ビジネスに OCR テクノロジを使用する利点

公開: 2022-08-28

OCR (光学式文字認識) テクノロジは、大量のデータを処理する必要があるビジネスにとって非常に便利なツールです。この Tesseract OCR C# を含む多くの無料ライブラリがあります。 OCR ソフトウェアは、ドキュメント管理や画像解析など、さまざまな方法で使用できます。たとえば、OCR テクノロジを使用して、1 日に数千件の請求書を分析できます。そうすることで、エラーがないようにしながら、時間とお金を節約できます。この記事では、OCR が世界中の企業に提供する最も重要な利点のいくつかを探ります。

文書処理の高速化

OCR は、特に大きなバッチで作業している場合に、ドキュメントを処理するための高速な方法です。 OCR を使用すると、ドキュメントを正しい場所に簡単にファイリングし、印刷する前に機密情報を特定できます。これは、オフィスが紙のフォームのファイリングや仕分けに多くの時間を費やす必要がないことを意味します。

OCR を使用すると、ドキュメントの小さなバッチを一度に処理したり、大きなバッチを処理したりできるため、ドキュメントの処理が高速化されます。オペレーターがスキャンするたびに手動でファイルを分類する必要がないため、OCR は従業員の時間を節約します。したがって、代わりに、顧客の電話への応答や注文の処理など、他のタスクに集中できます。

また、OCR では、すべてのファイルを正しくスキャンするために、バッチオーダー内のすべてのファイルが正確に正しい順序である必要はないことに注意してください。代わりに、ほとんどのソフトウェアには、これを自動的に実行できるアルゴリズムが組み込まれています。今では人間の介入はまったく必要ありません！

所要時間の短縮

OCR テクノロジの最大の利点の 1 つは、ドキュメントの処理時間を大幅に短縮できることです。手作業はコストのかかる作業です。大量のドキュメントを扱う場合、年間数千ドル、場合によっては数百万ドルの費用がかかる可能性があります。ただし、OCR テクノロジを使用すると、ドキュメントをデジタルファイルに変換し、数秒で検索可能にすることができます。手動処理のためにスタッフを雇う必要はありません。これは、ターンアラウンドタイムが大幅に短縮されることを意味し、長期的には時間と費用の両方を節約できます。

顧客サービスの向上

顧客サービスは、多くの企業にとって優先事項です。 OCR テクノロジは、ターンアラウンドタイムと精度を向上させることで、これを支援します。

多くの企業には、請求書や注文書など、顧客からの文書を確認する顧客サービスチームがあります。この種の作業では、多くの場合、ドキュメントをスキャンし、手動で編集してエラーを修正する必要があります。最後に、編集したバージョンを再スキャンして、顧客に返送できるようにします。

OCR テクノロジは、スキャンしたドキュメントを検索可能な PDF ファイルに変換することで、このプロセスを自動化します。これらは、通常のワークフローで使用できるようになります。

合理化されたワークフロー

OCR テクノロジは、ビジネスプロセスの自動化に役立ち、ワークフローを合理化し、より効率的に運用できるようにします。 OCR を使用すると、ドキュメントを超高速でスキャンできます。そのため、コンピューターシステムに手動でデータを入力するのに時間を費やす必要がなくなりました。これらのドキュメントをスキャンするプロセスもはるかに簡単です。従業員に写真を撮らせたり、手作業で行ってもらうのではなく、文書を光学式スキャナーに置くだけですぐに読み取れるようになります。

セキュリティとコンプライアンスの向上

使用する OCR テクノロジは、コンプライアンス要件を満たすのに役立ちます。データのセキュリティと顧客情報の保護に役立ちます。また、ドキュメントの不正、改ざん、改ざんのリスクも軽減します。

間接費の削減

倉庫がある場合、在庫管理に取り組んでいる従業員が複数いる可能性が高くなります。これは、これらの従業員が各アイテムを受け取るたびにチェックする必要があることを意味します。また、システム内のデータベースと一致することも確認します。 OCR テクノロジーは、このプロセスを完全に自動化できます。従業員は、各アイテムのバーコードをスキャンするだけです。ソフトウェアは、すべての詳細とともにデータベースに自動的に追加します。データは、人間からの入力なしでデータベースから取得できます。

今日のビジネス自動化の世界では、すべてを迅速かつ効率的に行う必要があります。システム内でダウンタイムや障害が発生することなく、システムを稼働させたいと考えています。ただし、それらが常に安全であることも保証する必要があります。ビジネスで OCR ソフトウェアを使用する場合、多くの利点があります。その中には、従業員による手作業の削減によるオーバーヘッドコストの削減と、データベース上の機密データのセキュリティ対策の強化が含まれます。このデータは、誰かがハッキングやソーシャルエンジニアリング攻撃 (詐欺師がユーザーをだましてログイン資格情報を提供する) などの他の手段でアクセスした場合に漏洩する可能性があります。

大量のデータを簡単に管理

大量のデータを管理する方法を探している場合は、OCR テクノロジが役に立ちます。
画像からテキストを抽出するプロセス (OCR) は、大量のデータを効率的に管理する方法です。 OCR ソフトウェアを使用すると、企業は文書をすばやくスキャンして情報を抽出できます。これにより、手で手動で入力する必要がなくなります。これは、契約書やその他の重要な法的文書を扱う場合に特に便利です。

トータルドキュメントコントロール

OCR テクノロジは、ドキュメントの管理を維持するのに役立ちます。それらがどこにあるのか、誰がアクセスできるのか、そしてそれらが適切に使用されているかどうかを知ることができます。これにより、重要な情報が失われることはありません。したがって、ビジネスが常に業界の規制に準拠していることを確認してください。

リモートチーム間のより良いコラボレーション

ビジネスで OCR テクノロジを使用する最大の利点の 1 つは、リモートチーム間のコラボレーションを容易にすることです。直接会う必要がなく、電子メール、チャットアプリ、ビデオ会議サービスなどのデジタルチャネルを通じて、他の従業員や利害関係者と連絡を取ることができます。

さらに、OCR を使用すると、作業をより柔軟に実行できます。たとえば、通常は毎朝オフィスに通勤しなければならない従業員が、自宅またはリモートで仕事をすることができるようになりました。通勤のために生産的な時間を失うことはありません。一日中家で仕事をしている人は、仕事を続けながら新鮮な空気を吸えるように、昼食後にラップトップを喫茶店に持っていくかもしれません。または、従業員が休暇を利用して、完全に別の場所に旅行する可能性があります (上司からの電子メールに遅れずについていきます)。

OCR テクノロジーはビジネスに多くのメリットをもたらします

OCR テクノロジーは、ビジネスに多くのメリットをもたらします。ドキュメントをスキャンしてデジタル化するのに役立ちます。これにより、手動の方法と比較して時間と費用を節約できます。また、OCR技術は、契約書や請求書など、さまざまなドキュメントを処理できます。さらに、他の方法では判読できない可能性のある手書きや手書きのメモを読み取ることができます。

注文処理、請求書作成、HR レコード管理システム (HRMS)、ドキュメントイメージングシステム (DIS)、ERP ソフトウェアソリューションなど、さまざまなビジネスプロセスで OCR テクノロジが使用されています。 OCR テクノロジを使用すると、一部のタスクを自動化できるため、ビジネスプロセスを改善できます。また、手動でデータを入力したり、スキャンしたドキュメントからスプレッドシートやデータベースに情報を再入力したりする必要もありません。