3 formas fáciles de sistematizar su negocio y disminuir el agotamiento

Un sistema no tiene que ser diseñado hacia la excelencia.

La sistematización de su negocio debería eliminar las ineficiencias y facilitar la vida de sus empleados. El trabajador de oficina promedio recibe 120 correos electrónicos todos los días. Ahora agregue todas esas otras herramientas de mensajería con sus interminables notificaciones. En un mundo de transmisión constante de información, correo electrónico, reuniones y listas de tareas, es fácil distraerse y abrumarse.

¿Cómo reduce las distracciones, aumenta la productividad y mantiene el bienestar al mismo tiempo?

La sistematización puede ser la respuesta que ha estado buscando.

La sistematización , el proceso de establecer una rutina o proceso que lo ayude a abordar sus tareas de manera más eficiente, no solo cambia la forma en que se desempeña, sino que también reduce la carga de trabajo mental, el agotamiento y el agotamiento.

Esto significa que trabaja más rápido y de manera más eficiente porque en lugar de pensar en lo que debe hacerse individualmente cada vez, ya ha establecido un sistema para manejar estas tareas. Estos sistemas lo ayudan a automatizar tareas repetitivas, a ahorrar tiempo al completar tareas específicas y le enseñan a su cerebro cómo hacer ciertas cosas más rápido.

En este artículo, aprenderá sobre tres formas en que la creación de hábitos y la sistematización de tareas en los negocios aumentan la productividad y el bienestar.

¿Qué es la sistematización?

La sistematización es el proceso de crear una rutina útil de tareas codificadas y repetibles. Puede sistematizar la mayoría de las cosas: desde lidiar con una queja de un cliente hasta reclutar a los mejores talentos y organizar reuniones de equipo semanales.

Crear un sistema puede parecer abrumador al principio, pero cuanto mejor sea su sistema, mejor y más fácil será su negocio y su vida. Los sistemas ahorran tiempo y lo mantienen en la máxima eficiencia, productividad y creatividad.

Tomemos el ejemplo de las cenas entre semana. Es agotador pensar en lo que vas a cocinar y lo que tienes en el refrigerador todos los días. Está mucho más relajado cuando puede comprar una vez a la semana, por lo que tiene lo que necesita y está listo para cocinar para la próxima semana.

Es lo mismo en los negocios.

Siempre que necesite pensar en cómo hacer algo, incluso si es una tarea tan pequeña como escribir un correo electrónico a un cliente, lleva tiempo. Sin un proceso consistente, este tiempo podría dedicarse a tareas que produzcan mayores resultados, o tal vez a tomar un café con un colega.

La sistematización no se trata simplemente de una mejor gestión del tiempo, se trata de aprovechar el poder de los sistemas para crear más recursos. Resulta que la inconsistencia no es solo el enemigo de un negocio y un horario de trabajo eficientes; tampoco le gusta mucho tu bienestar.

La mayoría de nosotros pasamos una cantidad extraordinaria de tiempo tratando de resolver los mismos problemas una y otra vez cuando esas tareas se pueden sistematizar para crear el espacio y la capacidad para concentrarse en el trabajo que produce resultados.

La correlación positiva entre productividad y sistematización significa que cuanto más eficientemente sistematices, más productivo eres. El secreto que conocen la mayoría de los de alto rendimiento es que no se trata de lo bien que hacen algo una vez; se trata de hacerlo bien una y otra vez.

Cuanto más consistentemente entregue un gran trabajo, su negocio brindará una excelente experiencia al cliente y resultados de primer nivel. No volverías a una tienda cuyas tallas de ropa cambiaban cada vez que la visitaste. Si hay algo que les encanta a los clientes, es un negocio que siempre cumple.

La práctica no hace al maestro, pero empuja las probabilidades a tu favor; su rendimiento constante determina si alcanza sus objetivos o no los alcanza.

De acuerdo, la sistematización aumenta las probabilidades de éxito de una actividad, carrera y negocio específicos, pero ¿sabía que la sistematización marca una diferencia significativa en su bienestar?

Disminución de la carga de trabajo mental y el agotamiento con la sistematización

El setenta y nueve por ciento de los empleados en todo el mundo sufren de agotamiento laboral leve, moderado o grave, lo que reduce la productividad hasta en un 68%.

El Informe de aprendizaje en el lugar de trabajo de 2021 de LinkedIn muestra que el 30 % del agotamiento de los gerentes proviene de responsabilidades laborales poco claras. En otras palabras, no saber lo que se espera o la falta de sistematización conduce al agotamiento.

El agotamiento también se produce como resultado del estrés relacionado con el trabajo a largo plazo y no controlado. En muchos casos, este estrés se debe a una sobrecarga cognitiva sostenida que hace que los empleados sean menos efectivos y productivos.

La teoría de la carga cognitiva explica este fenómeno. Afirma que las personas tienen dificultades para realizar tareas y aprender cosas nuevas si intentan procesar demasiada información a la vez. Además, los humanos tienden a tomar peores decisiones cuanto más tiempo tienen que lidiar con la carga cognitiva.

“Después de un largo período de pensar mucho, tomar decisiones que favorecen la facilidad a corto plazo, pero que son peores en general, parece ser una herramienta de regulación biológica para combatir la fatiga cognitiva. ”

Madeline Holcombe
Escritor, Ciencia y Bienestar de CNN

¿Qué tiene que ver esto con la sistematización?

La sistematización, en el mejor de los casos, reduce la fatiga de la toma de decisiones y el agotamiento cognitivo, brindándole más energía mental para otras tareas. Sistematice su rutina en el trabajo y lo que usted y su familia están cenando, y es posible que se encuentre con la energía para hacer ese entrenamiento nocturno o unirse a la clase que deseaba comenzar.

Sistematice su negocio y escale de formas que nunca hubiera imaginado.

3 formas de utilizar la sistematización para aumentar la productividad

La sistematización es el camino a seguir cuando se busca aumentar la productividad en su negocio. Aquí hay tres formas de abordar la sistematización e impulsar la eficiencia.

1. Haz que tus procesos sean más eficientes

Comience con la mentalidad correcta para que sus procesos sean más eficientes.

Piensa en tu rutina matutina. Es probable que incluya cepillarse los dientes, ducharse y peinarse. Estas son cosas que ya estás haciendo. La sistematización se trata simplemente de reconocer las actividades diarias que tiene en su lugar y optimizarlas.

"El talento para reconocer patrones es algo que la mayoría de las personas no saben que necesitan o se dan cuenta de que ya lo tienen. Si podemos convertir los datos en un patrón o regla, se obtienen resultados casi mágicos. Ya no necesitamos recordar una montaña de datos; sólo necesitamos recordar una ley simple.”

daniel bor
El cerebro voraz

Entonces, ¿cómo hacer que sus procesos sean más eficientes una vez que tenga la mentalidad correcta?

El primer paso es reconocer lo que funciona y lo que no. ¿Pasa una cantidad incalculable de tiempo respondiendo correos electrónicos o las mismas preguntas de los miembros del equipo? Es una señal de que el proceso no está funcionando.

Una vez que haya identificado lo que no funciona, describa los pasos para identificar las ineficiencias. ¿Se pueden eliminar, combinar o automatizar ciertos pasos? ¿Se puede rediseñar el proceso por completo?

Tomarse medio día de su vida una vez al trimestre o incluso una vez al año puede significar que puede tomar días adicionales de vacaciones, alcanzar metas en un tiempo más corto o disfrutar de ese esquivo equilibrio entre el trabajo y la vida personal del que todo el mundo habla. ¡Imagina eso!

2. Automatice las tareas repetitivas

Un informe de McKinsey sobre productividad y automatización afirma: "Alrededor del 60% de todas las ocupaciones tienen al menos el 30% de las actividades constituyentes que podrían automatizarse". Eso significa que se está haciendo mucho trabajo innecesario.

Reciba un mensaje de Slack cada vez que su marca se mencione en los medios. Copie un evento de calendario a otro. Envíe un correo electrónico automático cada vez que alguien haga clic en una determinada página de su sitio web. Configura tu manual del empleado para revisión automática. Las ideas son infinitas.

Las personas se preocupan por automatizar aspectos de sus trabajos por temor a perderlo, pero en realidad, la automatización de tareas repetitivas podría mejorar su carrera y ayudarlo a entregar más. El hecho es que la automatización generalmente no elimina puestos de trabajo. La automatización generalmente elimina tareas tediosas y repetitivas para dejar espacio para el pensamiento estratégico, la construcción de relaciones, la creatividad y la innovación, algunas de las habilidades más valoradas en el lugar de trabajo actual.

Google es un ejemplo del mundo real con el que todos pueden identificarse.

Imagínese si Google confiara solo en humanos para buscar información relevante en miles de millones de consultas de búsqueda diarias. Tendría que esperar años para obtener la información correcta y relevante.

“La clave de la calidad y la velocidad de Google es la automatización: al definir explícitamente las reglas de funcionamiento del sistema, los programadores del motor de búsqueda pueden automatizar el funcionamiento diario del sistema”.

jose kaufman
El MBA personal

¿Google todavía necesita ingenieros y otro personal? Absolutamente. Tienen más demanda que nunca, pero la automatización de tareas libera a los miembros del equipo para trabajar en otros proyectos.

3. Utiliza la tecnología

El cuarenta y seis por ciento de los empleados informan una mayor productividad como resultado del uso de herramientas digitales, pero debe elegir las plataformas adecuadas.

La conclusión es que la tecnología debe trabajar para usted, no al revés. La razón principal de la sistematización es reducir la carga de trabajo y optimizar la actividad. No es bueno incorporar una nueva herramienta que requiera pasos adicionales durante un período prolongado.

• Utilice la tecnología simple disponible, como su calendario, para sistematizar.
• Elija tecnología específica para resolver un desafío de proceso.
• Elija un proveedor de tecnología que le brinde el soporte que necesita para implementar sus herramientas sin problemas.

Pequeños cambios se suman a grandes resultados

La mayoría de las personas piensa que ser más productivo, eficiente o exitoso significa cambiar por completo sus vidas o sus negocios. Pero los pequeños cambios conducen a grandes resultados y la creación de una cultura empresarial y una mentalidad personal de mejora continua logra mucho más que una revisión única y potencialmente efímera.

“Las personas y organizaciones que pueden hacer lo correcto de manera más consistente tienen más probabilidades de mantener una ligera ventaja y acumular recompensas desproporcionadas con el tiempo”.

James claro
La regla del 1%

Las pequeñas diferencias en el rendimiento se convierten en una serie de grandes victorias cuando se repiten en el tiempo.

Por ejemplo, en 2003, cuando British Cycling estaba casi condenado, contrataron a Dave Brailsford, un entrenador famoso por su enfoque de ganancias marginales. Hasta ese momento, el rendimiento de los ciclistas británicos había sido tan decepcionante que uno de los principales fabricantes de bicicletas de Europa se negó a vender bicicletas al equipo por temor a que perjudicara las ventas.

Cinco años más tarde, en 2008, el equipo británico de ciclismo ganó un asombroso 60% de las medallas en los Juegos Olímpicos de Beijing.

Si funcionó para British Cycling, podría funcionar para usted.

Por lo tanto, adopte una mentalidad de mejora continua en lugar de tratar de sistematizar todo su negocio o su vida en una semana. Se trata de hacer pequeños cambios y mejoras todos los días. Su carga de trabajo mental se aligerará y, a medida que vea mejoras en su vida personal y profesional, se sentirá motivado para seguir adoptando sistemas que promuevan pequeñas victorias.

Reflexionando, verás que un pequeño ajuste en tu trabajo significa grandes resultados.

Hacks de sistematización simples para implementar hoy

El enfoque perfecto para la sistematización no existe. Todo depende de tu tipo de trabajo, rol, el tamaño de tu equipo, así como de tus preferencias personales. Unos pocos trucos simples que puede establecer hoy marcarán una gran diferencia en su bienestar y productividad mañana.

1. Sistematiza tu calendario

Mira tu calendario ahora mismo. Probablemente esté lleno de solicitudes de otras personas, pero ¿está en línea con sus prioridades y objetivos?

Sistematice su tiempo con su calendario marcando el tiempo en que completa una tarea en particular y alineando la tarea con una meta.

Pueden pasar dos cosas. Te darás cuenta de que dedicas mucho tiempo al trabajo que simplemente no es tan importante, o en realidad comenzarás a asignar tiempo a tus prioridades para ayudarte a concentrarte y completar las tareas en una fecha determinada. En ambos sentidos, usted gana.

2. Administrar notificaciones

¿Te distraes cada vez que recibes un correo electrónico o un mensaje? Sistematiza tus notificaciones configurando canales de Slack para notificaciones o tareas específicas para mantenerte concentrado. Alternativamente, establezca un tiempo asignado cuando vea las notificaciones o simplemente elimine las que no necesita.

3. Plantillas

¿Responde a las consultas de los clientes escribiendo una respuesta cada vez? ¿Crea el mismo estilo de documento para cada reunión? Use plantillas para tareas repetitivas para reducir el tiempo que lleva crear documentos.

Las plantillas en realidad aumentan la oportunidad de mejora continua, y son fáciles de actualizar y administrar, lo que brinda coherencia dentro de un proyecto o proceso.

4. Crear procesos

Considere un flujo de trabajo que vive en hojas de cálculo, correos electrónicos o simplemente en la cabeza de otra persona. ¿Cómo podría ese flujo de trabajo convertirse en un proceso comercial más eficiente para todos? Si funciona en el caso de las cenas entre semana, funcionará a título profesional.

Documente el proceso y divídalo en tareas repetitivas en un calendario a través de una plantilla o tareas específicas en un sistema de gestión de proyectos y observe cómo prosperan sus equipos.

5. Prioriza las tareas

Priorice las tareas de la forma en que funcione para usted, ya sea completando tareas urgentes primero o comenzando con algo ligero para calentar. Esto te prepara para el día y reduce la ansiedad. Combine este enfoque con la automatización de tareas en las que anteriormente dedicaba horas y se encontrará ganando en el frente de la productividad.

6. Planifica tu día para obtener mejores resultados

Las personas tienden a tener una rutina para su vida personal que se centra en comer, dormir, socializar y cuidar. Pero puede, y debe, planificar su día para obtener resultados óptimos.

Si eres una persona madrugadora, sistematiza hacer un trabajo profundo por la mañana y tener reuniones por la tarde. ¿Necesita horas para concentrarse en un trabajo específico cada semana? Bloquearlo en su horario y crear un día libre de reuniones.

Pero recuerda, está bien tener un día improductivo o malo. No te castigues por eso. Centrarse en el aprendizaje hacia adelante.

Todos los días el reloj se reinicia

Cuando el 61% de la jornada laboral promedio se dedica a tareas de poco o ningún valor, es hora de un cambio.

A las personas no se les ocurre a menudo que tienen algo que decir sobre el gasto de tiempo y energía. La forma en que siempre ha hecho algo puede no ser la forma más eficiente. ¿Ese algo necesita ser hecho en absoluto?

Al administrar su tiempo, tiene algunas opciones: hágalo usted mismo, deléguelo o elimínelo. ¡O puedes sistematizarlo!

McDonald's, con más de 38.000 establecimientos en más de 100 países, tiene un 93 % de propiedad de empresarios locales independientes. Han utilizado la sistematización para lograr consistencia, excelencia en el servicio al cliente y eficiencia óptima.

¿Parece demasiado abrumador?

Incluso si actualmente no está sistematizando, todavía tiene un proceso. Todavía toma una serie de pasos para llegar de A a B. Es solo que sus métodos probablemente no sean, absolutamente sin intención de ofender, tan eficientes. Lo más probable es que esté gastando un montón de energía y tiempo completando su lista de tareas pendientes todos los días.

Si le preocupa alcanzar su potencial, dar lo mejor de sí mismo y contribuir dentro de su función, la sistematización no puede hacer más que brindarle el alivio y los beneficios que tanto necesita.

Como dice Brian Tracy, “Los buenos hábitos son difíciles de formar pero fáciles de vivir. Los malos hábitos son fáciles de formar, pero difíciles de vivir”.

La sistematización ofrece un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, disminuye el agotamiento y el agotamiento, aumenta la productividad y la creatividad, y aumenta el potencial de éxito.

Trabajar desde casa puede afectar la sistematización de las tareas cotidianas. Aquí le mostramos cómo trabajar desde casa (desde cualquier parte del mundo) sin dañar su rutina.