Sanal etkinlik platformu nasıl seçilir

Pazarlama teknolojisi yığınınıza eklemek için bir sanal etkinlik platformu seçmek kolay bir iş değildir. Dağıtılmış işgücünün yükselişiyle birlikte, sanal etkinlik platformları yerden sağa sola filizleniyor.

Yığınınıza eklediğiniz diğer herhangi bir teknoloji parçası gibi, dikkatli bir değerlendirme gerektirir ve bir dizi önemli karar alınması gerekir.

İhtiyaçlarınız için yanlış sanal etkinlik platformunu seçmenin etkisi çok önemlidir. Bu yazıda, doğru platformu bulmanızı sağlamak için ana karar ağaçlarının üzerinden geçeceğiz.

1. Bütçenizi belirleyin

Bir sanal etkinlik platformu seçerken ilk ve en önemli husus, mevcut bütçenizi belirlemektir. Platformlar, bütçe dostu seçeneklerden kurumsal çözümlere kadar tüm şekil ve boyutlarda gelir.

Sanal etkinlik platformlarının maliyetleri ve çoğu satıcının sunduğu ek hizmetler hakkında ayrıntılı bir makalemiz var.

Kısacası, sanal etkinlik platformları tipik olarak, beklenen yıllık katılımcı sayınızla desteklenen aylık yinelenen bir abonelik ücreti alır.

2. Dahili veya harici olaylar

Çevrimiçi etkinlik platformlarının özellikleri, ideal hedef kitlelerine göre uyarlanmıştır. İki ana segmentasyon, (olası) müşteriler gibi dış hedef kitlelere ve çalışanlar gibi iç kitlelere yönelik etkinliklerdir.

Sanal bir etkinlik platformu seçmek söz konusu olduğunda, iç veya dış izleyiciler için etkinliklere ev sahipliği yapıp yapmayacağınıza karar vermeniz gerekir.

Dahili etkinlik platformları genellikle atölye çalışmaları gibi işbirliğini teşvik etmek için tasarlanmıştır. Aksine, harici etkinlik platformları sponsorluk stantları ve biletleme gibi özellikler sunar.

3. Kitlenizin boyutunu anlayın

Hedef kitlenizin boyutu, sanal etkinlik platformunuzu seçerken önemli bir belirleme noktasıdır. Büyük bir kitle beklerken, aynı anda birden fazla oturuma ev sahipliği yapma yeteneği gibi bunları daha yönetilebilir boyutlara bölmek için özelliklere ihtiyacınız olacaktır.

3000 katılımcılı bir etkinliğe ev sahipliği yapacaksanız, kurumsal düzeyde platformlara bakıyorsunuz. Öte yandan, 20 katılımcıdan oluşan küçük bir etkinliğiniz varsa, kurumsal düzeyde bir platform en üst düzeyde olacaktır.

4. Önemli özelliklerin seçimi

Sanal etkinlik platformu seçim sürecinize başlamadan önce, oturup temel özellik gereksinimlerinin bir listesini oluşturmanız çok önemlidir.

Benim tavsiyem, hangi tür entegrasyonlara ihtiyacınız olduğunu belirlemek için mevcut MarTech Yığınınıza bir göz atmanızdır. Etkinlik platformunun yığınınızda bağımsız bir teknoloji parçası olmasını istemezsiniz. Veri akışlarını kolaylaştırmak için hepsinin entegre edilmesi gerekir.

Aşağıda, listenizde size yardımcı olacak özelliklerin bir listesi bulunmaktadır:

• Sponsorluk satışı
• Sanal kabinler
• Biletlendirme
• Hibrit olay yetenekleri
• E-posta otomasyonu
• Entegrasyonlar
• Etkinlik gündemleri ve zamanlaması
• Açılış sayfası oluşturucuları
• Kuru çalışma yetenekleri

Markletic'te sanal etkinlik platformlarını 80'den fazla özellik üzerinde inceliyoruz. Özelliklerin tam listesi için incelemelerimizden birine göz atabilir ve özellikler bölümüne inebilirsiniz.

5. Sponsorluk yeteneklerini belirleyin

Sanal konferanslar için, etkinlik organizatörleri genellikle sponsorluk özelliklerine ihtiyaç duyar. Etkinlik organizatörleri, izleyici deneyimini geliştirmek ve gelir akışları oluşturmak için sponsorluk satar.

Sanal etkinlik platformunuzu seçerken aşağıdaki sponsorluk özelliklerinden herhangi birine ihtiyacınız olup olmayacağını belirlemeniz önemlidir.

• Sponsorların varlıklarını dahil etmek için özel etkinlik platformu markalaması.
• Sanal stantlar ve sponsorların stantları kendilerinin yapılandırması.
• Sanal stantlarda izleyici katılımı özellikleri. Başka bir deyişle, sponsorların stant ziyaretçileriyle etkileşime girmesine izin veren özellikler.
• Katmanlı sponsorluk paketleri satmaya yönelik özellikler.
• Sponsor tarafından barındırılan ara oturumları.
• Sanal stantlarda izleyici katılımı hakkında raporlama. Sponsorlar genellikle sanal etkinliklerde potansiyel müşteriler oluşturmayı amaçlar ve etkinlikten sonra potansiyel müşterileri onlara aktarmanız gerekir.

İpucu: Burada sanal etkinlik sponsorluğu prospektüsü örneğimizi bulabilirsiniz.

6. Biletleme gereksinimleri

Etkinlik organizatörleri bazen gelir elde etmek ve sanal etkinlik platformunun maliyetlerini dengelemek için sanal etkinliklerine bilet satmayı tercih eder.

Sanal etkinlik platformunuzu seçerken, hangi biletleme özelliklerine ihtiyacınız olduğunu belirlemeniz önemlidir. Aşağıda ortak biletleme özelliklerinin bir listesi bulunmaktadır.

• Katmanlı biletler
• İndirim Kodları
• Ödeme ağ geçidi entegrasyonları
• Satılan biletin türüne göre oturum erişim kısıtlamaları
• Gelir raporlama
• CRM entegrasyonu

7. Ağ oluşturmanın önemini belirleyin

Araştırmamıza göre, insanların sanal etkinliklere katılmasının ikinci en büyük nedeni ağ oluşturma amaçlıdır.

Herhangi bir sanal etkinliğe ev sahipliği yaparken, muhtemelen dinleyiciler ve konuşmacılar arasındaki etkileşimi geliştiren özellikler arıyorsunuz.

Özellikle sanal konferanslar söz konusu olduğunda, ağ özellikleri giderek daha önemli bir rol oynamaktadır. Çevrimiçi etkinlik platformunun özellikleri, izleyici memnuniyetinde ayrılmaz bir rol oynamaktadır. Katılımcılarınız, yeni ilişkiler kurabildikleri ve akranlarından öğrenebildikleri zaman memnun olacaklardır.

Çevrimiçi etkinlik platformunuzu seçerken, aşağıdaki ağ oluşturma özelliklerine ihtiyacınız olup olmadığını göz önünde bulundurun.

• 1'e 1 çöpçatanlık
• Oyun oynamak
• Hoparlörlerle canlı sohbet
• Kullanıcı profilleri
• Özel kitle sohbeti
• Zoom gibi video konferans entegrasyonları

8. Sanal olay formalitesini belirleyin

Sanal etkinlik platformları tüm şekil ve boyutlarda gelir. Bazı etkinlik platformları, ürünlerini bir video oyununun içindeymişsiniz gibi hissettirecek şekilde tasarladı. Aksine, bazı platformlar daha gelenekseldir ve resmi bir izleyici kitlesi için daha uygundur.

Sanal etkinliğinizin formalite düzeyi öncelikle hedef kitleniz tarafından belirlenir. Örneğin, son kullanıcılarınız geliştiricilerse, bir video oyunu gibi hissettiren sanal bir etkinlik platformunu seveceklerdir. Bu platformlar, mekanda bir karakterle dolaşmak ve diğer katılımcılarla rekabet etmek için bir yarış arabasına binmek gibi eğlenceli özellikler sunuyor.

Öte yandan, yukarıda bahsedilen örnek, C-seviyesi bir olay için uygun olmayabilir.

Hedef kitlenizi tam olarak anlamanız ve birincil amaçlarını yerine getiren ve etkinlik boyunca ilgilerini çeken bir sanal etkinlik platformu aramanız gerekir.

9. Dahili son kullanıcılarınızı belirleyin

Bir sanal etkinlik platformu seçerken önemli bir husus, son kullanıcılardır. Organizasyonunuzda kimler etkinlik oluşturacak?

İK departmanınızdaki çalışanlar için kriterleri belirleyen sanal etkinlik platformu, Saha Pazarlama ekibinizin kriterlerinden farklı olacaktır.

Saha pazarlama ekibinizdeki kişiler muhtemelen çevrimiçi etkinlik platformlarıyla ilgili önceden deneyime sahip olacaklardır. Aksine, İK ekibiniz bu sanal olaylar dünyasında yeni olabilir.

Çalışanlarınızın etkinlik platformlarıyla olgunluk düzeyi, sanal etkinlik platformları seçiminizi ve satıcının sunduğu etkinleştirme paketlerini etkileyecektir. Etkinlik platformlarıyla ilgili deneyimi olmayan kişiler için sağlam bir etkinleştirme planına ihtiyacınız olacak.

Ek olarak, gerekli özellikler dahili son kullanıcılarınıza bağlı olacaktır. Yukarıdaki örneğe bağlı kalmak için, İK çalışanları muhtemelen ortak amaçlar için sanal etkinliklere ev sahipliği yapacaktır. Saha pazarlamacıları, talep oluşumunu hızlandıran etkinliklere ev sahipliği yapacak. Bu farklı gereksinimler, sanal etkinlik platformu kısa listenizi etkileyecektir.

10. Hibrit olay yetenekleri

Sanal konferanslara ev sahipliği yapmak için tasarlanmış çoğu sanal etkinlik platformu, aşağıdakiler gibi karma etkinlik özellikleri sunar:

• Yüz yüze katılımcı yönetimi.
• Canlı akış yetenekleri.
• Katılımcılarınız için etkinlik uygulaması.

Hibrit olay yönetiminin amacı, sanal ve yüz yüze izleyiciyi sorunsuz bir şekilde entegre etmektir.

Seçim süreciniz sırasında, açık bir sanal etkinliğe ev sahipliği yapıp yapmayacağınızı veya karma etkinliklere ayrılmak isteyip istemediğinizi belirlemeniz gerekecektir.

Çözüm

Sonuç olarak, sanal olay seçim süreci birçok karar gerektirir. Birkaçını saymak gerekirse bütçenize, özellik seçiminize, sponsorluk yeteneklerinize, son kullanıcılara ve hibrit etkinlik yeteneklerinize karar vermeniz gerekir.

Bir sanal etkinlik platformu seçerken, bu makalede özetlenen karar, kısa bir platform listesi oluşturma konusunda size rehberlik edecektir.