3 طرق سهلة لتنظيم عملك وتقليل الإرهاق

لا يجب تصميم النظام نحو التميز.

يجب أن يؤدي تنظيم عملك إلى القضاء على أوجه القصور وتسهيل حياة موظفيك. يتلقى موظف المكتب العادي 120 بريدًا إلكترونيًا يوميًا. أضف الآن جميع أدوات المراسلة الأخرى هذه مع إشعاراتها التي لا نهاية لها. في عالم يتدفق باستمرار على المعلومات والبريد الإلكتروني والاجتماعات وقوائم المهام ، من السهل تشتيت الانتباه والارتباك.

كيف تقلل من عوامل التشتيت وتزيد الإنتاجية وتحافظ على الرفاهية في نفس الوقت؟

قد يكون التنظيم هو الإجابة التي كنت تبحث عنها.

التنظيم ، عملية إعداد روتين أو عملية تساعدك على التعامل مع مهامك بشكل أكثر كفاءة ، لا يغير فقط طريقة أدائك بل يقلل أيضًا من عبء العمل العقلي ، والإرهاق ، والإرهاق.

هذا يعني أنك تعمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة لأنه بدلاً من التفكير في ما يجب القيام به بشكل فردي في كل مرة ، قمت بالفعل بإنشاء نظام للتعامل مع هذه المهام. تساعدك هذه الأنظمة على أتمتة المهام المتكررة ، وتوفير الوقت عند إكمال مهام محددة ، وتعليم عقلك كيفية القيام بأشياء معينة بشكل أسرع.

في هذه المقالة ، ستتعرف على ثلاث طرق يؤدي بها خلق عادات وتنظيم المهام في العمل إلى زيادة الإنتاجية والرفاهية.

ما هو التنظيم؟

التنظيم هو عملية إنشاء روتين هادف من المهام المقننة والقابلة للتكرار. يمكنك تنظيم معظم الأشياء: من التعامل مع شكوى العميل إلى توظيف أفضل المواهب وإدارة اجتماعات الفريق الأسبوعية.

قد يبدو إنشاء نظام مرهقًا في البداية ، ولكن كلما كان نظامك أفضل ، كان عملك وحياتك أفضل - وأسهل -. توفر الأنظمة الوقت وتبقيك في أعلى مستويات الكفاءة والإنتاجية والإبداع.

خذ على سبيل المثال عشاء أيام الأسبوع. من المستنزف التفكير فيما ستطبخه وما لديك في الثلاجة يوميًا. ستكون أكثر استرخاءً عندما يمكنك التسوق مرة واحدة في الأسبوع ، بحيث يكون لديك ما تحتاجه وتكون جاهزًا للطهي للأسبوع المقبل.

إنه نفس الشيء في مجال الأعمال.

كلما احتجت إلى التفكير في كيفية القيام بشيء ما ، حتى لو كانت مهمة صغيرة مثل كتابة بريد إلكتروني إلى عميل ، فإن الأمر يستغرق وقتًا. بدون عملية متسقة ، يمكن قضاء هذا الوقت في مهام أكبر لإنتاج النتائج ، أو ربما الحصول على استراحة لتناول القهوة مع زميل.

لا يتعلق التنظيم فقط بإدارة أفضل للوقت - إنه يتعلق بتسخير قوة الأنظمة لإنشاء المزيد من الموارد. التناقض ، كما اتضح ، ليس مجرد عدو لجدول الأعمال والعمل الفعال ؛ لا يحب رفاهيتك كثيرًا أيضًا.

يقضي معظمنا وقتًا غير عادي في محاولة حل نفس المشكلات مرارًا وتكرارًا عندما يمكن تنظيم تلك المهام لخلق المساحة والقدرة على التركيز على العمل الذي يؤدي إلى نتائج.

يعني الارتباط الإيجابي بين الإنتاجية والتنظيم أنه كلما زادت كفاءة تنظيمك ، زادت إنتاجيتك. السر الذي يعرفه معظم أصحاب الأداء العالي هو أنه ليس مدى نجاحهم في أداء شيء ما مرة واحدة ؛ إنه يتعلق بالقيام بذلك بشكل جيد مرارًا وتكرارًا.

كلما قدمت عملًا رائعًا بشكل أكثر اتساقًا ، سيقدم عملك تجربة عملاء رائعة ونتائج من الدرجة الأولى. لن تعود إلى متجر تتغير أحجام ملابسه في كل مرة تزورها. إذا كان هناك شيء واحد يحبه العملاء ، فهو عمل يقدمه دائمًا.

لا تؤدي الممارسة إلى الكمال ، لكنها ترفع الاحتمالات لصالحك ؛ يحدد أداؤك المتسق ما إذا كنت تصل إلى أهدافك أو تخطئ الهدف.

حسنًا ، يزيد التنظيم من احتمالات نجاح نشاط معين ، ومهنة ، وعمل معين ، لكن هل تعلم أن التنظيم يُحدث فرقًا كبيرًا في رفاهيتك؟

تقليل عبء العمل الذهني والإرهاق مع التنظيم

يعاني تسعة وسبعون في المائة من الموظفين في جميع أنحاء العالم من الإرهاق المعتدل أو المعتدل أو الشديد في مكان العمل ، مما يقلل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 68٪.

يُظهر تقرير التعلم في مكان العمل لعام 2021 الصادر عن LinkedIn أن 30٪ من إجهاد المديرين ناتج عن مسؤوليات وظيفية غير واضحة. بمعنى آخر ، عدم معرفة ما هو متوقع أو عدم وجود نظام يؤدي إلى الإرهاق.

يحدث الإرهاق أيضًا نتيجة للإجهاد غير المُدار طويل الأمد والمتعلق بالعمل. في كثير من الحالات ، يكون هذا الضغط ناتجًا عن الحمل المعرفي المستمر مما يجعل الموظفين أقل فعالية وإنتاجية.

تشرح نظرية الحمل المعرفي هذه الظاهرة. تنص على أن الأشخاص يجدون صعوبة في أداء المهام وتعلم أشياء جديدة إذا كانوا يحاولون معالجة الكثير من المعلومات في وقت واحد. بالإضافة إلى ذلك ، يميل البشر إلى اتخاذ قرارات أضعف كلما طالت مدة تعاملهم مع العبء المعرفي.

"بعد فترة طويلة من التفكير الجاد ، يبدو أن اتخاذ القرارات التي تفضل السهولة على المدى القصير ، ولكنها أسوأ بشكل عام ، هو أداة تنظيم بيولوجية لمكافحة التعب الإدراكي. "

مادلين هولكومب
كاتب ، CNN Science and Wellness

ما علاقة هذا بالتنظيم؟

يقلل التنظيم ، في أفضل حالاته ، من إجهاد اتخاذ القرار والإرهاق المعرفي ، مما يمنحك المزيد من الطاقة العقلية لأداء مهام أخرى. نظّم روتينك في العمل وما تتناوله أنت وعائلتك على العشاء ، وقد تجد نفسك تمتلك الطاقة للقيام بالتمرين المسائي أو الانضمام إلى الفصل الذي تريد أن تبدأه.

نظّم أعمالك وتوسّع نطاقها بطرق لم تتخيلها أبدًا.

3 طرق لاستخدام النظام لزيادة الإنتاجية

التنظيم هو الطريق إلى الأمام عند التطلع إلى زيادة الإنتاجية في عملك. فيما يلي ثلاث طرق لمعالجة التنظيم ودفع الكفاءة.

1. اجعل عملياتك أكثر كفاءة

ابدأ بالعقلية الصحيحة لجعل عملياتك أكثر كفاءة.

فكر في روتينك الصباحي. من المحتمل أن يشمل ذلك تنظيف أسنانك ، والاستحمام ، وتمشيط شعرك. هذه أشياء تقوم بها بالفعل. التنظيم هو مجرد التعرف على الأنشطة اليومية التي تقوم بها وتحسينها.

"موهبة التعرف على الأنماط هي شيء لا يعرف معظم الناس أنهم بحاجة إليه أو يدركون أنه لديهم بالفعل. إذا تمكنا من تحويل البيانات إلى نمط أو قاعدة ، فإن النتائج شبه السحرية ستترتب على ذلك. لم نعد بحاجة إلى تذكر جبل من البيانات ؛ نحتاج فقط إلى تذكر قانون واحد بسيط ".

دانيال بور
الدماغ المفترس

لذا ، كيف تجعل عملياتك أكثر كفاءة بمجرد أن تكون عقليتك صحيحة؟

الخطوة الأولى هي التعرف على ما ينجح وما لا ينجح. قضاء وقت لا حصر له في الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو نفس الأسئلة من أعضاء الفريق؟ إنها علامة على أن العملية لا تعمل.

بمجرد تحديد الأشياء التي لا تعمل ، حدد الخطوات لتحديد أوجه القصور. هل يمكن إلغاء خطوات معينة أو دمجها أو تشغيلها آليًا؟ هل يمكن إعادة تصميم العملية بالكامل؟

إن أخذ نصف يوم من حياتك مرة كل ربع أو حتى مرة واحدة في السنة قد يعني أنك ستأخذ أيامًا إضافية من الإجازة ، أو تصل إلى أهداف في وقت أقصر ، أو تستمتع حقًا بهذا التوازن بعيد المنال بين العمل والحياة الذي يتحدث عنه الجميع. تخيل ذلك!

2. أتمتة المهام المتكررة

ينص تقرير McKinsey حول الإنتاجية والأتمتة على أن "حوالي 60٪ من جميع المهن لديها ما لا يقل عن 30٪ من الأنشطة المكونة التي يمكن أتمتتها." هذا يعني أن هناك الكثير من العمل غير الضروري الذي يتم إنجازه.

احصل على رسالة سلاك كلما تم ذكر علامتك التجارية في وسائل الإعلام. انسخ حدث تقويم إلى آخر. أرسل بريدًا إلكترونيًا آليًا عندما ينقر شخص ما على صفحة معينة من موقع الويب الخاص بك. قم بتعيين دليل الموظف الخاص بك للمراجعة الآلية. الأفكار لا حصر لها.

يقلق الناس بشأن أتمتة جوانب وظائفهم خوفًا من فقدان الوظيفة ، ولكن في الواقع ، يمكن لأتمتة المهام المتكررة أن تعزز حياتك المهنية ، وتساعدك على تحقيق المزيد. الحقيقة هي أن الأتمتة لا تلغي الوظائف بشكل عام. تعمل الأتمتة بشكل عام على التخلص من المهام الشاقة والمتكررة لإفساح المجال للتفكير الاستراتيجي وبناء العلاقات والإبداع والابتكار - وهي بعض من أكثر المهارات قيمة في مكان العمل اليوم.

يعد Google مثالًا واقعيًا يمكن للجميع الارتباط به.

تخيل لو اعتمدت Google على البشر فقط للبحث عن المعلومات ذات الصلة بمليارات طلبات البحث اليومية. سيتعين عليك الانتظار سنوات للحصول على المعلومات الصحيحة وذات الصلة.

"إن مفتاح جودة Google وسرعته هو الأتمتة: من خلال التحديد الصريح لقواعد كيفية عمل النظام ، يستطيع مبرمجو محرك البحث أتمتة التشغيل اليومي للنظام".

جوش كوفمان
ماجستير إدارة الأعمال الشخصية

هل ما زالت Google بحاجة إلى مهندسين وموظفين آخرين؟ قطعاً. لقد أصبح الطلب عليها أكثر من أي وقت مضى ، لكن أتمتة المهام تحرر أعضاء الفريق للعمل في مشاريع أخرى.

3. الاستفادة من التكنولوجيا

أبلغ ستة وأربعون بالمائة من الموظفين عن زيادة الإنتاجية نتيجة لاستخدام الأداة الرقمية ، ولكن عليك اختيار الأنظمة الأساسية المناسبة.

خلاصة القول هي أن التكنولوجيا يجب أن تعمل من أجلك ، وليس العكس. السبب الكامل للتنظيم هو تقليل عبء العمل وتحسين النشاط. ليس من الجيد إعداد أداة جديدة تتطلب خطوات إضافية على مدار فترة متواصلة.

• استخدم التكنولوجيا البسيطة المتاحة ، مثل التقويم الخاص بك ، للتنظيم.
• اختر تقنية محددة لحل تحدي العملية.
• اختر مزودًا للتكنولوجيا يمنحك الدعم الذي تحتاجه لتنفيذ أدواته بسلاسة.

التغييرات الصغيرة تضيف ما يصل إلى نتائج كبيرة

يعتقد معظم الناس أن كونك أكثر إنتاجية أو كفاءة أو نجاحًا يعني إصلاحًا تامًا لحياتهم أو أعمالهم. لكن التغييرات الصغيرة تؤدي إلى نتائج كبيرة وخلق ثقافة عمل وعقلية شخصية للتحسين المستمر تحقق أكثر بكثير من مجرد إصلاح واحد وربما قصير العمر.

"الأشخاص والمنظمات الذين يمكنهم القيام بالأشياء الصحيحة بشكل أكثر اتساقًا هم أكثر عرضة للاحتفاظ بميزة طفيفة وتجميع مكافآت غير متناسبة بمرور الوقت."

جيمس كلير
قاعدة 1٪

تنمو الاختلافات الصغيرة في الأداء إلى سلسلة من الانتصارات الكبيرة عندما تتكرر بمرور الوقت.

مثال على ذلك ، في عام 2003 ، عندما كان مصير ركوب الدراجات البريطاني في طريقه إلى الفشل ، قاموا بتعيين ديف برايلسفورد ، وهو مدرب مشهور بمقاربته لتحقيق مكاسب هامشية. حتى تلك اللحظة ، كان أداء راكبي الدراجات البريطانيين محبطًا للغاية لدرجة أن أحد كبار مصنعي الدراجات في أوروبا رفض بيع الدراجات للفريق خوفًا من أن يؤدي ذلك إلى الإضرار بالمبيعات.

بعد خمس سنوات ، في عام 2008 ، فاز فريق ركوب الدراجات البريطاني بنسبة مذهلة بلغت 60٪ من الميداليات في دورة الألعاب الأولمبية في بكين.

إذا كان يعمل مع British Cycling ، فقد يعمل من أجلك.

لذلك ، تبنَّى عقلية التحسين المستمر بدلاً من محاولة تنظيم عملك أو حياتك بالكامل في أسبوع واحد. يتعلق الأمر بإجراء تغييرات وتحسينات صغيرة كل يوم. سوف يخف عبء العمل العقلي الخاص بك ، وعندما ترى تحسينات في حياتك الشخصية والمهنية ، ستكون متحمسًا لمواصلة تبني الأنظمة التي تعزز المكاسب الصغيرة.

بالتأمل ، سترى أن تعديلًا بسيطًا في عملك يعني نتائج كبيرة.

اختراقات بسيطة للتنظيم يتم تنفيذها اليوم

النهج المثالي للتنظيم غير موجود. كل هذا يتوقف على نوع عملك ، ودورك ، وحجم فريقك ، بالإضافة إلى تفضيلاتك الشخصية. بعض الاختراقات البسيطة التي يمكنك تأسيسها اليوم ستحدث فرقًا كبيرًا في رفاهيتك وإنتاجيتك غدًا.

1. تنظيم التقويم الخاص بك

انظر إلى التقويم الخاص بك الآن. ربما تكون مليئة بالطلبات من أشخاص آخرين ، لكن هل تتماشى مع أولوياتك وأهدافك؟

نظم وقتك مع التقويم الخاص بك عن طريق تحديد الوقت الذي تكمل فيه مهمة معينة ومواءمة المهمة مع هدف.

قد يحدث شيئين. ستدرك أنك تقضي مجموعة من الوقت في عمل ليس بهذه الأهمية ، أو ستبدأ بالفعل في تخصيص وقت لأولوياتك لمساعدتك على التركيز وإكمال المهام بحلول تاريخ معين. في كلا الاتجاهين ، تكسب.

2. إدارة الإخطارات

هل يتشتت انتباهك في كل مرة تتلقى فيها رسالة بريد إلكتروني أو رسالة؟ نظّم إشعاراتك من خلال إعداد قنوات Slack لإشعارات أو مهام محددة للحفاظ على تركيزك. بدلاً من ذلك ، حدد وقتًا مخصصًا عند عرض الإشعارات أو ببساطة حذف الإشعارات التي لا تحتاج إليها.

3. تمبلت

هل ترد على استفسارات العملاء بكتابة رد في كل مرة؟ هل تقوم بإنشاء نفس نمط المستند لكل اجتماع؟ استخدم القوالب للمهام المتكررة لتقليل الوقت الذي يستغرقه إنشاء المستندات.

تزيد القوالب فعليًا من فرصة التحسين المستمر ، ومن السهل تحديثها وإدارتها ، مما يوفر الاتساق داخل المشروع أو العملية.

4. إنشاء العمليات

ضع في اعتبارك سير العمل الذي يعيش في جداول البيانات أو رسائل البريد الإلكتروني أو في رأس شخص آخر تمامًا. كيف يمكن أن يصبح سير العمل هذا عملية تجارية أكثر كفاءة للجميع؟ إذا كان يعمل في حالة عشاء أيام الأسبوع ، فسوف يعمل بشكل احترافي.

وثق العملية وقم بتقسيمها إلى مهام متكررة في التقويم عبر قالب أو مهام محددة على نظام إدارة المشروع وشاهد فرقك تزدهر.

5. ترتيب أولويات المهام

حدد أولويات المهام بالطريقة التي تناسبك - سواء أكملت المهام العاجلة أولاً أو البدء بشيء خفيف للإحماء. هذا يهيئك لليوم ويقلل من القلق. اجمع بين هذا النهج وأتمتة المهام التي قضيت ساعات عليها سابقًا ، وستجد نفسك تربح من ناحية الإنتاجية.

6. خطط ليومك نحو مخرجات أفضل

يميل الناس إلى اتباع روتين لحياتهم الشخصية يتمحور حول الأكل والنوم والتواصل الاجتماعي والرعاية. ولكن يمكنك - ويجب - التخطيط ليومك لتحقيق أفضل النتائج.

إذا كنت شخصًا صباحيًا ، فقم بتنظيم عمل عميق في الصباح وعقد اجتماعات في فترة ما بعد الظهر. هل تحتاج إلى ساعات للتركيز على جزء معين من العمل كل أسبوع؟ قم بحظره في جدولك وإنشاء يوم خالٍ من الاجتماعات.

لكن تذكر ، لا بأس أن يكون يومك غير منتج أو سيئًا. لا تغلب على نفسك. ركز على التعلم إلى الأمام.

كل يوم يتم إعادة ضبط الساعة

عندما يتم إنفاق 61٪ من متوسط ​​يوم العمل في مهام ذات قيمة قليلة أو معدومة ، فقد حان الوقت للتغيير.

لا يخطر ببال الناس أن لهم رأيًا في قضاء الوقت والطاقة. الطريقة التي كنت تفعل بها شيئًا ما قد لا تكون الطريقة الأكثر فاعلية. هل هذا شيء يجب القيام به على الإطلاق؟

عند إدارة وقتك ، لديك بعض الخيارات: قم بذلك بنفسك ، أو قم بتفويضه ، أو احذفه. أو يمكنك تنظيمها!

ماكدونالدز ، مع أكثر من 38000 موقع في أكثر من 100 دولة ، تمتلك 93 ٪ من أصحاب الأعمال المحليين المستقلين. لقد استخدموا التنظيم لتحقيق الاتساق والتميز في خدمة العملاء والكفاءة المثلى.

يبدو غامر جدا؟

حتى لو لم تكن منظمًا حاليًا ، فلا يزال لديك عملية. ما زلت تتخذ سلسلة من الخطوات للانتقال من النقطة "أ" إلى "ب". الأمر فقط هو أن أساليبك ربما لا تكون فعالة على الإطلاق - لا يقصد بها الإساءة على الإطلاق - بهذه الفعالية. على الأرجح ، أنت تقضي الكثير من الطاقة والوقت في إكمال قائمة المهام الخاصة بك كل يوم.

إذا كنت مهتمًا بتحقيق إمكاناتك ، وتقديم أفضل ما لديك ، والمساهمة في دورك ، فلا يمكن للتنظيم أن يفعل شيئًا سوى تزويدك بالإغاثة والفوائد التي تشتد الحاجة إليها.

كما يقول بريان تريسي ، "من الصعب تكوين العادات الجيدة ولكن من السهل التعايش معها. من السهل تكوين العادات السيئة ولكن يصعب التعايش معها ".

يوفر التنظيم توازنًا أفضل بين العمل والحياة ، ويقلل من الإرهاق والإرهاق ، ويزيد من الإنتاجية والإبداع ، ويزيد من احتمالات النجاح.

يمكن أن يؤثر العمل من المنزل على تنظيم المهام اليومية. إليك كيفية العمل من المنزل (من أي مكان في العالم) دون الإضرار بروتينك.