3 semplici modi per sistematizzare la tua attività e ridurre il burnout

Un sistema non deve essere progettato per raggiungere l'eccellenza.

La sistematizzazione della tua attività dovrebbe eliminare le inefficienze e semplificare la vita dei tuoi dipendenti. L'impiegato medio riceve 120 e-mail ogni giorno. Ora aggiungi tutti gli altri strumenti di messaggistica con le loro infinite notifiche. In un mondo di informazioni, e-mail, riunioni ed elenchi di cose da fare costantemente in streaming, è facile distrarsi e sentirsi sopraffatti.

Come ridurre le distrazioni, aumentare la produttività e mantenere il benessere allo stesso tempo?

La sistematizzazione potrebbe essere la risposta che stavi cercando.

La sistematizzazione , il processo di impostazione di una routine o di un processo che ti aiuta ad affrontare i tuoi compiti in modo più efficiente, non solo cambia il modo in cui ti esibisci, ma riduce anche il carico di lavoro mentale, il sovraccarico e il burnout.

Ciò significa che lavori più velocemente e in modo più efficiente perché invece di pensare a cosa deve essere fatto individualmente ogni volta, hai già stabilito un sistema per gestire queste attività. Questi sistemi ti aiutano ad automatizzare le attività ripetitive, a risparmiare tempo durante il completamento di attività specifiche e a insegnare al tuo cervello come fare determinate cose più velocemente.

In questo pezzo imparerai tre modi in cui la creazione di abitudini e la sistematizzazione delle attività negli affari aumenta la produttività e il benessere.

Cos'è la sistematizzazione?

La sistematizzazione è il processo di creazione di una routine mirata di attività codificate e ripetibili. Puoi sistematizzare la maggior parte delle cose: dalla gestione di un reclamo del cliente al reclutamento dei migliori talenti e alle riunioni settimanali del team.

La creazione di un sistema può sembrare opprimente all'inizio, ma migliore è il tuo sistema, migliori e più facili saranno i tuoi affari e la tua vita. I sistemi fanno risparmiare tempo e ti mantengono al massimo dell'efficienza, della produttività e della creatività.

Prendi l'esempio delle cene nei giorni feriali. È estenuante pensare a cosa cucinerai e cosa hai in frigorifero ogni giorno. Sei molto più rilassato quando puoi fare acquisti una volta alla settimana, quindi hai ciò di cui hai bisogno e sei pronto a cucinare per la settimana a venire.

È lo stesso negli affari.

Ogni volta che devi pensare a come fare qualcosa, anche se è un compito piccolo come scrivere un'e-mail a un cliente, ci vuole tempo. Senza un processo coerente, questo tempo potrebbe essere speso per attività che producono maggiori risultati, o magari fare una pausa caffè con un collega.

La sistematizzazione non riguarda semplicemente una migliore gestione del tempo: si tratta di sfruttare la potenza dei sistemi per creare più risorse. L'incoerenza, a quanto pare, non è solo il nemico di un'attività efficiente e di un programma di lavoro; non gli piace nemmeno tanto il tuo benessere.

La maggior parte di noi trascorre una quantità straordinaria di tempo cercando di risolvere gli stessi problemi più e più volte quando tali compiti potrebbero essere sistematizzati per creare lo spazio e la capacità di concentrarsi sul lavoro che produce risultati.

La correlazione positiva tra produttività e sistematizzazione significa che più si sistematizza in modo efficiente, più si è produttivi. Il segreto che la maggior parte degli artisti di alto livello conosce è che non è quanto bene fanno qualcosa una volta; si tratta di farlo bene ancora e ancora.

Più costantemente fornisci un ottimo lavoro, la tua attività offrirà un'ottima esperienza al cliente e risultati di prim'ordine. Non torneresti in un negozio le cui taglie di abbigliamento cambiano ogni volta che visiti. Se c'è una cosa che i clienti amano, è un'azienda che offre sempre risultati.

La pratica non rende perfetti, ma spinge le probabilità a tuo favore; le tue prestazioni costanti determinano se raggiungi i tuoi obiettivi o manchi il bersaglio.

Ok, quindi la sistematizzazione aumenta le probabilità di successo di una specifica attività, carriera e impresa, ma sapevi che la sistematizzazione fa una differenza significativa per il tuo benessere?

Diminuzione del carico di lavoro mentale e del burnout con la sistematizzazione

Il 79% dei dipendenti in tutto il mondo soffre di burnout sul posto di lavoro lieve, moderato o grave, che riduce la produttività fino al 68%.

Il rapporto sull'apprendimento sul posto di lavoro 2021 di LinkedIn mostra che il 30% del burnout dei manager deriva da responsabilità lavorative poco chiare. In altre parole, non sapere cosa ci si aspetta o una mancanza di sistematizzazione porta al burnout.

Il burnout si verifica anche a causa di stress non gestito, a lungo termine, correlato al lavoro. In molti casi, questo stress è dovuto a un sovraccarico cognitivo prolungato che rende i dipendenti meno efficaci e produttivi.

La teoria del carico cognitivo spiega questo fenomeno. Afferma che le persone hanno difficoltà a svolgere compiti e imparare cose nuove se stanno cercando di elaborare troppe informazioni contemporaneamente. Inoltre, gli esseri umani tendono a prendere decisioni peggiori quanto più tempo hanno a che fare con il carico cognitivo.

“Dopo un lungo periodo di riflessione, prendere decisioni che favoriscono la facilità a breve termine, ma sono complessivamente peggiori, sembra essere uno strumento di regolazione biologica per combattere l'affaticamento cognitivo. "

Madeline Holcombe
Scrittore, CNN Scienza e Benessere

Cosa c'entra questo con la sistematizzazione?

La sistematizzazione, nella migliore delle ipotesi, riduce l'affaticamento decisionale e il burnout cognitivo, dandoti più energia mentale per altri compiti. Sistema la tua routine al lavoro e ciò che tu e la tua famiglia state mangiando per cena, e potresti ritrovarti con l'energia per fare quell'allenamento serale o unirti a quella lezione che avresti voluto iniziare.

Sistematizza la tua attività e ampliala in modi che non avresti mai immaginato.

3 modi per utilizzare la sistematizzazione per aumentare la produttività

La sistematizzazione è la via da seguire quando si cerca di aumentare la produttività della propria azienda. Ecco tre modi per affrontare la sistematizzazione e promuovere l'efficienza.

1. Rendi i tuoi processi più efficienti

Inizia con la giusta mentalità per rendere i tuoi processi più efficienti.

Pensa alla tua routine mattutina. Probabilmente include lavarsi i denti, fare la doccia e pettinarsi. Queste sono cose che stai già facendo. La sistematizzazione riguarda solo il riconoscimento delle attività quotidiane che hai in atto e l'ottimizzazione.

"Il talento per riconoscere i modelli è qualcosa che la maggior parte delle persone non sa di aver bisogno o si rende conto di avere già. Se riusciamo a trasformare i dati in un modello o in una regola, ne conseguono risultati quasi magici. Non abbiamo più bisogno di ricordare una montagna di dati; basta ricordare una semplice legge”.

Daniele Bor
Il cervello famelico

Quindi, come rendere i tuoi processi più efficienti una volta che hai la tua mentalità giusta?

Il primo passo è riconoscere cosa funziona e cosa no. Trascorrere una quantità incalcolabile di tempo a rispondere alle e-mail o alle stesse domande dei membri del team? È un segno che il processo non sta funzionando.

Dopo aver identificato ciò che non funziona, delinea i passaggi per identificare le inefficienze. Alcuni passaggi possono essere eliminati, combinati o automatizzati? Il processo può essere ridisegnato del tutto?

Prendere mezza giornata fuori dalla tua vita una volta al trimestre o anche una volta all'anno può significare che puoi prenderti altri giorni di vacanza, raggiungere obiettivi in ​​​​un tempo più breve o goderti effettivamente quell'inafferrabile equilibrio tra lavoro e vita privata di cui tutti parlano. Immaginalo!

2. Automatizza le attività ripetitive

Un rapporto McKinsey sulla produttività e l'automazione afferma: "Circa il 60% di tutte le occupazioni ha almeno il 30% delle attività costitutive che potrebbero essere automatizzate". Ciò significa che viene svolto un sacco di lavoro non necessario.

Ricevi un messaggio Slack ogni volta che il tuo brand viene citato dai media. Copia un evento del calendario in un altro. Invia un'e-mail automatica ogni volta che qualcuno fa clic su una determinata pagina del tuo sito web. Imposta il manuale del tuo dipendente per la revisione automatica. Le idee sono infinite.

Le persone si preoccupano di automatizzare aspetti del loro lavoro per paura di perdere il lavoro, ma in realtà automatizzare le attività ripetitive potrebbe migliorare la tua carriera, aiutandoti a fornire di più. Il fatto è che l'automazione generalmente non elimina i posti di lavoro. L'automazione generalmente elimina le attività noiose e ripetitive per lasciare spazio al pensiero strategico, alla costruzione di relazioni, alla creatività e all'innovazione, alcune delle competenze più apprezzate nel mondo del lavoro di oggi.

Google è un esempio reale a cui tutti possono identificarsi.

Immagina se Google si affidasse solo agli esseri umani per cercare informazioni pertinenti su miliardi di query di ricerca giornaliere. Dovresti aspettare anni per ottenere le informazioni giuste e pertinenti.

"La chiave della qualità e della velocità di Google è l'automazione: definendo esplicitamente le regole di funzionamento del sistema, i programmatori dei motori di ricerca sono in grado di automatizzare il funzionamento quotidiano del sistema."

Josh Kaufmann
L'MBA personale

Google ha ancora bisogno di ingegneri e altro personale? Assolutamente. Sono più richiesti che mai, ma l'automazione delle attività consente ai membri del team di lavorare su altri progetti.

3. Utilizza la tecnologia

Il 46% dei dipendenti segnala un aumento della produttività a seguito dell'utilizzo di strumenti digitali, ma è necessario scegliere le piattaforme giuste.

La linea di fondo è che la tecnologia deve lavorare per te, non viceversa. L'intero motivo della sistematizzazione è la riduzione del carico di lavoro e l'ottimizzazione dell'attività. Non va bene eseguire l'onboarding di un nuovo strumento che richieda passaggi aggiuntivi per un periodo prolungato.

• Usa la semplice tecnologia disponibile, come il tuo calendario, per sistematizzare.
• Scegli una tecnologia specifica per risolvere una sfida di processo.
• Scegli un fornitore di tecnologia che ti offra il supporto di cui hai bisogno per implementare i suoi strumenti senza problemi.

Piccoli cambiamenti si sommano a grandi risultati

La maggior parte delle persone pensa che essere più produttivi, efficienti o di successo significhi rivedere completamente la propria vita o attività. Ma piccoli cambiamenti portano a grandi risultati e la creazione di una cultura aziendale e di una mentalità personale di miglioramento continuo ottiene molto di più di una revisione singola e potenzialmente di breve durata.

"Le persone e le organizzazioni che possono fare le cose giuste in modo più coerente hanno maggiori probabilità di mantenere un leggero vantaggio e accumulare ricompense sproporzionate nel tempo".

Giacomo Chiaro
La regola dell'1%.

Le piccole differenze nelle prestazioni si trasformano in una serie di grandi vittorie se ripetute nel tempo.

Caso in questione, nel 2003, quando British Cycling era quasi condannato, hanno assunto Dave Brailsford, un allenatore famoso per il suo approccio ai guadagni marginali. Fino a quel momento, le prestazioni dei ciclisti britannici erano state così deludenti che uno dei principali produttori di biciclette in Europa si rifiutò di vendere biciclette al team per paura che ciò avrebbe danneggiato le vendite.

Cinque anni dopo, nel 2008, la squadra di ciclismo britannica ha vinto un incredibile 60% di medaglie ai Giochi Olimpici di Pechino.

Se ha funzionato per British Cycling, potrebbe funzionare anche per te.

Quindi, adotta una mentalità di miglioramento continuo invece di cercare di sistematizzare l'intera attività o la tua vita in una settimana. Si tratta di apportare piccoli cambiamenti e miglioramenti ogni giorno. Il tuo carico di lavoro mentale si alleggerirà e man mano che vedrai miglioramenti nella tua vita personale e professionale, sarai motivato a continuare ad adottare sistemi che promuovono piccole vittorie.

Riflettendo, vedrai che un piccolo aggiustamento nel tuo lavoro significa grandi risultati.

Semplici hack di sistematizzazione da implementare oggi

L'approccio perfetto alla sistematizzazione non esiste. Tutto dipende dal tipo di lavoro, dal ruolo, dalle dimensioni del tuo team e dalle tue preferenze personali. Alcuni semplici trucchi che puoi stabilire oggi faranno un'enorme differenza per il tuo benessere e la tua produttività domani.

1. Sistematizza il tuo calendario

Guarda subito il tuo calendario. Probabilmente è pieno di richieste da parte di altre persone, ma è in linea con le tue priorità e i tuoi obiettivi?

Sistema il tuo tempo con il tuo calendario segnando l'ora in cui completi una particolare attività e allineando l'attività con un obiettivo.

Potrebbero accadere due cose. Ti renderai conto che dedichi un sacco di tempo a un lavoro che semplicemente non è così importante, o inizierai effettivamente a dedicare tempo alle tue priorità per aiutarti a concentrarti e completare le attività entro una certa data. In entrambi i casi, vinci.

2. Gestisci le notifiche

Ti distrai ogni volta che ricevi un'e-mail o un messaggio? Sistema le tue notifiche impostando canali Slack per notifiche o attività specifiche per mantenerti concentrato. In alternativa, imposta un orario assegnato quando visualizzi le notifiche o elimina semplicemente quelle che non ti servono.

3. Modellizza

Rispondi alle domande dei clienti scrivendo ogni volta una risposta? Crei lo stesso stile di documento per ogni riunione? Utilizza modelli per attività ripetitive per ridurre il tempo necessario per creare documenti.

I modelli aumentano effettivamente le opportunità di miglioramento continuo e sono facili da aggiornare e gestire, fornendo coerenza all'interno di un progetto o processo.

4. Creare processi

Considera un flusso di lavoro che vive in fogli di calcolo, e-mail o semplicemente nella testa di qualcun altro. In che modo quel flusso di lavoro può diventare un processo aziendale più efficiente per tutti? Se funziona nel caso di cene nei giorni feriali, funzionerà a titolo professionale.

Documenta il processo e suddividilo in attività ripetitive su un calendario tramite un modello o attività specifiche su un sistema di gestione dei progetti e guarda i tuoi team prosperare.

5. Dai la priorità alle attività

Assegna la priorità alle attività nel modo in cui funziona per te, che si tratti di completare prima le attività urgenti o iniziare con qualcosa di leggero per riscaldarsi. Questo ti prepara per la giornata e riduce l'ansia. Combina questo approccio con l'automazione delle attività su cui in precedenza hai trascorso ore e ti ritroverai vincente sul fronte della produttività.

6. Pianifica la tua giornata verso un risultato migliore

Le persone tendono ad avere una routine per la loro vita personale incentrata sul mangiare, dormire, socializzare e prendersi cura di loro. Ma puoi – e dovresti – pianificare la tua giornata per ottenere risultati ottimali.

Se sei una persona mattiniera, sistematizza facendo un lavoro profondo al mattino e tenendo riunioni nel pomeriggio. Hai bisogno di ore per concentrarti su un lavoro specifico ogni settimana? Bloccalo nel tuo programma e crea una giornata senza riunioni.

Ma ricorda, va bene avere una giornata improduttiva o brutta. Non abbatterti su di esso. Concentrati sull'apprendimento futuro.

Ogni giorno l'orologio si resetta

Quando il 61% della giornata lavorativa media è dedicato ad attività di poco o nessun valore, è tempo di cambiare.

Non capita spesso alle persone di avere voce in capitolo nello spendere tempo ed energie. Il modo in cui hai sempre fatto qualcosa potrebbe non essere il modo più efficiente. È necessario fare qualcosa?

Quando gestisci il tuo tempo, hai alcune scelte: fai da te, delegalo o cancellalo. Oppure puoi sistemarlo!

McDonald's, con oltre 38.000 sedi in oltre 100 paesi, ha il 93% di proprietà di imprenditori locali indipendenti. Hanno utilizzato la sistematizzazione per ottenere coerenza, eccellenza del servizio clienti ed efficienza ottimale.

Sembra troppo travolgente?

Anche se al momento non stai sistematizzando, hai ancora un processo. Fai ancora una serie di passaggi per andare da A a B. È solo che i tuoi metodi probabilmente non sono – assolutamente senza offesa – così efficienti. Molto probabilmente, stai spendendo un sacco di energia e tempo per completare la tua lista di cose da fare ogni giorno.

Se ti preoccupi di raggiungere il tuo potenziale, offrire il meglio e contribuire all'interno del tuo ruolo, la sistematizzazione non può fare altro che fornirti il ​​sollievo e i benefici tanto necessari.

Come dice Brian Tracy, “Le buone abitudini sono difficili da formare ma è facile conviverci. Le cattive abitudini sono facili da formare ma difficili da convivere”.

La sistematizzazione offre un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, riduce il sovraccarico e il burnout, aumenta la produttività e la creatività e aumenta il potenziale di successo.

Lavorare da casa può mettere a dura prova la sistematizzazione delle attività quotidiane. Ecco come lavorare da casa (da qualsiasi parte del mondo) senza danneggiare la tua routine.