ประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยี OCR สำหรับธุรกิจของคุณ

เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจใดๆ ที่ต้องการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก มีห้องสมุดฟรีมากมายรวมถึง Tesseract OCR C# ซอฟต์แวร์ OCR สามารถใช้งานได้หลายวิธี เช่น การจัดการเอกสารและการวิเคราะห์ภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เทคโนโลยี OCR เพื่อวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้หลายพันใบต่อวัน การทำเช่นนี้จะช่วยประหยัดเวลาและเงินในขณะที่มั่นใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด ในบทความนี้ เราจะสำรวจประโยชน์ที่สำคัญที่สุดบางประการที่ OCR มอบให้กับธุรกิจทั่วโลก:

ประมวลผลเอกสารได้เร็วขึ้น

OCR เป็นวิธีที่รวดเร็วในการประมวลผลเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานกับแบทช์จำนวนมาก ด้วย OCR คุณสามารถจัดเก็บเอกสารในตำแหน่งที่ถูกต้องและระบุข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ก่อนที่จะพิมพ์ออกมา ซึ่งหมายความว่าสำนักงานของคุณจะไม่ต้องเสียเวลามากมายในการยื่นหรือจัดเรียงแบบฟอร์มกระดาษ

OCR ช่วยให้การประมวลผลเอกสารเร็วขึ้น เนื่องจากสามารถใช้ประมวลผลเอกสารชุดเล็กในคราวเดียว และชุดใหญ่ขึ้นได้ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องให้ผู้ปฏิบัติงานจัดเรียงไฟล์ด้วยตนเองทุกครั้งที่สแกน OCR ช่วยประหยัดเวลาของพนักงาน ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นๆ แทนได้ เช่น รับสายจากลูกค้าหรือกรอกคำสั่งซื้อ!

นอกจากนี้ โปรดทราบว่า OCR ไม่ได้กำหนดให้ไฟล์ทั้งหมดในลำดับชุดงานต้องอยู่ในลำดับที่ถูกต้องแม่นยำ เพื่อให้ไฟล์ทั้งหมดสแกนได้อย่างถูกต้อง ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่มีอัลกอริธึมในตัวซึ่งอนุญาตให้ทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติ ตอนนี้ไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์เลย!

เวลาตอบสนองที่ต่ำกว่า

ข้อดีอย่างหนึ่งของเทคโนโลยี OCR คือสามารถลดเวลาการประมวลผลเอกสารของคุณได้อย่างมาก การใช้แรงงานคนเป็นความพยายามที่มีค่าใช้จ่ายสูง เมื่อคุณต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมาก อาจมีค่าใช้จ่ายหลายพันหรือล้านดอลลาร์ต่อปี อย่างไรก็ตาม ด้วยเทคโนโลยี OCR คุณสามารถแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลและทำให้ค้นหาได้ในไม่กี่วินาที ทั้งหมดโดยไม่ต้องจ้างพนักงานเพื่อดำเนินการด้วยตนเอง ซึ่งหมายความว่าเวลาตอบสนองของคุณจะเร็วขึ้นมาก ประหยัดทั้งเวลาและเงินในระยะยาว

ปรับปรุงการบริการลูกค้า

การบริการลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับหลายธุรกิจ เทคโนโลยี OCR สามารถช่วยได้ด้วยการปรับปรุงเวลาตอบสนองและความแม่นยำ

หลายบริษัทมีทีมบริการลูกค้าที่ตรวจสอบเอกสารจากลูกค้า เช่น ใบแจ้งหนี้หรือแบบฟอร์มการสั่งซื้อ งานประเภทนี้มักเกี่ยวข้องกับการสแกนเอกสารและแก้ไขด้วยตนเองเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด สุดท้าย พวกเขาสแกนเวอร์ชันที่แก้ไขแล้วอีกครั้งเพื่อส่งกลับไปยังลูกค้า

เทคโนโลยี OCR ทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยแปลงเอกสารที่สแกนเป็นไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้ สิ่งเหล่านี้จะพร้อมใช้งานในเวิร์กโฟลว์ปกติของคุณ

เวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว

เทคโนโลยี OCR ช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น OCR ช่วยให้คุณสแกนเอกสารด้วยความเร็วสูง ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์ด้วยตนเองอีกต่อไป ขั้นตอนการสแกนเอกสารเหล่านี้ก็ง่ายขึ้นเช่นกัน แทนที่จะให้คนงานถ่ายภาพหรือทำด้วยมือ พวกเขาเพียงแค่ต้องวางเอกสารบนเครื่องสแกนออปติคัลเพื่อให้สามารถอ่านได้ทันที

ปรับปรุงความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เทคโนโลยี OCR ที่คุณใช้สามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ ช่วยในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลและการปกป้องข้อมูลของลูกค้า นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง การปลอมแปลง และการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

ลดต้นทุนค่าโสหุ้ย

หากคุณมีคลังสินค้า โอกาสสูงที่คุณจะมีพนักงานหลายคนที่ทำงานเกี่ยวกับการควบคุมสินค้าคงคลัง ซึ่งหมายความว่าพนักงานเหล่านี้จำเป็นต้องตรวจสอบแต่ละรายการเมื่อเข้ามา พวกเขายังตรวจสอบให้แน่ใจว่าตรงกับฐานข้อมูลในระบบของพวกเขา เทคโนโลยี OCR สามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ พนักงานจะต้องสแกนบาร์โค้ดในแต่ละรายการเท่านั้น ซอฟต์แวร์จะเพิ่มลงในฐานข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดทั้งหมด ข้อมูลสามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลเพิ่มเติมจากมนุษย์

ในโลกของธุรกิจอัตโนมัติทุกวันนี้ ทุกอย่างจำเป็นต้องทำอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ คุณต้องการให้ระบบของคุณทำงานได้โดยไม่มีการหยุดทำงานหรือข้อผิดพลาดภายในระบบ อย่างไรก็ตาม คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าปลอดภัยตลอดเวลา เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ OCR ในธุรกิจของคุณ มีประโยชน์มากมาย บางส่วนรวมถึงการลดต้นทุนค่าโสหุ้ยเนื่องจากพนักงานทำงานน้อยลง บวกกับมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้นสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนบนฐานข้อมูล ข้อมูลนี้อาจรั่วไหลได้หากมีคนเข้าถึงด้วยวิธีอื่น เช่น การแฮ็กหรือการโจมตีทางวิศวกรรมสังคม

จัดการข้อมูลปริมาณมากได้ง่าย

• หากคุณกำลังมองหาวิธีจัดการข้อมูลปริมาณมาก เทคโนโลยี OCR ช่วยคุณได้
• กระบวนการแยกข้อความออกจากรูปภาพ (OCR) เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลจำนวนมาก เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ OCR ธุรกิจต่างๆ สามารถสแกนและดึงข้อมูลจากเอกสารได้อย่างรวดเร็ว วิธีนี้ช่วยขจัดการพิมพ์ด้วยตนเองด้วยมือ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานกับสัญญาหรือเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญอื่นๆ

การควบคุมเอกสารทั้งหมด

เทคโนโลยี OCR สามารถช่วยให้คุณควบคุมเอกสารของคุณได้ คุณจะรู้ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน ใครบ้างที่เข้าถึงได้ และมีการใช้อย่างถูกต้องหรือไม่ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลสำคัญสูญหาย ดังนั้น การทำให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณยังคงสอดคล้องกับกฎระเบียบของอุตสาหกรรมตลอดเวลา

การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นระหว่างทีมระยะไกล

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้เทคโนโลยี OCR สำหรับธุรกิจคือช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่อยู่ห่างไกล โดยไม่ต้องมีการประชุมแบบตัวต่อตัว การติดต่อกับพนักงานคนอื่นๆ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเกิดขึ้นได้ผ่านช่องทางดิจิทัล เช่น อีเมล แอปแชท และบริการการประชุมทางวิดีโอ

นอกจากนี้ OCR ยังช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ปกติจะต้องเดินทางไปที่สำนักงานทุกเช้า ตอนนี้สามารถทำงานจากที่บ้านหรือจากระยะไกลได้ ทั้งหมดโดยไม่สูญเสียเวลาในการผลิตเนื่องจากการเดินทาง บางคนที่ทำงานที่บ้านตลอดทั้งวันอาจตัดสินใจนำแล็ปท็อปไปที่ร้านกาแฟหลังอาหารกลางวัน เพื่อให้พวกเขาได้รับอากาศบริสุทธิ์ขณะทำงานต่อไป หรือบางทีพนักงานอาจใช้ประโยชน์จากวันหยุดเพื่อเดินทางไปที่อื่นโดยสิ้นเชิง (ในขณะที่ยังคงติดตามอีเมลที่มาจากเจ้านายของตน)

เทคโนโลยี OCR มีประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจ

เทคโนโลยี OCR มีประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจ สามารถช่วยคุณสแกนและแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและเงินเมื่อเปรียบเทียบกับวิธีการแบบใช้มือ เทคโนโลยี OCR สามารถจัดการเอกสารได้หลากหลาย เช่น สัญญาและใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังสามารถอ่านลายมือและบันทึกที่เขียนด้วยลายมือซึ่งอาจอ่านไม่ออก

กระบวนการทางธุรกิจที่หลากหลายใช้เทคโนโลยี OCR รวมถึงการประมวลผลคำสั่งซื้อ การสร้างใบแจ้งหนี้ ระบบการจัดการระเบียน HR (HRMS) ระบบภาพเอกสาร (DIS) โซลูชันซอฟต์แวร์ ERP และอื่นๆ การใช้เทคโนโลยี OCR ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณโดยทำให้คุณสามารถทำงานบางอย่างได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือพิมพ์ข้อมูลซ้ำจากเอกสารที่สแกนลงในสเปรดชีตหรือฐานข้อมูล