7 лучших программ для управления печатью для бизнеса

Сталкиваетесь ли вы с проблемами совместимости, устройства, безопасности, стоимости и расхода бумаги при печати на рабочем месте? Избавьтесь от головной боли и попробуйте это программное обеспечение для управления печатью, чтобы сэкономить деньги и сделать сотрудников или пользователей счастливыми.

Управление печатью — это развивающаяся концепция, поскольку компаниям и копировальным центрам необходимо сокращать эксплуатационные расходы для повышения прибыльности. Он также служит линией обороны для защиты конфиденциальных бизнес-файлов от попадания в руки злоумышленников. Но найти лучшее программное обеспечение для управления печатью — непростая задача, поскольку для этого требуются огромные исследования.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше об управлении печатью и лучших приложениях, которые вы можете использовать, не тратя время на изучение рынка.

Что такое управление печатью?

Управление печатью — это использование различных методов, таких как отслеживание печатных машин, отслеживание вычислительных устройств, мониторинг вывода на печать, защита конфиденциальных данных, оптимизация затрат на печать и аналитика печати. Разработчики новейшего интеллектуального программного обеспечения объединяют все эти функции в одном месте для разработки решения для управления печатью.

Стартапы, малый и средний бизнес используют как минимум базовый инструмент для управления операциями печати. Наоборот, предприятия развертывают полнофункциональное решение для управления печатью на месте или в облаке для управления глобальной печатью.

Преимущества управления печатью

Ниже приведены причины и преимущества развертывания стандартного решения для управления печатью.

№1. Снижение затрат на печать

Предприятия оплачивают огромные ежегодные счета за печать в виде устройств, пополнения запасов тонера и бумаги. Исследования показывают, что организация может значительно сэкономить, если использует систему управления печатью, чтобы ограничить сотрудников от ненужной печати.

№ 2. Защита конфиденциальных документов

Вы не можете позволить сотрудникам распечатывать конфиденциальные деловые документы, когда им заблагорассудится. Вам необходимо задокументировать печать секретных файлов, чтобы установить надлежащую ответственность за уничтожение после завершения работы. Программное обеспечение для администрирования печати позволяет обеспечить безопасность данных.

№3. Оптимизация операции печати

Менеджеры и супервайзеры часто наблюдают, как сотрудники тратят время на стояние в очереди, чтобы забрать распечатанные экземпляры. Вы можете избежать такой непродуктивной практики, рационализировав операции печати. Ваши сотрудники также скажут вам спасибо в конце рабочего дня.

№ 4. Включение удаленной печати

Сотрудники, работающие дома, могут отправлять команды печати через облачные решения для управления печатью. Вы можете забрать физическую копию с рабочего места. Эти решения для печати также обеспечивают безопасность бизнес-данных за счет шифрования передаваемых пакетов данных.

№ 5. Сокращение отходов бумаги

Человек производит бумагу, вырубая деревья, что, в свою очередь, наносит ущерб окружающей среде. Вы можете установить надежную систему управления печатью, которая будет эффективно контролировать расход бумаги и вносить свой вклад в защиту природы.

Давайте теперь рассмотрим лучшее программное обеспечение для управления печатью для вашего бизнеса.

БумагаВырезать

Если говорить об эффективных инструментах управления печатью для малого и крупного бизнеса, PaperCut, несомненно, является одним из ведущих имен. Этот инструмент и его облачные сервисы помогают предприятиям любого размера минимизировать потери. В то же время владельцы бизнеса могут не беспокоиться о безопасности данных при печати конфиденциальных отчетов.

С PaperCut ваши впечатления от печати станут восхитительными. Ваши сотрудники должны иметь на работе различные устройства, такие как смартфоны, планшеты, Chromebook, ноутбуки и т. д. Администраторам ИТ-систем может быть сложно обеспечить наличие всех драйверов для легкой печати при наличии нескольких устройств.

PaperCut эффективно решает эту проблему с помощью своих простых сервисов печати, таких как отправка команды печати в одну очередь и получение копии с любого принтера, общий сенсорный экран MFD для всех различных моделей принтеров и т. д.

Вы также можете развернуть высокозащищенную деловую печать, используя его услуги. PaperCut использует трехстороннюю защиту печати:

• Это позволяет защитить инфраструктуру печати до того, как кто-то напечатает что-то вроде того, что вы можете печатать, кто может печатать и т. д.
• В процессе печати вы можете использовать двухфакторную аутентификацию и выпуск защищенных печатных копий на основе карты.
• Когда распечатка закончилась, а копия находится в офисе, вы можете применить такие меры, как водяные знаки, контрольные журналы, цифровые подписи и архивирование распечаток для безопасного хранения конфиденциальных данных.

Вы также получаете несколько бесплатных инструментов с PaperCut, таких как альтернативный инструмент Google Cloud Print PaperCut Mobility Print, QRdoc для штамповки деловых документов и PaperCut Views для аналитики печати.

Принт-проводник

Вы можете распечатать более 90 различных типов документов, даже не открывая файл, если попробуете Print Conductor. Он поставляется с быстрым и надежным механизмом печати, а также с простым и удобным интерфейсом для массовой печати. Кроме того, вы можете сортировать документы для печати, предварительно просматривать документ для печати, управлять пакетными заданиями печати и быстро настраивать параметры печати — и все это из одного приложения.

Инструмент поддерживает все виды современных принтеров в локальных сетях, глобальных сетях или облачных сетях. Кроме того, помимо физических принтеров, вы можете использовать этот инструмент для управления задачами печати на виртуальных принтерах, таких как принтеры PDF и принтеры OneNote.

Как и его конкуренты, Print Conductor предлагает модуль аналитики печати. Это поможет вам оценить потребности в бумаге и чернилах перед выполнением крупносерийных заданий печати. Оценки доступны на странице Подробный отчет и Отчет.

Диспетчер печати плюс 9.0

Print Manager Plus 9.0 добавляет новое измерение в управление печатью, предоставляя компаниям непревзойденный контроль, доступ и информацию о своих операциях печати. Разработчики этого инструмента усовершенствовали свою программу за десятилетия использования во многих компаниях.

Это передовое программное обеспечение для управления печатью, в котором реализованы лучшие технологии и поддержка конечных пользователей. Развернув этот инструмент в своей организации, вы сможете сократить расходы на расходные материалы для печати, сократить потери бумаги и получить расширенные аналитические данные о печати в разных подразделениях.

Ниже перечислены некоторые замечательные функции этого программного обеспечения для управления печатью:

• ИТ-администратор может в реальном времени проверять задачи печати сотрудника, рабочей станции, принтера, сети и затрат.
• Станция выпуска с удостоверением личности или оплатой упрощает задачи печати для работы или типографии.
• Его квоты и настройки бюджета позволяют сэкономить деньги, ограничивая печать пользователями, рабочими станциями или принтерами.

Print Manager Plus 9.0 также придерживается политики защиты окружающей среды, чтобы сделать ваш офис или типографию более экологичной. Это снижает расход чернил, энергии и бумаги и, таким образом, уменьшает углеродный след вашей компании.

унифлоу

Еще один инструмент для управления инфраструктурой печати на рабочем месте — uniFLOW. Крупные организации и полиграфические предприятия, которые работают с различными передовыми печатными машинами, такими как Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta и т. д., используют этот инструмент для выполнения задач печати, сканирования и управления документами.

Он имеет как локальные, так и облачные приложения для управления печатью. Как облачные, так и локальные инструменты функционируют как интегрированный портал для сканирования, печати и управления устройствами с легкостью и абсолютной безопасностью.

Функции безопасной печати и универсального драйвера uniFLOW — это замечательные разработки, о которых вам следует знать. Технология защищенной печати позволяет назначать индивидуальные учетные записи для каждого сотрудника. Сотрудникам необходимо выпустить печатную копию, используя собственное удостоверение личности или PIN-код. Кроме того, пользователь должен присутствовать перед машиной, чтобы забрать печатную копию.

Универсальный драйвер гарантирует, что приложение поддерживает различные устройства и печатные машины. Пользователи могут отправлять команды печати на любой сетевой принтер со всех вычислительных устройств, таких как мобильные телефоны или ноутбуки.

UniPrint InfinityCloud

UniPrint InfinityCloud — еще один популярный инструмент для интерфейса виртуального рабочего стола (VDI) и управления корпоративной печатью с масштабируемым решением. Поскольку это инструмент, не зависящий от поставщика, приложение может беспрепятственно взаимодействовать со всеми современными принтерами и вычислительными устройствами для целей печати.

Решение UniPrint идеально подходит для бизнеса любого размера, от стартапов до многонациональных конгломератов. Он также предлагает специализированные локальные и облачные услуги для таких отраслей, как банковское дело и финансы, страхование, поставщики управляемых услуг (MSP), поставщики облачных услуг, правительство, неправительственные организации (НПО) и здравоохранение.

Его важное решение для управления печатью включает в себя стандартные функции, такие как гибкая модель потребления и лицензирование инструментов, бессерверная печать, аналитика печати, отслеживание печати, печать из любого места и бесконтактная печать.

Администратор принтера

Вы также можете попробовать PrinterAdmin, если вам нужно удобное решение для управления печатью для учебного заведения или предприятия. Его инструмент позволяет отслеживать все, что связано с печатью, включая пользователей, печатающие машины, рабочие станции и возвратные платежи.

Он также поставляется со стандартным инструментом анализа печати или модулем аналитики, который информирует вас об объеме печати, использовании чернил и общей стоимости печати для вашего бизнеса.

Инструмент PrinterAdmin включает в себя расширенные функции. Это:

• Диспетчер заданий печати для настроек печати, создания учетной записи, включения драйверов и т. д.
• Станция выпуска документов снижает количество отходов и повышает безопасность за счет запуска печати только тогда, когда пользователь доступен.
• Инструмент Print Watermarking позволяет вам фиксировать детали печати.

Все приложения поставляются с 30-дневной бесплатной пробной версией. Вы можете воспользоваться пробным предложением и определить, подходит ли инструмент для вашего бизнеса, используя его некоторое время.

Отслеживание печати Pro

Print Tracker Pro поставляется с функцией установки одним щелчком мыши, чтобы вы могли приступить к управлению печатью за считанные минуты. Поскольку настройка и работа с этим инструментом просты, ваши сотрудники или клиенты получают лучший сервис.

Это интеллектуальное решение для управления печатью, которое может точно взаимодействовать со всеми типами современных принтеров и вычислительных устройств, сводя к минимуму время простоя из-за установки драйвера или отсутствия поддержки устройств.

Его надежная система отслеживания предоставляет все детализированные данные, связанные с печатью, такие как уровни тонера, счетчики, количество страниц, установки принтеров и сервисные оповещения. Кроме того, вы можете настроить инструмент так, чтобы он отправлял вам напоминания о пополнении чернил или легко учитывал показания счетчика принтера в счетах.

Заключительные слова

Выше приведен тщательно отобранный список популярных и готовых к использованию программ для управления печатью. Вы можете использовать любое из этих приложений для домашнего офиса, рабочего места, магазинов, издательств или копировальных центров.

Поскольку вы здесь, вы также можете ознакомиться с этими лучшими инструментами для преобразования веб-страниц в PDF и сэкономить деньги, избегая печати там, где это возможно.