Tata Kelola Data: Apa Itu & Praktik Terbaik

Semua bisnis harus menentukan bagaimana mereka akan menggunakan data dan menanganinya secara konsisten untuk mendukung hasil bisnis. Perusahaan saat ini mengumpulkan sejumlah besar data dari beberapa sumber, dan tata kelola data membantu dalam manajemen risiko, maksimalisasi nilai, dan pengurangan biaya.

Tata kelola data mencakup orang, proses, dan alat teknologi yang dibutuhkan perusahaan untuk mengelola dan melindungi aset datanya. Itu semua tergantung pada bagaimana Anda menangani informasi yang dikumpulkan perusahaan Anda. Ketika efektif, itu memastikan bahwa data benar, konsisten, dan dikelola dengan cara yang benar.

Ini membentuk kerangka kerja untuk mengelola data di seluruh organisasi dan memberikan peluang untuk memanfaatkan data yang andal secara efektif. Posting ini mendefinisikan tata kelola data dengan beberapa praktik terbaik.

Apa itu Tata Kelola Data?

Tata kelola data adalah kumpulan aturan dan prosedur yang digunakan oleh bisnis yang mengontrol manajemen, distribusi, dan keamanan data organisasi. Tugasnya meliputi:

• Menciptakan infrastruktur dan teknologi.
• Menyiapkan dan mengelola proses dan aturan.
• Mencari tahu karyawan atau posisi mana dalam organisasi yang memiliki kekuatan dan tanggung jawab untuk menangani dan menyimpan tipe data tertentu.

Kepatuhan didasarkan pada seberapa baik Anda mengelola data Anda. Sistem akan memperhatikan bagaimana hal-hal disimpan, dipindahkan, dan disimpan dengan aman. Tetapi sisi manusia memastikan kebijakan dikembangkan, prosedur baik, teknologi dikelola, dan data diamankan.

Komponen utama tata kelola data

Organisasi mendapat manfaat dari tata kelola data yang baik dalam hal membuat keputusan yang baik. Program yang dirancang dengan baik mencakup tim tata kelola, komite pemandu, dan pengelola data. Ini juga aturan tentang cara menggunakan data.

Berikut adalah beberapa komponen kunci untuk tata kelola data yang tepat:

• Kejujuran: Setiap orang dalam program harus jujur ​​dan terbuka tentang keterbatasan, tantangan, dan efek lain dari keputusan tentang tata kelola data.

• Kualitas data: Ini berfungsi sebagai dasar untuk administrasi sumber data. Landasan dari setiap organisasi berbasis data adalah kumpulan data yang akurat, lengkap, dan andal. Tata kelola data membutuhkan data berkualitas tinggi dan tingkat kekuatan yang tinggi.

• Keamanan data: Keamanan data adalah teknik mengkategorikan dan mengklasifikasikan sumber data sesuai dengan tingkat risiko yang ditimbulkan oleh sumber data. Ini memastikan saluran akses yang aman dibuat antara interaksi pengguna dan prosedur keamanan.

• Manajemen data: Ini mengarahkan, memantau, dan menawarkan bantuan dalam memanfaatkan sumber data, dan berkontribusi pada penerapan data berkualitas tinggi kepada pengguna bisnis dengan cara yang mudah diakses oleh mereka.

• Kejelasan data: Untuk tujuan keamanan data, ini menunjukkan bahwa individu yang mengakses dan menggunakan data organisasi bertanggung jawab atas tindakan mereka. Pengguna dapat mengetahui dari mana data mereka berasal di dunia korporat.

Manfaat tata kelola data

Tata kelola data adalah seperangkat cara bagi organisasi untuk mengelola dan mengontrol data dan bagaimana data tersebut digunakan. Ini memerlukan pembuatan standar dan aturan data internal dan menerapkannya untuk memastikan bahwa data benar, konsisten, dan digunakan dengan benar. Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dari program tata kelola data yang solid.

Kualitas asuransi

Data bersih adalah hasil dari program tata kelola data yang unggul. Ketika pengawasan data dibagikan, itu dibersihkan, diperbarui, dan dibuang secara teratur. Berurusan dengan data itu sulit, tetapi jika staf manajemen data Anda selalu memperbarui dan relevan, pekerjaan itu mungkin sedikit lebih mudah.

Kebijakan data yang baik membantu organisasi menemukan dan melacak informasi yang berguna dan menghilangkan informasi yang tidak berguna, lama, atau berlebihan. Ketika beberapa orang memasukkan data, beberapa akan terduplikasi atau tidak akurat. Kebijakan data Anda akan membantu tim Anda mengurangi kesalahan dan menghasilkan satu sumber data berkualitas tinggi.

Pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik

Tata kelola data yang kuat memungkinkan semua pengguna yang berwenang dalam suatu organisasi untuk mengakses data yang sama, menghilangkan potensi terbentuknya silo data di dalam bisnis. Karena itu, pengguna dan mereka yang membuat keputusan akan memiliki tingkat kepercayaan yang lebih tinggi terhadap data, dan sebagai hasilnya, mereka akan lebih percaya pada keputusan berdasarkan informasi tersebut.

Kepatuhan terhadap peraturan, hukum, dan standar industri

Jika Anda menerapkan sistem, akan lebih mudah bagi bisnis Anda untuk mengikuti persyaratan hukum terkini. Itu memastikan bahwa orang mengikuti hukum dan menjaga mereka dari keharusan membayar denda atau hukuman karena melanggar aturan. Selain itu, memastikan standar peraturan saat ini terpenuhi akan melindungi informasi bisnis yang sensitif dari orang-orang yang tidak seharusnya memilikinya.

Pengurangan biaya

Tata kelola data akan membuat audit lebih cepat dan mudah serta meningkatkan operasi sehari-hari. Anda dapat mengurangi pemborosan dari keputusan berbasis informasi yang salah atau ketinggalan zaman. Selain itu, mengawasi aktivitas saat ini, inventaris, dan staf yang tersedia dapat membantu Anda melayani pelanggan dengan lebih baik.

Praktik terbaik tata kelola data

Tata kelola data yang efektif dapat dijalankan dengan lancar dan efisien. Anda harus tetap berpegang pada daftar berikut dari beberapa praktik terbaik yang paling penting.

• Mulai dari yang kecil, namun berpikirlah menonjol: Orang, proses, dan teknologi adalah bagian penting dari tata kelola data. Anda harus mengingat hal-hal ini ketika Anda merencanakan dan menjalankan strategi data Anda. Mulailah dari yang kecil dan lanjutkan ke keseluruhan gambar. Setiap bagian harus membangun yang sebelumnya untuk membuat strategi tata kelola data yang menyeluruh. Orang harus didahulukan, lalu proses, dan terakhir, teknologi.
• Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur: Tetapkan tujuan yang jelas, terukur, dan spesifik. Apa yang tidak dapat diukur tidak dapat dikendalikan, sesederhana itu. Ketika tujuan tercapai, rayakan kesuksesan dan gunakan sebagai motivasi untuk meraih kemenangan lebih lanjut.
• Libatkan pemangku kepentingan: Untuk membuat kebijakan tentang tata kelola data, Anda memerlukan dukungan dari para pemimpin puncak perusahaan. Anda dapat membuat pemangku kepentingan melakukan sesuatu untuk memastikan bahwa setiap orang di perusahaan Anda menggunakan rencana tata kelola Anda.
• Tetapkan peran tim tata kelola data: Peran, tanggung jawab, dan struktur kepemilikan harus ditetapkan agar prosedur efektif dapat dilakukan. Orang-orang yang membuat dan mengelola data adalah orang-orang yang paling mengetahuinya. Pengelola data harus bekerja dengan pemilik untuk membantu memandu mereka dan mempermudah komunikasi. Tim tata kelola data Anda harus memiliki anggota dari berbagai departemen dan dapat memajukan inisiatif tata kelola data Anda.
• Pertimbangkan data yang tidak dikelola: Beberapa data Anda yang paling berharga ada di file, folder, dan share Anda. Namun, data ini seringkali lebih berisiko daripada data terkelola Anda. Pastikan bahwa rencana Anda untuk mengelola data mencakup data tidak terstruktur.
• Mengklasifikasikan dan memberi tag pada data: Siapkan standar untuk metadata yang membantu bisnis Anda mencapai tujuannya dan memungkinkan data digunakan lebih dari sekali. Salah satu tujuan utama tata kelola adalah standarisasi, yang akan sulit dicapai tanpa klasifikasi dan penandaan data.
• Lacak kemajuan dengan metrik: Keberhasilan program harus diukur. Sebelum memperkenalkan kebijakan data, tentukan pengukuran Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memulai dengan prosedur manajemen data Anda saat ini. Ikuti metrik asli secara teratur. Ini menunjukkan kemajuan dan memastikan praktik terbaik tata kelola data Anda efektif dalam praktik, bukan hanya dalam teori.
• Berkomunikasi secara teratur: Komunikasi sangat penting di mana pun dalam program atau prosedur tata kelola data. Apakah menyoroti keberhasilan atau reformasi setelah kegagalan, komunikasi yang jelas dan sering sangat penting untuk menunjukkan efektivitas strategi.
• Buat kasus bisnis untuk itu: Buat kasus bisnis mengapa hal itu harus dilakukan. Tentukan manfaat dari berbagai tingkat kematangan tata kelola data, termasuk yang terkait dengan pertumbuhan, penghematan biaya, risiko, dan kepatuhan, lalu laporkan temuan Anda.
• Maksimalkan otomatisasi: Untuk memastikan keberhasilan proyek tata kelola data Anda, Anda harus mengotomatiskan semua yang dapat diotomatisasi, termasuk alur kerja, prosedur persetujuan, permintaan data, permintaan izin, dan hal lain yang dapat Anda pikirkan. Otomatisasi tidak hanya akan menghemat waktu dan uang, tetapi juga menjamin bahwa tata kelola akan dilaksanakan secara berkelanjutan.

Kesimpulan

Kerangka kerja tata kelola data memungkinkan perusahaan Anda beroperasi pada tingkat produktivitas yang lebih tinggi. Ini bukan proyek satu kali; itu adalah proses yang berkelanjutan. Program yang solid memastikan bahwa data organisasi Anda aman, terstandarisasi, dan akurat. Selain itu, prosedur itu sendiri perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala mengingat volume, sifat, dan karakter data yang berubah yang dikelola perusahaan Anda.

QuestionPro menawarkan solusi untuk setiap masalah dan industri, menjadikannya lebih dari sekadar perangkat lunak survei. Selain itu, kami memiliki platform manajemen data seperti perpustakaan penelitian InsightsHub kami.

Organisasi di seluruh dunia menggunakan sistem dan solusi manajemen pengetahuan seperti InsightsHub untuk mengelola data dengan lebih baik, mengurangi waktu yang diperlukan untuk memperoleh wawasan, dan meningkatkan pemanfaatan data historis sekaligus memangkas biaya dan meningkatkan ROI.

BELAJARLAH LAGI