessários.

Como Brian Tracy diz: “Bons hábitos são difíceis de formar, mas fáceis de conviver. Maus hábitos são fáceis de formar, mas difíceis de conviver.”

A sistematização oferece um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal, diminui a sobrecarga e o esgotamento, aumenta a produtividade e a criatividade e aumenta o potencial de sucesso.

Trabalhar em casa pode prejudicar a sistematização das tarefas diárias. Veja como trabalhar de casa (de qualquer lugar do mundo) sem prejudicar sua rotina.