Korzyści z używania technologii OCR dla Twojej firmy

Technologia OCR (Optical Character Recognition) to bardzo przydatne narzędzie dla każdej firmy, która musi przetwarzać duże ilości danych. Istnieje wiele darmowych bibliotek, w tym ten Tesseract OCR C#. Oprogramowanie OCR można używać na wiele różnych sposobów, takich jak zarządzanie dokumentami i analiza obrazu. Na przykład możesz użyć technologii OCR do analizy tysięcy faktur dziennie. W ten sposób zaoszczędzisz czas i pieniądze, jednocześnie upewniając się, że nie ma błędów. W tym artykule przyjrzymy się niektórym z najważniejszych korzyści, jakie OCR oferuje firmom na całym świecie:

Szybsze przetwarzanie dokumentów

OCR to szybki sposób przetwarzania dokumentów, zwłaszcza gdy pracujesz z dużą partią. Dzięki OCR możesz łatwo przechowywać dokumenty we właściwym miejscu i identyfikować poufne informacje, zanim zostaną wydrukowane. Oznacza to, że Twoje biuro nie będzie musiało spędzać mnóstwa czasu na wypełnianiu lub sortowaniu formularzy papierowych.

OCR przyspiesza przetwarzanie dokumentów, ponieważ może być używany do przetwarzania mniejszych partii dokumentów jednocześnie, a także większych partii. Ponieważ operator nie musi ręcznie sortować plików przy każdym skanowaniu, OCR oszczędza czas pracowników. Dzięki temu mogą zamiast tego skupić się na innych zadaniach — takich jak odbieranie telefonów od klientów lub wypełnianie zamówień!

Należy również pamiętać, że OCR nie wymaga, aby wszystkie pliki w kolejności wsadowej były we właściwej kolejności, aby wszystkie mogły zostać poprawnie przeskanowane. Zamiast tego większość oprogramowania ma wbudowane algorytmy, które pozwalają im robić to automatycznie. Teraz interwencja człowieka wcale nie jest potrzebna!

Krótsze czasy realizacji

Jedną z największych zalet technologii OCR jest to, że może ona znacznie skrócić czas przetwarzania dokumentów. Praca fizyczna to kosztowne przedsięwzięcie. Kiedy masz do czynienia z dużą ilością dokumentów, może to kosztować tysiące, a nawet miliony dolarów rocznie. Dzięki technologii OCR możesz jednak konwertować dokumenty na pliki cyfrowe i umożliwiać ich przeszukiwanie w ciągu kilku sekund. Wszystko to bez konieczności zatrudniania personelu do obróbki ręcznej. Oznacza to, że czasy realizacji będą znacznie szybsze, co na dłuższą metę pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.

Lepsza obsługa klienta

Obsługa klienta to priorytet dla wielu firm. Technologia OCR może w tym pomóc, poprawiając czas realizacji i dokładność.

Wiele firm ma zespoły obsługi klienta, które przeglądają dokumenty od klientów, takie jak faktury lub formularze zamówień. Ten rodzaj pracy często wiąże się ze skanowaniem dokumentu i ręczną edycją w celu poprawienia błędów. Na koniec ponownie skanują edytowaną wersję, aby można ją było odesłać do klienta.

Technologia OCR automatyzuje ten proces, konwertując zeskanowane dokumenty na przeszukiwalne pliki PDF. Są one następnie dostępne do użytku w zwykłym trybie pracy.

Usprawniony przepływ pracy

Technologia OCR pomaga zautomatyzować procesy biznesowe, zapewniając usprawnienie przepływu pracy i wydajniejsze działanie. OCR pozwala na błyskawiczne skanowanie dokumentów. Dzięki temu nie trzeba już tracić czasu na ręczne wprowadzanie danych do systemu komputerowego. Proces skanowania tych dokumentów jest również znacznie łatwiejszy. Zamiast zmuszać pracowników do robienia im zdjęć lub robienia tego ręcznie, wystarczy umieścić dokument na skanerze optycznym, aby można go było natychmiast odczytać.

Większe bezpieczeństwo i zgodność

Używana technologia OCR może pomóc w spełnieniu wymagań dotyczących zgodności. Pomaga w bezpieczeństwie danych i ochronie informacji o klientach. Zmniejsza również ryzyko oszustwa, manipulacji i zmiany dokumentów.

Niższe koszty ogólne

Jeśli masz magazyn, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz mieć kilku pracowników, którzy pracują nad kontrolą zapasów. Oznacza to, że pracownicy ci muszą sprawdzać każdy element, gdy się pojawia. Upewniają się również, że pasuje on do bazy danych w ich systemie. Technologia OCR może całkowicie zautomatyzować ten proces. Pracownik będzie musiał jedynie zeskanować kod kreskowy na każdym przedmiocie. Oprogramowanie automatycznie doda go do Twojej bazy danych ze wszystkimi szczegółami. Dane można pobrać z bazy danych bez dodatkowego wkładu ze strony ludzi.

W dzisiejszym świecie automatyzacji biznesu wszystko musi być zrobione szybko i sprawnie. Chcesz, aby Twoje systemy działały i działały bez przestojów lub usterek. Jednak chcesz również mieć pewność, że są one przez cały czas bezpieczne. Korzystanie z oprogramowania OCR w Twojej firmie przynosi wiele korzyści. Niektóre obejmują zmniejszenie kosztów ogólnych ze względu na mniej pracy ręcznej pracowników oraz lepsze środki bezpieczeństwa dla poufnych danych w bazach danych. W przeciwnym razie dane te mogą zostać ujawnione, jeśli ktoś uzyska dostęp za pomocą innych środków, takich jak ataki hakerskie lub socjotechniczne (gdzie oszuści nakłaniają ludzi do podania danych logowania).

Łatwe zarządzanie dużymi ilościami danych

• Jeśli szukasz sposobu na zarządzanie dużymi ilościami danych, technologia OCR może pomóc.
• Proces wyodrębniania tekstu z obrazów (OCR) to skuteczny sposób zarządzania dużymi ilościami danych. Korzystając z oprogramowania OCR, firmy mogą szybko skanować i wyodrębniać informacje z dokumentów. Eliminuje to ręczne pisanie. Jest to szczególnie przydatne podczas pracy z umowami lub innymi ważnymi dokumentami prawnymi.

Pełna kontrola nad dokumentami

Technologia OCR może pomóc w utrzymaniu kontroli nad dokumentami. Dowiesz się, gdzie się znajdują, kto ma do nich dostęp i czy są właściwie używane. Zapewni to, że żadne ważne informacje nie zostaną utracone. W ten sposób zapewnisz, że Twoja firma będzie zawsze zgodna z przepisami branżowymi.

Lepsza współpraca między zdalnymi zespołami

Jedną z największych zalet korzystania z technologii OCR dla firm jest ułatwienie współpracy między zespołami zdalnymi. Kontakt z innymi pracownikami i interesariuszami bez potrzeby spotkań osobistych może odbywać się za pośrednictwem kanałów cyfrowych, takich jak poczta e-mail, aplikacje czatu i usługi wideokonferencji.

Ponadto OCR pozwala na większą elastyczność w sposobie wykonywania pracy. Na przykład pracownik, który normalnie musiałby codziennie rano dojeżdżać do biura, może teraz pracować z domu lub zdalnie. Wszystko to bez utraty czasu produktywności z powodu dojazdów. Ktoś, kto pracuje w domu przez cały dzień, może zdecydować się na zabranie laptopa do kawiarni po obiedzie, aby móc zaczerpnąć świeżego powietrza podczas dalszej pracy. A może pracownik wykorzysta dni urlopu, aby podróżować w zupełnie inne miejsce (wciąż nadążając za wiadomościami e-mail od szefa).

Technologia OCR ma wiele zalet dla firm

Technologia OCR ma wiele zalet dla firm. Może pomóc w skanowaniu i digitalizacji dokumentów. Pozwala to zaoszczędzić czas i pieniądze w porównaniu z metodami ręcznymi. Technologia OCR może również obsługiwać szeroką gamę dokumentów, takich jak umowy i faktury. Ponadto może odczytywać pismo odręczne i odręczne notatki, które mogą być nieczytelne w inny sposób.

Różnorodne procesy biznesowe wykorzystują technologię OCR, w tym przetwarzanie zamówień, generowanie faktur, systemy zarządzania rekordami kadrowymi (HRMS), systemy obrazowania dokumentów (DIS), rozwiązania programowe ERP i inne. Korzystanie z technologii OCR pomaga usprawnić procesy biznesowe, umożliwiając automatyzację niektórych zadań. Eliminuje również potrzebę ręcznego wprowadzania danych lub ponownego wpisywania informacji z zeskanowanych dokumentów do arkuszy kalkulacyjnych lub baz danych.