Pandemia de COVID-19 a inițiat o trecere în masă către munca de la distanță, iar telecommutingul este de așteptat să dureze cu mult peste punctul în care măsurile de distanțare socială pot fi ușurate. De fapt, 99% dintre lucrători spun că ar prefera să lucreze de la distanță, cel puțin part-time, pentru restul carierei lor.
În timp ce liderii nonprofit s-ar putea întreba dacă munca continuă la distanță va afecta negativ productivitatea, 77% dintre angajații de la distanță raportează că se simt mai productivi atunci când sunt acasă, comparativ cu un mediu de birou aglomerat. Cu instrumentele și asistența potrivite de lucru la distanță, organizația dvs. nonprofit poate consolida o cultură pozitivă a muncii de la domiciliu, care îi menține pe angajați productivi.
Există mai multe platforme online disponibile pentru a ajuta profesioniștii nonprofit, inclusiv instrumente de lucru la distanță pentru managementul colaborativ al proiectelor, comunicarea în echipă, programarea întâlnirilor, concentrarea sporită și reducerea stresului.
Mai jos, vă împărtășim 10 instrumente de lucru la distanță care pot crește productivitatea echipei dvs. în această perioadă de lucru la distanță și nu numai. Pentru fiecare, explicăm ce face instrumentul, cum îl poate folosi organizația dvs. nonprofit și modurile în care se potrivește în promovarea comunicării digitale eficiente. Majoritatea acestor resurse sunt fie gratuite, fie oferă reduceri organizațiilor nonprofit.
1. MURAL
Atunci când faceți brainstorming idei pentru un eveniment major, cum ar fi campania viitoare, întâlnirile în persoană permit echipei dvs. să elaboreze planuri pe o tablă și să folosească alte indicii vizuale pentru a vă ghida discuția. MURAL este un spațiu de lucru digital care permite echipei dvs. să facă acest tip de colaborare vizuală de la distanță.
Echipa ta poate folosi o tablă MURAL pentru a capta idei pe note lipicioase digitale, pentru a prioritiza sarcinile în funcție de urgență și importanță, pentru a crea diagrame pentru a-ți reprezenta strategia de marketing și multe altele. Este un instrument de colaborare, creativ, care poate fi deosebit de util pentru membrii echipei care gândesc și învață mai bine vizual.
Organizațiile nonprofit desemnate ca 501(c)3 care au un buget anual de funcționare mai mic de 20 de milioane USD pot fi eligibile pentru un spațiu de lucru MURAL gratuit. Alte organizații nonprofit pot primi în continuare 50% reducere la orice plan MURAL.
2. Google pentru organizații nonprofit
Google pentru organizații nonprofit oferă o varietate de resurse pentru utilizare nonprofit, inclusiv YouTube Giving, Google Ad Grants și Google Earth și Maps. Una dintre caracteristicile sale care este deosebit de utilă pentru lucrul de la distanță este accesul la G Suite, care include aplicații de afaceri precum Gmail și Google Drive, Docs, Calendar și Meet. Este o soluție all-in-one, ușor de utilizat, pentru nevoile de bază ale echipei dumneavoastră de programare, comunicare și dezvoltare a produsului.
Google oferă trei planuri cu reduceri pentru organizațiile nonprofit, care variază de la 0 USD la 8 USD per utilizator pe lună. Diferitele planuri variază în ceea ce privește stocarea în cloud, dimensiunea conferinței video, funcțiile de securitate și funcționalitățile generale.
3. Asana
Asana este un instrument de management de proiect care vă poate ajuta echipa de la distanță să țină evidența tuturor detaliilor pentru a vă îndeplini sarcina. De exemplu, puteți folosi instrumentul pentru a vă planifica planul de marketing Giving Tuesday, inclusiv când veți trimite ce e-mailuri și pentru a atribui fiecare dintre sarcinile secundare aferente unui membru corespunzător al echipei pentru a le finaliza până la o dată convenită.
Organizațiile nonprofit eligibile pot aplica pentru o reducere de 50% la Asana Premium sau Asana Business.
4. Doodle
Găsirea orelor de întâlnire care să funcționeze pentru toată lumea poate fi deja dificilă atunci când lucrați împreună într-un birou, dar poate deveni mai mult atunci când lucrați pe fusuri orare și prin comunicații digitale. Doodle simplifică procesul de programare, permițându-vă să sondați membrii echipei pentru diferite ore potențiale de întâlnire. Poate fi util în special pentru programarea întâlnirilor cu parteneri locali sau voluntari care pot fi în afara calendarului comun al organizației dvs. nonprofit.
Versiunea de Doodle care vă permite să creați sondaje de programare de bază este gratuită. Compania oferă, de asemenea, o probă gratuită de 14 zile pentru a experimenta opțiunile sale premium.
5. slăbiciune
Slack vă ajută echipa să comunice într-un mod mai organizat în afara e-mailului, creând diferite canale de chat pentru diferite subiecte. De exemplu, este posibil să aveți un canal dedicat planificării Giving Tuesday, unde toți membrii echipei pot pune întrebări și pot oferi actualizări pentru acel subiect.
De asemenea, puteți avea canale mai puțin formale pentru a vă ajuta să creați acel sentiment de birou de conversații „în jurul răcitorului de apă”, chiar și atunci când sunteți la distanță. Pe aceste canale, echipa ta poate partaja actualizări personale, fotografii adorabile cu animale de companie, rețete preferate de coacere pentru carantină și multe altele.
Organizațiile nonprofit cu 250 sau mai puțini membri pot obține un upgrade gratuit la Planul Slack Standard, iar cele cu mai mult de 250 de membri pot obține o reducere de 85%. Organizațiile nonprofit pot fi, de asemenea, eligibile pentru o reducere de 85% la Planul Plus. În plus, organizațiile care luptă împotriva COVID-19 pot solicita trei luni gratuite pentru un plan Standard sau Plus Slack.
6. Todoist
Todoist este cea mai bună listă de activități, permițându-vă să împărțiți sarcinile mari în subsarcini gestionabile. Instrumentul va sugera termene limită în funcție de volumul de lucru existent și puteți codifica sarcinile în funcție de proiect și de nivelul de urgență.
Este util în special pentru crearea și atribuirea sarcinilor în timp real în timpul întâlnirilor cu echipa de la distanță. Pe măsură ce discutați despre campania dvs. viitoare, personalul poate adăuga sarcini și sarcini secundare care rezultă din discuție pentru a se asigura că întâlnirea este productivă și că plecați cu pașii următori clari.
Organizațiile nonprofit pot aplica pentru o reducere de 50% la abonamentele Todoist Business. Compania oferă, de asemenea, sfaturi pentru utilizarea Todoist pentru a evita epuizarea nonprofitului și oferă șabloane Todoist gata de utilizat pentru agende de întâlniri nonprofit, calendare de rețele sociale și postări pe blog.
7. Hootsuite
Menținerea pasului cu mai multe conturi de rețele sociale poate fi un proces consumator de timp. Organizațiile nonprofit pot eficientiza acest lucru folosind un instrument precum Hootsuite. Hootsuite vă permite să vă planificați, să creați și să programați marketingul în rețelele sociale într-un singur loc.
Acest lucru permite postarea mai ușoară pe diferite platforme și permite echipei dvs. să planifice ca postările pe rețelele sociale să fie publicate la cele mai optime momente, oferind totuși personalului flexibilitate în programul personal și de lucru. De asemenea, Hootsuite facilitează pentru echipa ta să creeze un proces de examinare și aprobare pentru postări înainte ca acestea să fie difuzate.
Compania oferă o reducere de 50% organizațiilor nonprofit și oferă, de asemenea, educație organizațiilor nonprofit care doresc să-și îmbunătățească abilitățile în rețelele sociale.
Descărcare gratuită: MARELE Ghid pentru rețelele sociale pentru organizații nonprofit
8. Pomofocus
În timp ce lucrezi de la distanță, poate fi ușor să fii distras de rețelele sociale, știri sau alte lucruri care se întâmplă în casa ta. Pomofocus este un instrument bazat pe Tehnica Pomodoro.
Această tehnică este o metodă de gestionare a timpului care include bucăți de 25 de minute de lucru concentrat pe o anumită sarcină. După fiecare dintre primele trei sesiuni de 25 de minute, iei o pauză de cinci minute. După a patra, luați o pauză mai lungă de 15 până la 30 de minute înainte de a începe din nou la unu. Repetați acest lucru până când sarcina este finalizată.
Tehnica Pomodoro își propune să promoveze concentrarea, să creeze un sentiment de urgență și să evite oboseala mentală. Poate fi o modalitate utilă de a trece peste ziua de lucru la distanță și, în special, utilă pentru a lucra la proiecte mari care necesită o concentrare profundă, cum ar fi cererile de granturi sau raportul anual.
Pomofocus este un cronometru online gratuit și simplu pentru implementarea tehnicii Pomodoro, ținând evidența sesiunilor de lucru și a pauzelor. De asemenea, puteți enumera sarcinile pe care vă veți concentra direct pe pagină.
9. Spațiul capului
Echipele nonprofit lucrează din greu pentru a-și transforma misiunile în realitate. Personalul se poate confrunta cu stres, epuizare și oboseală de compasiune. În special în timpul lucrului la distanță, unde există mai puține oportunități pentru conexiunile interpersonale pentru a reduce o parte din acest stres, este esențial să încorporați îngrijirea de sine în cultura dvs. de lucru. Headspace este un instrument de meditație și mindfulness care vă poate ajuta echipa să gestioneze stresul.
Compania a descoperit că 30 de zile de utilizare a instrumentului scade stresul cu 32% și că doar patru sesiuni reduc epuizarea cu 14%. Procedând astfel, această practică de mindfulness crește productivitatea în acest proces. Patru săptămâni cu Headspace poate crește concentrarea cu 14%, iar o singură sesiune poate reduce distracția cu 22%.
Headspace oferă resurse gratuite și trei meditații ghidate pentru a ajuta angajații să facă față COVID-19 și stresului legat de munca de la distanță. Compania oferă, de asemenea, servicii continue de promovare și urmărire a atenției în organizația dvs. nonprofit.
10. Navigare atentă
Odată cu creșterea timpului de acasă și în fața ecranelor, poate fi ușor să fii distras de rețelele sociale sau de site-urile de știri. Mindful Browsing este o extensie Chrome simplă care oferă o întrerupere ușoară înainte de a naviga la anumite site-uri pe care le-ați selectat și pe care doriți să fiți mai atent la petrecerea timpului, cum ar fi Facebook sau Twitter.
Instrumentul va afișa o fotografie și va întreba, de exemplu, „Sunteți sigur că doriți să petreceți timp pe facebook.com?” Puteți selecta „da”, care vă va trimite pe site și vă va întreba din nou în 10 minute, sau puteți profita de acel moment pentru a alege cu atenție să reveniți la o altă activitate. Instrumentul poate fi personalizat pentru a vă aminti activitățile pe care ați spus că preferați să le faceți decât să vizitați acel site.
Acest instrument este gratuit pentru toți utilizatorii, nu vă urmărește activitatea și are cod open-source. Poate fi o modalitate utilă de a fi mai atent la „doomscrolling”, de a stabili limite de timp pentru pauzele de la serviciu și de a nu fi distras prea mult de rețelele sociale.
Utilizați instrumentele de lucru de la distanță pentru a vă menține echipa concentrată
Trecerea mare la munca de la distanță din acest an vine cu oportunități de a îmbunătăți cultura de lucru a organizației tale nonprofit, în același timp cu creșterea productivității echipei tale. Deși aceste schimbări pot prezenta provocări, valorificarea productivității disponibile și a instrumentelor de lucru de la distanță și a reducerilor nonprofit poate ajuta la organizarea, motivarea și concentrarea echipei dvs., adaptându-vă în același timp la noul mediu.
5 moduri în care strângerea de fonduri online se plătește singură