3 proste sposoby na usystematyzowanie biznesu i zmniejszenie wypalenia

System nie musi być zaprojektowany z myślą o doskonałości.

Usystematyzowanie firmy powinno wyeliminować nieefektywności i ułatwić życie pracownikom. Przeciętny pracownik biurowy otrzymuje codziennie 120 e-maili. Teraz dodaj wszystkie inne narzędzia do przesyłania wiadomości z ich niekończącymi się powiadomieniami. W świecie nieustannie przesyłanych strumieniowo informacji, wiadomości e-mail, spotkań i list rzeczy do zrobienia łatwo można się rozproszyć i przytłoczyć.

Jak jednocześnie zmniejszyć rozproszenie uwagi, zwiększyć produktywność i zachować dobre samopoczucie?

Systemizacja może być odpowiedzią, której szukałeś.

Usystematyzowanie , proces ustalania rutyny lub procesu, który pomaga w bardziej efektywnym podejściu do zadań, nie tylko zmienia sposób wykonywania zadań, ale także zmniejsza obciążenie psychiczne, przytłoczenie i wypalenie.

Oznacza to, że pracujesz szybciej i wydajniej, ponieważ zamiast zastanawiać się, co za każdym razem należy zrobić indywidualnie, masz już ustalony system obsługi tych zadań. Systemy te pomagają zautomatyzować powtarzalne zadania, oszczędzają czas podczas wykonywania określonych zadań i uczą mózg, jak robić pewne rzeczy szybciej.

Z tego artykułu dowiesz się o trzech sposobach, w jakie tworzenie nawyków i systematyzowanie zadań w biznesie zwiększa produktywność i dobre samopoczucie.

Co to jest systematyzacja?

Systemizacja to proces tworzenia celowej rutyny skodyfikowanych, powtarzalnych zadań. Możesz usystematyzować większość rzeczy: od rozpatrywania skarg klientów po rekrutację najlepszych talentów i organizowanie cotygodniowych spotkań zespołu.

Tworzenie systemu może początkowo wydawać się przytłaczające, ale im lepszy system, tym lepszy i łatwiejszy będzie Twój biznes i życie. Systemy oszczędzają czas i zapewniają najwyższą wydajność, produktywność i kreatywność.

Weźmy przykład kolacji w dni powszednie. Myślenie o tym, co zamierzasz ugotować i co masz codziennie w lodówce, jest wyczerpujące. Jesteś dużo bardziej zrelaksowany, kiedy możesz robić zakupy raz w tygodniu, więc masz wszystko, czego potrzebujesz i jesteś gotowy do gotowania na nadchodzący tydzień.

Tak samo jest w biznesie.

Ilekroć musisz pomyśleć o tym, jak coś zrobić, nawet jeśli jest to tak małe zadanie, jak napisanie e-maila do klienta, zajmuje to trochę czasu. Bez spójnego procesu ten czas można by poświęcić na ważniejsze zadania przynoszące wyniki lub być może na przerwę na kawę z kolegą.

W systematyzacji nie chodzi po prostu o lepsze zarządzanie czasem – chodzi o wykorzystanie mocy systemów do tworzenia większej ilości zasobów. Niekonsekwencja, jak się okazuje, jest nie tylko wrogiem wydajnego biznesu i harmonogramu pracy; nie podoba mu się też twoje samopoczucie.

Większość z nas spędza ogromną ilość czasu, próbując w kółko rozwiązywać te same problemy, podczas gdy zadania te można usystematyzować, aby stworzyć przestrzeń i zdolność do skupienia się na pracy, która przynosi rezultaty.

Dodatnia korelacja między produktywnością a systematyzacją oznacza, że ​​im wydajniej systematyzujesz, tym bardziej jesteś produktywny. Sekret, który zna większość najlepszych, polega na tym, że nie chodzi o to, jak dobrze coś zrobią; chodzi o robienie tego dobrze raz po raz.

Im bardziej konsekwentnie wykonujesz świetną pracę, Twoja firma zapewni klientom doskonałą obsługę i najlepsze wyniki. Nie wróciłbyś do sklepu, którego rozmiary ubrań zmieniały się za każdym razem, gdy je odwiedzałeś. Jeśli jest jedna rzecz, którą klienci kochają, jest to firma, która zawsze dostarcza.

Praktyka nie czyni mistrza, ale przechyla szanse na twoją korzyść; Twoje konsekwentne wyniki decydują o tym, czy osiągniesz swoje cele, czy też nie.

OK, więc systematyzacja zwiększa szanse na sukces w określonej działalności, karierze i biznesie, ale czy wiesz, że systematyzacja ma znaczący wpływ na twoje samopoczucie?

Zmniejszenie obciążenia psychicznego i wypalenia dzięki systematyzacji

Siedemdziesiąt dziewięć procent pracowników na całym świecie cierpi z powodu łagodnego, umiarkowanego lub ciężkiego wypalenia zawodowego, które zmniejsza produktywność nawet o 68%.

Z raportu LinkedIn Workplace Learning Report 2021 wynika, że ​​30% wypalenia menedżerów wynika z niejasnych obowiązków zawodowych. Innymi słowy, niewiedza, czego się oczekuje lub brak systematyzacji prowadzi do wypalenia.

Wypalenie występuje również w wyniku niekontrolowanego, długotrwałego stresu związanego z pracą. W wielu przypadkach stres ten jest spowodowany długotrwałym przeciążeniem poznawczym, które powoduje, że pracownicy są mniej efektywni i produktywni.

Teoria obciążenia poznawczego wyjaśnia to zjawisko. Stwierdza, że ​​ludzie mają trudności z wykonywaniem zadań i uczeniem się nowych rzeczy, jeśli próbują przetworzyć zbyt wiele informacji naraz. Ponadto ludzie podejmują gorsze decyzje, im dłużej mają do czynienia z obciążeniem poznawczym.

„Po długim okresie intensywnego myślenia podejmowanie decyzji, które sprzyjają swobodzie w krótkim okresie, ale ogólnie są gorsze, wydaje się być narzędziem regulacji biologicznej do zwalczania zmęczenia poznawczego. ”

Madeline Holcombe
Pisarz, CNN Science and Wellness

Co to ma wspólnego z systematyzacją?

Systematyzacja w najlepszym przypadku zmniejsza zmęczenie podejmowaniem decyzji i wypalenie poznawcze, dając więcej energii psychicznej do innych zadań. Usystematyzuj swoją rutynę w pracy i to, co ty i rodzina jecie na obiad, a być może znajdziesz w sobie energię na wieczorny trening lub dołączenie do zajęć, które chciałeś rozpocząć.

Usystematyzuj swoją firmę i zwiększ skalę w sposób, jakiego nigdy nie wyobrażałeś sobie.

3 sposoby wykorzystania systematyzacji do zwiększenia produktywności

Systemizacja to droga naprzód, jeśli chcesz zwiększyć produktywność w swojej firmie. Oto trzy sposoby radzenia sobie z systematyzacją i zwiększania wydajności.

1. Zwiększ efektywność swoich procesów

Zacznij od właściwego sposobu myślenia, aby usprawnić swoje procesy.

Pomyśl o swojej porannej rutynie. Prawdopodobnie obejmuje mycie zębów, prysznic i czesanie włosów. To są rzeczy, które już robisz. Systematyzacja to po prostu rozpoznawanie codziennych czynności, które wykonujesz i optymalizacja ich.

„Talent rozpoznawania wzorców jest czymś, o czym większość ludzi nie wie, że jest potrzebna lub nie zdaje sobie sprawy, że już ją posiada. Jeśli potrafimy przekształcić dane we wzorzec lub regułę, uzyskujemy niemal magiczne rezultaty. Nie musimy już pamiętać góry danych; wystarczy przypomnieć sobie jedno proste prawo”.

Daniel Bor
Wygłodniały mózg

Jak więc sprawić, by procesy były bardziej wydajne, gdy już masz właściwy sposób myślenia?

Pierwszym krokiem jest rozpoznanie, co działa, a co nie. Spędzasz niezliczoną ilość czasu na odpowiadaniu na e-maile lub te same pytania od członków zespołu? To znak, że proces nie działa.

Po zidentyfikowaniu tego, co nie działa, opisz kroki w celu zidentyfikowania nieefektywności. Czy pewne kroki można wyeliminować, połączyć lub zautomatyzować? Czy proces można całkowicie przeprojektować?

Wzięcie pół dnia ze swojego życia raz na kwartał lub nawet raz w roku może oznaczać, że weźmiesz dodatkowe dni urlopu, osiągniesz cele w krótszym czasie lub faktycznie będziesz cieszyć się nieuchwytną równowagą między życiem zawodowym a prywatnym, o której wszyscy mówią. Wyobraź sobie, że!

2. Automatyzuj powtarzalne zadania

Raport McKinsey na temat produktywności i automatyzacji stwierdza: „Około 60% wszystkich zawodów obejmuje co najmniej 30% czynności składowych, które można zautomatyzować”. Oznacza to, że wykonuje się dużo niepotrzebnej pracy.

Otrzymuj wiadomość Slack, gdy Twoja marka pojawia się w mediach. Skopiuj jedno wydarzenie z kalendarza do innego. Wysyłaj automatyczną wiadomość e-mail za każdym razem, gdy ktoś kliknie określoną stronę Twojej witryny. Ustaw podręcznik pracownika do automatycznego przeglądu. Pomysły są nieskończone.

Ludzie martwią się automatyzacją pewnych aspektów swojej pracy z obawy przed utratą pracy, ale w rzeczywistości automatyzacja powtarzalnych zadań może poprawić twoją karierę, pomagając osiągać więcej. Faktem jest, że automatyzacja generalnie nie eliminuje miejsc pracy. Automatyzacja zasadniczo eliminuje żmudne i powtarzalne zadania, pozostawiając miejsce na myślenie strategiczne, budowanie relacji, kreatywność i innowacyjność — jedne z najbardziej cenionych umiejętności w dzisiejszym miejscu pracy.

Google to prawdziwy przykład, z którym każdy może się utożsamić.

Wyobraź sobie, że Google polega tylko na ludziach przy wyszukiwaniu odpowiednich informacji w miliardach codziennych zapytań. Musiałbyś czekać latami, aby uzyskać właściwe i istotne informacje.

„Kluczem do jakości i szybkości Google jest automatyzacja: poprzez jednoznaczne zdefiniowanie zasad działania systemu, programiści wyszukiwarek są w stanie zautomatyzować codzienną pracę systemu.”

Josha Kaufmana
Osobiste MBA

Czy Google nadal potrzebuje inżynierów i innego personelu? Absolutnie. Zapotrzebowanie na nich jest większe niż kiedykolwiek, ale automatyzacja zadań pozwala członkom zespołu zająć się innymi projektami.

3. Wykorzystaj technologię

Czterdzieści sześć procent pracowników zgłasza zwiększoną produktywność w wyniku korzystania z narzędzi cyfrowych, ale trzeba wybrać odpowiednie platformy.

Najważniejsze jest to, że technologia musi pracować dla Ciebie, a nie na odwrót. Głównym powodem systematyzacji jest zmniejszenie obciążenia pracą i optymalizacja aktywności. Nie jest dobrym rozwiązaniem wdrażanie nowego narzędzia, wymagające dodatkowych kroków przez dłuższy czas.

• Użyj dostępnej prostej technologii, takiej jak kalendarz, do usystematyzowania.
• Wybierz konkretną technologię, aby rozwiązać problem związany z procesem.
• Wybierz dostawcę technologii, który zapewnia wsparcie potrzebne do bezproblemowego wdrożenia swoich narzędzi.

Małe zmiany składają się na duże rezultaty

Większość ludzi uważa, że ​​bycie bardziej produktywnym, wydajnym lub odnoszącym sukcesy oznacza całkowitą zmianę ich życia lub biznesu. Ale małe zmiany prowadzą do dużych rezultatów, a tworzenie kultury biznesowej i osobistego sposobu myślenia o ciągłym doskonaleniu pozwala osiągnąć znacznie więcej niż pojedynczy i potencjalnie krótkotrwały przegląd.

„Ludzie i organizacje, które są w stanie robić właściwe rzeczy bardziej konsekwentnie, są bardziej skłonne do utrzymania niewielkiej przewagi i gromadzenia nieproporcjonalnych nagród w czasie”.

James Clear
Reguła 1%.

Małe różnice w wydajności przeradzają się w serię dużych zwycięstw, gdy są powtarzane w czasie.

Przykładem może być fakt, że w 2003 r., kiedy British Cycling było prawie skazane na porażkę, zatrudnili Dave'a Brailsforda, trenera znanego ze swojego podejścia do marginalnych zysków. Do tego momentu wyniki British Cyclists były tak rozczarowujące, że jeden z czołowych producentów rowerów w Europie odmówił sprzedaży motocykli zespołowi z obawy, że zaszkodzi to sprzedaży.

Pięć lat później, w 2008 roku, brytyjska drużyna kolarska zdobyła zdumiewające 60% medali na Igrzyskach Olimpijskich w Pekinie.

Jeśli zadziałało w British Cycling, może zadziałać u Ciebie.

Przyjmij więc sposób myślenia o ciągłym doskonaleniu, zamiast próbować usystematyzować całą swoją firmę lub życie w ciągu jednego tygodnia. Chodzi o codzienne wprowadzanie drobnych zmian i ulepszeń. Twoje obciążenie umysłowe zmniejszy się, a gdy zobaczysz poprawę w swoim życiu osobistym i zawodowym, będziesz zmotywowany do dalszego przyjmowania systemów, które promują małe zwycięstwa.

Zastanawiając się, zobaczysz, że niewielka korekta w Twojej pracy oznacza duże rezultaty.

Proste hacki systemowe do wdrożenia już dziś

Idealne podejście do systematyzacji nie istnieje. Wszystko zależy od rodzaju pracy, roli, wielkości zespołu, a także osobistych preferencji. Kilka prostych hacków, które możesz wprowadzić dzisiaj, jutro będzie miało ogromny wpływ na Twoje samopoczucie i produktywność.

1. Usystematyzuj swój kalendarz

Spójrz teraz na swój kalendarz. Prawdopodobnie jest pełen próśb od innych osób, ale czy jest to zgodne z Twoimi priorytetami i celami?

Usystematyzuj swój czas za pomocą kalendarza, zaznaczając czas wykonania określonego zadania i dopasowując zadanie do celu.

Mogą się zdarzyć dwie rzeczy. Zdasz sobie sprawę, że spędzasz mnóstwo czasu na pracy, która po prostu nie jest tak ważna, lub faktycznie zaczniesz przydzielać czas swoim priorytetom, aby pomóc Ci się skoncentrować i ukończyć zadania do określonej daty. W obie strony wygrywasz.

2. Zarządzaj powiadomieniami

Czy rozpraszasz się za każdym razem, gdy otrzymujesz e-mail lub wiadomość? Usystematyzuj swoje powiadomienia, konfigurując kanały Slack dla określonych powiadomień lub zadań, aby utrzymać koncentrację. Możesz też ustawić przydzielony czas przeglądania powiadomień lub po prostu usunąć te, których nie potrzebujesz.

3. Szablonuj

Czy odpowiadasz na zapytania klientów, za każdym razem pisząc odpowiedź? Czy tworzysz ten sam styl dokumentu na każde spotkanie? Używaj szablonów do powtarzalnych zadań, aby skrócić czas tworzenia dokumentów.

Szablony faktycznie zwiększają możliwości ciągłego doskonalenia, są łatwe do aktualizacji i zarządzania, zapewniając spójność w ramach projektu lub procesu.

4. Stwórz procesy

Rozważ przepływ pracy, który żyje w arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach e-mail lub wyłącznie w czyjejś głowie. W jaki sposób ten przepływ pracy może stać się procesem biznesowym, który jest bardziej wydajny dla wszystkich? Jeśli sprawdza się to w przypadku kolacji w dni powszednie, to sprawdzi się w wymiarze zawodowym.

Udokumentuj proces i podziel go na powtarzalne zadania w kalendarzu za pomocą szablonu lub określonych zadań w systemie zarządzania projektami i obserwuj rozwój swoich zespołów.

5. Ustal priorytety zadań

Priorytetyzuj zadania tak, jak to działa dla Ciebie — czy najpierw wykonasz pilne zadania, czy zaczniesz od czegoś lekkiego na rozgrzewkę. To przygotuje Cię na cały dzień i zmniejszy niepokój. Połącz to podejście z automatyzacją zadań, nad którymi wcześniej spędzałeś wiele godzin, a odniesiesz zwycięstwo na froncie produktywności.

6. Zaplanuj swój dzień, aby uzyskać lepszą wydajność

Ludzie mają tendencję do rutynowego życia osobistego, które koncentruje się wokół jedzenia, spania, kontaktów towarzyskich i opieki. Ale możesz – i powinieneś – zaplanować swój dzień, aby uzyskać optymalne wyniki.

Jeśli jesteś rannym ptaszkiem, usystematyzuj wykonywanie głębokiej pracy rano i spotkania po południu. Potrzebujesz godzin, aby skoncentrować się na określonej pracy każdego tygodnia? Zablokuj to w swoim harmonogramie i stwórz dzień wolny od spotkań.

Pamiętaj jednak, że nieproduktywny lub zły dzień jest w porządku. Nie zadręczaj się tym. Skoncentruj się na nauce do przodu.

Każdego dnia zegar się resetuje

Kiedy 61% przeciętnego dnia roboczego spędza się na zadaniach o niewielkiej lub żadnej wartości, nadszedł czas na zmianę.

Ludziom często nie przychodzi do głowy, że mają coś do powiedzenia w kwestii spędzania czasu i energii. Sposób, w jaki zawsze coś robiłeś, może nie być najskuteczniejszym sposobem. Czy takie coś w ogóle trzeba robić?

Kiedy zarządzasz swoim czasem, masz kilka możliwości: zrób to sam, deleguj lub usuń. Lub możesz to usystematyzować!

McDonald's, posiadający ponad 38 000 lokalizacji w ponad 100 krajach, jest w 93% własnością niezależnych właścicieli lokalnych firm. Wykorzystali systematyzację, aby osiągnąć spójność, doskonałość obsługi klienta i optymalną wydajność.

Wydaje się zbyt przytłaczające?

Nawet jeśli obecnie nie systematyzujesz, nadal masz proces. Nadal wykonujesz szereg kroków, aby dostać się z punktu A do punktu B. Po prostu twoje metody prawdopodobnie nie są – absolutnie bez urazy – tak wydajne. Najprawdopodobniej każdego dnia poświęcasz mnóstwo energii i czasu na wypełnianie listy rzeczy do zrobienia.

Jeśli troszczysz się o wykorzystanie swojego potencjału, dawanie z siebie wszystkiego i wnoszenie wkładu w ramach swojej roli, systematyzacja nie może przynieść nic poza zapewnieniem tak bardzo potrzebnej ulgi i korzyści.

Jak mówi Brian Tracy: „Trudno wyrobić sobie dobre nawyki, ale łatwo z nimi żyć. Złe nawyki łatwo wykształcić, ale trudno z nimi żyć”.

Systematyzacja zapewnia lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, zmniejsza przytłoczenie i wypalenie, zwiększa produktywność i kreatywność oraz zwiększa potencjał sukcesu.

Praca z domu może odbić się na systematyzowaniu codziennych zadań. Oto jak pracować z domu (z dowolnego miejsca na świecie) bez naruszania rutyny.