Gobierno de datos: qué es y mejores prácticas

Publicado: 2022-08-19

Todas las empresas deben determinar cómo usarán los datos y los manejarán de manera uniforme en todos los ámbitos para respaldar los resultados comerciales. Las empresas de hoy recopilan enormes cantidades de datos de varias fuentes, y el gobierno de datos ayuda en la gestión de riesgos, la maximización del valor y la reducción de costos.

El gobierno de datos incluye las personas, los procesos y las herramientas tecnológicas que una empresa necesita para administrar y proteger sus activos de datos. Todo depende de cómo manejes la información que recopila tu empresa. Cuando es efectivo, se asegura de que los datos sean correctos, consistentes y administrados de la manera correcta.

Forma el marco para la gestión de datos en toda una organización y brinda la oportunidad de utilizar datos confiables de manera efectiva. Esta publicación define el gobierno de datos con algunas de las mejores prácticas.

¿Qué es el gobierno de datos?

El gobierno de datos es una colección de reglas y procedimientos utilizados por las empresas que controlan la gestión, distribución y seguridad de los datos de una organización. Sus tareas incluyen:

Creación de infraestructura y tecnología.
Configuración y gestión de procesos y reglas.
Averiguar qué empleados o puestos en una organización tienen el poder y la responsabilidad de manejar y conservar ciertos tipos de datos.

El cumplimiento se basa en qué tan bien administra sus datos. Los sistemas se encargarán de cómo las cosas se almacenan, mueven y mantienen seguras. Pero el lado humano garantiza que se desarrollen políticas, que los procedimientos sean sólidos, que se gestione la tecnología y que los datos estén protegidos.

Componentes clave del gobierno de datos

Las organizaciones se benefician de un buen gobierno de datos cuando se trata de tomar buenas decisiones. Un programa bien diseñado incluye un equipo de gobierno, un comité guía y administradores de datos. También es una regla sobre cómo usar los datos.

Estos son algunos componentes clave para un gobierno de datos adecuado:

Honestidad: todos en el programa deben ser honestos y abiertos sobre las limitaciones, los desafíos y otros efectos de las decisiones sobre el gobierno de datos.

Calidad de los datos: Sirve como base para la administración de las fuentes de datos. La piedra angular de cualquier organización basada en datos es una recopilación de datos precisos, completos y confiables. La gobernanza de los datos requiere datos de alta calidad y un nivel de solidez.

Seguridad de los datos: La seguridad de los datos es la técnica de categorizar y clasificar las fuentes de datos de acuerdo con los niveles de riesgo que plantean las fuentes de datos. Garantiza que se establezca un canal de acceso seguro entre la interacción del usuario y los procedimientos de seguridad.

Gestión de los datos: Dirige, monitorea y ofrece asistencia en la utilización de las fuentes de datos, y contribuye a la implementación de datos de alta calidad para los usuarios comerciales de una manera que sea de fácil acceso para ellos.

Claridad de los datos: para fines de seguridad de los datos, sugiere que la persona que accede y utiliza los datos de la organización es responsable de sus acciones. Los usuarios pueden averiguar de dónde provienen sus datos en el mundo corporativo.

Beneficios del gobierno de datos

El gobierno de datos es un conjunto de formas en que una organización puede administrar y controlar los datos y cómo se utilizan. Implica crear estándares y reglas de datos internos e implementarlos para garantizar que los datos sean correctos, coherentes y se utilicen correctamente. Aquí hay algunos beneficios que una empresa puede obtener de un programa sólido de gobierno de datos.

Seguro de calidad

Los datos limpios son el resultado de un programa superior de gobierno de datos. Cuando se comparte la supervisión de los datos, se limpian, actualizan y desechan regularmente. Tratar con datos es difícil, pero si su personal de administración de datos mantiene todo actualizado y relevante, el trabajo podría ser un poco más fácil.

Una buena política de datos ayuda a las organizaciones a encontrar y realizar un seguimiento de la información útil y eliminar la información inútil, antigua o redundante. Cuando varias personas ingresan datos, algunos estarán duplicados o serán inexactos. Sus políticas de datos deberían ayudar a su equipo a reducir los errores y producir una única fuente de datos de alta calidad.

Mejor toma de decisiones empresariales

Un gobierno de datos sólido permite que todos los usuarios autorizados dentro de una organización accedan a los mismos datos, lo que elimina la posibilidad de que se formen silos de datos dentro de una empresa. Debido a esto, los usuarios y quienes toman decisiones tendrán un mayor nivel de confianza en los datos y, en consecuencia, tendrán más fe en las decisiones basadas en esa información.

Cumplimiento de regulaciones, leyes y estándares de la industria.

Si implementa un sistema, será más fácil para su negocio cumplir con los requisitos legales más actuales. Se asegura de que las personas cumplan con la ley y evita que tengan que pagar multas o sanciones por infringir las reglas. Además, garantizar que se cumplan los estándares regulatorios actuales protege la información comercial confidencial de personas que no deberían tenerla.

Reducción de gastos

El gobierno de datos hará que las auditorías sean más rápidas y sencillas y mejorará las operaciones diarias. Puede reducir el desperdicio de decisiones basadas en información defectuosa u obsoleta. Además, vigilar de cerca la actividad actual, el inventario y el personal disponible puede ayudarlo a brindar un mejor servicio a sus clientes.

Mejores prácticas de gobierno de datos

Es posible ejecutar un gobierno de datos efectivo de una manera que sea fluida y eficiente. Debe atenerse a la siguiente lista de algunas de las mejores prácticas más esenciales.

Comience de a poco, pero piense de manera destacada: las personas, los procesos y la tecnología son partes críticas del gobierno de datos. Debe recordar estas cosas cuando planifique y lleve a cabo su estrategia de datos. Comience poco a poco y avance hasta llegar a la imagen completa. Cada parte debe basarse en las anteriores para crear una estrategia completa de gobierno de datos. Las personas deben ser lo primero, luego el proceso y, finalmente, la tecnología.
Establezca objetivos explícitos y cuantificables: establezca objetivos que sean claros, medibles y específicos. Lo que no se puede medir no se puede controlar, así de simple. Cuando se alcancen las metas, celebre el éxito y utilícelo como motivación para lograr más victorias.
Involucrar a las partes interesadas: para que se elabore una política sobre el gobierno de datos, necesitará el apoyo de los principales líderes de la empresa. Puede hacer que las partes interesadas hagan algo para asegurarse de que todos en su empresa usen su plan de gobierno.
Establezca los roles del equipo de gobierno de datos: se deben establecer roles, responsabilidades y estructuras de propiedad para que se lleven a cabo procedimientos efectivos. Las personas que crean y gestionan los datos son quienes mejor los conocen. Los administradores de datos deben trabajar con los propietarios para guiarlos y facilitar la comunicación. Su equipo de gobierno de datos debe tener miembros de diferentes departamentos y ser capaz de hacer avanzar sus iniciativas de gobierno de datos.
Considere los datos no administrados: algunos de sus datos más valiosos se encuentran en sus archivos, carpetas y recursos compartidos. Sin embargo, estos datos a menudo corren más riesgo que sus datos administrados. Asegúrese de que su plan para administrar datos incluya datos no estructurados.
Clasifique y etiquete datos: configure estándares para metadatos que ayuden a su empresa a alcanzar sus objetivos y permitan que los datos se utilicen más de una vez. Uno de los principales objetivos de la gobernanza es la estandarización, que será difícil de lograr sin la clasificación y el etiquetado de datos.
Seguimiento del progreso con métricas: el éxito del programa debe medirse. Antes de introducir políticas de datos, define tus medidas. Esto le permite comenzar con sus actuales procedimientos de gestión de datos. Siga las métricas originales regularmente. Esto muestra el progreso y garantiza que sus mejores prácticas de gobierno de datos sean efectivas en la práctica, no solo en teoría.
Comuníquese regularmente: la comunicación es fundamental en todas partes en el programa o los procedimientos de gobierno de datos. Ya sea destacando los éxitos o reformando después de un fracaso, la comunicación clara y frecuente es esencial para demostrar la eficacia de la estrategia.
Haga un caso de negocios para ello: Cree un caso de negocios de por qué debería hacerse. Determine los beneficios de varios grados de madurez de gobierno de datos, incluidos los relacionados con el crecimiento, el ahorro de costos, el riesgo y el cumplimiento, y luego informe sus hallazgos.
Maximice la automatización: para garantizar el éxito de sus proyectos de gobierno de datos, debe automatizar todo lo que se pueda automatizar, incluidos los flujos de trabajo, los procedimientos de aprobación, las solicitudes de datos, las solicitudes de permisos y cualquier otra cosa que se le ocurra. La automatización no solo ahorraría tiempo y dinero, sino que también garantizaría que la gobernanza se implementará de manera continua.

Conclusión

Un marco de gobierno de datos le permite a su empresa operar a un nivel más alto de productividad. No es un proyecto de una sola vez; es un proceso continuo. Un programa sólido garantiza que los datos de su organización sean seguros, estandarizados y precisos. Además, los propios procedimientos deben revisarse y actualizarse con regularidad a la luz del volumen, la naturaleza y el carácter cambiantes de los datos que gestiona su empresa.

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