Bagaimana memilih platform acara virtual

Memilih platform acara virtual untuk ditambahkan ke tumpukan teknologi pemasaran Anda bukanlah tugas yang mudah. Dengan munculnya tenaga kerja terdistribusi, platform acara virtual telah tumbuh dari kiri dan kanan.

Sama seperti teknologi lain yang Anda tambahkan ke tumpukan Anda, itu membutuhkan pertimbangan yang cermat dan serangkaian keputusan penting perlu dibuat.

Dampak pemilihan platform acara virtual yang salah untuk kebutuhan Anda terlalu signifikan. Pada artikel ini, kita akan membahas pohon keputusan utama untuk memastikan bahwa Anda menemukan platform yang tepat.

1. Tentukan anggaran Anda

Pertimbangan pertama dan terpenting dalam memilih platform acara virtual adalah menentukan anggaran yang tersedia. Platform hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran, mulai dari opsi ramah anggaran hingga solusi perusahaan.

Kami memiliki artikel terperinci tentang biaya platform acara virtual dan layanan tambahan yang ditawarkan sebagian besar vendor.

Singkatnya, platform acara virtual biasanya membebankan biaya berlangganan bulanan yang ditambah dengan jumlah peserta tahunan yang Anda harapkan.

2. Peristiwa internal atau eksternal

Fitur platform acara online disesuaikan dengan target audiens ideal mereka. Dua segmentasi utama adalah acara untuk audiens eksternal seperti (calon) pelanggan dan audiens internal seperti karyawan.

Saat memilih platform acara virtual, Anda perlu memutuskan apakah Anda akan menyelenggarakan acara untuk audiens internal atau eksternal.

Platform acara internal sering dirancang untuk mempromosikan kolaborasi seperti lokakarya. Sebaliknya, platform acara eksternal menawarkan fitur seperti stan sponsor dan tiket.

3. Pahami ukuran audiens Anda

Ukuran audiens Anda adalah titik kunci penentuan saat memilih platform acara virtual Anda. Saat Anda mengharapkan audiens yang besar, Anda akan memerlukan fitur untuk memecahnya menjadi ukuran yang lebih mudah dikelola seperti kemampuan untuk menyelenggarakan beberapa sesi sekaligus.

Jika Anda akan menyelenggarakan acara dengan 3000 peserta, Anda melihat platform tingkat perusahaan. Di sisi lain, jika Anda memiliki acara kecil dengan 20 peserta, maka platform tingkat perusahaan akan menjadi yang teratas.

4. Pemilihan fitur penting

Sebelum memulai proses pemilihan platform acara virtual Anda, penting untuk duduk dan membuat daftar persyaratan fitur utama.

Rekomendasi saya adalah melihat MarTech Stack Anda saat ini untuk menentukan jenis integrasi yang Anda butuhkan. Anda tidak ingin platform acara menjadi bagian teknologi yang berdiri sendiri di tumpukan Anda. Itu semua harus terintegrasi untuk mengefisienkan arus data.

Di bawah ini adalah daftar fitur untuk membantu Anda dengan daftar Anda:

• Penjualan sponsor
• Stan virtual
• Tiket
• Kemampuan acara hibrida
• Otomatisasi email
• Integrasi
• Agenda dan penjadwalan acara
• Pembuat halaman arahan
• Kemampuan lari kering

Di sini, di Markletic, kami meninjau platform acara virtual pada 80+ fitur. Untuk daftar lengkap fitur, Anda dapat melihat salah satu ulasan kami dan gulir ke bawah ke bagian fitur.

5. Tentukan kemampuan sponsorship

Untuk konferensi virtual, penyelenggara acara biasanya memerlukan kemampuan sponsor. Penyelenggara acara menjual sponsor untuk meningkatkan pengalaman penonton dan menghasilkan aliran pendapatan.

Saat memilih platform acara virtual Anda, penting untuk menentukan apakah Anda akan memerlukan salah satu fitur sponsor di bawah ini.

• Pencitraan merek platform acara khusus untuk menyertakan aset sponsor.
• Stan virtual dan kemampuan sponsor untuk mengonfigurasi stan sendiri.
• Fitur keterlibatan audiens di stan virtual. Dengan kata lain, fitur yang memungkinkan sponsor berinteraksi dengan pengunjung booth.
• Fitur untuk menjual paket sponsorship berjenjang.
• Sesi breakout yang dihosting oleh sponsor.
• Melaporkan keterlibatan penonton di stan virtual. Sponsor biasanya bertujuan untuk menghasilkan prospek di acara virtual dan Anda perlu mentransfer prospek kepada mereka setelah acara.

Tip: Di sini Anda dapat menemukan contoh prospektus sponsor acara virtual kami.

6. Persyaratan tiket

Penyelenggara acara terkadang memilih untuk menjual tiket ke acara virtual mereka untuk menghasilkan pendapatan dan mengimbangi biaya platform acara virtual.

Saat memilih platform acara virtual Anda, penting untuk menentukan fitur tiket mana yang Anda butuhkan. Di bawah ini adalah daftar fitur tiket umum.

• Tiket berjenjang
• Kode diskon
• Integrasi gateway pembayaran
• Pembatasan akses sesi sesuai dengan jenis tiket yang dijual
• Pelaporan pendapatan
• Integrasi CRM

7. Tentukan pentingnya jaringan

Menurut penelitian kami, alasan terbesar kedua mengapa orang menghadiri acara virtual adalah untuk tujuan jaringan.

Saat menyelenggarakan acara virtual apa pun, Anda mungkin mencari fitur yang meningkatkan interaksi antara audiens dan pembicara.

Terutama dalam konferensi virtual, fitur jaringan memainkan peran yang semakin penting. Fitur platform acara online memainkan peran integral dalam kepuasan penonton. Peserta Anda akan puas ketika mereka telah mampu menciptakan hubungan baru dan belajar dari rekan-rekan mereka.

Saat memilih platform acara online Anda, pertimbangkan apakah Anda memerlukan fitur jaringan berikut.

• perjodohan 1 lawan 1
• Gamifikasi
• Obrolan langsung dengan pembicara
• Profil pengguna
• Obrolan audiens pribadi
• Integrasi konferensi video seperti Zoom

8. Tentukan formalitas acara virtual

Platform acara virtual hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran. Beberapa platform acara telah merancang produk mereka sehingga terasa seperti Anda berada dalam permainan video. Sebaliknya, beberapa platform lebih tradisional yang lebih cocok untuk audiens formal.

Tingkat formalitas acara virtual Anda terutama ditentukan oleh audiens Anda. Misalnya, jika pengguna akhir Anda adalah pengembang, mereka akan menyukai platform acara virtual yang terasa seperti video game. Platform tersebut menawarkan fitur menyenangkan seperti berjalan di sekitar venue dengan karakter dan memasuki mobil balap untuk bersaing dengan peserta lain.

Di sisi lain, contoh yang disebutkan di atas mungkin tidak cocok untuk acara tingkat-C.

Anda perlu sepenuhnya memahami audiens Anda dan mencari platform acara virtual yang memenuhi tujuan utama mereka untuk hadir dan membuat mereka tetap tertarik selama acara berlangsung.

9. Tentukan pengguna akhir internal Anda

Pertimbangan penting dalam memilih platform acara virtual adalah pengguna akhir. Siapa di organisasi Anda yang akan membuat acara?

Kriteria pemilihan platform acara virtual untuk karyawan di departemen SDM Anda akan berbeda dari kriteria tim Pemasaran Lapangan Anda.

Orang-orang di tim pemasaran lapangan Anda kemungkinan akan memiliki pengalaman sebelumnya dengan platform acara online. Sebaliknya, tim SDM Anda mungkin baru mengenal dunia acara virtual ini.

Tingkat kedewasaan karyawan Anda dengan platform acara akan memengaruhi pilihan platform acara virtual dan paket pemberdayaan yang ditawarkan vendor. Untuk orang-orang yang tidak memiliki pengalaman dengan platform acara, Anda memerlukan rencana pemberdayaan yang solid.

Selain itu, fitur yang diperlukan akan bergantung pada pengguna akhir internal Anda. Untuk tetap menggunakan contoh di atas, karyawan HR kemungkinan akan menyelenggarakan acara virtual untuk tujuan kolaboratif. Pemasar lapangan akan menyelenggarakan acara yang mempercepat penciptaan permintaan. Persyaratan yang berbeda ini akan memengaruhi daftar pendek platform acara virtual Anda.

10. Kemampuan acara hibrida

Sebagian besar platform acara virtual yang dirancang untuk menyelenggarakan konferensi virtual menawarkan kemampuan acara hibrida seperti:

• Manajemen peserta secara langsung.
• Kemampuan streaming langsung.
• Aplikasi acara untuk peserta Anda.

Tujuan dari manajemen acara hybrid adalah untuk mengintegrasikan audiens virtual dan langsung secara mulus.

Selama proses pemilihan, Anda perlu menentukan apakah Anda akan menyelenggarakan acara virtual eksplisit, atau jika Anda ingin memperluas ke acara hibrid.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, proses pemilihan acara virtual membutuhkan banyak keputusan. Anda perlu memutuskan anggaran Anda, pemilihan fitur, kemampuan sponsor, pengguna akhir, dan kemampuan acara hybrid untuk beberapa nama.

Saat memilih platform acara virtual, keputusan yang diuraikan dalam artikel ini akan memandu Anda membuat daftar pendek platform.