การกำกับดูแลข้อมูล: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคืออะไร

ธุรกิจทั้งหมดต้องกำหนดวิธีที่พวกเขาจะใช้ข้อมูลและจัดการอย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งกระดานเพื่อสนับสนุนผลลัพธ์ทางธุรกิจ ปัจจุบันบริษัทรวบรวมข้อมูลจำนวนมหาศาลจากแหล่งต่างๆ และการกำกับดูแลข้อมูลช่วยในการจัดการความเสี่ยง การเพิ่มมูลค่าสูงสุด และการลดต้นทุน

การกำกับดูแลข้อมูลรวมถึงบุคลากร กระบวนการ และเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่บริษัทต้องการเพื่อจัดการและปกป้องทรัพย์สินข้อมูล ทั้งหมดขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณจัดการกับข้อมูลที่บริษัทของคุณรวบรวม เมื่อมีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้อง สม่ำเสมอ และจัดการอย่างถูกวิธี

จะสร้างกรอบงานสำหรับการจัดการข้อมูลทั่วทั้งองค์กรและให้โอกาสในการใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้อย่างมีประสิทธิภาพ โพสต์นี้กำหนดการจัดการข้อมูลด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การกำกับดูแลข้อมูลคืออะไร?

การกำกับดูแลข้อมูลคือชุดของกฎและขั้นตอนที่ใช้โดยธุรกิจที่ควบคุมการจัดการ การกระจาย และการรักษาความปลอดภัยข้อมูลขององค์กร งานของมันรวมถึง:

• การสร้างโครงสร้างพื้นฐานและเทคโนโลยี
• การตั้งค่าและจัดการกระบวนการและกฎ
• การค้นหาว่าพนักงานหรือตำแหน่งใดในองค์กรมีอำนาจและความรับผิดชอบในการจัดการและเก็บรักษาข้อมูลบางประเภท

การปฏิบัติตามข้อกำหนดขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการข้อมูลได้ดีเพียงใด ระบบจะดูแลวิธีการจัดเก็บ เคลื่อนย้าย และเก็บรักษาสิ่งของให้ปลอดภัย แต่ฝ่ายมนุษย์ทำให้แน่ใจว่านโยบายต่างๆ ได้รับการพัฒนา กระบวนการทำงานที่ดี เทคโนโลยีได้รับการจัดการ และข้อมูลมีความปลอดภัย

องค์ประกอบหลักของการกำกับดูแลข้อมูล

องค์กรได้รับประโยชน์จากการกำกับดูแลข้อมูลที่ดีในการตัดสินใจที่ดี โปรแกรมที่ออกแบบมาอย่างดีประกอบด้วยทีมธรรมาภิบาล คณะกรรมการแนะนำ และผู้ดูแลข้อมูล นอกจากนี้ยังเป็นกฎเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูล

นี่คือองค์ประกอบสำคัญบางประการสำหรับการกำกับดูแลข้อมูลที่เหมาะสม:

• ความซื่อสัตย์: ทุกคนในโปรแกรมควรซื่อสัตย์และเปิดเผยเกี่ยวกับข้อจำกัด ความท้าทาย และผลกระทบอื่นๆ ของการตัดสินใจเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูล

• คุณภาพของข้อมูล: ทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับการบริหารแหล่งข้อมูล รากฐานที่สำคัญขององค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลคือการรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง สมบูรณ์ และเชื่อถือได้ การกำกับดูแลข้อมูลต้องการข้อมูลคุณภาพสูงและระดับความแข็งแกร่ง

• ความปลอดภัยของข้อมูล: ความปลอดภัยของ ข้อมูลเป็นเทคนิคในการจัดหมวดหมู่และจำแนกแหล่งข้อมูลตามระดับความเสี่ยงที่เกิดจากแหล่งข้อมูล ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการสร้างช่องทางการเข้าถึงที่ปลอดภัยระหว่างการโต้ตอบกับผู้ใช้และขั้นตอนการรักษาความปลอดภัย

• การจัดการข้อมูล: กำหนดทิศทาง ตรวจสอบ และให้ความช่วยเหลือในการใช้แหล่งข้อมูล และมีส่วนช่วยในการนำข้อมูลคุณภาพสูงไปใช้งานแก่ผู้ใช้ทางธุรกิจในลักษณะที่เข้าถึงได้ง่าย

• ความชัดเจนของข้อมูล: เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล แนะนำว่าบุคคลที่เข้าถึงและใช้ข้อมูลขององค์กรต้องรับผิดชอบต่อการกระทำของตน ผู้ใช้สามารถค้นหาว่าข้อมูลของพวกเขามาจากไหนในโลกธุรกิจ

ประโยชน์ของการกำกับดูแลข้อมูล

การกำกับดูแลข้อมูลเป็นชุดวิธีสำหรับองค์กรในการจัดการและควบคุมข้อมูลและวิธีการใช้ข้อมูล มันเกี่ยวข้องกับการสร้างมาตรฐานและกฎของข้อมูลภายในและนำไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง สอดคล้องกัน และใช้อย่างถูกต้อง ต่อไปนี้คือประโยชน์บางประการที่บริษัทจะได้รับจากโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลที่มั่นคง

การประกันคุณภาพ

ข้อมูลที่สะอาดเป็นผลจากโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลที่เหนือกว่า เมื่อมีการแชร์การดูแลข้อมูล จะมีการล้าง อัปเดต และโยนทิ้งไปเป็นประจำ การจัดการกับข้อมูลนั้นยาก แต่ถ้าเจ้าหน้าที่จัดการข้อมูลของคุณทำให้ทุกอย่างเป็นปัจจุบันและเกี่ยวข้อง งานอาจจะง่ายขึ้นเล็กน้อย

นโยบายข้อมูลที่ดีช่วยให้องค์กรค้นหาและติดตามข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และขจัดข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์ เก่า หรือซ้ำซาก เมื่อมีคนป้อนข้อมูลหลายคน ข้อมูลบางส่วนจะถูกทำซ้ำหรือไม่ถูกต้อง นโยบายข้อมูลของคุณควรช่วยทีมของคุณลดข้อผิดพลาดและสร้างแหล่งข้อมูลคุณภาพสูงเพียงแหล่งเดียว

การตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้น

การกำกับดูแลข้อมูลที่แข็งแกร่งทำให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดภายในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ ขจัดความเป็นไปได้ที่ไซโลข้อมูลจะก่อตัวขึ้นภายในธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้และผู้ที่ทำการตัดสินใจจะมีระดับความมั่นใจในข้อมูลสูงขึ้น และด้วยเหตุนี้ พวกเขาจะเชื่อมั่นในการตัดสินใจตามข้อมูลนั้นมากขึ้น

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ กฎหมาย และมาตรฐานอุตสาหกรรม

หากคุณวางระบบไว้ ธุรกิจของคุณจะปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายล่าสุดได้ง่ายขึ้น ทำให้แน่ใจว่าผู้คนปฏิบัติตามกฎหมายและป้องกันไม่ให้ต้องเสียค่าปรับหรือค่าปรับสำหรับการละเมิดกฎ นอกจากนี้ การทำให้มั่นใจว่าเป็นไปตามมาตรฐานการกำกับดูแลในปัจจุบันจะช่วยปกป้องข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนจากผู้ที่ไม่ควรมีข้อมูลดังกล่าว

ลดค่าใช้จ่าย

การกำกับดูแลข้อมูลจะทำให้การตรวจสอบทำได้เร็วและง่ายขึ้น และปรับปรุงการดำเนินงานในแต่ละวัน คุณสามารถลดของเสียจากการตัดสินใจที่ผิดพลาดหรือล้าสมัยได้ นอกจากนี้ การจับตาดูกิจกรรมปัจจุบัน สินค้าคงคลัง และพนักงานที่มีอยู่อย่างใกล้ชิดสามารถช่วยให้คุณให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของการกำกับดูแลข้อมูล

เป็นไปได้ที่จะดำเนินการกำกับดูแลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพในลักษณะที่ทั้งราบรื่นและมีประสิทธิภาพ คุณควรปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จำเป็นที่สุดต่อไปนี้

• เริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ แต่คิดให้โดดเด่น: ผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยีล้วนเป็นส่วนสำคัญของการกำกับดูแลข้อมูล คุณควรจำสิ่งเหล่านี้เมื่อคุณวางแผนและดำเนินการตามกลยุทธ์ข้อมูลของคุณ เริ่มต้นเล็ก ๆ และพยายามไปจนถึงภาพรวม แต่ละส่วนควรสร้างจากส่วนก่อนหน้าเพื่อสร้างกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลอย่างรอบด้าน ผู้คนควรมาก่อน ตามด้วยกระบวนการ และสุดท้ายคือเทคโนโลยี
• กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้: กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ และเฉพาะเจาะจง สิ่งที่วัดไม่ได้ก็ควบคุมไม่ได้ ง่ายๆ แค่นี้เอง เมื่อบรรลุเป้าหมาย ให้เฉลิมฉลองความสำเร็จและใช้เป็นแรงจูงใจในการบรรลุชัยชนะต่อไป
• มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: สำหรับนโยบายเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูล คุณจะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้นำระดับสูงของบริษัท คุณสามารถให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำบางสิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในบริษัทของคุณใช้แผนการกำกับดูแลของคุณ
• กำหนดบทบาทของทีมกำกับดูแลข้อมูล: ต้องกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และโครงสร้างความเป็นเจ้าของเพื่อให้มีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพ ผู้ที่สร้างและจัดการข้อมูลคือผู้ที่รู้ดีที่สุด ผู้จัดการข้อมูลควรทำงานร่วมกับเจ้าของเพื่อช่วยแนะนำพวกเขาและทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น ทีมกำกับดูแลข้อมูลของคุณจำเป็นต้องมีสมาชิกจากแผนกต่างๆ และสามารถขับเคลื่อนความคิดริเริ่มด้านการกำกับดูแลข้อมูลของคุณไปข้างหน้าได้
• พิจารณาข้อมูลที่ไม่มีการจัดการ: ข้อมูล ที่มีค่าที่สุดบางส่วนของคุณอยู่ในไฟล์ โฟลเดอร์ และการแชร์ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลนี้มักจะมีความเสี่ยงมากกว่าข้อมูลที่คุณจัดการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการจัดการข้อมูลของคุณมีข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง
• จำแนกและแท็กข้อมูล: กำหนดมาตรฐานสำหรับข้อมูลเมตาที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณบรรลุเป้าหมายและอนุญาตให้ใช้ข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้ง เป้าหมายหลักของการกำกับดูแลอย่างหนึ่งคือการกำหนดมาตรฐาน ซึ่งจะทำได้ยากหากไม่มีการจัดประเภทข้อมูลและการแท็ก
• ติดตามความคืบหน้าด้วยเมตริก: ต้องวัดความสำเร็จของโปรแกรม ก่อนที่จะแนะนำนโยบายข้อมูล ให้กำหนดการวัดของคุณ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการจัดการข้อมูลในปัจจุบันของคุณ ปฏิบัติตามตัวชี้วัดเดิมอย่างสม่ำเสมอ สิ่งนี้แสดงความคืบหน้าและทำให้มั่นใจว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการกำกับดูแลข้อมูลของคุณมีประสิทธิภาพในทางปฏิบัติ ไม่ใช่แค่ในทางทฤษฎีเท่านั้น
• สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ: การสื่อสารมีความสำคัญในทุกที่ในโปรแกรมหรือขั้นตอนการจัดการข้อมูล ไม่ว่าการเน้นย้ำความสำเร็จหรือการปฏิรูปหลังจากความล้มเหลว การสื่อสารที่ชัดเจนและบ่อยครั้งเป็นสิ่งสำคัญในการแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของกลยุทธ์
• สร้างกรณีธุรกิจให้กับมัน: สร้างกรณีธุรกิจสำหรับเหตุผลที่ควรทำ กำหนดประโยชน์ของระดับวุฒิภาวะในการกำกับดูแลข้อมูลในระดับต่างๆ ซึ่งรวมถึงการเติบโต การประหยัดต้นทุน ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนด แล้วรายงานสิ่งที่คุณค้นพบ
• เพิ่มการทำงานอัตโนมัติสูงสุด: เพื่อให้แน่ใจถึงความสำเร็จของโครงการกำกับดูแลข้อมูลของคุณ คุณควรทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงเวิร์กโฟลว์ ขั้นตอนการอนุมัติ คำขอข้อมูล คำขอสิทธิ์ และอื่นๆ ที่คุณคิดได้ ระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย แต่ยังรับประกันว่าการกำกับดูแลจะดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

บทสรุป

กรอบงานการกำกับดูแลข้อมูลช่วยให้บริษัทของคุณสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิผลในระดับที่สูงขึ้น ไม่ใช่โครงการที่ทำครั้งเดียว มันเป็นกระบวนการต่อเนื่อง โปรแกรมที่แข็งแกร่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลขององค์กรของคุณมีความปลอดภัย ได้มาตรฐาน และแม่นยำ นอกจากนี้ กระบวนการเองยังต้องได้รับการตรวจสอบและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอโดยพิจารณาจากปริมาณที่เปลี่ยนแปลง ลักษณะและลักษณะของข้อมูลที่บริษัทของคุณจัดการ

QuestionPro นำเสนอโซลูชันสำหรับทุกปัญหาและทุกอุตสาหกรรม ทำให้เป็นมากกว่าซอฟต์แวร์สำรวจ นอกจากนี้ เรามีแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูล เช่น ไลบรารีการวิจัย InsightsHub ของเรา

องค์กรทั่วโลกกำลังใช้ระบบการจัดการความรู้และโซลูชัน เช่น InsightsHub เพื่อจัดการข้อมูลได้ดีขึ้น ลดเวลาที่ใช้ในการรับข้อมูลเชิงลึก และเพิ่มการใช้ข้อมูลในอดีตในขณะที่ลดต้นทุนและเพิ่ม ROI

เรียนรู้เพิ่มเติม