Jak wybrać wirtualną platformę eventową

Wybór wirtualnej platformy eventowej do dodania do swojego stosu technologii marketingowych nie jest łatwym zadaniem. Wraz ze wzrostem rozproszonej siły roboczej, wirtualne platformy eventowe zaczęły wyrastać z ziemi po lewej i prawej stronie.

Tak jak każda inna technologia, którą dodajesz do swojego stosu, wymaga ona starannego rozważenia i podjęcia szeregu ważnych decyzji.

Wpływ wyboru niewłaściwej wirtualnej platformy eventowej do Twoich potrzeb jest zbyt duży. W tym artykule omówimy główne drzewa decyzyjne, aby upewnić się, że znajdziesz odpowiednią platformę.

1. Określ swój budżet

Pierwszą i najważniejszą kwestią przy wyborze wirtualnej platformy eventowej jest określenie dostępnego budżetu. Platformy są dostępne we wszystkich kształtach i rozmiarach, od opcji przyjaznych dla budżetu po rozwiązania dla przedsiębiorstw.

Mamy szczegółowy artykuł na temat kosztów wirtualnych platform eventowych i dodatkowych usług oferowanych przez większość dostawców.

Krótko mówiąc, platformy wydarzeń wirtualnych zazwyczaj pobierają miesięczną opłatę abonamentową, która jest uzupełniana o przewidywaną liczbę rocznych uczestników.

2. Zdarzenia wewnętrzne lub zewnętrzne

Funkcje internetowych platform eventowych są dostosowane do ich idealnej grupy docelowej. Dwie główne segmentacje to wydarzenia dla odbiorców zewnętrznych, takich jak (potencjalni) klienci, oraz odbiorców wewnętrznych, takich jak pracownicy.

Jeśli chodzi o wybór wirtualnej platformy eventowej, musisz zdecydować, czy będziesz organizować wydarzenia dla odbiorców wewnętrznych czy zewnętrznych.

Platformy wydarzeń wewnętrznych są często projektowane w celu promowania współpracy, takiej jak warsztaty. Wręcz przeciwnie, zewnętrzne platformy imprezowe oferują funkcje, takie jak stoiska sponsorskie i sprzedaż biletów.

3. Zrozum swoją wielkość odbiorców

Wielkość Twojej widowni jest kluczowym punktem determinacji przy wyborze Twojej wirtualnej platformy eventowej. Kiedy spodziewasz się dużej liczby odbiorców, będziesz potrzebować funkcji, które podzielą je na łatwiejsze do zarządzania rozmiary, takie jak możliwość hostowania wielu sesji w tym samym czasie.

Jeśli zamierzasz zorganizować wydarzenie z 3000 uczestników, patrzysz na platformy klasy korporacyjnej. Z drugiej strony, jeśli masz małe wydarzenie z 20 uczestnikami, platforma klasy korporacyjnej będzie na najwyższym poziomie.

4. Wybór kluczowych cech

Przed rozpoczęciem procesu wyboru platformy do wydarzeń wirtualnych należy usiąść i utworzyć listę wymagań dotyczących kluczowych funkcji.

Moją radą jest przyjrzenie się aktualnemu stosowi MarTech, aby określić, jakich typów integracji potrzebujesz. Nie chcesz, aby platforma eventowa była samodzielnym elementem technologii w twoim stosie. Wszystko to musi zostać zintegrowane, aby usprawnić przepływ danych.

Poniżej znajduje się lista funkcji, które pomogą Ci z listą:

• Sprzedaż sponsoringu
• Wirtualne stoiska
• Sprzedaż biletów
• Hybrydowe możliwości zdarzeń
• Automatyzacja poczty e-mail
• Integracje
• Agendy i harmonogram wydarzeń
• Kreator stron docelowych
• Możliwość pracy na sucho

W Markletic dokonujemy przeglądu wirtualnych platform eventowych pod kątem ponad 80 funkcji. Aby uzyskać pełną listę funkcji, możesz zapoznać się z jedną z naszych recenzji i przewinąć w dół do sekcji funkcji.

5. Określ możliwości sponsorskie

W przypadku konferencji wirtualnych organizatorzy wydarzeń zazwyczaj wymagają możliwości sponsorowania. Organizatorzy wydarzeń sprzedają sponsoring, aby poprawić wrażenia publiczności i wygenerować strumienie przychodów.

Wybierając platformę wydarzenia wirtualnego, ważne jest, aby określić, czy będziesz potrzebować którejkolwiek z poniższych funkcji sponsorowania.

• Branding platformy wydarzeń niestandardowych w celu uwzględnienia zasobów sponsorów.
• Wirtualne stoiska i możliwość samodzielnej konfiguracji stoisk przez sponsorów.
• Funkcje angażujące publiczność na wirtualnych stoiskach. Innymi słowy, funkcje, które pozwalają sponsorom na interakcję z odwiedzającymi stoisko.
• Funkcje sprzedaży wielopoziomowych pakietów sponsorskich.
• Sesje grupowe organizowane przez sponsora.
• Raportowanie zaangażowania publiczności na wirtualnych stoiskach. Sponsorzy zazwyczaj mają na celu generowanie leadów na wirtualnych wydarzeniach i trzeba im je przekazać po wydarzeniu.

Wskazówka: tutaj znajdziesz nasz przykład prospektu sponsorowania wirtualnego wydarzenia.

6. Wymagania dotyczące biletów

Organizatorzy wydarzeń czasami decydują się na sprzedaż biletów na swoje wirtualne wydarzenia, aby generować przychody i zrekompensować koszty wirtualnej platformy wydarzeń.

Wybierając swoją platformę do wydarzeń wirtualnych, ważne jest, aby określić, jakich funkcji biletowych potrzebujesz. Poniżej znajduje się lista typowych funkcji związanych z biletami.

• Bilety warstwowe
• Kody promocyjne
• Integracje z bramkami płatności
• Ograniczenia dostępu do sesji w zależności od rodzaju sprzedawanego biletu
• Raportowanie przychodów
• Integracja z CRM

7. Określ znaczenie networkingu

Według naszych badań, drugim najważniejszym powodem, dla którego ludzie biorą udział w wirtualnych wydarzeniach, jest tworzenie sieci.

Organizując dowolne wirtualne wydarzenie, prawdopodobnie szukasz funkcji, które poprawią interakcję między publicznością a prelegentami.

Zwłaszcza jeśli chodzi o wirtualne konferencje, funkcje sieciowe odgrywają coraz większą rolę. Funkcje platformy wydarzeń online odgrywają integralną rolę w zadowoleniu publiczności. Twoi uczestnicy będą zadowoleni, gdy będą mogli nawiązać nowe relacje i uczyć się od swoich rówieśników.

Wybierając platformę wydarzenia online, weź pod uwagę, czy potrzebujesz następujących funkcji sieciowych.

• Swatanie 1 na 1
• Grywalizacja
• Czat na żywo z prelegentami
• Profile użytkowników
• Prywatny czat z publicznością
• Integracje wideokonferencji, takie jak Zoom

8. Określ formalność wydarzenia wirtualnego

Wirtualne platformy eventowe mają różne kształty i rozmiary. Niektóre platformy eventowe zaprojektowały swój produkt tak, że czujesz się jak w grze wideo. Wręcz przeciwnie, niektóre platformy są bardziej tradycyjne i lepiej nadają się dla formalnych odbiorców.

Poziom formalności Twojego wirtualnego wydarzenia zależy przede wszystkim od Twoich odbiorców. Na przykład, jeśli użytkownicy końcowi są programistami, pokochają platformę wirtualnych wydarzeń, która przypomina grę wideo. Platformy te oferują zabawne funkcje, takie jak chodzenie po obiekcie z postacią i wsiadanie do samochodu wyścigowego, aby rywalizować z innymi uczestnikami.

Z drugiej strony powyższy przykład może nie pasować do wydarzenia na poziomie C.

Musisz w pełni zrozumieć swoich odbiorców i poszukać wirtualnej platformy eventowej, która spełni ich główny zamiar uczestnictwa i utrzyma ich zainteresowanie przez całe wydarzenie.

9. Określ swoich wewnętrznych użytkowników końcowych

Ważną kwestią przy wyborze wirtualnej platformy eventowej są użytkownicy końcowi. Kto w Twojej organizacji będzie tworzył wydarzenia?

Wirtualna platforma eventowa wybierająca kryteria dla pracowników w Twoim dziale HR będzie różnić się od kryteriów Twojego zespołu Field Marketing.

Osoby z Twojego zespołu ds. marketingu terenowego prawdopodobnie będą miały wcześniejsze doświadczenie z platformami wydarzeń online. Wręcz przeciwnie, Twój zespół HR może być nowy w świecie wirtualnych wydarzeń.

Poziom dojrzałości Twoich pracowników z platformami eventowymi wpłynie na Twój wybór wirtualnych platform eventowych i pakietów aktywacyjnych oferowanych przez dostawcę. Dla osób bez doświadczenia z platformami eventowymi będziesz potrzebować solidnego planu włączenia.

Ponadto wymagane funkcje będą zależeć od wewnętrznych użytkowników końcowych. Trzymając się powyższego przykładu, pracownicy HR prawdopodobnie będą organizować wirtualne wydarzenia w celu współpracy. Marketerzy terenowi będą organizować wydarzenia, które przyspieszą generowanie popytu. Te różne wymagania będą miały wpływ na Twoją podręczną listę platform wydarzeń wirtualnych.

10. Hybrydowe możliwości zdarzeń

Większość platform wirtualnych wydarzeń, które są zaprojektowane do organizowania wirtualnych konferencji, oferuje funkcje wydarzeń hybrydowych, takie jak:

• Osobiste zarządzanie uczestnikami.
• Możliwość przesyłania strumieniowego na żywo.
• Aplikacja eventowa dla Twoich uczestników.

Celem zarządzania wydarzeniami hybrydowymi jest bezproblemowa integracja wirtualnej i osobistej publiczności.

Podczas procesu selekcji musisz określić, czy będziesz gospodarzem jawnego wydarzenia wirtualnego, czy chcesz rozszerzyć działalność na wydarzenia hybrydowe.

Wniosek

Podsumowując, proces wyboru wirtualnego wydarzenia wymaga wielu decyzji. Musisz zdecydować o swoim budżecie, wyborze funkcji, możliwościach sponsorowania, użytkownikach końcowych i możliwościach wydarzeń hybrydowych, żeby wymienić tylko kilka.

Wybierając wirtualną platformę eventową, decyzja opisana w tym artykule poprowadzi Cię do stworzenia krótkiej listy platform.