Manfaat Menggunakan Teknologi OCR untuk Bisnis Anda

Teknologi OCR (Optical Character Recognition) adalah alat yang sangat berguna untuk bisnis apa pun yang perlu memproses data dalam jumlah besar. Ada banyak perpustakaan gratis termasuk Tesseract OCR C# ini. Perangkat lunak OCR dapat digunakan dalam berbagai cara, seperti manajemen dokumen dan analisis gambar. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan teknologi OCR untuk menganalisis ribuan faktur per hari. Dengan demikian, Anda akan menghemat waktu dan uang sambil memastikan tidak ada kesalahan. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi beberapa manfaat terpenting yang ditawarkan OCR kepada bisnis di seluruh dunia:

Pemrosesan dokumen lebih cepat

OCR adalah cara cepat untuk memproses dokumen, terutama saat Anda bekerja dengan batch besar. Dengan OCR, Anda dapat dengan mudah mengarsipkan dokumen di tempat yang benar dan mengidentifikasi informasi sensitif bahkan sebelum dicetak. Ini berarti bahwa kantor Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mengarsipkan atau memilah-milah formulir kertas.

OCR mempercepat pemrosesan dokumen karena dapat digunakan untuk memproses kumpulan dokumen yang lebih kecil sekaligus, serta kumpulan yang lebih besar. Karena operator tidak perlu menyortir file secara manual setiap kali mereka memindai, OCR menghemat waktu karyawan. Dengan demikian, mereka dapat fokus pada tugas lain — seperti menjawab panggilan pelanggan atau memenuhi pesanan!

Juga, perhatikan bahwa OCR tidak mengharuskan semua file dalam urutan batch berada dalam urutan yang tepat agar semuanya dapat dipindai dengan benar. Sebaliknya, sebagian besar perangkat lunak memiliki algoritme bawaan yang memungkinkan mereka melakukan ini secara otomatis. Sekarang campur tangan manusia tidak diperlukan sama sekali!

Waktu penyelesaian yang lebih rendah

Salah satu manfaat terbaik dari teknologi OCR adalah dapat secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan dokumen Anda. Tenaga kerja manual adalah usaha yang mahal. Saat Anda berurusan dengan dokumen dalam jumlah besar, Anda bisa menghabiskan ribuan atau bahkan jutaan dolar per tahun. Namun, dengan teknologi OCR, Anda dapat mengonversi dokumen menjadi file digital dan membuatnya dapat dicari dalam hitungan detik. Semua tanpa harus mempekerjakan staf untuk pemrosesan manual. Ini berarti waktu penyelesaian Anda akan jauh lebih cepat—menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.

Layanan pelanggan yang ditingkatkan

Layanan pelanggan adalah prioritas bagi banyak bisnis. Teknologi OCR dapat membantu dengan meningkatkan waktu penyelesaian dan akurasi.

Banyak perusahaan memiliki tim layanan pelanggan yang meninjau dokumen dari pelanggan, seperti faktur atau formulir pemesanan. Pekerjaan semacam ini sering melibatkan pemindaian dokumen dan mengeditnya secara manual untuk memperbaiki kesalahan. Akhirnya, mereka memindai ulang versi yang telah diedit sehingga dapat dikirim kembali ke pelanggan.

Teknologi OCR mengotomatiskan proses ini dengan mengubah dokumen yang dipindai menjadi file PDF yang dapat dicari. Ini kemudian tersedia untuk digunakan dalam alur kerja Anda yang biasa.

Alur kerja yang disederhanakan

Teknologi OCR membantu mengotomatiskan proses bisnis Anda, memastikan bahwa Anda dapat merampingkan alur kerja dan beroperasi lebih efisien. OCR memungkinkan Anda untuk memindai dokumen dengan kecepatan kilat. Oleh karena itu, tidak perlu lagi menghabiskan waktu secara manual memasukkan data ke dalam sistem komputer. Proses scan dokumen ini juga jauh lebih mudah. Daripada meminta pekerja mengambil gambar atau melakukannya dengan tangan, mereka hanya perlu menempatkan dokumen pada pemindai optik sehingga dapat langsung dibaca.

Keamanan dan kepatuhan yang ditingkatkan

Teknologi OCR yang Anda gunakan dapat membantu Anda memenuhi persyaratan kepatuhan. Ini membantu dengan keamanan data dan perlindungan informasi pelanggan. Ini juga mengurangi risiko penipuan, perusakan, dan pengubahan dokumen.

Mengurangi biaya overhead

Jika Anda memiliki gudang, maka kemungkinan besar Anda akan memiliki beberapa karyawan yang bekerja di bagian pengendalian persediaan. Ini berarti bahwa karyawan ini perlu memeriksa setiap item yang masuk. Mereka juga memastikan bahwa item tersebut cocok dengan database di sistem mereka. Teknologi OCR dapat sepenuhnya mengotomatisasi proses ini. Karyawan hanya perlu memindai barcode pada setiap item. Perangkat lunak akan secara otomatis menambahkannya ke database Anda dengan semua detailnya. Data dapat diambil dari database tanpa masukan lebih lanjut dari manusia.

Dalam dunia otomatisasi bisnis saat ini, segala sesuatu perlu dilakukan dengan cepat dan efisien. Anda ingin sistem Anda aktif dan berjalan tanpa downtime atau kesalahan di dalamnya. Namun, Anda juga ingin memastikan mereka aman setiap saat. Saat menggunakan perangkat lunak OCR dalam bisnis Anda, ada banyak manfaat. Beberapa termasuk mengurangi biaya overhead karena lebih sedikit pekerjaan manual oleh karyawan ditambah langkah-langkah keamanan yang lebih baik untuk data sensitif di database. Data ini dapat bocor jika seseorang memperoleh akses melalui cara lain seperti peretasan atau serangan rekayasa sosial (di mana penipu menipu orang agar memberikan kredensial login mereka).

Pengelolaan volume data yang besar dengan mudah

• Jika Anda mencari cara untuk mengelola data dalam jumlah besar, teknologi OCR dapat membantu.
• Proses mengekstrak teks dari gambar (OCR) adalah cara yang efektif untuk mengelola sejumlah besar data. Saat menggunakan perangkat lunak OCR, bisnis dapat dengan cepat memindai dan mengekstrak informasi dari dokumen. Ini menghilangkan pengetikan manual dengan tangan. Ini sangat berguna ketika bekerja dengan kontrak atau dokumen hukum penting lainnya.

Kontrol dokumen total

Teknologi OCR dapat membantu Anda mempertahankan kendali atas dokumen Anda. Anda akan tahu di mana mereka berada, siapa yang memiliki akses ke sana, dan apakah mereka digunakan dengan benar. Ini akan memastikan bahwa tidak ada informasi penting yang hilang. Dengan demikian, memastikan bahwa bisnis Anda tetap mematuhi peraturan industri setiap saat.

Kolaborasi yang lebih baik antara tim jarak jauh

Salah satu manfaat terbesar menggunakan teknologi OCR untuk bisnis adalah membantu memfasilitasi kolaborasi antara tim jarak jauh. Tanpa perlu pertemuan langsung, kontak dengan karyawan dan pemangku kepentingan lainnya dapat terjadi melalui saluran digital seperti email, aplikasi obrolan, dan layanan konferensi video.

Selain itu, OCR memungkinkan lebih banyak fleksibilitas dalam cara pekerjaan dilakukan. Misalnya, seorang pekerja yang biasanya harus bolak-balik ke kantor setiap pagi sekarang dapat bekerja dari rumah atau dari jarak jauh. Semua tanpa kehilangan waktu produktivitas karena perjalanan mereka. Seseorang yang bekerja di rumah sepanjang hari mungkin memutuskan untuk membawa laptop mereka ke kedai kopi setelah makan siang sehingga mereka bisa mendapatkan udara segar sambil terus bekerja. Atau, mungkin seorang karyawan akan memanfaatkan hari libur untuk bepergian ke tempat lain sepenuhnya (sambil tetap mengikuti email yang datang dari bos mereka).

Teknologi OCR memiliki banyak manfaat bagi bisnis

Teknologi OCR memiliki banyak manfaat bagi bisnis. Ini dapat membantu Anda untuk memindai dan mendigitalkan dokumen. Ini dapat menghemat waktu dan uang ketika membandingkannya dengan metode manual. Teknologi OCR juga dapat menangani berbagai macam dokumen, seperti kontrak dan faktur. Selain itu, dapat membaca tulisan tangan dan catatan tulisan tangan yang mungkin tidak terbaca.

Berbagai proses bisnis menggunakan teknologi OCR, termasuk pemrosesan pesanan, pembuatan faktur, sistem manajemen catatan SDM (HRMS), sistem pencitraan dokumen (DIS), solusi perangkat lunak ERP, dan banyak lagi. Menggunakan teknologi OCR membantu Anda meningkatkan proses bisnis dengan memungkinkan Anda mengotomatiskan beberapa tugas. Ini juga menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual atau mengetik ulang informasi dari dokumen yang dipindai ke dalam spreadsheet atau database.