Cum să alegi o platformă de evenimente virtuale

Alegerea unei platforme de evenimente virtuale pe care să o adăugați la tehnologia dvs. de marketing nu este o sarcină ușoară. Odată cu creșterea forței de muncă distribuite, platformele de evenimente virtuale au apărut de la sol în stânga și în dreapta.

La fel ca orice altă tehnologie pe care o adăugați la stiva dvs., necesită o analiză atentă și trebuie luate o serie de decizii importante.

Impactul selectării unei platforme de evenimente virtuale greșite pentru nevoile dvs. este prea semnificativ. În acest articol, vom trece peste arborii de decizie principali pentru a ne asigura că găsiți platforma potrivită.

1. Stabiliți-vă bugetul

Prima și cea mai importantă considerație în alegerea unei platforme de evenimente virtuale este determinarea bugetului disponibil. Platformele vin în toate formele și dimensiunile, de la opțiuni economice până la soluții pentru întreprinderi.

Avem un articol detaliat despre costurile platformelor de evenimente virtuale și ale serviciilor suplimentare pe care le oferă majoritatea furnizorilor.

Pe scurt, platformele de evenimente virtuale percep de obicei o taxă lunară de abonament recurentă, care este completată de numărul estimat de participanți anuali.

2. Evenimente interne sau externe

Caracteristicile platformelor de evenimente online sunt adaptate publicului țintă ideal. Cele două segmente principale sunt evenimente pentru audiențe externe, cum ar fi clienții (prospectivi), și audiențe interne, cum ar fi angajații.

Când vine vorba de alegerea unei platforme de evenimente virtuale, trebuie să decideți dacă veți găzdui evenimente pentru publicul intern sau extern.

Platformele de evenimente interne sunt adesea concepute pentru a promova colaborarea, cum ar fi atelierele. Dimpotrivă, platformele externe de evenimente oferă caracteristici precum standuri de sponsorizare și bilete.

3. Înțelegeți dimensiunea publicului dvs

Mărimea audienței dvs. este un punct cheie de determinare atunci când vă selectați platforma de eveniment virtual. Când vă așteptați la un public numeros, veți avea nevoie de funcții pentru a le împărți în dimensiuni mai ușor de gestionat, cum ar fi capacitatea de a găzdui mai multe sesiuni în același timp.

Dacă urmează să găzduiești un eveniment cu 3000 de participanți, te uiți la platforme de nivel enterprise. Pe de altă parte, dacă aveți un eveniment mic de 20 de participanți, atunci o platformă de nivel enterprise va fi peste top.

4. Selectarea caracteristicilor cruciale

Înainte de a începe procesul de selecție a platformei dvs. de evenimente virtuale, este esențial să vă așezați și să creați o listă cu cerințele cheie ale caracteristicilor.

Recomandarea mea este să aruncați o privire la actualul stack MarTech pentru a determina ce tipuri de integrări aveți nevoie. Nu doriți ca platforma de evenimente să fie o piesă de tehnologie de sine stătătoare în stiva dvs. Totul trebuie integrat pentru a eficientiza fluxurile de date.

Mai jos este o listă de funcții care vă vor ajuta cu lista dvs.:

• Vanzarea de sponsorizari
• Cabine virtuale
• Bilete de avion
• Capabilitati hibride pentru evenimente
• Automatizarea e-mailului
• Integrari
• Agendele și programarea evenimentelor
• Creatori de pagini de destinație
• Capacități de funcționare în uscat

Aici, la Markletic, analizăm platformele de evenimente virtuale cu peste 80 de funcții. Pentru o listă completă de funcții, puteți arunca o privire la una dintre recenziile noastre și puteți derula în jos la secțiunea de caracteristici.

5. Determinați capacitățile de sponsorizare

Pentru conferințe virtuale, organizatorii de evenimente necesită de obicei capacități de sponsorizare. Organizatorii de evenimente vând sponsorizări pentru a îmbunătăți experiența publicului și pentru a genera fluxuri de venituri.

Când îți selectezi platforma de eveniment virtual, este important să stabilești dacă vei avea nevoie de oricare dintre funcțiile de sponsorizare de mai jos.

• Branding personalizat de platformă de evenimente pentru a include activele sponsorilor.
• Cabine virtuale și posibilitatea sponsorilor de a configura singuri cabinele.
• Funcții de implicare a publicului la cabinele virtuale. Cu alte cuvinte, funcții care permit sponsorilor să interacționeze cu vizitatorii standului.
• Caracteristici pentru a vinde pachete de sponsorizare pe niveluri.
• Sesiuni speciale găzduite de sponsori.
• Raportare despre implicarea publicului la cabinele virtuale. Sponsorii urmăresc de obicei să genereze clienți potențiali la evenimente virtuale și trebuie să transferați clienții potențiali la ei după eveniment.

Sfat: Aici puteți găsi exemplul nostru de prospect de sponsorizare a unui eveniment virtual.

6. Cerințe pentru bilete

Organizatorii de evenimente aleg uneori să vândă bilete la evenimentele lor virtuale pentru a genera venituri și a compensa costurile platformei de evenimente virtuale.

Atunci când alegeți platforma pentru evenimente virtuale, este important să determinați ce caracteristici de bilete aveți nevoie. Mai jos este o listă de caracteristici comune de ticketing.

• Bilete cu etaje
• Coduri de reducere
• Integrari gateway de plată
• Restricții de acces la sesiune în funcție de tipul de bilet vândut
• Raportarea veniturilor
• Integrare CRM

7. Determinați importanța rețelei

Conform cercetării noastre, al doilea cel mai mare motiv pentru care oamenii participă la evenimente virtuale este în scopuri de rețea.

Când găzduiți orice eveniment virtual, probabil că căutați funcții care îmbunătățesc interacțiunea dintre public și vorbitori.

Mai ales când vine vorba de conferințe virtuale, funcțiile de rețea joacă un rol din ce în ce mai important. Caracteristicile platformei de evenimente online joacă un rol esențial în satisfacția publicului. Participanții tăi vor fi mulțumiți când vor reuși să creeze noi relații și să învețe de la colegii lor.

Când selectați platforma dvs. de evenimente online, luați în considerare dacă aveți nevoie de următoarele caracteristici de rețea.

• matchmaking 1-la-1
• Gamificare
• Chat live cu difuzoare
• Profilurile utilizatorilor
• Chat cu publicul privat
• Integrari pentru videoconferințe, cum ar fi Zoom

8. Determinați formalitatea evenimentului virtual

Platformele de evenimente virtuale vin în toate formele și dimensiunile. Unele platforme de evenimente și-au proiectat produsul astfel încât să pară că ai fi într-un joc video. Dimpotrivă, unele platforme sunt mai tradiționale, care sunt mai potrivite pentru un public formal.

Nivelul de formalitate al evenimentului tău virtual este determinat în primul rând de publicul tău. De exemplu, dacă utilizatorii tăi finali sunt dezvoltatori, le va plăcea o platformă virtuală de evenimente care se simte ca un joc video. Aceste platforme oferă caracteristici distractive, cum ar fi plimbarea prin locație cu un personaj și intrarea într-o mașină de curse pentru a concura cu alți participanți.

Pe de altă parte, exemplul menționat mai sus ar putea să nu fie potrivit pentru un eveniment de nivel C.

Trebuie să vă înțelegeți pe deplin publicul și să căutați o platformă virtuală de evenimente care să-și îndeplinească intenția principală de a participa și să-i mențină interesat pe tot parcursul evenimentului.

9. Determinați utilizatorii finali interni

O considerație importantă în selectarea unei platforme de evenimente virtuale o reprezintă utilizatorii finali. Cine din organizația ta va crea evenimente?

Platforma de evenimente virtuale care selectează criteriile pentru angajații din departamentul dumneavoastră de resurse umane va diferi de criteriile echipei dumneavoastră de Field Marketing.

Oamenii din echipa ta de marketing de teren probabil vor avea o experiență anterioară cu platformele de evenimente online. Dimpotrivă, echipa dvs. de resurse umane ar putea fi nouă în această lume a evenimentelor virtuale.

Nivelul de maturitate al angajaților dvs. cu platforme de evenimente va afecta alegerea dvs. de platforme de evenimente virtuale și pachetele de activare pe care le oferă furnizorul. Pentru persoanele fără experiență cu platformele de evenimente, veți avea nevoie de un plan de activare solid.

În plus, caracteristicile necesare vor depinde de utilizatorii finali interni. Pentru a rămâne cu exemplul de mai sus, angajații de resurse umane vor găzdui probabil evenimente virtuale în scopuri de colaborare. Specialiştii în marketing de teren vor găzdui evenimente care accelerează generarea cererii. Aceste cerințe diferite vor afecta lista scurtă a platformei de evenimente virtuale.

10. Capabilitati hibride de evenimente

Majoritatea platformelor de evenimente virtuale care sunt concepute pentru a găzdui conferințe virtuale oferă capabilități hibride de evenimente, cum ar fi:

• Managementul personal al participanților.
• Capabilitati de streaming live.
• Aplicație de eveniment pentru participanții dvs.

Scopul managementului hibrid al evenimentelor este de a integra fără probleme publicul virtual și cel personal.

În timpul procesului de selecție, va trebui să determinați dacă veți găzdui un eveniment virtual explicit sau dacă doriți să vă extindeți la evenimente hibride.

Concluzie

Una peste alta, procesul de selecție a evenimentelor virtuale necesită multe decizii. Trebuie să decideți cu privire la bugetul dvs., selecția caracteristicilor, capacitățile de sponsorizare, utilizatorii finali și capacitățile hibride pentru evenimente, pentru a numi câteva.

Atunci când alegeți o platformă de evenimente virtuale, decizia prezentată în acest articol vă va ghida spre crearea unei liste scurte de platforme.