إدارة البيانات: ما هي وأفضل الممارسات

يجب على جميع الشركات تحديد كيفية استخدام البيانات والتعامل معها باستمرار في جميع المجالات لدعم نتائج الأعمال. تجمع الشركات اليوم كميات هائلة من البيانات من عدة مصادر ، وتساعد حوكمة البيانات في إدارة المخاطر ، وتعظيم القيمة ، وخفض التكاليف.

تتضمن حوكمة البيانات الأشخاص والعمليات والأدوات التكنولوجية التي تحتاجها الشركة لإدارة أصول البيانات وحمايتها. كل هذا يتوقف على كيفية تعاملك مع المعلومات التي تجمعها شركتك. عندما تكون فعالة ، فإنها تتأكد من صحة البيانات واتساقها وإدارتها بالطريقة الصحيحة.

إنه يشكل إطارًا لإدارة البيانات عبر مؤسسة بأكملها ويوفر فرصة للاستخدام الفعال للبيانات الموثوقة. يحدد هذا المنشور إدارة البيانات مع بعض أفضل الممارسات.

ما هي إدارة البيانات؟

حوكمة البيانات عبارة عن مجموعة من القواعد والإجراءات التي تستخدمها الشركات التي تتحكم في إدارة وتوزيع وأمن بيانات المؤسسة. وتشمل مهامها:

• إنشاء البنية التحتية والتكنولوجيا.
• وضع وإدارة العمليات والقواعد.
• تحديد الموظفين أو المناصب في المؤسسة التي لديها القوة والمسؤولية للتعامل مع أنواع معينة من البيانات والاحتفاظ بها.

يعتمد الامتثال على مدى إدارتك لبياناتك. ستهتم الأنظمة بكيفية تخزين الأشياء ونقلها وحفظها. لكن الجانب البشري يضمن تطوير السياسات والإجراءات السليمة وإدارة التكنولوجيا وتأمين البيانات.

المكونات الرئيسية لحوكمة البيانات

تستفيد المؤسسات من إدارة البيانات الجيدة عندما يتعلق الأمر باتخاذ قرارات جيدة. يشتمل البرنامج المصمم جيدًا على فريق حوكمة ولجنة إرشادية ومشرفين على البيانات. إنها أيضًا قاعدة حول كيفية استخدام البيانات.

فيما يلي بعض المكونات الرئيسية لحوكمة البيانات المناسبة:

• الصدق: يجب أن يكون كل فرد في البرنامج صادقًا ومنفتحًا بشأن القيود والتحديات والآثار الأخرى للقرارات المتعلقة بإدارة البيانات.

• جودة البيانات: وهي بمثابة الأساس لإدارة مصادر البيانات. إن حجر الزاوية في أي مؤسسة قائمة على البيانات هو مجموعة من البيانات الدقيقة والكاملة والموثوقة. تتطلب حوكمة البيانات بيانات عالية الجودة ومستوى من القوة.

• سلامة البيانات: أمن البيانات هو تقنية تصنيف وتصنيف مصادر البيانات حسب مستويات المخاطر التي تشكلها مصادر البيانات. يضمن إنشاء قناة وصول آمنة بين تفاعل المستخدم وإجراءات الأمن.

• إدارة البيانات: يوجه ويراقب ويقدم المساعدة في استخدام مصادر البيانات ، ويساهم في تنفيذ بيانات عالية الجودة لمستخدمي الأعمال بطريقة يسهل عليهم الوصول إليها.

• وضوح البيانات: لأغراض أمن البيانات ، يقترح أن يكون الفرد الذي يصل إلى بيانات المنظمة ويستخدمها مسؤولاً عن أفعاله. يمكن للمستخدمين معرفة مصدر بياناتهم في عالم الشركات.

فوائد إدارة البيانات

حوكمة البيانات هي مجموعة من الطرق للمؤسسة لإدارة البيانات والتحكم فيها وكيفية استخدامها. يستلزم إنشاء معايير وقواعد بيانات داخلية وتنفيذها لضمان صحة البيانات واتساقها واستخدامها بشكل صحيح. فيما يلي بعض الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها الشركة من برنامج حوكمة البيانات القوي.

تاكيد الجودة

البيانات النظيفة هي نتيجة برنامج حوكمة بيانات متفوق. عند مشاركة الإشراف على البيانات ، يتم تنظيفها وتحديثها والتخلص منها بانتظام. يعد التعامل مع البيانات أمرًا صعبًا ، ولكن إذا كان موظفو إدارة البيانات لديك يحافظون على كل شيء محدثًا وملائمًا ، فقد تكون المهمة أسهل قليلاً.

تساعد سياسة البيانات الجيدة المؤسسات في العثور على المعلومات المفيدة وتتبعها والتخلص من المعلومات غير المفيدة أو القديمة أو الزائدة عن الحاجة. عندما يقوم عدة أشخاص بإدخال البيانات ، سيتكرر بعضها أو يكون غير دقيق. يجب أن تساعد سياسات البيانات الخاصة بك فريقك على تقليل الأخطاء وإنتاج مصدر واحد للبيانات عالية الجودة.

اتخاذ قرارات تجارية أفضل

تمكن إدارة البيانات القوية جميع المستخدمين المصرح لهم داخل المؤسسة من الوصول إلى نفس البيانات ، مما يقضي على احتمالية تكوين صوامع البيانات داخل الشركة. لهذا السبب ، سيكون لدى المستخدمين وأولئك الذين يتخذون القرارات مستوى ثقة أعلى في البيانات ، ونتيجة لذلك ، سيكون لديهم ثقة أكبر في القرارات القائمة على تلك المعلومات.

الامتثال للوائح والقوانين ومعايير الصناعة

إذا وضعت نظامًا ، فسيكون من الأسهل على عملك اتباع أحدث المتطلبات القانونية. تتأكد من أن الناس يتبعون القانون ويمنعهم من دفع غرامات أو عقوبات لخرق القواعد. كما أن ضمان استيفاء المعايير التنظيمية الحالية يحمي المعلومات التجارية الحساسة من الأشخاص الذين لا ينبغي أن يمتلكوها.

تخفيض المصاريف

ستعمل حوكمة البيانات على جعل عمليات التدقيق أسرع وأسهل وتحسين العمليات اليومية. يمكنك تقليل الفاقد من القرارات الخاطئة أو القديمة القائمة على المعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعدك مراقبة النشاط الحالي والمخزون والموظفين المتاحين عن كثب على خدمة عملائك بشكل أفضل.

أفضل ممارسات حوكمة البيانات

من الممكن تنفيذ حوكمة فعالة للبيانات بطريقة سلسة وفعالة. يجب أن تلتزم بالقائمة التالية لبعض أفضل الممارسات الأساسية.

• ابدأ على نطاق صغير ، ولكن فكر بشكل بارز: الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا كلها أجزاء مهمة من حوكمة البيانات. يجب أن تتذكر هذه الأشياء عندما تخطط وتنفذ إستراتيجية البيانات الخاصة بك. ابدأ صغيرًا واعمل على الوصول إلى الصورة بأكملها. يجب أن يبني كل جزء على الأجزاء السابقة عليه لوضع إستراتيجية إدارة بيانات شاملة. يجب أن يأتي الناس أولاً ، ثم العملية ، وأخيراً ، التكنولوجيا.
• ضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس: ضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس ومحددة. ما لا يمكن قياسه لا يمكن التحكم فيه ، بهذه البساطة. عندما تتحقق الأهداف ، احتفل بالنجاح واستخدمها كحافز لتحقيق المزيد من الانتصارات.
• إشراك أصحاب المصلحة: لوضع سياسة بشأن حوكمة البيانات ، ستحتاج إلى دعم كبار قادة الشركة. يمكنك جعل أصحاب المصلحة يفعلون شيئًا ما لضمان أن كل فرد في شركتك يستخدم خطة الحوكمة الخاصة بك.
• تعيين أدوار فريق إدارة البيانات: يجب إنشاء الأدوار والمسؤوليات وهياكل الملكية من أجل اتخاذ إجراءات فعالة. الأشخاص الذين ينشئون البيانات ويديرونها هم أفضل من يعرفها. يجب أن يعمل مديرو البيانات مع المالكين للمساعدة في توجيههم وتسهيل الاتصال. يحتاج فريق حوكمة البيانات لديك إلى أعضاء من إدارات مختلفة وأن يكون قادرًا على المضي قدمًا في مبادرات حوكمة البيانات الخاصة بك.
• ضع في اعتبارك البيانات غير المُدارة: توجد بعض أكثر بياناتك قيمة في الملفات والمجلدات والمشاركات. ومع ذلك ، غالبًا ما تكون هذه البيانات أكثر عرضة للخطر من بياناتك المُدارة. تأكد من أن خطتك لإدارة البيانات تتضمن بيانات غير منظمة.
• تصنيف البيانات ووضع علامات عليها: قم بإعداد معايير للبيانات الوصفية التي تساعد عملك على تحقيق أهدافه والسماح باستخدام البيانات أكثر من مرة. يعد التقييس أحد الأهداف الرئيسية للحوكمة ، والذي سيكون من الصعب تحقيقه بدون تصنيف البيانات ووضع العلامات.
• تتبع التقدم باستخدام المقاييس: يجب قياس نجاح البرنامج. قبل تقديم سياسات البيانات ، حدد القياسات الخاصة بك. يمكّنك هذا من البدء بإجراءات إدارة البيانات الحالية. اتبع المقاييس الأصلية بانتظام. يُظهر هذا التقدم ويضمن أن تكون أفضل ممارسات حوكمة البيانات الخاصة بك فعالة في الممارسة وليس فقط من الناحية النظرية.
• التواصل بانتظام: الاتصال أمر بالغ الأهمية في كل مكان في برنامج أو إجراءات إدارة البيانات. سواء كان تسليط الضوء على النجاحات أو الإصلاح بعد الفشل ، فإن التواصل الواضح والمتكرر ضروري لإظهار فعالية الاستراتيجية.
• قم بإعداد دراسة جدوى لها: قم بإنشاء دراسة جدوى لسبب وجوب القيام بذلك. حدد فوائد درجات مختلفة من نضج حوكمة البيانات ، بما في ذلك تلك المتعلقة بالنمو ، وتوفير التكاليف ، والمخاطر ، والامتثال ، ثم أبلغ عن النتائج التي توصلت إليها.
• زيادة الأتمتة إلى الحد الأقصى: لضمان نجاح مشاريع إدارة البيانات الخاصة بك ، يجب عليك أتمتة كل شيء يمكن أتمتة ، بما في ذلك سير العمل وإجراءات الموافقة وطلبات البيانات وطلبات الأذونات وأي شيء آخر يمكن أن يخطر ببالك. لن توفر الأتمتة الوقت والمال فحسب ، بل ستضمن أيضًا تنفيذ الحوكمة بشكل مستمر.

استنتاج

يتيح إطار حوكمة البيانات لشركتك العمل بمستوى أعلى من الإنتاجية. إنه ليس مشروعًا لمرة واحدة ؛ وهي عملية مستمرة. يضمن البرنامج القوي أن تكون بيانات مؤسستك آمنة وموحدة ودقيقة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب مراجعة الإجراءات نفسها وتحديثها بانتظام في ضوء الحجم المتغير وطبيعة وشخصية البيانات التي تديرها شركتك.

تقدم QuestionPro حلولًا لكل قضية وصناعة ، مما يجعلها أكثر من مجرد برنامج مسح. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا أنظمة أساسية لإدارة البيانات مثل مكتبة أبحاث InsightsHub الخاصة بنا.

تستخدم المنظمات في جميع أنحاء العالم أنظمة وحلول إدارة المعرفة مثل InsightsHub لإدارة البيانات بشكل أفضل ، وتقليل الوقت المستغرق للحصول على رؤى ، وزيادة استخدام البيانات التاريخية مع خفض التكاليف وزيادة عائد الاستثمار.

يتعلم أكثر