A pandemia do COVID-19 iniciou uma mudança em massa para o trabalho remoto, e espera-se que o teletrabalho dure muito além do ponto em que as medidas de distanciamento social podem ser facilitadas. De fato, 99% dos trabalhadores dizem que prefeririam trabalhar remotamente, pelo menos em meio período, pelo restante de suas carreiras.
Embora os líderes de organizações sem fins lucrativos possam se perguntar se o trabalho remoto contínuo afetará negativamente a produtividade, 77% dos funcionários remotos relatam se sentir mais produtivos em casa do que em um ambiente de escritório movimentado. Com as ferramentas e suporte de trabalho remoto certos, sua organização sem fins lucrativos pode reforçar uma cultura positiva de trabalho em casa que mantém seus funcionários produtivos.
Existem várias plataformas online disponíveis para ajudar profissionais sem fins lucrativos, incluindo ferramentas de trabalho remoto para gerenciamento colaborativo de projetos, comunicações em equipe, agendamento de reuniões, maior foco e redução do estresse.
Abaixo, compartilhamos 10 ferramentas de trabalho remoto que podem aumentar a produtividade da sua equipe durante esse período de trabalho remoto e além. Para cada um, explicamos o que a ferramenta faz, como sua organização sem fins lucrativos pode usá-la e como ela se encaixa na promoção de comunicações digitais eficazes. A maioria desses recursos é gratuita ou oferece descontos para organizações sem fins lucrativos.
1. MURAL
Ao fazer um brainstorming de ideias para um grande evento, como sua próxima campanha, as reuniões presenciais permitem que sua equipe esboce planos em um quadro branco e use outras dicas visuais para orientar sua discussão. O MURAL é um espaço de trabalho digital que permite que sua equipe faça esse tipo de colaboração visual remotamente.
Sua equipe pode usar um quadro MURAL para capturar ideias em post-its digitais, priorizar tarefas por urgência e importância, criar diagramas para mapear sua estratégia de marketing e muito mais. É uma ferramenta colaborativa e criativa que pode ser especialmente útil para os membros da equipe que pensam e aprendem melhor visualmente.
Organizações sem fins lucrativos designadas como 501(c)3 que tenham um orçamento operacional anual inferior a US$ 20 milhões podem se qualificar para um espaço de trabalho MURAL gratuito. Outras organizações sem fins lucrativos ainda podem receber 50% de desconto em qualquer plano MURAL.
2. Google para organizações sem fins lucrativos
O Google para organizações sem fins lucrativos oferece uma variedade de recursos para uso sem fins lucrativos, incluindo YouTube Giving, Google Ad Grants e Google Earth e Maps. Um de seus recursos que é particularmente útil para o trabalho remoto é o acesso ao G Suite, que inclui aplicativos empresariais como Gmail e Google Drive, Documentos, Calendário e Meet. É uma solução completa e fácil de usar para as necessidades básicas de programação, comunicação e desenvolvimento de produtos de sua equipe.
O Google oferece três planos com desconto para organizações sem fins lucrativos, que variam de US$ 0 a US$ 8 por usuário por mês. Os diferentes planos variam em armazenamento em nuvem, tamanho de videoconferência, recursos de segurança e funcionalidades gerais.
3. Ásana
Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que pode ajudar sua equipe remota a acompanhar todos os detalhes para realizar sua tarefa. Por exemplo, você pode usar a ferramenta para mapear seu plano de marketing do Giving Tuesday, incluindo quando enviará quais e-mails e atribuir cada uma das subtarefas relacionadas a um membro da equipe apropriado para concluir até uma data acordada.
As organizações sem fins lucrativos qualificadas podem solicitar um desconto de 50% no Asana Premium ou no Asana Business.
4. Rabisco
Encontrar horários de reunião que funcionem para todos já pode ser um desafio ao trabalhar juntos em um escritório, mas pode se tornar ainda mais ao trabalhar em fusos horários e por meio de comunicações digitais. O Doodle simplifica o processo de agendamento, permitindo que você pesquise os membros da equipe para diferentes horários de reunião em potencial. Pode ser particularmente útil para agendar reuniões com parceiros locais ou voluntários que podem estar fora do calendário compartilhado da sua organização sem fins lucrativos.
A versão do Doodle que permite criar enquetes básicas de agendamento é gratuita. A empresa também oferece uma avaliação gratuita de 14 dias para experimentar suas opções premium.
5. Folga
O Slack ajuda sua equipe a se comunicar de maneira mais organizada fora do e-mail, criando diferentes canais de bate-papo para vários tópicos. Por exemplo, você pode ter um canal dedicado ao planejamento do Giving Tuesday, onde todos os membros da equipe podem fazer perguntas e fornecer atualizações para esse tópico.
Você também pode ter canais menos formais para ajudar a criar aquela sensação de conversas no escritório “ao redor do bebedouro”, mesmo quando você estiver remoto. Nesses canais, sua equipe pode compartilhar atualizações pessoais, fotos adoráveis de animais de estimação, receitas favoritas de cozimento em quarentena e muito mais.
Organizações sem fins lucrativos com 250 membros ou menos podem obter um upgrade gratuito no Slack Standard Plan, e aquelas com mais de 250 membros podem obter um desconto de 85%. As organizações sem fins lucrativos também podem se qualificar para um desconto de 85% no Plano Plus. Além disso, as organizações que combatem a COVID-19 podem solicitar três meses gratuitos de um plano Standard ou Plus Slack.
6. Todoist
Todoist é a melhor lista de tarefas, permitindo que você divida grandes tarefas em subtarefas gerenciáveis. A ferramenta sugerirá prazos com base em sua carga de trabalho existente e você pode codificar tarefas por cores por projeto e nível de urgência.
É especialmente útil para criar e atribuir tarefas em tempo real durante suas reuniões de equipe remotas. Enquanto você discute sua próxima campanha, a equipe pode adicionar tarefas e subtarefas resultantes da discussão para garantir que a reunião seja produtiva e você saia com os próximos passos claros.
Organizações sem fins lucrativos podem solicitar um desconto de 50% nas assinaturas Todoist Business. A empresa também fornece dicas para usar o Todoist para evitar o esgotamento sem fins lucrativos e oferece modelos Todoist prontos para uso para agendas de reuniões sem fins lucrativos, calendários de mídia social e postagens em blogs.
7. Hootsuite
Manter-se atualizado com várias contas de mídia social pode ser um processo demorado. As organizações sem fins lucrativos podem simplificar isso usando uma ferramenta como a Hootsuite. O Hootsuite permite planejar, criar e agendar seu marketing de mídia social em um só lugar.
Isso permite a postagem mais fácil em diferentes plataformas e permite que sua equipe planeje postagens de mídia social para publicar nos momentos mais ideais, enquanto ainda oferece aos funcionários flexibilidade em seus horários pessoais e de trabalho. A Hootsuite também facilita para sua equipe criar um processo de revisão e aprovação para postagens antes que elas sejam publicadas.
A empresa oferece um desconto de 50% para organizações sem fins lucrativos e também oferece educação para organizações sem fins lucrativos que desejam melhorar suas habilidades de mídia social.
Download gratuito: o GRANDE guia de mídia social para organizações sem fins lucrativos
8. Pomofoco
Ao trabalhar remotamente, pode ser fácil se distrair com mídias sociais, notícias ou outras coisas acontecendo em sua casa. Pomofocus é uma ferramenta enraizada na Técnica Pomodoro.
Essa técnica é um método de gerenciamento de tempo que inclui pedaços de 25 minutos de trabalho focado em uma tarefa específica. Após cada uma das três primeiras sessões de 25 minutos, você faz uma pausa de cinco minutos. Após o quarto, você faz uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos antes de voltar ao um. Você repete isso até que a tarefa seja concluída.
A Técnica Pomodoro visa promover a concentração, criar um senso de urgência e evitar a fadiga mental. Pode ser uma maneira útil de passar o dia de trabalho remoto e especialmente útil para trabalhar em grandes projetos que exigem foco profundo, como pedidos de subsídios ou seu relatório anual.
Pomofocus é um cronômetro online simples e gratuito para implementar a Técnica Pomodoro, acompanhando suas sessões de trabalho e intervalos. Você também pode listar as tarefas nas quais se concentrará diretamente na página.
9. Espaço de cabeça
Equipes sem fins lucrativos trabalham duro para tornar suas missões uma realidade. A equipe pode enfrentar estresse, esgotamento e fadiga por compaixão. Especialmente durante o trabalho remoto, onde há menos oportunidades de conexões interpessoais para reduzir parte desse estresse, é fundamental incorporar o autocuidado em sua cultura de trabalho. Headspace é uma ferramenta de meditação e atenção plena que pode ajudar sua equipe a gerenciar o estresse.
A empresa descobriu que 30 dias de uso da ferramenta reduzem o estresse em 32% e que apenas quatro sessões reduzem o esgotamento em 14%. Ao fazer isso, essa prática de atenção plena aumenta a produtividade no processo. Quatro semanas com o Headspace podem aumentar o foco em 14% e uma única sessão pode reduzir as distrações em 22%.
A Headspace está oferecendo recursos gratuitos e três meditações guiadas para ajudar os funcionários a lidar com o COVID-19 e o estresse relacionado ao trabalho remoto. A empresa também oferece serviços contínuos para promover e acompanhar a atenção plena em sua organização sem fins lucrativos.
10. Navegação consciente
Com o aumento do tempo em casa e na frente das telas, pode ser fácil se distrair com as mídias sociais ou sites de notícias. O Mindful Browsing é uma extensão simples do Chrome que oferece uma interrupção suave antes de você navegar para sites específicos que você selecionou nos quais deseja ficar mais atento ao passar o tempo, como Facebook ou Twitter.
A ferramenta mostrará uma foto e perguntará, por exemplo: “Tem certeza de que deseja passar um tempo no facebook.com?” Você pode selecionar “sim”, que o enviará ao site e perguntará novamente em 10 minutos, ou aproveite esse momento para escolher conscientemente retornar a outra atividade. A ferramenta pode ser personalizada para lembrá-lo das atividades que você disse que preferia fazer do que visitar aquele site.
Essa ferramenta é gratuita para todos os usuários, não rastreia sua atividade e possui código-fonte aberto. Pode ser uma maneira útil de estar mais atento ao “doomscrolling”, definir limites de tempo para pausas no trabalho e não se distrair demais com as mídias sociais.
Aproveite as ferramentas de trabalho remoto para manter sua equipe focada
A grande mudança para o trabalho remoto este ano traz oportunidades para melhorar a cultura de trabalho da sua organização sem fins lucrativos e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade da sua equipe. Embora essas mudanças possam apresentar desafios, aproveitar as ferramentas de produtividade e trabalho remoto disponíveis e os descontos para organizações sem fins lucrativos podem ajudar a organizar, motivar e focar sua equipe enquanto se adapta ao novo ambiente.
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