การจัดการทีมเป็นเรื่องง่ายด้วยซอฟต์แวร์การทำงานเป็นทีม

การใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการทีมช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการประสานงานของงาน นอกจากนี้ยังเพิ่มผลผลิตโดยรวมและคุณภาพของงานที่ผลิต

แม้แต่เครื่องมือที่จำเป็นที่สุด เช่น แอปที่ติดตามเวลาหรือกระดานงานของคุณ ก็สามารถช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากมาย มีหลายครั้งที่คุณต้องการโซลูชันที่สมบูรณ์เพื่อให้การจัดการของทีมทั้งหมดอยู่ภายใต้การควบคุม

รายการสิ่งที่ต้องทำและการจัดกำหนดการประชุมเป็นเพียงสองแง่มุมของการจัดการทีมที่มีประสิทธิภาพ การรวมคุณสมบัติซอฟต์แวร์ต่างๆ เข้าด้วยกันทำให้คุณสามารถปรับปรุงความร่วมมือและบันทึกข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการ ลูกค้า งาน และกิจกรรมและทรัพยากรอื่นๆ ของคุณ

จำนวนของคุณสมบัติซอฟต์แวร์ที่คุณรวมเข้าด้วยกันนั้นขึ้นอยู่กับขนาดของทีมของคุณและประเภทของงานที่คุณทำ

ต่อไปนี้คือความสามารถที่กลุ่มของคุณอาจต้องการเพื่อให้บรรลุตามศักยภาพสูงสุด:

• การจัดกำหนดการงาน รวมถึงการมอบหมายงานและการจัดอันดับงาน และการใช้ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน
• การแชท การแชร์ไฟล์ และรูปแบบการสื่อสารและความร่วมมืออื่นๆ
• การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการเพิ่มแรงงานและความรับผิดชอบในความพยายามร่วมกันและติดตามความคืบหน้า
• การจัดเก็บข้อมูลมีตำแหน่งเดียวซึ่งคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า ผู้ติดต่อ ทีม บริษัท และหัวข้อที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ได้
• การรายงานและการวิเคราะห์รวมถึงรายงานงานและโครงการ การตรวจสอบเวลา และแดชบอร์ด

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะมีสองตัวเลือกให้เลือก:

1. พยายามรวมเทคโนโลยีต่างๆ ที่มีเฉพาะฟังก์ชันไว้ในโซลูชันการจัดการทีมแบบรวมศูนย์
2. ใช้ประโยชน์จากโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมทุกอย่างที่มีความสามารถทั้งหมดที่คุณต้องการอยู่แล้ว

ความยากลำบากคืออะไร? มีโปรแกรมและเครื่องมือหลายร้อยรายการที่มีฟังก์ชันเดียว แต่มีตัวเลือกที่ครอบคลุมน้อยกว่ามาก ดังนั้น เรามาทบทวนซอฟต์แวร์ของซอฟต์แวร์การจัดการทีมที่ดีที่สุดในตลาด “การทำงานเป็นทีม”

ภาพรวมการทำงานเป็นทีม

Teamwork คือบริษัทซอฟต์แวร์บนเว็บที่มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่เมือง Cork ประเทศไอร์แลนด์ กลุ่มส่วนตัวบริหารบริษัทในไอร์แลนด์ การทำงานเป็นทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่อำนวยความสะดวกในการจัดการงานและความร่วมมือในทีม

บริษัทรายงานว่าในปี 2559 ซอฟต์แวร์ของบริษัทถูกใช้โดยองค์กรมากกว่า 370,000 องค์กร (รวมถึง Disney, Spotify และ HP) และมีผู้ใช้มากกว่า 2.4 ล้านคน บริษัทก่อตั้งขึ้นในปี 2550

การทำงานเป็นทีมทำให้คุณสามารถประมาณระยะเวลาที่คุณเชื่อว่าจะต้องใช้ในการทำงานให้สำเร็จ จากนั้นติดตามระยะเวลาที่คุณใช้ทำงานในโครงการเหล่านั้น

เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะประมาณการได้ดีขึ้นมาก และคุณจะสามารถระบุได้อย่างแม่นยำว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานเฉพาะ

การทำงานเป็นทีมเป็นมากกว่าซอฟต์แวร์ไทม์ชีท ช่วยให้คุณสามารถจัดการโครงการและขณะนี้กำลังทดสอบความสามารถในการสื่อสารของทีมแบบเบต้าเช่น Teamwork Chat การทำงานเป็นทีมเป็นโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับการจัดการเวลาและโครงการของทีม

การทำงานเป็นทีมคือบริษัทที่ขายบริการต่างๆ ที่ทำงานในระบบคลาวด์ แอปพลิเคชันเหล่านี้รวมถึง Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM และ Teamwork Chat

การทำงานเป็นทีมเผยแพร่สู่สาธารณะครั้งแรกเมื่อวันที่ 4 ตุลาคม 2550 และในขณะนั้นก็มีการจัดการเวลา การจัดการเหตุการณ์สำคัญ การแชร์ไฟล์ การติดตามเวลา และคุณลักษณะการแชท

มีรายงานว่าแพลตฟอร์มที่ใช้โดย Teamwork สามารถผสานรวมกับแอปพลิเคชันเทคโนโลยีการตลาด เช่น HubSpot และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ เช่น Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox และ QuickBooks

คุณสมบัติของการทำงานเป็นทีม

ฟีเจอร์ที่ช่วยประหยัดเวลามากมายของ Teamwork และฟีเจอร์ที่ช่วยปรับปรุงความร่วมมือทำให้กระบวนการจัดการโครงการมีประสิทธิภาพและใช้งานได้จริงมากขึ้น

#1. ผลงาน

เครื่องมือการจัดการโครงการพอร์ตโฟลิโอของ Teamwork ทำให้การรับภาพรวมระดับสูงของโครงการจำนวนมากพร้อมกันเป็นเรื่องง่าย สิ่งนี้มีประโยชน์ไม่ว่าคุณกำลังค้นหาวิธีง่ายๆ ในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ หรือการอัปเดตสถานะโดยรวมของโครงการ

#2. การจัดการทรัพยากร

คุณต้องจัดการทรัพยากรของทีมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้งานของลูกค้าเสร็จทันเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณ ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การวางแผนในระยะยาวไปจนถึงการเตรียมพร้อมสำหรับความสามารถในแต่ละวัน

การทำงานเป็นทีมสามารถช่วยคุณจัดการงานแบบเรียลไทม์ของทีมได้ คุณจะได้รับมุมมองจากมุมสูงเกี่ยวกับความสามารถของทุกคนในคราวเดียว ทำให้ง่ายต่อการมอบหมายงานใหม่และขจัดปัญหาคอขวด

#3. ระบบอัตโนมัติ

คุณจะมีเวลาว่างมากขึ้นในการจดจ่อกับความพยายามเชิงกลยุทธ์และความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น หากคุณใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการจัดการโครงการ

#4. แอพ

คุณไม่จำเป็นต้องนั่งที่โต๊ะทำงานเพื่อทำงานให้ดีที่สุด ด้วยแอปพลิเคชัน Teamwork สำหรับ iOS และ Android คุณสามารถทำงานต่อไปได้แม้ในขณะที่คุณไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน

แอปพลิเคชันมือถือของพวกเขาอัดแน่นไปด้วยความสามารถทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างผลงานที่ยอดเยี่ยม ทำให้คุณจัดการภาพรวมในวงกว้างได้ง่ายขึ้นไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน

#5. การติดตามเวลา

เพื่อจัดการงาน ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ และโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าเวลาของคุณถูกใช้ไปอย่างไร (และที่ไหน)

นี่คือวิธีที่การทำงานเป็นทีมอาจช่วยได้: การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการกับตัวติดตามเวลาออนไลน์แบบบูรณาการอาจช่วยให้ผู้ใช้รักษาสมาธิ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเสร็จตรงเวลา และรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานของพวกเขา

#6. แผนภูมิแกนต์

ช่วยให้คุณสร้างแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณเป็นไปตามกำหนดเวลา ค้นพบว่าการใช้ผู้วางแผนโครงการของ Gantt ใน Teamwork จะช่วยให้คุณจัดการกรอบเวลาของคุณได้ดีขึ้นและส่งมอบงานที่มีคุณภาพสูงขึ้นได้อย่างไร

#7. ร่วมมือ

คุณเพียงแค่ต้องเก็บปากกาและกระดาษเพื่อติดตามทุกสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ ดังนั้น ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ในการจัดการโครงการจะต้องสามารถทำงานจำนวนมากในนามของคุณได้

การทำงานเป็นทีมดูแลรายละเอียดโดยมอบเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อให้งานของคุณอยู่ในที่เดียว พูดคุยกับทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น ด้วยเหตุนี้ ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด ซึ่งจะช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการทำสิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด

#8. ทีม

ปรับปรุงกระบวนการวางแผนและตั้งค่าโครงการโดยมอบหมายงานให้กับทีมและทีมย่อยต่างๆ วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาสำหรับงานบริหารอื่นๆ และให้ภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับความรับผิดชอบและภาระงานของแต่ละทีม

#9. มุมมองบอร์ด Kanban

คุณสามารถใช้บอร์ด Kanban ใน Teamwork เพื่อแมปเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ภาพรวมอย่างรวดเร็วของสถานะปัจจุบันของกิจกรรม และทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถรับข้อมูลเชิงลึกที่สมบูรณ์เกี่ยวกับลอจิสติกส์ของโครงการของคุณ และตรวจสอบความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์ขณะที่พวกเขาดำเนินการผ่านกระบวนการจัดการโครงการของคุณ

#10. ผู้ใช้ไคลเอนต์ฟรีไม่ จำกัด

ลูกค้าของคุณจะได้รับประโยชน์จากความร่วมมือที่ได้รับการปรับปรุง การมองเห็นที่มากขึ้น และประสบการณ์ที่มีผลมากขึ้นเมื่อคุณมอบความสามารถเต็มรูปแบบของการทำงานเป็นทีมให้กับลูกค้าโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ผู้ใช้ไคลเอนต์ช่วยให้คุณสามารถรวมลูกค้าของคุณในโครงการของคุณโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม จึงทำให้เป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบสำหรับเอเจนซี่โฆษณาและผู้ให้บริการมืออาชีพอื่นๆ

คุณสมบัติแบ่งออกเป็นห้าขั้นตอนของโปรเจ็กต์การจัดการโครงการ และได้จัดหมวดหมู่ย่อยคุณสมบัติเหล่านั้นเพิ่มเติม

มาดูคุณสมบัติเหล่านั้นกัน

#1. วางแผน

• ปฏิทิน
• เจ้าของโครงการ
• เหตุการณ์สำคัญ
• เทมเพลตรายการงาน
• งานและงานย่อย

#2. ร่วมมือ

• โน๊ตบุ๊ค
• ไฟล์และการกำหนดเวอร์ชัน
• ผู้ติดตาม
• ข้อความ
• ความเป็นส่วนตัว
• การอนุญาต

#3. ส่งมอบ

• ค่าใช้จ่ายงบประมาณ
• งบประมาณรายการงาน
• งบประมาณโครงการ
• การเรียกเก็บเงิน
• ทะเบียนความเสี่ยง
• การบันทึกเวลา

#4. รายงาน

• ความสามารถในการทำกำไรของโครงการ
• ตัวกรอง
• แผงควบคุม
• อัพเดทโครงการ
• ประวัติงาน

#5. บูรณาการ

• พื้นที่ทำงานเป็นทีม
• โต๊ะทำงานเป็นทีม
• การทำงานเป็นทีม CRM
• แชททีมเวิร์ค

ฟีเจอร์ของ Teamwork มีประโยชน์สำหรับการจัดการทีมอย่างไร

การทำงานเป็นทีมมีคุณลักษณะหลายอย่างดังที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ซึ่งการสร้างรายการงานจะมีประโยชน์มากสำหรับการจัดการทีม การสร้างรายการงานทำให้คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญให้กับทีมของคุณได้

นอกจากนี้ คุณอาจแบ่งงานแต่ละงานออกเป็นงานย่อยของส่วนประกอบเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกและเชิงลึกเพิ่มเติม ข้อมูลล่าสุดสามารถดูได้โดยการติดตามความคืบหน้าของงานในแบบเรียลไทม์

การทำงานเป็นทีมจะแจ้งให้คุณทราบหากเกิดปัญหา งานเสร็จสิ้น มีสิ่งกีดขวางบนถนน และอื่นๆ เนื่องจากช่วยให้ควบคุมงานของทั้งทีมได้ง่ายขึ้น จึงอาจพิสูจน์ได้ว่าเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อบทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการทีม

ทีมของคุณล้าหลังหรือตามกำหนดการหรือไม่? คุณจะสามารถค้นหาคำตอบสำหรับคำถามนั้นได้ด้วยความช่วยเหลือของฟังก์ชันหลักเป้าหมายของ Teamwork ซึ่งช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบแดชบอร์ดที่เปรียบเทียบวันที่ครบกำหนดของคุณกับผลลัพธ์ที่มีอยู่ได้

เนื่องจากเหตุการณ์สำคัญ ทีมของคุณจะสามารถบรรลุทุกสิ่งที่ต้องทำ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน แนบรายการงาน และติดตามความคืบหน้า

ไม่มีประโยชน์ในการเสียเวลาค้นหาไฟล์โครงการที่สำคัญที่อาจวางผิดที่ในการจัดระเบียบโครงการ คุณสามารถบันทึกไฟล์สำคัญทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวด้วย Teamwork และคุณสามารถอัปโหลดเวอร์ชันใหม่ได้ทุกเมื่อที่จำเป็นเพื่อแสดงความคืบหน้า

ฟีเจอร์ผู้ติดตามของ Teamwork ช่วยให้ลูกค้าของคุณสามารถติดตามการพัฒนาโครงการได้แบบเรียลไทม์ สิ่งนี้มีประโยชน์ถ้าคุณมีลูกค้าที่สนใจติดตามความคืบหน้าของโครงการ

ราคาของการทำงานเป็นทีม

ราคาของซอฟต์แวร์การจัดการทีมนี้แบ่งออกเป็นสี่ประเภท: Free Forever, Deliver, Grow และ Scale ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับบริษัทต่างๆ ตามความต้องการและความสามารถ

การทำงานเป็นทีมยังให้ตัวเลือกความถี่ในการชำระเงินสองแบบแก่คุณ: รายเดือนและรายปี เห็นได้ชัดว่าแผนรายปีถูกกว่ารายเดือน

ทางเลือกของการทำงานเป็นทีม

#1. Wrike

Wrike เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพซึ่งทำคะแนนได้ดีในซอฟต์แวร์การสื่อสารและการจัดการโครงการ ได้รับการออกแบบมาอย่างชัดเจนโดยคำนึงถึงทีมเป็นหลัก Wrike เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารของทีมออนไลน์สำหรับการจัดการงานและโครงการ

บริษัทซึ่งปัจจุบัน Citrix เป็นเจ้าของ กำลังขยายพื้นที่เหล่านี้อย่างต่อเนื่องในขณะที่ยังแนะนำความสามารถที่เชื่อมโยงกับพวกเขาด้วย

ขณะนี้ แอปพลิเคชันได้รับการอัปเดตเพื่อรวมความสามารถในการทำงานอัจฉริยะเพิ่มเติม เช่น การคาดการณ์เมื่อโครงการใดที่อาจทำงานช้ากว่ากำหนด และเน้นสาเหตุที่เป็นไปได้สำหรับความเสี่ยงนี้

Wrike นั้นง่ายต่อการติดตั้งและเริ่มใช้งานมากกว่าแอพพลิเคชั่นการจัดการโครงการที่คล้ายกัน แม้ว่าราคาจะอยู่ที่ระดับบนสุดก็ตาม

#2. SmartSuite

SmartSuite เป็นแพลตฟอร์มการจัดการการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทีมสามารถวางแผน วัดผล และจัดการเวิร์กโฟลว์ใดก็ได้ ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับโครงการ กระบวนการต่อเนื่อง หรือกิจกรรมประจำวันตามปกติ ราคาต่อผู้ใช้ในแต่ละเดือนเริ่มต้นที่ $10 และมี 15 ภาษาให้เลือก

คุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการพัฒนาระบบที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับการจัดการโครงการบนแพลตฟอร์มเดียวที่เป็นหนึ่งเดียว

คุณจะสามารถติดตามสถานะปัจจุบันของโครงการใดๆ ได้โดยการจัดการงาน เป้าหมาย เจ้าของ และทรัพยากร รายงานที่ยืดหยุ่นและมุมมองไทม์ไลน์จะช่วยให้คุณเห็นว่าทุกอย่างเข้าที่

การทำงานเป็นทีมของนักเขียน

เนื่องจาก Teamwork ใช้งานง่ายและมาพร้อมกับความสามารถที่หลากหลาย รวมถึงการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ จึงเหมาะสำหรับทีมที่จัดการงานของลูกค้าที่เรียกเก็บเงินได้ เนื่องจากมาพร้อมกับคุณสมบัติทั้งสอง

แม้ว่าราคาจะค่อยๆเพิ่มขึ้น แต่ก็ยังคงเป็นการลงทุนที่ยอดเยี่ยม การทำงานเป็นทีมมีแอปพลิเคชันมือถือสำหรับอุปกรณ์ iOS และ Android ทำให้ทุกคนสามารถติดตามโครงการและงานต่างๆ ได้โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน

ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณทำงานกับเพื่อนร่วมงานในระหว่างเดินทางบ่อยๆ แอปพลิเคชัน Teamwork บนมือถือช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของสถานะปัจจุบันของงานและกรอบเวลาที่เกี่ยวข้อง

ยังไม่รวมถึงคุณสมบัติทั้งหมดที่มีในแอพออนไลน์ ดังนั้นจึงเป็นประโยชน์ในการติดต่อกับทีมของคุณโดยอัปเดตสถานะของคุณหรือเพิ่มชั่วโมงทำงาน แต่แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อแทนที่แอปออนไลน์

บรรทัดล่าง

คุณสามารถสร้างรายงาน แสดงภาพงานของคุณโดยใช้ Kanban มอบหมายงาน สร้างรายการ จัดการเวลา โต้ตอบกับผู้ใช้รายอื่น และอื่นๆ ทั้งหมดผ่านอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและตรงไปตรงมาของ Teamwork

การทำงานเป็นทีมอาจช่วยให้คุณดำเนินการได้สำเร็จและได้ผลลัพธ์ที่คุณและทีมกำลังไล่ตาม ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์ในการจัดการโครงการหรือไม่ หรือนี่จะเป็นครั้งแรกที่คุณจัดการโครงการ สิ่งที่ดีที่สุดคือคุณสามารถเริ่มใช้งาน Teamwork ได้โดยไม่ต้องใช้เงินสักเล็กน้อย