So wählen Sie eine virtuelle Eventplattform aus

Die Auswahl einer virtuellen Veranstaltungsplattform, die Sie Ihrem Marketing-Technologie-Stack hinzufügen möchten, ist keine leichte Aufgabe. Mit dem Aufstieg der verteilten Belegschaft sind virtuelle Veranstaltungsplattformen links und rechts aus dem Boden geschossen.

Wie jede andere Technologie, die Sie Ihrem Stack hinzufügen, erfordert sie eine sorgfältige Überlegung, und es müssen eine Reihe wichtiger Entscheidungen getroffen werden.

Die Auswirkungen der Auswahl der falschen virtuellen Veranstaltungsplattform für Ihre Anforderungen sind zu groß. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Entscheidungsbäume ein, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Plattform finden.

1. Bestimmen Sie Ihr Budget

Die erste und wichtigste Überlegung bei der Auswahl einer virtuellen Eventplattform ist die Bestimmung Ihres verfügbaren Budgets. Die Plattformen gibt es in allen Formen und Größen, von budgetfreundlichen Optionen bis hin zu Unternehmenslösungen.

Wir haben einen ausführlichen Artikel zu den Kosten virtueller Veranstaltungsplattformen und zusätzlicher Dienste, die die meisten Anbieter anbieten.

Kurz gesagt, virtuelle Veranstaltungsplattformen erheben in der Regel eine monatlich wiederkehrende Abonnementgebühr, die durch Ihre erwartete Anzahl jährlicher Teilnehmer ergänzt wird.

2. Interne oder externe Ereignisse

Die Features von Online-Eventplattformen sind auf ihre ideale Zielgruppe zugeschnitten. Die beiden Hauptsegmentierungen sind Veranstaltungen für externe Zielgruppen wie (potenzielle) Kunden und interne Zielgruppen wie Mitarbeiter.

Bei der Auswahl einer virtuellen Eventplattform müssen Sie entscheiden, ob Sie Events für internes oder externes Publikum veranstalten.

Interne Veranstaltungsplattformen sind oft darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit zu fördern, wie zum Beispiel Workshops. Im Gegensatz dazu bieten externe Veranstaltungsplattformen Features wie Sponsoring-Stände und Ticketing.

3. Verstehen Sie Ihre Zielgruppengröße

Die Größe Ihres Publikums ist ein wichtiger Entscheidungspunkt bei der Auswahl Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform. Wenn Sie ein großes Publikum erwarten, benötigen Sie Funktionen, um es in überschaubarere Größen aufzuteilen, z. B. die Möglichkeit, mehrere Sitzungen gleichzeitig zu veranstalten.

Wenn Sie eine Veranstaltung mit 3000 Teilnehmern veranstalten, suchen Sie nach Plattformen der Enterprise-Klasse. Auf der anderen Seite, wenn Sie eine kleine Veranstaltung mit 20 Teilnehmern haben, dann ist eine Plattform der Enterprise-Klasse übertrieben.

4. Auswahl entscheidender Merkmale

Bevor Sie mit dem Auswahlprozess für Ihre virtuelle Eventplattform beginnen, ist es wichtig, sich hinzusetzen und eine Liste der wichtigsten Funktionsanforderungen zu erstellen.

Meine Empfehlung ist, einen Blick auf Ihren aktuellen MarTech Stack zu werfen, um festzustellen, welche Arten von Integrationen Sie benötigen. Sie möchten nicht, dass die Event-Plattform eine eigenständige Technologie in Ihrem Stack ist. Alles muss integriert werden, um den Datenfluss zu optimieren.

Nachfolgend finden Sie eine Liste von Funktionen, die Ihnen bei Ihrer Liste helfen:

• Verkauf von Patenschaften
• Virtuelle Stände
• Buchung
• Hybrid-Event-Fähigkeiten
• E-Mail-Automatisierung
• Integrationen
• Veranstaltungsagenden und Terminplanung
• Landingpage-Ersteller
• Trockenlauffähigkeiten

Hier bei Markletic überprüfen wir virtuelle Eventplattformen auf über 80 Funktionen. Eine vollständige Liste der Funktionen finden Sie in einer unserer Rezensionen und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Funktionen".

5. Bestimmen Sie die Sponsoring-Möglichkeiten

Für virtuelle Konferenzen benötigen Veranstalter in der Regel Sponsoring-Fähigkeiten. Veranstalter verkaufen Sponsoring, um das Publikumserlebnis zu verbessern und Einnahmequellen zu generieren.

Bei der Auswahl Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform ist es wichtig zu bestimmen, ob Sie eine der folgenden Sponsoring-Funktionen benötigen.

• Benutzerdefiniertes Event-Plattform-Branding, um Assets von Sponsoren einzubeziehen.
• Virtuelle Stände und die Möglichkeit für Sponsoren, die Stände selbst zu konfigurieren.
• Publikumseinbindungsfunktionen an virtuellen Ständen. Mit anderen Worten, Funktionen, die es Sponsoren ermöglichen, mit Standbesuchern zu interagieren.
• Funktionen zum Verkauf gestaffelter Sponsoring-Pakete.
• Von Sponsoren veranstaltete Breakout-Sessions.
• Berichterstattung über das Publikumsengagement an virtuellen Ständen. Sponsoren zielen in der Regel darauf ab, bei virtuellen Veranstaltungen Leads zu generieren, und Sie müssen die Leads nach der Veranstaltung an sie weiterleiten.

Tipp: Hier finden Sie unser Beispiel für einen virtuellen Event-Sponsoring-Prospekt.

6. Ticketing-Anforderungen

Event-Organisatoren entscheiden sich manchmal dafür, Tickets für ihre virtuellen Events zu verkaufen, um Einnahmen zu generieren und die Kosten der virtuellen Event-Plattform auszugleichen.

Bei der Auswahl Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform ist es wichtig zu bestimmen, welche Ticketing-Funktionen Sie benötigen. Nachfolgend finden Sie eine Liste gängiger Ticketing-Funktionen.

• Gestaffelte Tickets
• Rabattcodes
• Zahlungs-Gateway-Integrationen
• Zugangsbeschränkungen für Sitzungen je nach Art des verkauften Tickets
• Umsatzberichterstattung
• CRM-Integration

7. Bestimmen Sie die Bedeutung der Vernetzung

Unseren Untersuchungen zufolge ist der zweitwichtigste Grund, warum Menschen an virtuellen Veranstaltungen teilnehmen, Networking-Zwecke.

Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung veranstalten, suchen Sie wahrscheinlich nach Funktionen, die die Interaktion zwischen dem Publikum und den Rednern verbessern.

Gerade bei virtuellen Konferenzen spielen Networking-Features eine immer wichtigere Rolle. Die Funktionen der Online-Veranstaltungsplattform spielen eine wesentliche Rolle für die Zufriedenheit des Publikums. Ihre Teilnehmer werden zufrieden sein, wenn sie neue Beziehungen aufbauen und von ihren Kollegen lernen konnten.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihrer Online-Event-Plattform, ob Sie die folgenden Networking-Funktionen benötigen.

• 1-zu-1-Matchmaking
• Gamifizierung
• Live-Chat mit Referenten
• Benutzerprofil
• Privater Publikums-Chat
• Videokonferenzintegrationen wie Zoom

8. Bestimmen Sie die Formalität der virtuellen Veranstaltung

Plattformen für virtuelle Events gibt es in allen Formen und Größen. Einige Eventplattformen haben ihr Produkt so gestaltet, dass es sich anfühlt, als wäre man in einem Videospiel. Im Gegenteil, einige Plattformen sind traditioneller und eignen sich besser für ein formelles Publikum.

Das Formalitätsniveau Ihrer virtuellen Veranstaltung wird in erster Linie von Ihrem Publikum bestimmt. Wenn Ihre Endbenutzer beispielsweise Entwickler sind, werden sie eine virtuelle Event-Plattform lieben, die sich wie ein Videospiel anfühlt. Diese Plattformen bieten unterhaltsame Funktionen, wie z. B. mit einem Charakter durch den Veranstaltungsort zu gehen und in einen Rennwagen einzusteigen, um sich mit anderen Teilnehmern zu messen.

Andererseits ist das oben erwähnte Beispiel möglicherweise nicht für eine C-Level-Veranstaltung geeignet.

Sie müssen Ihr Publikum vollständig verstehen und nach einer virtuellen Veranstaltungsplattform suchen, die ihre Hauptabsicht zur Teilnahme erfüllt und ihr Interesse während der gesamten Veranstaltung aufrechterhält.

9. Bestimmen Sie Ihre internen Endbenutzer

Eine wichtige Überlegung bei der Auswahl einer virtuellen Eventplattform sind die Endnutzer. Wer in Ihrer Organisation erstellt Events?

Die Auswahlkriterien der virtuellen Veranstaltungsplattform für Mitarbeiter in Ihrer Personalabteilung unterscheiden sich von den Kriterien Ihres Field Marketing-Teams.

Die Mitarbeiter Ihres Außendienstteams haben wahrscheinlich bereits Erfahrung mit Online-Veranstaltungsplattformen. Im Gegenteil, Ihr HR-Team könnte neu in dieser Welt der virtuellen Events sein.

Der Reifegrad Ihrer Mitarbeiter mit Veranstaltungsplattformen wirkt sich auf Ihre Wahl der virtuellen Veranstaltungsplattformen und die vom Anbieter angebotenen Aktivierungspakete aus. Für Personen ohne Erfahrung mit Eventplattformen benötigen Sie einen soliden Aktivierungsplan.

Darüber hinaus hängen die erforderlichen Funktionen von Ihren internen Endbenutzern ab. Um beim obigen Beispiel zu bleiben, werden HR-Mitarbeiter wahrscheinlich virtuelle Veranstaltungen zu Zwecken der Zusammenarbeit veranstalten. Außendienstmitarbeiter werden Veranstaltungen veranstalten, die die Nachfragegenerierung beschleunigen. Diese unterschiedlichen Anforderungen wirken sich auf die Shortlist Ihrer virtuellen Eventplattform aus.

10. Hybrid-Event-Fähigkeiten

Die meisten virtuellen Veranstaltungsplattformen, die für die Ausrichtung virtueller Konferenzen konzipiert sind, bieten hybride Veranstaltungsfunktionen wie:

• Persönliches Teilnehmermanagement.
• Live-Streaming-Funktionen.
• Event-Anwendung für Ihre Teilnehmer.

Das Ziel des hybriden Veranstaltungsmanagements ist die nahtlose Integration des virtuellen und des persönlichen Publikums.

Während Ihres Auswahlverfahrens müssen Sie entscheiden, ob Sie eine explizite virtuelle Veranstaltung veranstalten oder ob Sie zu hybriden Veranstaltungen übergehen möchten.

Fazit

Alles in allem erfordert der Auswahlprozess für virtuelle Veranstaltungen viele Entscheidungen. Sie müssen sich für Ihr Budget, die Funktionsauswahl, Sponsoring-Möglichkeiten, Endbenutzer und Hybrid-Event-Möglichkeiten entscheiden, um nur einige zu nennen.

Bei der Auswahl einer Plattform für virtuelle Veranstaltungen hilft Ihnen die in diesem Artikel beschriebene Entscheidung, eine Auswahlliste von Plattformen zu erstellen.